OA项目需求调研报告.docx
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OA项目需求调研报告.docx
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OA项目需求调研报告
xxxxx销售有限公司
OA办公系统
需求调研报告
版本<>
1引言
1.1项目背景
1.2编写依据
本需求调研报告依据该项目现场调研的结果编写完成。
1.3编写目的
本报告的编写是为了对用户的需求及相关数据进行收集,明确客户的需求及相关数据。
根据用户的需求确定本系统的功能范围。
本需求主要为系统建设提供依据。
1.4预期读者
管理成员:
项目经理、项目实施顾问;
客户成员:
高层领导、项目组。
1.5版本记录
修订历史记录
版本
日期
AMD
修订者
说明
2015-06-09
A
宗秋良、赵杰
起草需求调研报告
(A-添加,M-修改,D-删除)
2项目概述
2.1企业现状(信息化)
XXX公司2015年组织架构图
1.目前管理基本采用当面安排,电话安排,和定期会议方式;
2.各部门业务用人工传递的审批方式进行日常工作。
3.办公现状
日常沟通:
日常工作中,主要使用电子邮件、会议、口头传达、手工、电话、QQ等方式;
业务审批:
以纸质人工送领导审批的方式;
知识管理:
纸质文件存档在档案柜,电子文件存储在部门各自电脑中,缺少知识共享;
4.文档管理现状
处于纸质文档管理阶段,未实现集中、共享的知识管理体系;
没有知识沉淀,人员调离后的资料损失严重;
2.2项目建设目标
通过搭建FE业务协作平台,建立以计算机为手段的综合管理信息系统,遵循流程自定的模式,以实现公司日常办公、沟通、协作资源共享、高效的事务处理机制,提升管理水平,规范管理过程,提高效率,支持跨地域、跨部门进行协同工作。
3业务需求分析(满足多种条件下的业务需求实现)
流程中心
内部申请单:
包扩郑州运营中心流程、乡镇经营部流程、公司各职能部门流程,以及经销商申请流程。
如下图:
内部申请单
FYNB2015号
申请部门
申请人
申请日期
转送部门
申请事项说明
部门经理
文员
业务管理部经理
销售总监
总经理
内部申请单(FYNB2015号)郑州运营中心流程:
发起人-部门经理-百得文员-业务管理部经理-百得文员分发
或发起人-部门经理-百得文员-业务管理部经理-销售总监-百得文员分发
内部申请单(FYNB2015号)乡镇经营部流程:
发起人-乡镇文员-业务管理部经理-乡镇文员分发
(或)发起人-乡镇文员-业务管理部经理-销售总监-乡镇文员分发
内部申请单(FYNB2015号)公司各职能部门流程:
发起人——部门经理——销售总监——总经理
发起人——部门经理——销售总监
经销商申请单
FYJXS2015号
申请部门
申请人
申请日期
转送部门
申请事项说明
区域经理
区域文员
业务管理部经理
销售总监
总经理
经销商申请表:
(FYJXS2015号)经销商流程:
发起人-区域经理-区域文员-业务管理部经理-销售总监-总经理-区域文员分发
发起人-区域经理-区域文员-业务管理部经理-销售总监-区域文员分发
授信审批流程:
对经销商授信审批流程。
如图:
授信表
申请人
所属区域
申请时间
申请额度
申请期限
利率
授信承诺
提醒
区域经理
区域文员
财务经理
销售总监
总经理
授信:
发起人-区域经理-区域文员-财务经理-销售总监-总经理-区域文员分发
财务审批流程:
包括拟办事项申请单、业务招待申请单。
如图:
拟办事项申请单
部门
流水号
