招采部部门职责和工作流程图.docx
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招采部部门职责和工作流程图
招采部部门职责及工作流程
一、总则
1.1目的和意义
(1)为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置.特制定本工作职责及流程。
(2)通过本流程明确采购部的内部职责和范围.以求提高工作效率。
1.2适用范围
(1)本流程适用的项目管理阶段是:
从“获得土地使用权益”起.到“工程竣工决算完成”止.项目的全过程管理。
(2)管理范围:
公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标(工程监理、工程检测、工程咨询等)、工程物资(材料、设备、设施)的采购、工程造价管理与成本控制。
1.3工作内容
1.3.1计划管理工作
按照需求部门要求.编制招标采购实施计划.并纳入“项目总控进度计划”范畴。
1.3.2招标、采购及合同管理工作
(1)组织进行资格审查.负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研.建立、完善和维护资料信息库;
(2)主持编制招标文件;
(3)统一发布招标信息和招标文件发放;
(4)主持答疑会议、组织现场踏勘;
(5)组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程(供应能力)等进行考察.依据项目公司提出招标要求.推荐选择入围投标单位;
(6)组织和参与评标、评审和合同谈判;
(7)组织商签合同;
(8)编制合同台帐.建立采购部招标采购档案。
1.3.3工程造价管理及成本控制工作
(1)负责工程方案的造价对比分析;
(2)负责设计变更、签证的造价管理;
(3)负责工程项目的预算、结算工作;
(4)编制付款台帐.并定期与财务核对。
二、工作职责
2.1招标、采购及合同管理
(1)按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求.主持编制招标文件.组织招标、评标、定标工作;
(2)发布招标信息和招标文件的发放;
(3)主持发标、答疑会议.审核投标单位资质;
(4)组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程(供应能力)等进行考察.依据需求部门提出招标要求.推荐选择入围投标单位报总经理批准;
(5)组织和参与评标、评审;
(6)组织签署《评标报告审批表》报总经理批准.以最终确定中标人;
(7)组织和参与合同谈判.进行合同分析和合同交底;
(8)组织和参与样板封存;
(9)组织商签合同和发中标通知书;
(10)负责收集归档有效招标资料;
(11)负责编制合同台帐;
(12)组织收取和退回投标保证金;
(13)在通用合同范本的基础上规范工程合同条款;
(14)参与工程“甲供”物资的到货验收工作。
2.2工程造价管理
(1)项目成本测算.制定目标成本;
(2)工程标底的编制与审核.编制施工图预算.进行工程进度的支付审核.工程变更及签证.工程结算的造价管理;
(3)参与施工现场的实测实量工作;
(4)审核工程竣工结算;
(5)建立工程造价档案.进行工程造价分析;
(6)编制工程款支付台帐.并定期与财务核对。
三、组织机构
招采部组织机构图
四、工作方法和程序
4.1工程招标及合同管理
4.1.1工程招标工作
严格按照公司《招标管理规定》(试行)执行:
(1)根据需求部门的需求计划.编制招标采购工作计划。
(2)组建招标小组。
(3)编制招标文件.组织招标文件在招标小组中进行会签。
(4)组织和参与资格审查.推荐符合要求的投标人报总经理批准。
(5)发放招标文件.并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证金。
(6)组织和参与开标、评标及定标。
(7)组织和参与样板封存。
(8)组织和参与商签合同和发中标通知书。
(9)进行资料归档。
(10)招标过程中涉及的表格包括:
招标文件审批表
投标人资格预审情况汇总表
考察报告及考察情况会签表
评标报告审批表(中标候选单位推荐表)
中标通知书
合同审批表
