文件排版及编号管理规定.docx
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文件排版及编号管理规定.docx
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文件排版及编号管理规定
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
编制
审核
批准
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录,对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围
适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容
3.1文件的编制格式
3.1.1文件编制时,正文部分都要加上文件头用来明示文件信息,文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写,文件头中的具体设置参照附件。
(文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
)
3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.0
1.1
1.1.1
1.1.1.1
2.0依此类推,层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下:
竖版:
上1.8cm下1.5cm左2.5cm右1.8cm
横版:
上2.5cm下1.8cm左1.8cm右1.5cm
3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体,字号13号,行间距为固定值20磅,数字序列字体为Arial,字号与正文相同,小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件,表单不限。
3.1.6页眉:
1.5cm
页脚:
1.0cm
页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式
3.2.1表格编制时,要加入公司标示,公司标示如下图。
图
(1)集团公司logo标示
公司所有下发的公文,logo图标均用带字母标识的,文件头模板可以在OA导航系统中下载
3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体,表头字号为16号,表格正文字号13号,表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号
3.3.1公司、分厂及部门代码(详见附件)
3.3.2管理体系文件
体系文件包含ISO9001质量体系文件,OHSAS18001安全体系文件,ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件(质量手册、安全手册、环境手册)
X1-X2-01
流水号:
01—99文件类型标示:
QM质量手册SM安全手册
EM环境手册
公司代码:
参照附件
说明:
质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册,分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件(体系程序文件)
(1)ISO9001质量体系程序文件
X1-X2-01
流水号:
01—99
文件类型标示:
QP质量体系程序文件公司代码:
参照附件
说明:
程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件,分公
司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用
2)OHSAS18001安全体系程序文件,ISO14001环境体系程序文件
流水号:
01—99
文件类型标示:
SP安全体系程序文件环境体系程序文件公司代码:
参照附件
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.2.3三阶文件(作业规范文件)
(1)ISO9001质量体系作业规范类文件X1-QW-X2-001
流水号:
001—999类型:
ZD部门制度;YP业务运作规程;安全作业指导书;
ES设备安全检修保养规程;设备操作规程;CI调校规程;检验指导书;CS检验标准;工艺流程图;OS其他文件;作业规范标示代码:
QW公司代码、集团公司部室代码,参照附件说明:
例1:
电解金属锰厂生产部作业指导书,编号为:
ME-QW-WI-001;
例2:
集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准,编号为:
ZK-QW-CS-001。
(2)OHSAS18001安全作业规范类文件
X1-SW-X2-001
流水号:
001—999
类型:
WI作业指导;
ZD安全制度;
YJ应急预案;TP培训、训练计划;YL演练方案
OS其他文件
安全作业规范标示代码:
SW公司代码、集团公司部室代码,参照附件例1:
硫酸厂安全制度
LS-SW-ZD-001例2:
集团公司安全部制度SE-SW-ZD-001
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3)ISO14001环境作业规范类文件
X1-EW-X2-001
流水号:
001—999
类型:
WI作业指导;
ZD安全制度;
YJ应急预案;TP培训、训练计划;YL演练方案;
OS其他文件;安全作业规范标示代码:
EW公司代码、集团公司部室代码,参照附件例如:
硫酸厂环保制度LS-EW-ZD-001
3.3.2.4四阶文件(记录类)
X1-X2-X3A
记录版本号:
按照版本次序A—Z编号
表格流水号,编号为01—99
类别代码:
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
例1:
硫酸厂成品质量化验单LS-Q-01A;例2:
总务部通勤车申请单ZW-XZ-01A。
说明:
若是文件后附的表格,在表格编号前加上支持文件的编号,以便
于追溯到可支持的相应文件。
例如TY-QP-01-Q-02A
3.3.3行政办公类文件
3.3.3.1红头文件的编号
宁天元发X1-X2-【2012】001号
类别代码:
行政命令类:
XZ人事任命类:
RS薪资类:
SL安全类:
S环保类:
E
公司代码
不同的公司,有所不同。
例如:
宁华夏发
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.3.2行政类文件的编号
X1-X2—201301001
文件发文当月的流水号,编号001—999文件发文的年月文件类型:
TZ通知/通报;JD接待方案ZD行政制度规定;XX信息制度;RS人事薪酬制度;MY贸易制度;DW对外回复公司代码,参照附件
3.3.4财务管理类文件
X1-CW—201301001
文件发文当月的流水号,编号001—999文件发文的年月
文件类型:
CW财务管理类文件
公司代码,参照附件
3.3.5经营管理类文件
X1-MG—X2-001
流水号,编号001—999类型:
管理架构图:
JG考核方案:
KH
部门职责:
BZ工作总结:
ZJ
岗位职责说明书:
GW工作计划:
WP
经营管理标示代码:
MG公司代码,参照附件
