采购部职能与组织结构.docx

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采购部职能与组织结构

采购部规范化管理

第一章采购部组织结构与责权

第一节采购部职能与组织结构

一、采购部职能

采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。

采购部在企业中行使下列职能。

（一）建立采购部组织

结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。

（二）建立健全采购管理制度体系

根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。

（三）采购计划管理

在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。

（四）供应商管理

根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。

（五）采购价格管理

建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。

（六）采购合同管理

组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。

（七）采购进度控制

监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。

（八）采购质量控制

建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。

（九）采购成本控制

严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。

（十）采购绩效管理

定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。

二、采购部组织结构

不同的企业，其采购部职位设置也不同。

企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。

（一）按企业规模设计采购部组织结构

1.中小型企业采购部组织结构

中小型企业采购部组织结构如图1.1所示。

图1-1中小型企业采购部组织结构示例

2．大型企业采购部组织结构

大型企业采购部组织结构如图1-2所示。

图1-2大型企业采购部组织结构示例

（二）按职能设计的采购部组织结构

根据采购过程中的职能不同，采购部的组织结构如图1-3所示。

图1-3按职能分工设计的采购部组织结构示例

（三）按专业分工划分的采购部组织结构

若按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图1-4所示。

图1-4按专业分工设计的采购部组织结构示例

（四）按采购物资类别设计的采购部组织结构

按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图1-5所示。

图1-5按采购物资类别设计的采购部组织结构图示例

（五）按采购地区设计的采购部组织结构

按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图1-6所示。

图1-6按采购地区设计的采购部组织结构示例

（六）按采购渠道设计的采购部组织结构

按采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图1-7所示。

图1-7按采购渠道设计的采购部组织结构示例

（七）按行业设计的采购部组织结构

1．超市采购部组织结构

超市采购部的组织结构如图1-8所示。

采购总监

采购办公室

核算员

数据分析员

录入专员

采购合同管理专员

家居百货采购经理

食品采购

经理

生鲜采购

经理

买手

里手

排面员

总监助理

A类产品采购主管

B类产品采购主管

C类产品采购主管

D类产品采购主管

鱼类

采购组

肉类

采购组

蔬菜类

采购组

熟食类

采购组

面包类

采购组

图1-8超市采购部组织结构示例

2．酒店、宾馆采购部组织结构

酒店、宾馆采购部的组织结构一般如图1-9所示。

图1-9酒店、宾馆采购部组织结构示例

3．工程项目采购部组织结构

房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。

同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式，工程项目采购部的组织结构如图1-10所示。

工程项目总监

工程项目招标采购经理

工程材料采购经理

项目经理

招标采购主管

招标采购专员

招标采购文员

材料采购主管

材料采购专员A

材料采购专员

B

材料设备经理

项目采购主管

材料采购专员

A

材料采购专员

B

图1-10工程项目采购部组织结构示例

第二节采购部责权

一、采购部职责

（一）生产制造企业采购部职责

从生产制造企业全面质量管理的角度来看，采购部承担的职责始于接请购单之前，并延至填写订单之后，包括审核采购申请、采购谈判、采购议价、订货、验收、退货等。

其岗位职责如图1-11所述。

职责1

根据生产计划和安全库存编制不同时期的物资采购计划，经批准后实施

编制采购预算，经批准后实施

审查各类请购申请，核查采购的必要性、请购规格与数量是否恰当

收集、整理供应商资料，建立供应商管理档案，定期评估供应商

做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存

收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标

实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、下订单、跟单、催货、结算等

做好市场供求信息及价格调查，实现优质采购，确保生产及经营活动的需要

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

职责8

负责国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理工作

其他相关职责

职责9

职责10

图1-11生产制造企业采购部职责

（二）商场、超市采购部职责

对商场、超市而言，采购部主要负责新商品、新项目的开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护工作。

其具体职责如图1-12所述。

职责1

确定商品定位取向，开发引进适销商品

通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构

确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的陈列效果

根据市场需要，组织、审核并落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力

管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息

根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性

跟踪分店销售情况及配送中心配送信息，及时补充货源

及时处理滞销、损坏的商品

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

职责8

负责商品资料的维护工作，保证商品资料信息的准确性

负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通工作

职责9

职责10

跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据

负责商品采购合同档案管理工作

职责11

职责12

其他相关职责

职责13

图1-12商场、超市采购部职责

二、采购部权力

采购部的权力如图1-13所示。

权力1

建立采购部规章制度，并对公司的发展、规划提出建议

设定采购方式、支配额度内资金

代表公司选择、评估、确定合格的供应商

在计划范围内，代表公司对外签署采购合同

在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力

有处理公司废旧物资、损坏物资的权力

对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力

对请购方式、手续权限、进度控制有监督权

权力2

权力3

权力4

权力5

权力6

权力7

权力8

对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权

其他相关权力

权力9

权力10

图1-13采购部权力

第三节采购部管理岗位职责

一、采购总监岗位职责

采购总监的主要工作是全面主持企业采购工作，规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购，确保物资供应及时，所采购物资质量达标，降低采购成本。