(11)需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认(超过以下时间未进行书面确认.应视为默认.相关资料文件自行生效):
资格审查文件:
收到后48小时内;
招标文件:
收到后48小时内;
招标答疑会会议纪要:
收到后24小时内;
对投标人考察报告:
收到后24小时内;
招标文件的补充通知:
收到后24小时内。
(12)由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”.而影响了工程实施.责任由需求部门自行承担。
4.1.2合同管理工作
(1)合同谈判
①负责起草合同.组织招标小组成员参加合同谈判。
②负责招标文件实质性条款和投标人承诺在合同签订中的落实情况。
③对合同谈判过程、内容进行详细记录.并作为合同交底的依据。
(2)合同签订
采购部根据总经理批准签字.办理公司内部手续.合同正式签订。
(3)合同管理
①签订后的正式合同原件(一式贰份).由采购部交管理部及财务部保存。
②合同复印件业务部门存档留用。
4.2材料、设备采购管理
4.2.1材料、设备招标采购管理
(1)组织确定招标备选供应商的范围。
(2)编制招标文件.会签通过后发出招标文件。
(3)组织和参与开标、评标及定标。
(4)组织合同授予.确定供应商并签订合同的同时.对供应商提供的产品样品进行封样备查。
封样两份.封样时要由合同双方签字并注明合同编号.产品编号。
(5)对于不便于封样的产品如设备等.采取由供应商提供详细技术参数表、图纸、彩页、照片等备查。
(6)招采部参与材料设备进场的验收工作。
4.2.2材料、设备认价管理
(1)材料、设备认价工作由采购部组织实施。
(2)需要认价的材料、设备由需求部门提出认价申请.报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入认价程序。
认价申请中包含:
材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求及主体承包方推荐的合格供应商详细联系方式。
(3)招采部负责进行材料、设备供应商(含主体承包单位推荐的供应商)的初选工作;对工程关键部位、关键工序的材料、设备认价时.采购部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定;如需要考察.由采购部组织工程部、设计部、管理部共同参与.进行实地考察。
(4)原则上材料、设备的认价需要货比三家.需要提供三家以上供货信息资料。
原则上材料、设备的价格满足两家以上供应商可以采购到。
(5)招采部接到认价申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中规定的时间内认价完毕。
(6)招采部参与材料设备进场的验收工作。
(7)材料、设备认价工作的成果以工作联系单的形式统一呈现.统一参照后附页格式.统一编号、统一管理.需要签批的部门分别为:
主体承包方、招采部、设计部及工程部。
4.2.3材料、设备询价采购管理
(1)材料、设备询价采购工作由招采部组织实施。
(2)工程需要询价采购的材料、设备由需求部门提出询价采购申请.报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入询价采购程序。
询价采购申请中包含:
材料设备的规格型号、数量、技术要求、时间要求。
(3)招采部负责进行材料、设备供应商(含主体承包单位推荐的供应商)的初选工作;对工程关键部位、关键工序的材料、设备询价采购时.招采部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定;如需要考察.由招采部组织工程部、设计部共同参与.进行实地考察。
(4)原则上材料设备的询价采购需要货比三家。
(5)招采部接到询价采购申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中规定的时间内签订采购合同.确保材料、设备及时进场.保证工程进度需要。
(6)招采部参与材料设备进场的验收工作。
4.3工程造价管理
4.3.1工程标底审核
(1)工程标底的编制
工程标底的编制方式公司根据工程情况、招标要求和招标文件确定等.工程标底预算的编制的组织与实施由招采部完成。
(2)工程标底的审核
招采部负责工程标底预算的审核。
