合同管理操作手册初版.docx
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合同管理操作手册初版
江苏省苏中建设集团股份有限公司
应用手册
(合同管理)
南通浪潮通用软件有限公司
目录
第一章相关内容规定2
1.1项目分类2
1.1.1一类工程2
1.1.2二类工程2
1.2合同编码2
1.2.1代码结构及表示方法2
1.2.2应用举例2
1.3评审流程3
1.3.1一类主合同评审3
1.3.1.1流程文字描述3
1.3.1.2流程图示3
1.3.2二类主合同评审3
1.3.2.1流程文字描述3
1.3.2.2流程图示3
1.3.3分合同评审4
1.3.3.1流程文字描述4
1.3.3.2流程图示4
1.3.4顾客意见处理评审4
1.3.4.1流程文字描述4
1.3.4.2流程图示4
第二章基础信息维护5
2.1项目单位维护——“甲方单位/乙方单位/相关单位”5
2.2评审流程绘制——“流程设计器”6
2.2.1流程设计器下载6
2.2.2流程编辑6
2.2.3必须修改内容7
2.3流程保存7
2.4审批流设置8
第三章合同信息维护——“主合同管理/分合同管理”9
第四章合同评审11
4.1流程启动11
4.2新建会签11
第五章合同信息管理14
5.1基本信息14
5.2合同交底15
5.3领导意见15
5.4合同条款16
5.5变更16
5.6进度17
5.7发票、索赔、争议、保函17
5.8审批记录19
5.9相关文件19
第六章公司级合同管理21
6.1合同信息管理21
6.2合同查询21
第七章顾客意见处理23
7.1顾客意见处理23
7.2顾客意见处理查询23
第八章往来信息管理25
第九章施工进度表27
第十章业绩资料平台28
10.1荣誉库28
10.2项目库29
第十一章督办31
合同管理流程图:
角色定义:
项目部资料员:
维护合同详细信息。
分公司合同员:
起草项目合同、分合同、顾客意见处理、往来信息管理、业绩资料平台、起草合同审批流程。
总公司合同员:
督办、顾客意见处理、业绩资料平台。
分公司领导:
进行合同审批、浏览本公司的合同台帐及分类统计、浏览顾客意见处理、业绩资料平台。
总公司领导:
进行合同审批、浏览全公司的合同台帐及分类统计、浏览顾客意见处理、业绩资料平台。
第一章相关内容规定
一.1项目分类
一.1.1一类工程
范围:
合同总造价1亿元及以上,或建筑面积10万平方米及以上;
一.1.2二类工程
范围:
合同总造价1亿元以下,且建筑面积10万平方米以下。
一.2合同编码
一.2.1代码结构及表示方法
合同编号采用四层数字表示。
代码结构为:
第1层
第2层
第3层
第4层
合同分类
合同类型
项目编号
合同流水号
主合同为1,分合同为2
主分合同类型
广梦项目信息的项目编号,与财务帐套编号一致
01-99
(1)第一层:
合同分类,表示项目合同分类代码的识别符,1为主合同,2为分合同;
(2)第二层:
合同类型,表示项目合同类型代码的识别符;
(3)第三层:
项目编号,表示项目代码,通过广梦项目信息的项目编号,必须保持与财务帐套编号一致;
(4)第四层:
合同流水号,表示按“项目编号”的同一“合同类型”,进行升序排列的项目合同流水号。
一.2.2应用举例
项目名称:
苏中建设南京分公司常州公司某建筑项目
2008年签订主合同,合同类型施工总承包,施工合同唯一。
代码:
14XXXXXX01=14XXXXXX01
代码的含义:
1------------------(合同分类)主合同的合同分类为“1”;
4------------------(合同类型)施工总承包的合同类型为“4”;
XXXXXX------(项目部代码)本项目的项目编号为“XXXXXX”;
01----------------(项目合同流水号)唯一或第一份合同编号为“01”。
一.3评审流程
一.3.1一类主合同评审
一.3.1.1流程文字描述
分公司合同管理员录入→项目负责人评审→分公司评审→市场部评审→总公司评审→公司总经济师→分管负责人→归档
一.3.1.2流程图示
一类主合同评审流程
一.3.2二类主合同评审
一.3.2.1流程文字描述
分公司合同管理员录入→项目负责人评审→分公司评审→分公司经理审批→分管负责人→归档
一.3.2.2流程图示
二类主合同评审流程
一.3.3分合同评审
一.3.3.1流程文字描述
