字处理软件word.docx

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字处理软件word

第三章字处理软件Word2003

1教学内容

⏹字处理软件概述

⏹Word2003概述

⏹Word2003的基本操作

⏹文档格式化与排版

⏹表格制作

⏹对象的插入与处理

⏹文档的打印

⏹Word2003的高级应用

中文Office2003简介

1.MicrosoftOffice2003是微软公司推出的新一代办公自动化软件。

我们常用的MicrosoftOfficeProfessionalEdition2003有着开放而又充满活力的新外观、丰富而方便实用的各种功能，包含了日常办公事务处理的七大常用组件，分别是：

字处理软件Word2003、电子表格处理软件Excel2003、演示文稿软件PowerPoint2003、数据库管理软件Access2003、动态表单软件InfoPath2003、电子邮件管理软件Outlook2003、桌面排版软件Publisher2003。

其他版本的Office2003还包含网页制作软件FrontPage2003、电子记事本软件OneNote2003、项目管理软件Project2003、流程图管理软件Visio2003等不同组件。

2.本书将为大家详细介绍字处理软件Word2003、电子表格处理软件Excel2003、演示文稿软件PowerPoint2003、数据库管理软件Access2003、网页制作软件Frontpage2003等组件的使用方法和操作技巧。

字处理软件的发展

1.20世纪80年代初出现了大量的字处理软件，使用比较广泛的有文字处理系统WPS、字表编辑软件CCED、文书编辑系统WordStar等。

这些字处理软件是基于DOS环境下的，操作命令复杂，且排版效果不能直观地显示在屏幕上。

2.Word是Microsoft公司推出的Windows环境下的字处理软件，它充分利用Windows良好的图形界面特点，将文字处理和图片、表格处理功能结合起来，先后推出了很多版本，成为最流行的文字处理软件之一。

金山公司也相继推出了Windows环境下的国产WPS系列版本的字处理软件，由于深得政府的支持和帮助，发展势头也很迅猛。

典型字处理软件概述

⏹字处理软件Word

⏹字处理软件WPS

⏹永中集成Office

字处理软件Word

1.Word是微软公司推出的Office办公套件中的重要组件，是全球通用的字处理软件，是日常办公使用频率最高的文字处理软件，适于制作各种文档，如信函、传真、公文、报刊、书刊、论文和简历。

2.1990年，Microsoft公司推出了Windows3.0，它是一种全新的图形化用户界面的操作环境，随后，微软公司陆续推出了不同版本的文字处理软件。

1999年，微软公司推出了MicrosoftWord2000，Word2000以其强大的功能、新颖的设计、清新的风格、友好的界面、简单易学的使用方法，博得了使用者的一致好评。

3.2003年，微软公司推出了MicrosoftWord2003，Word2003将微软的.net战略体现得更为全面和彻底，在协同工作、信息交流、提高工作效率等方面都有明显的改进。

字处理软件WPS

1.WPS系列软件是金山公司推出的国产品牌办公软件。

1989年，金山公司首次推出了DOS平台下的WPS1.0，随着Windows操作系统逐步取代DOS，WPS1.0随DOS一起渐渐地退出了历史舞台。

2.经过潜心研发，金山公司于1997年推出可运行在Windows3.X、Windows95环境下的WPS97，支持“所见即所得”的文字处理方式。

1999年又推出了WPS2000，WPS2000集多种功能于一体，拓展了办公软件的功能。

2001年5月，WPS正式更名为WPSOffice。

在产品功能上，WPSOffice从单纯的文字处理软件升级为以文字处理、电子表格、多媒体演示制作、电子邮件和网页制作等一系列产品为核心的多模块组件式产品。

3.WPSOffice2003采用XML数据中间层技术，与以前的WPS系列产品相比，更加体现了开放、高效的办公理念，从使用习惯到文件格式都可以完全兼容微软Office软件。