招采部根据招标进度.安排工程标底预算的编制。
在正式招标前根据工程规模、安排预算工程师及相关人员对标底进行分析审核.严格做好保密工作。
(3)工程标底成果归档
招采部对工程标底的成果文件进行整理存档保管;对借阅实行严格的登记制度.避免成果文件丢失。
4.3.2工程进度款的支付审核
(1)对工程进度款申请资料审核
①工程进度款申请资料必须有自审合格.经监理单位、甲方工程部签字(并盖章)完备的支付证书。
②所有工程进度款申请资料必须附有相应的预算书支持.预算书要有详细的编制说明、计算底稿(图形算量、手算底稿等).否则视为申请付款手续不全不予审核。
③工程进度款申请资料须附有合同复印件(加盖红章)。
④变更签证工程进度款申请资料须附有变更签证原件(或复印件加盖红章)。
⑤工程进度款申请资料须附有水电费及甲供材料清单.附当期进度款扣除说明。
⑥工程形象进度说明(三方认可)。
(2)合格工程量、工程进度款数量的审核:
①严格按照合同约定的工程款支付方式进行合格工程量审核。
②根据合同约定、工程实际进度、进行造价审核.并报上级领导最终审核。
③根据合同约定的工程款支付方式对变更工程进行工程量、变更工程费用审核。
4.3.3工程变更工程量、工程费用审核
(1)对工程变更资料审核及工程现场核对:
①工程变更、签证资料必须有自审合格.经监理单位、甲方签字(并盖章)完备的变更单。
②工程变更、签证单描述需清晰.变更部位(轴线、尺寸)准确.否则不予核算。
③有较大工程变更.需求部门应报计划到招采部.由招采部对工程变更进行造价分析对比.对变更方案提出意见建议。
④较大隐蔽工程变更.招采部工作人员到现场实收。
⑤承包人、其他部门应给招采部工作人员现场核对、核实、测量提供便利。
⑥所有工程变更、签证资料必须附有相应的预算书.预算书要有详细的编制说明、计算底稿(图形算量、手算底稿等)。
⑦工程变更、签证导致相关工程量减少的需附有说明.否则增加工程量不予核对。
(2)合格变更、签证单工程量、工程费用的审核:
①严格按照《河南省建设工程工程量清单综合单价》(2008)及《河南省建设工程工程量清单综合单价综合解释》(2008)工程量计算规则进行审核。
②根据合同约定、工程实际进度、进行审核.并报上级领导最终审核。
4.3.4竣工结算审核
(1)工程竣工验收合格.公司取得竣工验收备案表、《工程保修书》、《工程使用说明书》和完整的竣工资料后开始进入竣工结算程序。
(2)工程竣工结算开始前.招采部要针对工程合同执行情况、施工过程情况编制结算计划。
结算计划要明确结算范围、结算时间进度、合同不明确内容、变更签证月结汇总、施工单位提供结算的时间、提供完整资料的时间、特殊问题的处理。
(3)结算前收集完整的结算资料、结算编制依据包括以下资料原件:
工程施工合同
工程施工补充协议
招标文件
投标文件
图纸会审纪要
工程技术核定单
工程变更单
工程签证单
工作联系单
工程会议纪要
施工组织设计
施工方案
发包方供应材料情况一览表(包括:
名称、规格、数量<含项目部数量和汇总数量>、单价、合价)
发包方定厂定价材料、设备一览表(包括:
名称、规格、数量、单价、合价)
4.3.5造价管理流程
工程标底审核流程图
工程进度款支付审核流程图
施工单位自审合格
签证审核流程图
施工单位自审合格
变更审核流程图
需求部门出具变更审批单
竣工结算审核流程图
4.4考察工作
考察包括市场的广泛考察和对供方的针对性考察.对市场的广泛考察属于招采部内部工作。
对供方的针对性考察要求如下:
(1)对供方的针对性考察工作主要指.对投标人情况的考察.对材料、设备和设施供应商或经销商的考察。
(2)此类考察由招采部组织.招标小组人员(需求部门、管理部门、招采部门)及专业工程师参加。
(3)考察人员应对被考察单位的情况独立写出评价意见.招采部汇总后以定性或定量方式出具总体评价结果并会签。
五、工程招标采购需要时间表
为了保证招标采购工作的工作质量.使招标采购工作有条不紊地开展.确保招标采购工作的科学、公正、公平.各方面工作准确到位。
工程、物资采购、技术服务等工作必须有足够的招标工作时间(包括准备时间、招标时间、合同谈判时间、签约时间等)。
因此.需求部门提出的招标采购工作计划应在下列工作时间前提出:
序号
类别
工作时间(天)
备注
一
工程类招标