申请人
拟发生日
补办与否
事项性质
借款与否
预算原因
事项类别
预估费用
大写
附件
申请事项说明
部门经理
销售总监
总经理
出纳
财务部——拟办事项申请单:
发起人—部门经理—销售总监—总经理—出纳
发起人—部门经理—销售总监—出纳
业务招待申请单
申请人
流水号
拟发生日
部门
补办与否
招待人数
借款与否
陪同人数
预估费用
招待标准
附件
招待对象及名单
陪同人员名单
部门经理
销售总监
总经理
出纳
财务部——业务招待申请单:
发起人—部门经理—销售总监—总经理—出纳
发起人—部门经理—销售总监—出纳
服务中心审批流程:
包括配件要货计划、退换货报告。
两种业务通过协同方式实现。
订单管理部:
业务流程包括要货计划。
如图:
要货计划表
客户名称
联系电话
申请人
订货时间
订货类别
提货时间
订货型号
单位
气源
数量
订单员
订单管理部门经理
总经理秘书
订单管理部——(18号前提交次月月度计划)要货计划:
(经销商)发起人-订单员-订单管理部门经理-总经理秘书
行政人事部:
包括外出单、请假单、出差申请单、调休单。
如下图:
请假单申请表
部门
人员
入职日期
申请日期
假别
请假开始日期
请假结束日期
天数
累计请假天数
部门经理
行政人事部经理
人事专员
销售总监
行政人事部——请假单:
(3天以上)发起人-部门经理-销售总监—行政人事部经理-人事专员
(3天以内)发起人-部门经理—行政人事部经理-人事专员
外出申请单
申请人
申请部门
前往地点
外出时间
预计返回时间
外出事由
部门经理
行政人事部经理
人事专员
行政人事部——外出单:
发起人-部门经理—行政人事部经理-人事专员
出差申请单包括以下三种流程:
出差申请单
职务分类
流水号
申请人
部门
出差开始日期
出差结束日期
出差地点
预算内
补办与否
预估费用
借款与否
附件
新建/删除
城际交通费
住宿费
其他
合计
事由
部门经理
业务管理部经理
行政人事部经理
人事专员
销售总监
行政人事部:
出差申请单:
(部门经理及以上职务)发起人-销售总监—行政人事部经理-人事专员
行政人事部——出差申请单:
(业务部门及市场部)发起人-部门经理-业务管理员—行政人事部经理-人事专员
行政人事部——出差申请单:
(公司职员)发起人-部门经理—行政人事部经理-人事专员
人员调休单
调休人姓名
工号
部门
调休前应休息日期
调休后实际休息开始日期
调休后实际休息结束日期
调休事由
部门经理
销售总监
行政人事部经理
人事专员
行政人事部——调休单:
(公司职员)发起人-部门经理—行政人事部经理-人事专员
(部门经理及以上)部门经理-销售总监—行政人事部经理-人事专员
行政办公:
协同管理:
实现点对点、一对多的工作协同;支持协同事项中进行关联、痕迹保留;能上传各自部门内的协同模板供大家应用。
会议管理:
实现了会议的智能化管理。
用户可查看各个会议室的当前使用情况,避免使用冲突;各角色能自主发起部门及会议,并通知相关参会人员,参会人员能进行参会反馈;会议室管理员、会议管理员能对会议室、公司层面会议类型进行原始数据的登记,并对预定的情况进行会议报表统计,以便管理查询;
车辆管理:
提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理,包括对车辆的基本信息、使用记录进行各种管理操作;结合工作流提供车辆申请功能;实现车辆预警等功能,
网络通讯
此系列模块功能提供一系列通讯模块,包括电子邮件和即时通讯,为协同办公提供方便:
电子邮件:
融合个人的邮箱,实现通过oa自动登陆;.
