Excel操作技巧.docx

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Excel操作技巧

Excel操作技巧

（1）、快速给单元格重新命名

EXCEL给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。

如果要将某单元格重新命名，只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。

（2）、去掉默认的表格线（网线）

单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的“×”去掉）。

（3）、增加工作簿的页数

单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新名称的工作表。

一个工作簿最多可以有255张工作表。

（4）、快速给工作表命名

双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称即可。

（5）、实现条件显示

统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”，输入60以上的分数时，显示为“及格”。

这样的效果，不妨称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。

假设分数在B3单元格中，要将等级显示在C3单元格中。

那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级：

=if（b3<=60,“不及格”，“及格”）分“不及格”和“及格”两个等级

=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=90,“及格”，“优秀”））分三个等级

=if（b3<=60,“不及格”，if（b3<=70,“及格”，if（b3<90,“良好”，“优秀”）））分为四个等级

注意：

符号为半角，IF与括弧之间不能有空格，而且最多嵌套7层。

（6）、跨表操作数据

设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的三张工作表，现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％作为Sheet3的A8单元格的内容。

则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式：

=Sheet1!

D8＊40％＋Sheet2!

B8＊60％。

（7）、两次选定单元格

有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。

但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。

此时，你肯定会通过选择“工具”\“选项"\“编辑"，取消“按Enter键移动活动单元格标识框"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。

其实，采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。

（8）、“Shift＋拖放"的妙用

在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。

具体方法为：

选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头“?

"，然后进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工"状标志，左右拖拉时会变为垂直“工"状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便。

（9）、超越工作表保护的诀窍

如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，有办法吗？

有。

选定工作表，选择“编辑"\“复制"、“粘贴"，将其拷贝到一个新的工作簿中（注意：

一定要新工作簿），即可超越工作表保护。

（10）、数据填充技巧

在Excel97表格中填写数据时，经常会遇到一些在结构上有规律的数据，例如1997、1998、1999；星期一、星期二、星期三等。

对这些数据我们可以采用填充技术，让它们自动出现在一系列的单元格中。

填充功能是通过“填充柄”或“填充序列对话框”来实现的。

用鼠标单击一个单元格或拖曳鼠标选定一个连续的单元格区域时，框线的右下角会出现一个黑点，这个黑点就是填充柄。

打开填充序列对话框的方法是：

单击“编辑”菜单下的“填充”中的“序列”即可。

一、数字序列填充

数字的填充有三种填充方式选择：

等差序列、等比序列、自动填充。

以等差或等比序列方式填充需要输入步长值（步长值可以是负值，也可以是小数，并不一定要为整数）、终止值（如果所选范围还未填充完就已到终止值，那么余下的单元格将不再填充；如果填充完所选范围还未达到终止值，则到此为止）。

自动填充功能的作用是，将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充，也就是用来填充相同的数值。

例如从工作表初始单元格A1开始沿列方向填入20、25、30、35、40这样一组数字序列，这是一个等差序列，初值为20，步长5，可以采用以下几种办法填充：

1利用鼠标拖曳法

拖曳法是利用鼠标按住填充柄向上、下、左、右四个方向的拖曳，来填充数据。

填充方法为：

在初始单元格A1中填入20，再在单元格A2中填入25，用鼠标选定单元格A1、A2后按住填充柄向下拖曳至单元格A5时放手即可。

2利用填充序列对话框

在初始单元格A1中填入20，打开填充序列对话框，选择“序列产生在”列、类型是“等差序列”、“步长值”填入5、“终止值”填入40，然后“确定”。

3利用鼠标右键

在初始单元格A1中填入20，用鼠标右键按住填充柄向下拖曳到单元格A5时放手，这时会出现一个菜单，选择菜单的“序列”命令，以下操作同利用填充序列对话框操作方法一样。