永中集成Office

2000年1月，无锡永中科技有限公司成立，专注于新一代跨平台的集成办公软件——永中Office的研发、商品化和销售。

2002年4月，永中Office推广版发布;2002年10月，永中OfficeV1.0版正式发布;2003年8月，永中Office2003中文简体版正式发布;2004年5月，永中Office2004中、英、日文版全球同日发布;2004年8月，永中Office2004增强版推出;2006年5月，永中Office2007版发布。

至今，永中Office已推出6个版本，每一个版本都是集先进性、稳定性、兼容性、可扩展性于一体的优秀产品。

永中Office的每个版本都提供了中文简体版、中文繁体版和英文版。

永中采用自主研发的创新技术——数据对象储藏库系统彻底解决了OLE技术导致的数据链接更新慢、错误和不一致等问题，在一套标准的用户界面下集成了文字处理、电子表格和简报制作三大应用，有效解决了Office各应用程序之间的数据集成与共享问题，是“第一个真正的Office”，可以运行在Windows、Linux和MacOS等多个不同操作系统上。

2Word2003的主要功能

⏹创建、编辑和格式化文档

⏹图文混排

⏹表格处理

⏹版式设计与打印

⏹Word2003新增功能

创建、编辑和格式化文档

完成空白文档、XML文档、网页的创建、打开、保存与关闭等。

可以输入中、英文文字，并对输入的文字进行编辑操作，如复制、移动、删除、查找与替换等；对文档进行字符、段落的格式化以及边框与底纹的设置等操作。

图文混排

可以在文档中插入精美的剪贴画、图片、艺术字、自选图形、组织结构图等，并对这些图形进行编辑处理，实现图文混排，美化文档。

表格处理

Word2003提供了丰富的表格功能，可以建立、编辑、格式化、嵌套表格，还可以进行表格内数字的计算，以及表格与文字、表格与图表间的转换。

版式设计与打印

格式化、编辑好一篇文档后，还要进行版式设计和打印工作。

版式设计是一项重要的工作，它包括页面设置、页码、分栏排版、页眉和页脚的设置等。

Word2003新增功能

✧支持XML文档，在文档中显示和应用XML元素。

✧版式视图使阅读变得轻松愉快。

✧支持手写设备，可以手写批注和注释标记文档或者将手写内容写入Word文档。

✧改进的文档保护可以限制格式设置和有选择地允许编辑受限制内容。

✧并排比较文档功能可以同时查看多个用户对同一篇文档的更改。

✧文档工作区可以使多人简化、实时地共同写作、编辑和审阅文档。

✧信息版权管理IRM有助于避免敏感信息落入没有权限的用户手中。

✧增强的国际功能为创建和使用其他语言编辑的文档提供了便利。

✧“信息检索”可提供一系列参考信息和扩充资源。

Word2003的窗口

✧标题栏

位于窗口的最上方，默认为蓝色。

它包含应用程序名、文档名和控制按钮。

当窗口非最大化时，用鼠标按住标题栏拖动，可以改变窗体在屏幕上的位置。

双击标题栏可以使窗口在最大化与非最大化间切换。

✧菜单栏

1.Word2003的菜单栏包含九项系统菜单。

单击菜单项，可以弹出下拉式菜单，用户可以通过单击选择相应的命令来执行Word的某项操作。

不常用的命令被自动隐藏起来，并在菜单的下方出现下拉按钮，单击此按钮，将展开所有的命令。

2.为了方便用户使用，有些菜单命令后还有快捷键。

如“打开”命令后有Ctrl+O快捷键，使用时按一下Ctrl+O快捷键，就会弹出“打开”对话框，方便快捷。

记住一些常用快捷键将大大提高工作效率。

✧工具栏