即时通讯:
实现点对点、部门内部、公司内部间的在线沟通交流;
通讯录:
根据系统人员情况,自动生成公司通讯录;个人可以对通讯录进行导出和条件查询。
个人办公:
此系列模块主要起辅助工作的作用,是全体员工工作的好助手。
个人设置:
设置个人信息;查看设置用户个人密码;修改用户的姓名、联系方式等基本信息。
待办事宜:
待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。
包括系统大部分模块,如邮件、消息、日程安排、办文、阅文等;用户登录系统后,各类待办事宜分类列出,点击相应链接即可进入相应页面办理,起到引导用户完成工作的作用。
日程安排:
方便个人安排每天日程,将个人计划自动添加到日程中;
消息提醒:
设置消息提醒功能每当用户登陆系统时弹出提示窗口。
公共信息
公共信息用于实现公司各部门之间内部信息发布、交流和共享。
系统要支持不同风格的信息栏目的设置,可实现各类信息的编录、审核和发布,信息发布格式可自定义,各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布。
通知公告:
是单位内部的公告栏,以方便内部人员及时了解相关公告。
登记了新公告栏后,即可发布到首页的最新消息里。
工作动态:
每个部门都可以发布本部门的工作动态,以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。
首页的工作动态是各部门工作动态的集合。
调查问卷:
实现基于web的某一主题的观点开展意见征求。
可以指定参与的部门或人员,也可以不指定。
内部论坛:
可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,授权用户(通常为部门负责人)可在各版面提出话题发起讨论,并可进行咨询、解答和收集意见等活动。
以期实现对公司重大发展,重要决策,重点政策的民主讨论。
知识管理
实现信息共享功能,实现过往及新生成电子文档(通知、公告、文件等)、内部刊物、规章制度及标准、规范的共享,方便存取、汇集、管理和查询。
资讯来源可以是办结公文、收集整理的外部来文、法律法规,或者由个人收藏资料里共享出来的资料等。
由于政务信息来源于不同部门,因此,要能支持自定义不同的分类栏目,并指定不同栏目管理员和管理部门,由栏目管理员收集、管理和发布各类资讯。
具体栏目可以定义显示在部门文件夹或公司文件夹中。
信息检索:
提供整个系统所有公文和信息的关键字、发布时间等检索或全文检索引擎。
领导日程
实时安排领导和自己的工作日程,根据权限查看他人的日程安排。
并能设定提示时间;领导日程自动添加到相关领导个人日程中;需支持短信提醒。
移动办公
信息浏览:
对业务、公文、新闻、通知公告的信息展现。
参照协同办公平台可以查看信息的详细内容。
业务查询:
能够通过查询各类审批事项的基本信息。
包括业务的基本信息、办理日志信息和附件列表。
会议管理:
查看会议通知信息。
公文查询:
通过查询各类收文、发文的信息。
包括公文的基本信息、办理日志信息和正文。
业务签批:
能够在手机上签批待办业务,并与协同办公平台保持同步。
签批可以实现流程的提交、回退、完成、结束操作。
签批时可以查看历史审批意见、填写并保存审批意见。
支持使用常用审批语。
公文签批:
在手机上签批待办公文,并与协同办公平台保持同步。
签批可以实现流程的提交、回退、完成、结束操作。
签批时可以查看历史审批意见、填写并保存审批意见。
支持使用常用审批语。
日程查看:
个人日程安排查询
系统管理:
用户管理:
包含下列功能显示用户列表,查看用户信息;添加删除用户,修改用户信息;检索用户资料信息;修改设定各用户在各模块的权限;查看所有在线用户的情况。
部门设定:
设定单位树状组织结构,部门名称等;
角色管理:
设定角色名称,支持一人多职功能;
权限设置:
用于设置各操作员使用系统的权限,为了方便设置,一般的应用系统都是可以将操作人员分组的,将通用的权限赋予整个组,个别的权限单独赋予个人,这样可以大大减少权限管理的工作量。
数据备份:
用于备份系统数据库。
数据恢复:
用于恢复系统数据库。
日志管理:
用于维护系统的使用日志。
一个好的应用系统会对任何操作员进行的所有操作进行日志记录,“日志管理”可以查询、导出和删除历史的日志。
4、需求确认
【签字页】
甲方:
XXXXXX有限公司乙方:
项目经理:
项目经理:
签字日期:
签字日期:
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- OA 项目 需求 调研 报告