项目部合同管理员录入→项目部管理员评审→项目管理部负责人评审→分公司经理评审→归档
一.3.3.2流程图示
分合同评审流程
一.3.4顾客意见处理评审
一.3.4.1流程文字描述
总公司或分公司人员录入→相关部门处理评审(质安部、法律事务部、市场营销部)→分公司处理评审→项目部处理评审→归档
一.3.4.2流程图示
顾客意见处理评审流程
第二章基础信息维护
此栏目由分公司信息员进行管理维护。
二.1项目单位维护——“甲方单位/乙方单位/相关单位”
在创建项目前,首先需要维护所需的相关单位,如“业主单位”、“设计单位”等。
1、选择往来单位信息管理:
所有的往来单位都在往来单位信息管理中,将所有涉及的有关单位维护进来,统一管理。
所有的单位从财务系统中维护,如果在往来单位信息管理中找不到相关的单位,找财务人员在财务系统中维护。
2、选中某条数据,双击打开,录入往来单位基本信息,录入完成选择“保存”,如有附件可支持上传附件。
二.2评审流程绘制——“流程设计器”
二.2.1流程设计器下载
二.2.2流程编辑
1、登录流程设计器,启动流程设计器,首先点击“数据库连接”,选择“加载已有流程清单”,在流程设计器中点击“打开流程”,找到预先设置的流程模板。
2、此流程模板为标准流程,各区域公司可以根据自身实际情况进行调整,实现本区域公司内的合同评审。
例如:
增加新流程节点、根据实际情况调整走向(节点连线)、修改节点名称/属性等。
二.2.3必须修改内容
除了过程节点可以调整外,有几处必须根据实际情况进行修改:
1、“节点处理人”:
双击其中一个过程节点,比如“分公司评审”,在工作者页面选择本区域公司的实际操作人员,可以是单人也可以是多个人。
注:
其他节点都应根据情况落实确定。
2、“路程属性”:
点击流程属性节点,修改相应信息,选择该节点的上一节点。
二.3流程保存
以上所有操作都是对本机流程的操作,因此需要保存到服务器上去。
修改完成后点击“检查当前以保存是否完整”按钮,如果没有问题,点击“保存流程”中。
主合同的审批流程名称定义为XX分公司主合同一类审批流以及XX分公司主合同二类审批流;
分合同的审批流程名称定义为XX分公司XX项目管理部分合同审批流;
审批流名称定义为XXX顾客意见处理审批流(XXX可为XX分公司或者集团总部);
二.4审批流设置
当审批流设置完成之后,需要将对应的审批流和具体的单位以及单据挂钩,因此需要进行审批流设置。
选择具体的单位,然后单据类型选择(主合同、分合同或者顾客意见处理),流程选择匹配的流程(例如单据类型为主合同,流程就为对应的XX分公司的一类合同或者二类合同),最后点保存即可。
第三章合同信息维护——“主合同管理/分合同管理”
此栏目由分公司合同管理员进行管理维护。
1、作为项目的主合同和分合同录入,需要确定合同的类型,是“项目主合同”还是“项目分合同”,然后选择主合同下的“主合同信息登记”还是分合同下的“分合同信息登记”。
2、选择项目后填写主合同或者分合同的相关信息。
主合同的基本信息直接输入,分合同需要先选择对应的主合同,然后再输入相关的基本信息。
注:
合同编码严格遵守“1.2”的相关规定,此处需要与财务系统挂接,因此保证编码的格式统一及唯一性;
“合同名称”根据合同类型、项目名称等输入。
3、合同的资金信息、甲方信息、乙方信息等相应录入,然后点击“保存”。
第四章合同评审
此栏目由分公司合同员启动流程,分公司领导、总公司领导参与评审。
四.1流程启动
合同基本信息完成后,并且上传相关附件,应当首先进行合同评审,首先点击“提交”。
四.2新建会签
1、选择“该所需要流转的评审流程”(如果只有一个流程,就自动跳转到相关审批人员),然后点击“保存”。
注:
①评审流程的详细描述参见“合同评审流程”,各分公司可以单独绘制;
②任务名称尽量简介、明了、统一。
2、当审批流提交到对应的人员审批时,打开主任的待办任务的“更多”,在未处理中可以看到目前需要审批的单据。
注:
由于广梦系统和合同管理的待办任务进行集成,可以直接在广梦系统中的待办任务直接打开相关需要审批的内容。
3、打开审批单据之后,点击“审核”,进入审批界面,填写相关的审批意见,并且上传相关的附件,然后选择“同意”即是流程继续往下跳转,选择“停办”即是流程停止,将合同退回重新编辑修改,选择“驳回审批节点”即是可以返回到已经审批过的节点,然后选择“完成”。
注:
审批意见有时候填写过多,会导致在列表中显示不完整,可以双击对应的审批意见,会出现弹出框,显示完整的审批意见。