1.“工作时间”是从明确招标要求和明确采购要求之日起.不含需求部门只提出采购意向但需要采购部配合调查、询价或提供相应样品、参数等才能完善明确招标或采购要求而所需的时间。
2.招标要求和采购要求如产生实质性变化(如招标范围、招标方式、结构形式、品种、规格等变化).“工作时间”应自实质性变化明确后重新计算。
1
多层建筑
40
2
高层建筑
50
3
装饰装修工程
50
4
地质勘探工程
20
5
桩基工程
30
6
基坑支护工程
30
7
场区内道路及污水工程
30
8
供配电工程
30
9
路灯工程
30
10
智能化工程
30
11
消防工程
30
12
空调工程
30
13
配套工程
20
14
景观工程
40
二
工程物质类
1
大型设备
90
2
材料
40
3
半成品、成品
50
4
门窗
60
三
服务类
25
六、常用工作表格
招标文件审批表
项目名称
编号
项目类别
□工程施工□材料设备□工程服务
□营销策划□其它
采购方式
□招标□商签
主要内容
小组意见
成员签名:
保留意见:
总经理
批准
备注及附件
资格审查表(通用格式)
项目名称
投标人
企业性质
法人代表
控股单位
企业性质
法人代表
投标人地址
联系人
联系电话
资质状况
实地考查记录
基本状况(人员、占地、
厂房等)
财务状况
研发和技术
工艺、设备和产能
产品性能和质量
产品市场状况
产品服务状况
评价和结论
审查人员签名:
资格审查表(工程单位)
项目名称
投标人
企业性质
法定代表人
控股单位
企业性质
法定代表人
投标人地址
联系人
联系电话
资质状况
营业执照
资质证书
其他
实地考查记录
基本状况(人员、办公场地等)
财务状况
设备状况
近年来主要工程状况
目前在建工程状况
本项目拟定负责人和技术人员状况
资格审查
评价和结论
审查人员签名:
招标/商签预审入围审批表
项目名称
编号
项目类别
□工程施工□材料设备□工程服务
□营销策划□其它
采购方式
□招标□商签
入围单位名单
小组意见
成员签名:
保留意见:
总经理
批准
备注及附件
定标审批表
项目名称
编号
项目类别
□营销策划□规划设计□工程建设
□工程采购□其它
采购方式
□招标□商签
评审情况综述
综合评分排序
评审拟定结果
中标人/商签供应商:
中标候选人/商签备选供应商:
小组意见
成员签名:
保留意见:
批准
(总经理)
备注及附件
中标通知书
:
非常感谢贵公司对我公司项目的投标。
经过招标小组评标.贵公司获得了该项目的中标权.中标总价为.工期为:
。
请贵公司速到我公司商谈合同有关事宜。
谢谢合作!
招标人:
年月日
合同审批表
合同名称
合同编号
合同类别
□ 招标□商签□非招标
申报部门
经办人
申报时间
签约单位
甲方
乙方
主要技术条款
主要商务条款
经办部门
负责人:
职能审核
(成本)
负责人:
职能审核
(法务)
负责人:
审定
(经办部门
分管领导)
批准
(总经理)
备注及附件
工程合同付款审批表
合同名称
编号
收款单位
付款依据
工程
完成状况
标段主管:
工程部负责人:
乙方申请金额
元(大写):
监理审核金额
元(大写):
采购部
审定金额
审定金额:
元(大写):
预算人员:
部门负责人:
工程部意见
应扣款项:
1、水费:
2、电费:
3、罚款:
4、其他:
应扣款项合计:
本次应支付金额:
本次付款后累计已付款:
标段主管:
部门负责人:
管理部意见
付款审核:
部门负责人:
运控副总
总经理
工程变更审批单
工程名称:
变更单编号:
所属项目名称:
变更提出单位:
施工单位:
费用承担单位:
变更原因:
变
更
申
请
申请部门经办人(工程部或设计部):
申请部门负责人(工程部或设计部):
预
算
审
核
采购部专业工程师:
采购部负责人:
审定
批准
工程结算审批单
工程名称:
指令编号
/变更单编号:
施工单位:
费用承担单位:
施工时间:
自年月日至年月日.共计日
工程
总造价
具体见附件:
工程结算单
已付款
第1次付款:
元
付款编号:
第2次付款:
元
付款编号:
第3次付款:
元
付款编号:
工程部
审核
标段工程师:
部门负责人:
时间:
采购部
审核
造价工程师:
部门负责人:
时间:
审定
批准
招采部
年月日
(学习的目的是增长知识,提高能力,相信一分耕耘一分收获,努力就一定可以获得应有的回报)
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