二、日期序列填充

日期序列包括日期和时间。

当初始单元格中数据格式为日期时，利用填充对话框进行自动填写，“类型”自动设定为“日期”，“日期单位”中有4种单位按步长值（默认为1）进行填充选择：

“日”、“工作日”、“月”、“年”。

如果选择“自动填充”功能，无论是日期还是时间填充结果相当于按日步长为1的等差序列填充。

利用鼠标拖曳填充结果与“自动填充”相同。

三、文本填充

在涉及到文本填充时，需注意以下三点：

1文本中没有数字

填充操作都是复制初始单元格内容，填充对话框中只有自动填充功能有效，其它方式无效。

2文本中全为数字

当在文本单元格格式中，数字作为文本处理的情况下，填充时将按等差序列进行。

3文本中含有数字

无论用何种方法填充，字符部分不变，数字按等差序列、步长为1（从初始单元格开始向右或向下填充步长为正1，从初始单元格开始向左或向上填充步长为负1）变化。

如果文本中仅含有一个数字，数字按等差序列变化与数字所处的位置无关；当文本中有两个或两个以上数字时，只有最后面的数字才能按等差序列变化，其余数字不发生变化。

例如，初始单元格的文本为“第4页”，从初始单元格开始向右或向下填充结果为“第5项”、“第6项”……；从初始单元格开始向左或向上填充结果为“第3项”、“第2项”……再如初始单元格的文本为“（3）2班第4名”，向下填充时它的变化依次为“（3）2班第5名、（3）2班第6名……”

（11）、语音字段的使用技巧

在日常的工作表中，常会遇到一些生僻的字（如“邗”），影响了对表中内容的理解。

Excel97为我们很好地解决了该问题，它增加了“语音字段”这一功能，你可以为这些生僻的字加上拼音注释。

1插入语音字段你可以选择“插入”中“语音字段”命令来为“邗”字加语音字段，具体操作为：

（1）选中“邗”字所在的单元格，双击该单元格，进入编辑状态；

（2）将光标定位在“邗”字之前，选择“插入”中“语音字段”命令，“邗”字变为绿色，在该字上方出现一个小框，在框中输入字的拼音：

han2，其中2代表阳平；（3）按两次回车键，以确认拼音的输入。

2显示/隐藏语音字段添加拼音后，拼音并不显示。

采用以下方法可显示拼音：

（1）选择欲显示拼音的单元格；

（2）选择“格式”菜单中的“语音信息”，按下“显示语音字段”，左侧的图标处于凹下状态即可。

重复以上步骤就可隐藏语音字段。

3编辑语音字段你可以按插入语音字段的操作方式进入编辑。

选择欲更改拼音的单元格，再按下“插入”菜单的“语音字段”，然后更改拼音，按两次回车键确认更改。

若语音字段所在单元格正处于编辑状态，你可以用Alt＋Shift＋上箭头或下箭头组合键在拼音和单元格中移动光标。

4改变语音信息的字体

（1）选择欲更改语音字体的单元格；

（2）选择“格式\语音信息\定义”命令；（3）在字体列表框中选择要更改的字体，在“大小”的列表框中选择字体大小。

另外，你还可以按下“字体设置…”按钮来改变拼音样式、颜色及添加字符的特殊效果等。

〔12〕、ActiveX控件在Excel中的运用

Excel97在工作表或图表上可使用ActiveX控件，根据我使用的体会，在工作上处理控件时，必须注意和了解如下事项：

（一）用Excel5.0/95工作簿文件格式保存Excel97工作簿时，将选择ActiveX控件信息。

当用户通过双击鼠标来编辑内嵌在其它应用程序文档中的Excel97工作簿时，该工作簿上的控件将不会正常工作。

如果用户是通过用右键单击工作簿，然后选中快捷菜单上的“打开”命令来编辑工作簿的话，工作簿上的控件就能正常工作了。

（二）当ActiveX控件处于激活状态时，将禁用某些MicrosoftExcelVisualBasic方法和属性。

例如，当某一控件激活时，就不能使用Sort方法，故下述按钮单击事件处理过程中的代码将失败（因为用户单击按钮后，该按钮就处于激活状态）。

PrivateSubCommandButton1Click

Range（〃a1:

a10〃）SortKey1:

=Range（〃a1〃）

EndSub

解决办法是通过选激活工作表上其它元素的方法来绕过这种问题。

例如，可用下列代码对单元格区域排序：

PrivateSubCommandButton1Click

Range（〃a1〃）Activate

Range（〃a1:

a10〃）SortKey1:

=Range（〃a1〃）

CommandButton1Activate

EndSub

（三）在MicrosoftExcel中，用OLEObjects集合中的OLEObject对象代表ActiveX控件。

如果要用编程的方式向工作表添加ActiveX控件，可用OLEObjects集合的Add方法。

例如向第一张工作表添加命令按钮。

Worksheets

（1）OLEObjectsAdd〃FormsCommandButton1〃，_

Left:

=10,Top:

=10,Height:

=20,Width:

=100

因为ActiveX控件也可用OLEObjects集合中的OLEObject对象代表，所以也可用该集合中的对象来设置控件的属性。

例如要设置控件“CommandBotton1”的“左边位置”属性。

Worksheets

（1）OLEObjects（〃CommandButton1〃）Left=10

那些不属于OLEObject对象属性的控件属性，可通过由Object属性返回的实际控件对象来设置。

例如要设置控件“CommandButton1”的标题。

Worksheets

（1）OLEObjects（〃CommandButton1〃）

ObjectCaption=〃runme〃

因为所有的OLE对象也是Shapes集合的成员，所以也可用该集合设置若干控件的属性。

例如要对齐第一张工作表上所有控件的左边框。

ForEachsInWorksheets

（1）Shapes

IfsType=msoOLEControlObjectThensLeft=10

Next

请注意，当在控件所在工作表的类模块之外使用控件的名称时，必须用工作表的名称限定该控件的名称。

在工作表上ActiveX控件的事件处理过程中，Me关键字所指向的是工作表，而非控件。

〔13〕、巧解线性方程组

线性方程组在工程技术、经济等领域有着广泛的应用。

许多实际问题可以归结为一个线性方程组的解，因此线性方程组的解法已成为广大工程技术人员、经济工作者必须掌握的知识。

在线性代数领域，Excel可以通过插入函数来直接求行列式的值，逆矩阵和矩阵的乘积。

但Excel并没有直接求解线性方程组的功能，本人发现Excel的规划求解可用来解线性方程组，现把这种方法介绍给大家。

例如要解线性方程组

x1+x2+2x3+3x4=1

3x1-x2-x3-2x4=-4

2x1+3x2-x3-x4=-6

x1+2x2+3x3-x4=-4

可按如下的步骤来解这个方程组：

1.打开Excel。

2.由于在本方程组中未知数有4个，所以预留4个可变单元格的位置A1—A4。

3.将活动单元格移至B1处，从键盘键入：

=A1＋A2＋2＊A3＋3＊A4：

然后回车（此时B1显示0）。

即在B1处输入方程组中第一个方程等号左边的表达式。

4.在B2处从键盘键入：

=3＊A1－A2－A3－2＊A4；然后回车（此时B2显示0）。

即在B2处输入方程组中第二个方程等号左边的表达式。

5.在B3处从键盘键入：

=2＊A1＋3＊A2－A3－A4；然后回车（此时B3显示0）。

即在B3处输入方程组中第三个方程等号左边的表达式。

6.在B4处从键盘键入：

=A1＋2＊A2＋3＊A3－A4；然后回车（此时B4显示0）。

即在B4处输入方程组中第四个方程等号左边的表达式。

7.点击工具规划求解，出现规划求解参数对话框。

8.对话框中第一栏为：

设置目标单元格，在相应的框中填入$B$1。

9.对话框中第二栏为：

等于；后有三个选项，依次为最大值，最小值，值为。

根据题意B1表示方程组中第一个方程等号左边的表达式，它的值应为1，因此点击值为前的圆圈，输入1。

10.对话框中第三栏为：

可变单元格；我们预留的可变单元格为A1—A4，所以在可变单元格框内键入A1：

A4。

11.对话框中最后一栏为：

约束；首先点击添加按钮，屏幕出现添加约束对话框。

12.在添加约束对话框的单元格引用位置键入：

B2；在中间的下拉式菜单中选取=；在约束值处键入：

－4；然后按添加按钮，屏幕出现空白的添加约束对话框。

13.在添加约束对话框的单元格引用位置键入：

B3；在中间的下拉式菜单中选取=；在约束值处键入：

－6；然后按添加按钮，屏幕出现空白的添加约束对话框。

14.在添加约束对话框的单元格引用位置键入：

B4；在中间的下拉式菜单中选取=；在约束值处键入：

－4；然后按确定键，返回规划求解参数对话框。

特别注意在最后一个约束条件键入后，按确定键（而不是像前面一样按添加键）。

15.按求解键，出现求解结果对话框。

此时在A1－A4的位置依次为：

－1，－1，0，1；这就是说，原方程组的解为：

X1=－1,X2=－1,X3=0,X4=1。