第五章合同信息管理
此栏目由项目部资料员进行操作维护。
点击主合同中的“主合同信息管理”或分合同中的“分合同信息管理”,进入合同列表界面,通过查询找到对应的合同,然后双击进入,进行详细信息的补充。
注:
主合同审批完成在之后,需要进入主合同的详细信息界面,进入基本信息,点击“确认”,将合同中的相关信息回填到广梦系统中的项目信息中。
五.1基本信息
此处为在合同维护时的基本信息,这里并不能修改。
五.2合同交底
相关人员可以在此添加合同交底情况并且上传附件,确认人针对具体的合同交底点击确认。
五.3领导意见
1、领导编写意见可以点击“新增”;
2、相关人员回复意见,选中一条意见后点击“意见回复”即可;
五.4合同条款
点击“附件”,可以将合同相关的合同条款进行上传。
五.5变更
点击“新增”,可以将变更的相关信息进行填写,然后保存。
五.6进度
此处用来描述合同的执行进度或项目的执行进度,点击“新增”,填写相关内容,点保存。
五.7发票、索赔、争议、保函
发票、索赔、争议、保函等栏目按照实际情况进行填报。
五.8审批记录
这里专门用来查看该合同的评审记录,可以了解当时评审人的具体操作及修改意见,附件为审批过程中评审人上传的附件。
五.9相关文件
建立类别,分门别类的进行附件上传,并可下载浏览。
第六章公司级合同管理
此栏目由分公司领导、总公司领导进行浏览查阅。
六.1合同信息管理
合同信息管理是对整个苏中集团所有合同的汇总。
即在此模块中可以管理和维护所有的合同信息。
根据授权范围的不同,各个用户看到的内容也不同,例如南京分公司的授权用户他只能看到本分公司以内的各种合同。
例如南京分公司的权限用户就只能看到南京分公司的所有合同台帐。
选择合同后双击合同,也可以像合同过程管理一样浏览、管理和维护合同的具体内容。
六.2合同查询
合同查询模块中建立了多种的查询条件,根据合同的名称、编号、状态、甲乙双方以及签订金额等等,都可以查询到在此条件范围内的合同,而且各个查询条件还支持模糊查询。
合同查询到以后,用户可以浏览合同的详细信息。
第七章顾客意见处理
此栏目由分公司或总公司人员管理维护。
七.1顾客意见处理
打开顾客意见处理,然后点击新增,将顾客意见处理界面的内容填写完整,点击保存,然后上传附件,最后提交。
七.2顾客意见处理查询
顾客意见处理查询模块中建立了多种的查询条件,根据状态、项目名称以及类别等等,都可以查询到在此条件范围内的顾客意见处理记录,而且各个查询条件还支持模糊查询。
顾客意见处理查询到以后,用户可以双击浏览顾客意见处理记录的详细信息。
第八章往来信息管理
此栏目由分公司人员管理维护。
在创建项目前,首先需要维护所需的相关单位,如“业主单位”、“设计单位”等。
1、选择往来单位信息管理:
所有的往来单位都在往来单位信息管理中,将所有涉及的有关单位维护进来,统一管理。
所有的单位从财务系统中维护,如果在往来单位信息管理中找不到相关的单位,找财务人员在财务系统中维护。
2、选中某条数据,双击打开,录入往来单位基本信息,录入完成选择“保存”,如有附件可支持上传附件。
第九章施工进度表
此栏目由分公司或总公司人员管理维护。
合同的基本信息粉色字体填写完整,以及合同的进度填写完整,可以自动生成施工进度表。
打开施工进度表,输入需要查询的年度和月度,点击查询即可。
第一十章业绩资料平台
此栏目由分公司或总公司人员管理维护。
一十.1荣誉库
此处主要上传企业荣誉以及项目荣誉相关文件。
1.打开荣誉库之后,点击新增,然后填写相关内容,点击保存即可。
2.荣誉库可以通过荣誉名称,类别等信息进行模糊查询,在查询结果,双击具体的荣誉记录,可以下载相关附件。
一十.2项目库
此处主要上传项目的相关内容,左边为分公司以及子公司,灰色的单位只能进行查询,白色的单位是有权限的问题,可以进行增加、修改、删除、查询等功能。
1.在公司名称栏中,选择需要上传的分公司或者子公司,点击新增,填写内容,点保存。
2.项目库可以通过项目名称,合同金额等信息进行模糊查询,在查询结果,双击具体的项目信息,并且可以下载相关附件。
第一十一章督办
此栏目由总公司人员管理维护。
督办功能是能够看到所有审批流目前的流程走向,可以更改当前节点的人员。
选择需要更改的审批流,点击更换,选择确认的人员,双击即可。
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