项目实施讲座.docx
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项目实施讲座.docx
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项目实施讲座
学习导航
通过学习本课程,你将能够:
●了解项目沟通的需求及要点;
●熟悉项目监控的方法及工具;
●树立项目成本意识;
●掌握项目变更管理的要点。
项目实施
项目启动与项目计划都是为项目实施服务的,再好的计划如果没有实施,都无法输出满意的结果。
项目管理者要制订有价值的计划,同时也要确保有足够的条件来保证项目的成功实施。
项目管理中的实施阶段主要包括项目沟通、项目监控、变更管理和成本控制四个方面。
一、项目沟通
项目沟通是项目实施中关键的一环,包括对干系人逐一的沟通、逐步的沟通和全面的沟通。
人的沟通需求主要来自联络感情、描述事情、确定关系和达到企图四个方面,项目的沟通也有四个需求和三个要点。
1.项目沟通的四个需求
职责
职责本身就是一种沟通。
项目管理者应向下属讲述设计工作岗位的原因及相关工作职责,以促进有效的项目管理。
授权
授权是项目管理者将自己拥有的部分权力和责任授予下属。
有沟通,受权者才能明白自己要做什么、怎么做、有多少资源和时间、享有什么权力以及需要承担什么责任。
授权下属做一件事情,除了告知受权人外,还要告知其他成员,以取得支持并对其进行相应的监督,这都需要沟通作为桥梁。
协调
协调是指在工作中妥善处理上级、平级、下级等各种关系,使其减少摩擦,从而调动各方面的积极性。
要进行协调,就必须会沟通。
状态
状态即项目的完成情况。
要了解项目的状态,就要进行沟通。
在项目的沟通中,最重要的沟通方法是开会。
项目的会议可以分为很多种,其中最主要的有项目开工会、成员进度汇报会、项目进展会等。
2.项目沟通的三个要点
学会倾听
倾听首先是对人的一种尊重。
在项目沟通过程中,倾听不好会造成整个项目的沟通不畅。
在倾听时,应注意两个方面:
第一,一定要及时给予反馈;
第二,保证倾听的有效性。
比如,在嘈杂的环境中接听电话时,可以询问对方是否听得清楚,如果需记电话号码或邮箱,可以要求对方以短信的方式发送过来,以避免造成倾听误差。
学会赞美
赞美是一门艺术,要做到会赞美,应学会两个要领:
第一,合适措辞。
赞美绝不是违心地说假话,而是要发自内心的、真诚的,可以从大处着眼,也可以从小处发挥。
比如,赞美一个丑女,如果夸漂亮,必然会认为是违心,但说耐看就会更让人接受。
第二,扩大生活知识面。
多了解一些生活方面的知识,以便在交谈时能更好的找到赞美的切入点。
比如,和上层人士打交道时,可以提前先了解一些基本的品牌,在交谈时适当进行赞美,能让对方更有认同感,进而增加沟通的气氛。
摆正位置
在项目沟通中,应学会摆正位置。
只有摆正位置,才能明确自己在沟通中扮演的角色,进而更好地处理与沟通对象的关系。
摆正位置需要做到两个方面:
第一,将自己缩小。
在对待自己时,要学会将自己缩小,不要把个人情绪带到项目中。
第二,多看别人的优点。
对待别人时,不要只看到别人的缺点,只盯着“黑点”小题大做,要更多地看到别人的优点。
项目沟通是为了项目组全体成员对目标达成共识而进行的。
在项目沟通过程中,要互相尊重、主动倾听,最终达到双赢的局面。
开会作为项目沟通的重要方式,非常关键。
要开好会,首先要做到“议要必决,决而必果”,形成会议纪要并且及时做好调整发放给相应的人,包括甲方和客户等;其次开会的时间也很关键,需根据不同的情况进行会议时间的设计,这样才能保证有效的沟通,提高会议的效率,从而保证项目的顺利运行。
二、项目监控
项目监控是项目实施的重要组成部分,是围绕项目跟踪进度,掌握各项工作现状,以便进行适当的资源调配和进度调整,确定活动的开始和结束时间,并在一定情况下进行路径、风险等方面的分析。
1.项目监控的要点
项目监控的监控要点是:
第一,高风险的任务;
第二,与项目里程碑有关的进展;
第三,使用的资源和费用;
第四,工作人员的表现。
2.项目监控的方法和工具
进行项目监控时,要有效地利用拥有的工具,如运用项目进度计划表、建立项目基线等。
所谓基线,指把东西确定下来。
建立项目基线,就是建立项目的评价标准,包括标准、进度标准等。
即跟踪行动计划并定期反馈及报告,保证项目按计划正常进行。
此外,项目监控的方法和工具还包括开会、检查、跟踪计划、定期报告等。