1.工具栏位于菜单栏的下方，工具栏上以图标的形式显示常用的工具按钮，用户不用通过菜单命令，直接单击工具按钮即可执行某项操作，更加方便、快捷。

2.用鼠标拖动工具栏左侧的虚线，可以改变工具栏在窗口中的位置。

工具栏占用屏幕的空间，所以不宜显示太多，通常只显示“常用”工具栏和“格式”工具栏就基本可以满足用户的需要。

3.工具栏的显示或隐藏的方法

1）单击“视图”菜单中的“工具栏”命令，从其级联菜单中选择需要的工具栏。

2）右击工具栏或菜单栏的任意位置，从弹出的快捷菜单中选择需要的工具栏。

✧标尺

标尺有水平标尺和垂直标尺两种，用来确定文档在屏幕及纸张上的位置。

也可以利用水平标尺上的缩进按钮进行段落缩进和边界调整。

还可以利用标尺上制表符来设置制表位。

标尺的显示或隐藏可以通过单击“视图”菜单中的“标尺”命令来实现。

✧编辑区

1.编辑区就是窗口中间的大块空白区域，是用户输入、编辑和排版文本的位置，是我们的工作区域,在编辑区里，你可以尽情发挥你的聪明才智和丰富的想像力，编辑出图文并茂的作品。

2.闪烁的“I”形光标为插入点，可以接受键盘的输入。

✧滚动条

如果文本内容过多，无法完全显示在文档窗口中，则可以利用滚动条来查看文档。

滚动条分垂直滚动条和水平滚动条。

用鼠标拖动滚动条可以快速定位文档在窗口中的位置。

✧视图切换按钮

位于编辑区的左下角，水平滚动条的左端，单击各按钮可以切换文档的五种不同的视图显示方式。

✧状态栏

位于窗口的底部，显示当前窗体的状态，如当前的页号、节号、当前页及总页数、光标插入点位置、改写/插入状态、当前使用的语言等信息。

Word2003的联机帮助

在我们的工作中，难免会遇到各种各样的问题，用户可以通过系统帮助解决遇到的难题。

1.通过Office助手提供帮助

2.从“帮助”菜单获取帮助

3.从MicrosoftOfficeOnline网站获取联机帮助

✧通过Office助手提供帮助

Office2003为我们提供了11个可爱的小助手，会根据你的需要出现或隐藏，在用户操作遇到困难的时候，随时提醒用户并提供帮助。

1）选择Office助手

单击“帮助”菜单中的“显示Office助手”命令，即可在屏幕上显示小助手。

鼠标右击小助手图标，单击“选择助手”命令，将弹出“Office助手”对话框，用户可以从“助手之家”选项卡中选择自己喜欢的助手。

2）使用Office助手的帮助功能

如果用户在实际操作过程中遇到问题，可以求助Office助手。

通过鼠标单击Office助手图标或“常用”工具栏上的按钮，均可以显示Office助手帮助对话框。

在提示键入关键字的位置键入要查找内容的关键字，然后单击“搜索”按钮即可查找到一系列相关内容主题。

✧从“帮助”菜单获取帮助

单击“帮助”菜单，选择“MicrosoftOfficeWord帮助”命令或者按F1键，均会出现“Word帮助”任务窗格，在搜索框中输入你要寻求帮助内容的关键字，系统会进行搜索并显示搜索到的相关内容，你可以从中找到自己需要的信息。

✧从MicrosoftOfficeOnline网站获取联机帮助

MicrosoftOfficeOnline是一个定期更新的Web网站，为涉及Office产品的问题提供信息和答案，还可获取最新Office提示信息、模板、剪贴画、已经更新的帮助文件及对高级技术支持问题的解答。

通过单击“帮助”菜单中的“MicrosoftOfficeOnline”或者单击任务窗格中的链接“连接到MicrosoftOfficeOnline”均可以进入该网站。

