鞋类采购部说明书.docx
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鞋类采购部说明书.docx
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鞋类采购部说明书
基本情况
部门名称
鞋类采购部
部门编码
负责人
岗位编制
直接上级
采购部经理(总裁代)
平行部门
(岗位)
财务中心、人力资源部、行政部、鞋类采购部、配送部、直营部、策划部
下属部门(岗位)
鞋类采购部经理、采购员
部门设置目的
负责全公司的鞋类采购,是鞋类门店销售的参谋与根本保障;根据鞋类市场情况,提供款式、面料、色彩、价格等预测信息,合理采购;负责调研竞争对手商品种类、同类商品的价格以及新商品等信息,以便公司门店可以得到第一手信息,保持强大的竞争力;直接利用鞋类供应商提供的检测结果,对本公司商品质量进行初步检测,比如色牢度、水洗牢度、起毛起球和缝线强度等基本质量检验并汇总物流部、各门店信息,反馈给供应商,以便其提供更优质的商品;根据公司战略和预算设计公司的采购计划,并实施;根据每个门店的经营情况和销售趋势,和公司的ERP系统的数据报告和分析,记录每个部门的销售情况,包括颜色、款式格、型号等信息,合理分配商品和调配相应的商品。
工作关系
内部关系
示意图
外部关系
1、与公司直营部、配送部配合,为各销售部门货品销售做好采供工作,确保公司整体营销任务的达成,有效提高公司的销售业绩。
2、配合各部门做好总务相关的鞋类、服饰的管理工作。
3、配合财务部、行政部做好销售信息数据的分析工作。
4、负责本门的设施设备维护、消防安全的督查工作,特别是供货渠道、商品订价、货品流动、销售情况等商业信息的保密工作。
5、落实上级部门下达的各项总务任务。
直接上级:
采购部经理(总裁代管)
采购专员
本部门
处理与各类鞋类、服饰、包装等供应商的供应关系、合作关系;
调查竞争对手经营情况,处理与之的合作、联盟关系;
处理运输过程中的与交通管理部门发生的关系,处理与交通部门的被监督关系;
采购后入库,库房所在的社区管理进行相应的物业管理,处理相应的配合和被管理关系;
工作权限
工作权限
1、对公司的经营管理和发展提出建议的权力。
2、在部门范围内按制度自主开展各项工作的权力。
3、本部门人员及下级部门负责人的录用、解聘建议权及工作调配权。
4、有权考核本部门人员,决定内部奖惩,人员晋升、调薪、降职的建议权,并提供薪酬分配建议。
5、根据工作需要,向下级部门下达各项总务任务的权力。
6、根据工作需要,要求其他各部门提供相关信息、资料、需求的权力。
7、对公司的采购工作向上级提出合理化建议和意见的权力。
8、对公司采购管理制度、规划进行讨论、建议的权力。
9、就营销工作按制度自主开展工作的权力。
10、对供应商进行监督、评估的权力。
11、根据工作需要有权要求相关部门提供有关信息及资料。
12、对于未经批准的计划有权拒绝供应。
13、有权要求仓库保管员提供报库存表。
15、部门作业流程的建议权、供应链管理的建议权,对延误交期和不遵守公司规定的供应商处罚、审核权。
16、按照公司规定及上级领导授予的其他权力。
主要职能描述
一级职能
二级职能
部门战略、计划、制度采购流程制定
根据公司的发展战略和长期计划,制定采供战略规划和规章制度,制定适合采供部实际情况的相关计划、工作方针和目标并监督组织实施;
为公司销售部门提供优质、充足的货源保障,负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行;
审核年度各部门呈报的采购计划,统筹策划和确定采购内容,制订主辅料采购清单;
根据采购管理程序,参与重点和大宗采购项目的谈判、签约,检查合同的执行和落实情况;
鞋类市场调研
组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;
提供符合公司要求的供应商名单,建立合格供应商档案;
及时掌握最新潮流趋势,积极开发新品;
熟悉市场行情及进货渠道,协助采供部经理搞好供货渠道建设。
对商务谈判、采购进度、质量检验等全过程负责,按时完成采购任务,保证门店销售的正常进行;
负责公司采供相关资料的收集、整理和汇总,及时按规定将相关资料提交档案管理人员备案、存档或向上级报告,协助上级相关做出决策;
在采购阶段对鞋类市场进行分析,并提供款式、面料、色彩、价格等预测信息,调查最全、最新采购方向的信息。
供应商管理
做好供货渠道建,设负责供应商的管理,与供应商维持健康、良好的商业合作关系;
协助公司处理与供应商的各种纠纷;
与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,确保公司利益;
加强与供应商的沟通与联络,确保货源充足,供货质量稳定,交货时间准确;树立公司的专业形象,保证公司的名誉不受到侵害;
严格执行合同管理规定,要按时签订,不得延误,并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员;