其中,报告很关键,包括进展报告、状态报告、阶段结束或月度评估报告。
3.项目监控的进度控制
在项目监控的过程中,经常会遇到进度延误的情况,为了保证项目的顺利进行,就要进行阶段性的“赶进度”。
进行项目进度控制、“赶进度”的方法有两个:
增加人
增加人的方法有两个:
实际加人。
实际加人的做法有两个:
一是加或者换能人;二是加一般的人。
加班。
加班有两种情况:
一是延长工作时间;二是提高工作效率,又称为“隐性加班”。
少干事
少干事的做法有两种:
砍功能,轻质量。
砍功能即去掉无用的功能;轻质量,降低活动质量要求,以防质量过剩。
多重用。
多重用包括两种:
第一,管理重用,指主要于常用的模版和工具表单中进行运用的;第二,交互重用,指在一些平台、元器件、图纸、软件(代码)中的应用。
三、变更管理
在项目的实施过程中,存在变更的需求或状态就需要进行变更的管理和控制。
项目变更一般有两种情形:
1.状态变更
状态变更主要是关于资源设备和人的变更,这种变更的发生会导致计划的变更。
当状态变更发生时,要及时记录,以便及时进行调整。
2.计划变更
计划变更即关于项目计划的变更,一般由项目委托人、项目团队、项目优先级及其他因素引起。
项目计划不是一成不变的,可以允许变更,但不同的变更有不同的变更流程,变更时要按照相应的流程进行操作。
概括来说,项目计划的变更主要有四种形式,即改变工期、改变工作量、改变工期、不改变工作量、不改变工期、改变工作量和不改变工期、不改变工作量,俗称“两个维度,四个象限”如图1所示。
图1 项目计划变更的形式
改变工期,改变工作量
改变工期改变工作量主要发生在难度比较大的工作中,前期预估不准确,需要增加人数,同时还需延误工期。
这种情形一般都要通知公司高层、客户等利益干系人。
改变工期,不改变工作量
改变工期不改变工作量主要发生在临时性放假或项目临时性停工时,如节假日休息、材料供应不足等。
不改变工期,改变工作量
不改变工期改变工作量主要发生在项目有延误时,需临时性地加人、加班,如工人士气降低导致工作效率降低等。
不改变工期,不改变工作量
不改变工期不改变工作量主要发生在遇到突发情况,调整可调整的工序及设备资源等,将一些工作提前,一些工作推后。
这种情形调整后要及时通知相应的责任人。
在整个项目计划变更的过程中,要严加控制,及时变更,及时控制。
如果出现项目计划变更,要按照相应的流程进行操作,做到“天衣无缝”,除此之外,还要及时考核项目是否按照最新计划执行。
在项目计划变更时有一个重要指标,也是考核项目经理控制计划变更的严肃性指标,即计划变更的次数要小于或者等于两次,具体的做法包括两个:
一是走变更流程;二是考核项目经理。
四、成本控制
项目的成本可以从三大方面(九个步骤)进行实际管理控制。
1.项目预算管理
项目预算管理主要体现为成本控制的前五个步骤:
第一步,充分利用历史项目、专业评估人、任务的执行者和行业权威四个信息来源收集总预算信息,运用自下而上法、专家判断法、类比法和参数成本法四个方法做好项目总预算。
第二步,编制合理完善的阶段资金计划表。
第三步,做好预算管理,每个月项目经理应与公司或主管领导签订拨款合同。
第四步,拨款合同一式两份,其中,一份附资金计划表交财务部门,另一份项目经理自留。
第五步,财务部门将款项计入项目账户(内部结算账户)。
2.项目费用报销管理
第六步,报销需盖项目章,项目经理签字。
需注意的是,项目章一般是方形章,只有项目是独立的或独立公司时才可以使用圆形章。
3.项目经理的成本意识
项目经理的成本意识主要体现在成本控制的最后三个步骤:
第七步,在成本控制中,超支未超预算的,要填写费用追加单,经主管领导签字后交财务部门入账;超支又超预算的,需开会决议,决议通过后交财务部门入账。
否则,报销暂停。
第八步,做到每日余额提醒。
第九步,项目费用每月结算。
只要从以上几个方面着手进行项目成本管理,项目成本就可以得到有效控制。
综上所述,项目实施监控阶段的关键点有三个:
第一,根据沟通计划,与项目干系人进行良好的沟通;第二,严格监控进度,及时协调解决问题;第三.重点跟踪监控高风险任务,并采取有效的防范措施。
项目实施监控阶段常见的问题有三个:
第一,需求变更管理不善,导致变更频繁,项目组运作混乱;第二,跨部门项目组成员的绩效考核与激励机制不完善;第三,项目组的沟通和跨部门协作难度比较大。
课后测试
测试成绩:
93.33分。
恭喜您顺利通过考试!