3Word2003的基本操作

⏹Word2003的启动与退出

⏹文档的建立与保存

⏹文档的打开与关闭

⏹文档的输入

⏹文档的编辑

⏹查找与替换

⏹撤消与恢复

⏹拼写和语法检查

⏹自动更正

⏹文档的查看方式

Word2003的启动与退出

1.启动Word2003的常用方法有以下几种：

（1）单击“开始”→“程序”→“Microsoftoffice”→“MicrosoftOfficeWord2003”。

（2）双击桌面已建立的Word快捷方式图标。

（3）双击已建立的Word文档。

2.退出Word2003的常用方法主要有以下几种：

（1）单击Word窗口右上角的“关闭”按钮。

（2）单击“文件”菜单中的“退出”命令。

（3）双击Word窗口左上角的控制图标或使用快捷键Alt+F4。

文档的建立与保存

1.创建文档

1）新建空白文档

2）利用模板和向导创建文档

2.文档的保存

1）保存新建文档

2）保存修改的旧文档

3）另存文档

4）全部保存

5）自动保存

文档的建立与保存

✧新建空白文档

1.直接单击“常用”工具栏的“新建”按钮。

2.使用快捷键Ctrl+N。

✧利用模板和向导创建文档

单击“文件”菜单中的“新建”命令，单击下方“本机上的模板”链接，打开“模板”对话框。

单击一个文档类别选项卡，从中选择需要的模板样式。

有些模板中还带有向导，可以根据向导的提示完成文档的建立。

✧文档的保存

1）保存新建文档

如果新建的文档未经过保存，单击“文件”菜单中的“保存”命令，或者单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，系统会弹出“另存为”对话框，在对话框中设定保存的位置和文件名及文件类型，然后单击对话框右下角的“保存”按钮。

2）保存修改的旧文档

单击工具栏上的“保存”按钮或单击“文件”菜单中的“保存”命令，不需要设定路径和文件名，以原路径和原文件名存盘，不再弹出“另存为”对话框。

3）另存文档

Word2003允许打开后的文件保存到其他位置，而原来位置的文件不受影响。

单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在出现的“另存为”对话框中重新设定保存的路径、文件名及类型即可。

4）全部保存

在按下Shift键的同时单击“文件”菜单，“文件”菜单下将增加一个“全部保存”命令。

单击“全部保存”命令，可以将所有已经打开的Word文档逐一进行保存。

5）自动保存

Word2003提供了一种定时自动保存文档的功能，可以根据设定的时间间隔定时自动地保存文档。

这样可以避免因“死机”、意外停电、意外关机造成文档的损失。

单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中单击“保存”选项卡，选中“自动保存时间间隔”复选框并设定自动保存时间间隔，就可以高枕无忧地编辑你的作品了。

✧文档的打开与关闭

1.打开文档

（1）单击“文件”菜单中的“打开”命令

（2）单击“常用”工具栏上的“打开”工具按钮

（3）使用Ctrl+O快捷键。

（4）单击“文件”菜单下方通常会列出最近使用过的4个文档之一（选择“工具”菜单中的“选项”命令，在对话框中单击“常规”选项卡，在“列出最近所用文件”文本框中可以设置“文件”菜单下列出的文档个数）。

（5）单击“开始”按钮，“开始”菜单中的“文档”子菜单下列出了最近使用的15个文档，可以选择并打开使用。

2.关闭文档

（1）单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭当前正编辑的文档。

（2）单击文档窗口右上方的“关闭”按钮，可以关闭当前正编辑的文档。

（3）Windows任务管理器关闭应用程序。

✧文档的输入

◆选择合适的输入法

◆全角、半角字符的输入

◆键盘常见符号的输入

◆特殊符号和难检字的输入

（1）单击“插入”菜单中的“符号”命令

（2）使用软键盘。

（3）插入特殊符号。

◆文档的定位

◆录入状态

✧选择合适的输入法

1）通过鼠标单击任务栏右边的输入法指示器

进行选择。

2）利用Ctrl+Shift快捷键在安装的各种输入法之间进行切换。

✧全角、半角字符的输入

1）鼠标单击输入法指示栏上的半角按钮

和全角按钮

进行切换。

2）使用Shift+空格键在全角/半角之间进行切换。

✧键盘常见符号的输入

1）使用Ctrl+.（句号）组合键切换。

2）单击输入法指示栏上的按钮

进行切换。

✧特殊符号和难检字的输入

1）单击“插入”菜单中的“符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择需要的字体以及相应的符号，单击“插入”按钮或者直接双击要插入的符号即可。