这样我们就求出了方程组的解。

〔14〕、如何避免Excel中的错误信息

在Excel中输入或编辑公式后，有可能不能正确计算出结果，Excel将显示一个错误信息，引起错误的原因并不都是由公式本身有错误产生的。

下面我们将介绍五种在Excel中常出现的错误信息，以及如何纠正这些错误。

错误信息1—＃＃＃＃

输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，在单元格中显示不下时，将在单元格中显示＃＃＃＃。

可以通过调整列标之间的边界来修改列的宽度。

如果对日期和时间做减法，请确认格式是否正确。

Excel中的日期和时间必须为正值。

如果日期或时间产生了负值，将在整个单元格中显示＃＃＃＃。

如果仍要显示这个数值，请单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定一个不是日期或时间的格式。

错误信息2—＃DIV/0!

输入的公式中包含明显的除数0，例如－120/0，则会产生错误信息DIV/0!

。

或在公式中除数使用了空单元格（当运算对象是空白单元格，Excel将此空值解释为零值）或包含零值单元格的单元格引用。

解决办法是修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

错误信息3—＃VALUE!

当使用不正确的参数或运算符时，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!

。

在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。

这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。

例如，单元格B3中有一个数字，而单元格B4包含文本，则公式=B3＋B4将返回错误信息＃VALUE!

。

错误信息4—＃NAME?

在公式中使用了Excel所不能识别的文本时将产生错误信息＃NAME?

。

可以从以下几方面进行检查纠正错误：

（1）如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在。

在“插入”菜单中指向“名称”，再单击“定义”命令，如果所需名称没有被列出，请使用“定义”命令添加相应的名称。

（2）如果是名称，函数名拼写错误应修改拼写错误。

（3）确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：

）。

例如：

SUM（A1：

C10）。

注意将公式中的文本括在双引号中。

错误信息5—＃NUM!

当公式或函数中使用了不正确的数字时将产生错误信息＃NUM!

。

要解决问题首先要确认函数中使用的参数类型正确。

还有一种可能是由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示，如果是这种情况就要修改公式，使其结果在－1×10307和1×10307之间。

（15）、给你的Excel加个计算器

Excel是目前最流行的电子表格软件，功能极为强大。

按理说，Excel具有如此强大的计算功能，我们似乎不再需要什么计算器来帮忙了。

不过一些刚入门不久的新用户因为对Excel还不太熟悉，需经常借用一下Windows自带的计算器程序，而老用户在进行有关函数运算时使用计算器也似乎更方便一些。

但很多用户都是通过Windows的“开始”菜单来查找和启动计算器，非常麻烦。

其实，Excel自己也带了一个计算器，我们直接调用它的计算器要方便得多。

缺省情况下，用户并不能直接使用Excel的计算器，为达到目的，我们必须采用如下方法将它添加到快捷工具栏上：

1．执行Excel“工具”菜单的“自定义”命令，系统弹出“自定义”对话框；

2．在“自定义”对话框中选择“命令”标签；

3．从“类别”列表框中选择“工具”选项；从“命令”列表框中选择一个计算器样式的“自定义”命令（注意，该列表框中有几个不同的“自定义”命令按钮，我们应选择那个在“说明”按钮中显示为“计算器”的按钮）；

4．用鼠标将该命令拖到Excel快捷工具栏的合适位置；

5．此时Excel的快捷工具栏上就会出现一个计算器样式的“自定义”命令按钮，用鼠标右击该按钮，打开鼠标右键菜单；

6．执行快捷菜单中的“命名”命令，将其改名为“计算器”；

7．你也可以采用类似方法为Excel的菜单栏也添加一个“计算器”命令菜单；

8．单击“关闭”按钮，关闭“自定义”对话框。

这样，Excel的快捷工具栏上就会出现一个名为“计算器”的命令按钮，我们只需单击该按钮即可调用系统的“计算器”程序，进行不同进制、不同单位的四则、函数等运算，从而简化了在使用Excel时调用计算器的步骤。