单选题
1.项目沟通有三个要点,其中不包括:
√
A
学会倾听
B
学会赞美
C
学会看人
D
摆正位置
正确答案:
C
2.隐形加班是指:
√
A
延长工作时间
B
提高工作效率
C
缩小项目范围
D
降低活动质量
正确答案:
B
3.在项目变更的两种情形中,关于资源设备和人的变更的是:
√
A
计划变更
B
状态变更
C
职责变更
D
人力资源变更
正确答案:
B
4.下列赶进度的措施中,属于实际加人的是:
√
A
换同等能力的人
B
换更高才能的人
C
延长工作时间
D
提高工作效率
正确答案:
B
5.在项目有延误时临时性地加人、加班,属于()的计划变更形式。
×
A
改变工期,改变工作量
B
改变工期,不改变工作量
C
不改变工期,改变工作量
D
不改变工期,不改变工作量
正确答案:
C
6.项目费用报销应加盖的印章是:
√
A
合同章
B
财务章
C
项目章
D
办公室章
正确答案:
C
7.在项目预算管理中,拨款合同应一式两份,交给财务部门的一份应附有:
√
A
项目计划表
B
成本预算表
C
资金计划表
D
项目进度表
正确答案:
C
8.项目计划变更的四种形式中,需要通知高层或客户进行决定的是:
√
A
改变工期,改变工作量
B
改变工期,不改变工作量
C
不改变工期,改变工作量
D
不改变工期,不改变工作量
正确答案:
A
9.项目沟通有四个需求,其中不包括:
√
A
职责
B
授权
C
奖励
D
状态
正确答案:
C
判断题
10.要做好预算管理,项目经理应一次性与公司或主管领导签订拨款合同。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
错误
11.项目变更一定是工期或工作量的变更。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
错误
12.项目监控就是监控项目进度。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
错误
13.设计工作岗位的原因是公司管理方面的事情,项目管理者不必向下属讲述。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
错误
14.赞美一个人时,可以从大处着眼,也可以从小处发挥,但都要发自内心。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
正确
15.高风险的任务是项目监控的要点之一。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
正确
学习导航
通过学习本课程,你将能够:
●了解项目评估的内容;
●熟悉项目归档文件的类型;
●掌握项目收尾阶段的关键工作。
项目收尾
一、评估与验收
要进行评估就需要设计一定的指标作为参考,概括来说,项目的评估可以从以下七个方面入手:
1.财务
对项目财务的评估,主要是评估投资回报率,评估实际费用与计划费用的差异。
常见的财务指标有费用执行率、预算执行率、目标成本完成率等。
2.时间
对项目时间的评估,主要是评估实际工期与计划工期的一致性。
常见的时间指标有计划完成率、计划完成延误天数等。
3.质量
对项目质量的评估,主要是评估项目输出的表现水平,投资者和客户对质量的感受。
常见的质量指标有产品合格率、设备利用率、客户满意度等。
4.人力资源
对人力资源的评估,主要是评估团队精神、员工激励、态度调查等。
常见的人力资源指标有员工忠诚度、领导能力、劳动强度等。
5.环境
对环境的评估,主要是评估环境因素对项目活动的影响。
常见的环境指标有月晴天率、光污染率、冻雨天数等。
6.项目计划
对项目计划的评估,主要是评估计划流程的费用及适当的管理技术的使用。
常见的项目计划指标有单位效能的费用、单位费用的效能等。
7.项目控制
对项目控制的评估,主要是评估项目控制是否为任务重大改进提供了基础。
常见的项目控制指标有突发事件处理率等。
二、项目的总结
项目的总结主要有两种形式:
1.项目总结会
项目总结会很关键,通过开会进行总结,能够更好的让公司领导同事以及项目成员全面了解项目,总结经验,并从中收益。
2.项目总结表
在完成项目后,不管项目完成好坏,都对项目进行分析和总结,填写项目总结表,这样可以给后面的项目和他人以深刻的启迪,从而达成共同成长。
三、文件的归档
项目顺利通过验收后,除要进行项目总结外,还要进行项目文件资料的归档,以便需要相关资料时不仅可以找得到,而且可以很快找到。
文档归案是公司的的一笔很大财富,也是一种很重要的知识管理,对项目文件进行归档,可以缓解再进行相关项目的工作压力,节省财力、物力,理顺相关项目的工作职能,有利于公司和员工的共同成长。
项目不同阶段的归档文件如表1所示。
表1 项目归档文件
项目阶段
归档文件
启动
项目组任命、项目策划报告/任务书
计划
WBS图、甘特图、沟通风险计划书、项目综合计划
实施与控制
阶段进展报告、项目会议纪要、变更申请表
收尾
项目评估验收报告、项目总结报告、项目交付件相关文档
综上所述,项目收尾阶段的关键点有三个:
第一,顺利完成项目评估和验收;第二,成功和失败的经验总结;第三,完整的项目信息归档。
项目收尾阶段常见的问题有三个:
第一,经验、教训的总结和传承做得不够;第二,项目组成员对文档的重要性认识不足;第三,项目的移交(尤其在跨部门情况下)不平滑。
课前测试
说明:
课前测试是测试您对课程内容的初期掌握情况,带着问题参与学习,测试结果不计入考试成绩。
判断题
1.利润表是一个过程表,表现出一段时间企业的盈利的过程。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
正确
2.营业税金及附加跟营业有关,超过25%的广告费用不能扣。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
错误
3.烟具有危害性,所以要收消费税。
此种说法:
×
正确
错误
正确答案:
错误
4.企业的所得税可以进行适当调整。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
正确
5.存货的跌价损失属于资产减值损失。
此种说法:
√
正确
错误
正确答案:
正确
- 配套讲稿:
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