2）使用软键盘。

Office2003提供了13种软键盘符号项，通过这些符号项可以方便地输入各种符号。

右击输入法指示栏上的软键盘按钮，弹出如图所示的软键盘菜单，单击需要的符号项，软键盘显示该项的所有符号。

用户可以使用键盘或鼠标单击屏幕上软键盘的各按钮。

3）插入特殊符号。

单击“插入”菜单中的“特殊符号”命令，弹出“插入特殊符号”对话框，如图所示，系统提供了六大类几百种符号供用户选择使用。

✧文档的定位

1）使用鼠标进行定位：

用鼠标在任意位置单击，可将插入点定位在该处。

2）使用滚动条定位：

可以用鼠标拖动垂直滚动条或水平滚动条来上、下、左、右快速移动文档的位置。

3）使用菜单命令定位:

使用“编辑”菜单中的“定位”命令来进行文档相关目标的定位。

4）使用键盘命令或快捷键：

按Home键和End键可以快速将插入点移动到文档行首、行尾；按Ctrl+Home快捷键和Ctrl+End快捷键可以快速将插入点移动到文档开头和结尾。

✧录入状态

Word2003提供了两种录入状态：

“插入”和“改写”状态。

“插入”状态是指键入的文本将插入到当前光标所在的位置，光标后面的文字将按顺序后移；“改写”状态是指键入的文本将光标后的文字按顺序覆盖掉。

“插入”和“改写”状态的切换可以通过以下方法来实现：

（1）按键盘上的“Insert”键，可以在两种方式间进行切换。

（2）双击状态栏上的“改写”标记，可以在两种方式间进行切换。

文档的编辑

⏹选定文本

⏹撤消文本的选定

⏹删除文本

⏹移动文本

⏹复制文本

⏹选择性粘贴

✧选定文本

1）用鼠标选定文本

小块文本的选定：

按住鼠标左键从起始位置拖动到终止位置，鼠标拖过的文本即被选中。

这种方法适合选定小块的、不跨页的文本。

大块文本的选定：

先用鼠标在起始位置单击一下，然后按住Shift键的同时，单击终止位置，起始位置与终止位置之间的文本就被选中。

这种方法适合选定大块的、尤其是跨页的文档，使用起来既快捷又准确。

选定一行：

鼠标移至页左选定栏，鼠标指针变成向右的箭头，单击可以选定所在的一行。

选定一句：

按住Ctrl键的同时，单击句中的任意位置，可选定一句。

选定一段：

鼠标移至页面左选定栏双击可以选定所在的一段，在段落内的任意位置快速三击可以选定所在的段落。

选定整篇文档：

鼠标移至页面左选定栏，快速三击；鼠标移至页面左选定栏，按住Ctrl键的同时单击鼠标；使用Ctrl+A组合键。

选定矩形块：

按住Alt键的同时，按住鼠标向下拖动可以纵向选定矩形文本块。

2）用键盘选定文本

Shift+左右方向键：

分别向左（右）扩展选定一个字符。

Shift+上下方向键：

分别扩展选定由插入点处向上（下）一行。

Ctrl+Shift+Home：

从当前位置扩展选定到文档开头。

Ctrl+Shift+End：

从当前位置扩展选定到文档结尾。

Ctrl+A：

选定整篇文档。

✧撤消文本的选定

要撤消选定的文本，用鼠标单击文档中的任意置即可。

✧删除文本

1.可以通过以下方法来实现文本的删除：

按BackSpace键，向前删除光标前的字符；按Delete键，向后删除光标后的字符。

2.如果要删除大块文本，可采用以下方法：

（1）选定文本后，按Delete键删除或选择“编辑”菜单中的“清除”命令。

（2）选定文本后，单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮或单击右键从快捷菜单中选择“剪切”命令，还可以使用Ctrl+X快捷键。