3.3.6协议合同类文件(除项目类)
X1-XY—X2-201301001A版本号流水号,编号001—999年月类型:
WZ生产物资采购合同(除矿石)RS人事合同
BX保险合同XS
产品销售
KS矿石贸易合同
YS
运输合同
BG办公用品采购
SB
设备采购
GL工伤理赔合同
RJ
软件类
OS其他合同
协议合同标示代码:
XY
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
例1:
丰和公司生产物资采购类合同:
FH-XY-WZ-201301001A
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.7项目合同类文件(各新建项目合同按项目进行分类)
X1-X2-XY—X3-201301001A
版本号
流水号,编号001—999
年月
类型:
WB外包工程合同
WS外包设计合同
SB新建项目设备采购合同
WZ新建项目建筑原材料采购合同
OS其他合同协议合同标示代码:
XY新项目代码公司代码,参照附件说明:
新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码,若有重复时,可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
例1:
集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同:
TY-MS-XY-WB-201301001A
3.3.8外来文件类
WL—X1—201207001当月流水号编码001-999文件接收年月外来文件类型:
JX机械类文件DQ电器类文件
AQ安全类文件HB环保类文件OS其他类文件外来文件标示:
WL
3.3.9项目管理类文件
3.3.9.1
项目二阶文件(程序)编号
流水号001—999项目二阶文件,程序文件标示代码公司代码
3.3.9.2项目三阶文件(作业规范)编号
X1-PW—001
流水号001—999项目三阶文件,操作规范标示代码PW公司代码
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.9.3项目四阶文件编号
项目四阶文件为表格记录类文件,编号规则同体系文件中的表格
记录编号一样,具体参照第3.3.2.4节编号方法进行编号。
3.3.10项目技改类文件
X1-X2—X3—201207001
流水号001—999
文件编制月份
技改文件类型:
KX可行性报告FA技改方案JB技改总结报告SB实验报告
项目名称代码公司代码
3.3.11图纸类文件
X1-X2—TZ-X3—201207001
流水号
图纸编制日期
土建项目类:
JZ建筑图纸DQ电气图纸GY工艺图纸JG结构图纸JW机务图纸
GP给排水设计图纸
机电、设备类:
EI设备安装图纸
EP设备配件/部件图纸CD电路设计图纸
EF设备、设施基础图纸PL管道布局图纸
LL线路布局图纸MP机械制作图纸
QT其他图纸
图纸标示代码:
TZ
项目名称代码
公司代码
3.3.12记录流水号的控制
3.3.12.1为便于记录的存档和检索,所有记录都应在记录的右上角加上流水号,流水号可用年份加3位数字表示,例如:
2013001,编流水号时一定要连续,不能跳号。
3.3.12.2印刷使用的记录表单,可在右上角印上流水号。
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.12.3用OA流转的表单,软件会自动产生流水号。
3.3.12.4由于作废、空白、遗失等原因出现跳号,应用夹页方式注明跳号的原因。
3.3.13文件归档规定
3.3.13.1各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。
3.3.13.2OA中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存档。
3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请,由文控员控制编号的唯一性和连续性。
3.3.13.4电子档存储文件时,须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。
3.3.13.5本文件自生效之日起执行,但以前所发文件在升版时按新规定逐渐更改。
4.0相关文件
5.0记录
6.0附件
6.1附件一:
公司各分厂及部门代码对照表
6.2附件二:
文件类别对照表
6.3附件三:
文件模板
附件一:
公司及集团公司部室代码对照表
公司/部门
字母代码
公司/部门
字母代码
TY
CW
ME
WZ
LS
GY
NT
ZK
CG
JD
FH
JZ
YS
MY
SN
XS
QG
WX
XZ
TZ
AH
XX
NY
SG
说明:
上表没列明的新增公司/部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码,若有重复时,可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
附件二:
文件类别对照表
(一)
序号
文件类别
编号规则
1
ISO9001质量管理体系
一阶文件
TY-QM-01
(手册代码)
二阶文件
TY-QP-01
(程序文件)
三阶文件
TY-QW-WI-001(分厂代码)(质量指导书)
四阶文件
文件编码-Q-01A
OHSAS18001安全管理体系
一阶文件
TY-SM-01(手册代码)
二阶文件
TY-SP-01
(程序文件)
三阶文件
TY-SW-ZD-001
四阶文件
文件编码-S-01A
ISO14001环境管理体系
一阶文件
TY-EM-01
(手册代码)
二阶文件
TY-EP-01
(程序文件)
三阶文件
TY-EW-ZD-001
四阶文件
文件编码-E-01A
2
行政类文件
红头文件
宁天元发TY-RS-[2013]001号
通知/通报
TY-TZ-201301001
规章制度
TY-ZD-201301001
人事薪酬制度
TY-RS-201301001
对外回复
TY-DW-201301001
信息制度
TY-XX-201301001
贸易制度
TY-MY-201301001
接待方案
TY-JD-201301001
3
财务管理类文件
例:
财务制度
TY-CW-201301001
4
经营管理类文件
管理架构图
TY-MG-JG-201301001
部门职责
TY-MG-BZ-201301001
岗位职责说明书
TY-MG-GW-201301001
工作计划
TY-MG-WP-201301001
考核方案
TY-MG-KH-201301001
工作总结
TY-MG-ZJ-201301001
5
协议合同类文件
(除项目类)
例:
生产物资采购合同
TY-XY-WZ-201301001A
6
项目合同类文件
例:
外包工程合同
TY-新项目代码-XY-WB-201301001(A线项目代码可用新项目名称前两个汉字拼音缩写)
7
外来文件类
例:
机械类文件
WL-JX-201301001
8
项目管理类文件
二阶文件
TY-PP-001
三阶文件
TY-PW-001
四阶文件(例:
项目类)
TY-XM-01A
9
项目技改类文件
例:
可行性报告
TY-项目名称代码-KX-201301001
10
图纸类文件
例:
建筑图纸
TY-项目名称代码-TZ-JZ-201301001
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