采购总监的岗位职责如图1-14所示。

职责1

参与企业规划目标、规章制度、重点工作计划的制订，并组织贯彻执行

根据企业经营目标制订采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持

组织制定采购部相关规章制度、工作规范和工作计划，并监督、检查执行情况

审核采购工作计划的制订、分解、实施及考核，并准确传达和执行企业的指导精神

组织建立物资采购的供应系统，多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理

指导、监督、考核部门人员，根据工作需要提出人事调整建议，控制部门人事费用和人员编制

汇总、审核下级上报的月度预算，并参加企业月度预算分析和平衡会议

审查部门预算外的临时性采购需求，审核临时采购计划，报总经理批准后执行

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

职责8

完成上级领导交办的其他工作

职责9

图1-14采购总监岗位职责

二、采购部经理岗位职责

采购部经理主要负责企业所需物资的采购及采购部的日常管理工作，其岗位职责如图1-15所示。

职责1

执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经采购总监审批后执行

根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存成本

监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况

参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理

负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时

审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率

组织对采购物资的国内外市场行情进行跟踪，负责采购价格的控制工作，并预测价格变化趋势

主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

职责8

负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制采购报告并呈上级领导审阅

负责进行紧急采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供应商联系，协商处理办法

职责9

职责10

负责采购人员的绩效、培训等管理工作

负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务

负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作完成领导交办的任务

完成上级领导交办的其他任务

职责11

职责12

职责13

图1-15采购部经理岗位职责

三、采购主管岗位职责

采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购管理及部门管理等工作，具体如图1-16所示。

分派、指导、监督采购人员的日常工作

编制单项物资的采购计划，并监督实施

在采购部经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用

协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益

制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库

参与供应商信息的分析以及供应商的选择与评估工作

签订和送审小额采购合同

职责1

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

编制单项采购活动的分析总结报告

完成上级领导交办的其他工作

职责8

职责9

图1-16采购主管岗位职责

四、采购稽核员岗位职责

采购稽核员的岗位职责是负责稽核采购人员及其采购行为，以确保采购人员的行为符合公司规范，具体如图1-17所示。

职责1

对采购管理制度、采购人员行为规范及采购流程等内控程度进行稽核

对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核

对供应商选择与评审、采购价格谈判进行稽核

检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否依据相关规定办理

完成上级领导交办的其他工作

审核合同内容是否合法并检查合同的执行情况

对采购物资的质量与数量进行稽核

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

图1-17采购稽核员岗位职责

第二章采购计划管理

第一节采购计划岗位职责

一、采购计划主管岗位职责

采购计划主管在采购经理的指导下全面管理企业的采购计划，组织编制采购计划和采购预算，并对其执行情况进行监督检查，确保企业的生产、经营活动顺利、有序地进行。

采购计划主管的岗位职责如图2-1所示。

职责1

根据企业经营发展战略及生产销售计划，组织制订年度、季度、月度采购总体计划与预算

汇总企业物资材料的月度申购计划，结合年度计划，制订详细的月度采购计划

组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况

监控采购计划的执行并协调采购进度，组织编制增补计划或临时计划

实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪

平衡采购计划，并根据生产、销售的实际情况随时调整采购供货期

监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道

定期向采购经理汇报采购计划的执行情况及存在的问题

职责8

职责9

完成领导交付的其他工作

职责10

图2-1采购计划主管岗位职责

二、采购计划专员岗位职责

采购计划专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购计划，具体如图2-2所示。

图2-2采购计划专员岗位职责

三、采购预算专员岗位职责

采购预算专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购预算，并监督预算的执行情况，具体如图2-3所示。