✧移动文本

1）使用鼠标拖放移动文本

①选定要移动的文本；

②鼠标指针指向选定的文本，鼠标指针变成向左的箭头，按住鼠标左键，鼠标指针尾部出现虚线方框，指针前出现一条竖直虚线；

③拖动鼠标到目标位置，即虚线指向的位置，松开鼠标左键即可。

2）使用剪贴板移动文本

①选定要移动的文本；

②将选定的文本移动到剪贴板上（可使用“编辑”菜单中的“剪切”命令，或单击“常用”工具栏的“剪切”按钮，或使用Ctrl+X组合键）；

③将鼠标指针定位到目标位置，从剪贴板复制文本到目标位置（使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮，或使用Ctrl+V组合键）。

✧复制文本

1）用鼠标拖放复制文本

①选定要复制的文本；

②鼠标指针指向选定的文本，鼠标指针变成向左的箭头，按住Ctrl键的同时，按住鼠标左键，鼠标指针尾部出现虚线方框和一个“+”号，指针前出现一条竖直虚线；

③拖动鼠标到目标位置，松开鼠标左键即可。

2）使用剪贴板复制文本

①选定要复制的文本；

②将选定的文本复制到剪贴板上（可使用“编辑”菜单中的“复制”命令，或单击“常用”工具栏的“复制”按钮，或使用Ctrl+C组合键中的任意一种）；

③将鼠标指针定位到目标位置，从剪贴板复制文本到目标位置（可使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮，或使用Ctrl+V组合键）。

✧选择性粘贴

进行一般性粘贴操作时，会对原文本及所有包含的格式进行粘贴。

如果只想复制不带格式的文本或表格中的纯文字，就需要用到选择性粘贴。

使用方法如下：

（1）选定要复制的网页内容或其他多格式文本，按Ctrl+C快捷键将其复制到剪贴板中；

（2）定位到目标位置，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，如图所示，从中选择“无格式文本”项，单击“确定”按钮即可。

查找与替换

查找:

如果我们要在文档中搜索某字符串，可以单击“编辑”菜单中的“查找”命令，或使用快捷键Ctrl+F，在弹出的对话框中的“查找内容”文本框内输入相应字符串，然后单击“查找下一处”按钮，Word2003会帮助你逐个地找到要搜索的内容。

替换:

如果在编辑文档的过程中，需要将文中所有的“Word”替换为“Word2003”，一个一个地手动改写，不但浪费时间，而且容易遗漏。

Word2003为我们提供了“替换”功能，可以轻松地解决这个问题。

在文档中替换字符串的操作步骤如下：

①单击“编辑”菜单中的“替换”命令，或使用Ctrl+H快捷键，弹出“查找和替换”对话框，如图所示；

②在“查找内容”文本框中输入“Word”，在“替换为”文本框中输入“Word2003”，然后单击“全部替换”按钮，就可以将文档中的全部“Word”替换为“Word2003”；如果使用“查找下一处”按钮，可以有选择地替换其中的部分。

“撤消”与“恢复”

撤消:

如果你后悔了刚才的操作，可使用以下方法之一来撤消刚才的操作：

（1）单击“编辑”菜单中的“撤消键入”命令。

（2）单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。

（3）使用Ctrl+Z组合键。

恢复:

在经过撤消操作后，“撤消”按钮右边的“恢复”按钮将被置亮。

恢复是对撤消的否定，如果认为不应该撤消刚才的操作，可以通过下列方法之一来恢复：

（1）单击“编辑”菜单中的“恢复”命令。

（2）单击“常用”工具栏上的“恢复”按钮。

（3）使用Ctrl+Y组合键。

单击工具栏上的“撤消”或“恢复”按钮右边的下拉箭头，系统将显示最近执