根据货品生命周期,即鞋类从上市到下架的整个过程(鞋类一般为45天),跟供应商谈判,选择恰当的时机进货,减少成本,增加利润;
执行询价、比价、议价制度,努力降低采购成本;
采购要严格按流程执行并做到货比三家,比质比价,择优选购”的采购原则,严格控制、降低采购成本,严把质量关,杜绝假冒伪劣商品的流入。
竞争对手经营情况调研
时常到其他零售店调研商品种类、同类商品的价格以及新商品等,以便自己的零售店可以得到第一手信息,保持强大的竞争力。
市场行情的调查、动态资讯收集、整理,及时上报,以便及时调整采购策略。
新商品采购与补货工作
与公司直营部、配送部配合,为各销售部门货品销售做好采供工作,确保公司整体营销任务的达成,有效提高公司的销售业绩。
与各部门协调、配合,提升采供效率,提升采供货品品质,为各销售部门采供适销对路的货品,对于货品采供的完成率应达到100%;
协助采供部经理以及配送部经理作好物资、货品盘查清点工作;
作好货品换季调整、促销活动后勤物资支援等工作;
作好货品供给相关工作,保证货品及时供应;
综合调配公司库存资源,实时掌握货品库存量,控制降低库存积压的风险;
对采购业务进行汇总、分析,需要时向管理层担提供采购报告;
综合调配公司库存资源,实时掌握货品库存量,控制降低库存积压的风险。
与仓库管理员有效沟通,实时掌握货品库存量,降低库存积压风险。
与配送部经理作好物资、货品盘查清点工作,为货品清点,货品盘查工作提供帮助,提供相关数据支持;
作好货品换季调整、促销活动后勤物资支援等工作,在季节变化前,提前做好下一季货品储备,为货品换季调整做好准备;
当有门店进行促销活动时,要协调各个门店,收集适合促销的货品,保证促销活动进行门店的货品量;
协助各门店作好货品供给相关工作,保证货品及时供应;
与各门店保持密切联系,顺畅沟通,保证门店货品的及时供应、补给、调换等工作。
货品检测工作与管理
督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作,确保采购物品的质量;
对商品质量进行检测,比如色牢度、水洗牢度、起毛起球和缝线强度,可利用零售商直接利用厂商提供的检测结果;
预测各类鞋类风险,给总裁和门店一定的营销策略、建议和方案;
做好负责办理物料验收、运输入库、清点交接等手续;
负责本部门与其他部门的协调及结算信息的传递;
协调、配合相关部门,按时与财务部门沟通,交换信息;
公司采购预算
根据公司战略发展,门店销售情况,顾客的偏好,制定计划,并确定预算的合理分配。
负责公司采购资料的收集、整理及汇总,认真分析,发现问题,解决问题,及时上报采供部经理,从而提高采购效率,降低采购成本;
及时上报采购工作,分析货品、供应商情况,协助采供部经理进行货品、供应商管理工作,提高工作效率,降低工作成本。
销售信息分析销售情况反馈
与直营部、每个部门经理进行沟通,共同制定商品报告和分析数据,如坪效、同比、环比、平均单价、客单价、库销比、折扣率、新货占比、回款率、销馨比等,以便更清新地掌握门店鞋类库存、畅销品和滞销品;掌握明星产品、金牛产品、问号产品还是搜狗产品;
记录每个部门上报的销售情况,包括颜色、款式格、型号等信息,以便补货或为下季提供参考;
定期向上级汇报采供工作的开展情况,及时进行各方信息反馈,充当上下级之间的桥梁和纽带;
供应商管理
根据公司的物质需求,选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商,建立长期战略同盟;
建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及物资市场价格状况和走势的综合评估系统;
不断开发新的供应渠道和供应商,加强对新老客户的走访和调查;
制定供应商管理办法,加强对供应商的管理、考核,确保供应商提供产品的优良性;
滞销品管理,门店滞销商品返回后,一部分按一定规律保存好,以便处理,另一部分及时返给采购部,及时退回供应商。
本部门工作日常开展与管理
根据公司的绩效管理制度,制定绩效改进计划,考核本部门工作业绩;
负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理;
协助并参与采购人员的岗前培训和在岗培训;
采购员之间相互沟通,相互扶持,创建良好的团队协助精神;
及时掌握最新潮流趋势,积极开发新品。
将提高自身审美,掌握时尚潮流信息作为工作的一部分,不断开发应市新品;
加强采购部门人员的教育和培养,提高业务工作能力的敬业精神;
做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,避免采购假冒伪劣商品及被厂家蒙骗;
加强采购部门的职业素养修养,做到以公司利益为重,不索取回扣,不收供应商回扣与礼品,遵守采购员的职业道德。
其他
及时、高质量地完成上级安排的其他工作任务。
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