职责1

协助采购计划主管编制企业年度采购预算方案并报相关领导审批

协助采购计划主管监督采购预算的执行情况

根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案，层层上报

对采购预算执行情况进行分析和报告

完成上级领导交付的其他工作

职责2

职责3

职责4

职责5

图2-3采购预算专员岗位职责

第二节采购计划管理制度

一、采购预算管理制度

下面是某企业采购预算管理制度，供读者参考。

制度

名称

采购预算管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。

第2条适用范围

本公司采购预算管理工作，除另有规定外，悉按本制度的规定处理。

第3条职责

1采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。

2财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。

3公司总经理负责审批采购预算。

第2章采购预算的编制

第4条编制采购预算的目标

1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。

2方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。

第5条采购预算的编制依据

1生产经营所需的物资数量。

2预计的物资期末库存量。

3本期计划末结转库存量。

结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

4物资计划价格。

物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。

1采购环境。

2公司销售计划。

3物资使用清单。

4存量管制卡。

5物料标准成本的设定。

第7条采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。

第8条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。

第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。

第10条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。

第11条在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。

第3章采购预算的执行与调整

第12条采购预算的执行

1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。

2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。

3采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。

第13条预算外的采购行为必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。

第14条遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。

1公司经营方向发生变更。

2受重大自然灾害的影响。

3公司内部重大政策调整。

4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。

5市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。

第15条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。

第4章附则

第16条本制度自公布之日起执行。

第17条本制度由采购部负责解释。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节采购计划管理表格

一、采购申请单

编号：

日期：

年月日

申请部门

部门编号

项目编号

需求时间

收货地址

联系人

联系电话

申请理由

采购对象

□固定资产□生产用料□办公用品（家具、文具）

□办公用品（其他）□低值易耗品□其他

采购项目描述

名称

规格

用途

数量

需求日期

预计单价

金额

预算情况

年度预算

已用预算

部门可用预算

预算编号

尚余预算

审核

财务部

申请人

使用部门经理

预算负责人

二、生产请购单

编号：

日期：

年月日

请购项目

品名

规格

料号

部门

数量

用途

说明

需要日期

预算编号

总经理

生产部经理

采购总监

经办人

料别

□原料□物料□设备□零配件□其他

交货情况

□一次交货□分批

询价记录

供应商

名称

单价

总价

交货期及品质

供应商

选择

参

考

资

料

库存量

可用天数

请购量

可用天数

前次购买

单价

供应商

总经理

采购部经理

主管

副总

采购专员

三、设备采购申请表

序号

名称

型号

规格

零件

编号

数量

单位

参考

单价

要求到

货时间

购买

单价

备注

1

2

…

申请

部门

经办人

备注

负责人

审批

意见

设备部经理

采购部经理

主管副总

总经理

完成

情况

订货期

年月日

订货人

预计

到货期

月日

（如在月日前收不到货，请与订货人联系）

收货期

年月日

收货人

数量型号是否相符

有无合格证

有无说明书

收货情况简述

供应商

资料

名称

联系人

地址

邮编

电话

传真

开户行

账号

四、物资采购计划表

编号：

填写日期：

年月日

物资名称

规格

部门

全年采购总量

单价

金额

每月采购计划

1月

2月

3月

……

数量

金额

数量

金额

数量

金额

……

……

批准日期：

年月日审核日期：

年月日编制人：

五、订单采购计划表

编号：

年月

物资名称

品名

规格

适用产品

上旬

中旬

下旬

库存量

订购量

单号

用量

单号

用量

单号

用量

第三章供应商开发与管理

第一节供应商开发与管理岗位职责

一、招标采购主管岗位职责

招标采购主管的岗位职责是在采购部经理的指导下全面负责招标采购的各项工作，建立招标采购工作规范，编制招标文件，开展投标评审，签订招标合同等，具体如图3-1所示。

职责1

参与编制并严格执行企业的招（议）标采购管理制度和流程

制订采购招标工作计划并及时组织落实

负责从邀标、资格预审、考察、标书编制、选型封样、发标、答疑、回标，到评标、清标、议标、定标等全过程的组织管理工作

组织招标后合同的谈判、起草、评审和签订工作，并跟踪、监督合同的执行情况

协助进口物资采购手续的办理及报关报验工作

参与采购物资验收，协助办理入库等工作

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

严格执行招标采购预算，控制采购成本

收集、整理、审查供应商有关资料，参与供应商及年度合格供应商的评价工作，与供应商良好关系

完成上级领导交办的其他工作

职责7

职责8

职责9

图3-1招标采购主管岗位职责

二、供应商管理主管岗位职责

供应商管理主管的岗位职责是在采购部经理的指导下建立并完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，具体如图3-2所示。

职责1

根据企业战略规划和年度运营计划分析资源供应市场，制订并实施供应商开发与管理计划

负责定期对供应商的技术能力、质量保证能力、生产及交付能力进行考察与评估，形成评估报告，经审批后传递给相关部门

结合企业运营需求，建立完善合格的供应商资料库

建立、维护与供应商之间的关系，解决存在的问题

协调、配合部门内部或其他相关部门的工作

负责指导、培养、监督、考核下属人员的工作，提高工作效率

负责企业采购物资的质量监控与审核，确保采购行为符合有关政策法规和道德规范

参与产品的询价、比价、议价，负责样品价格的确认与维护工作

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

职责8

完成上级领导交办的其他工作

职责9

图3-2供应商管理主管岗位职责

三、供应商管理工程师岗位职责

供应商管理工程师的岗位职责是具体执行供应商管理工作，为供应商提供质量控制帮助，对供应商进行评估及考核，具体如图3-3所示。

职责1

建立、健全供应商评价体系及标准，对供应商进行考核

了解供应商的生产流程和关键控制点，协助解决生产过程中或质量控制方面的问题，避免出现质量问题

与供应商紧密配合，迅速解决供应商产品的质量、交期问题，并不断提高采购质量

对各供应商进行准确记录，定期分析并及时提出相关问题和改进建议

完成上级领导交办的其他工作

对供应商进行考核评估，并根据供应商的考核结果进行等级管理

向本部门或其他部门人员提供相关的培训支持

职责2

职责3

职责4

职责5

职责6

职责7

图3-3供应商管理工程师岗位职责

四、供应商开发专员岗位职责

供应商开发专员的岗位职责是在供应商管理主管的