25合同管理制度.docx
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25合同管理制度
25、合同管理制度
1.总则
1.1为了维护公司(以下简称“公司”)的合法权益,防范和控制经营风险,
提高经济效益,实现公司合同管理的规范化、专业化和法制化,保障经营活动的
顺利进行,根据国家法律、法规,结合公司实际情况,特制定本制度。
1.2本制度所称的合同:
是指公司为一方当事人,与作为平等民事主体的自
然人、法人、其他组织之间订立的,能够引起法律关系发生、变更、终止的法律
文件,包括但不限于协议、意向书、备忘录、框架协议、承诺函等(劳动合同除
外)。
1.3本制度包括合同的提出、起草、签署执行、关闭及合同文件管理的全过
程。
规定了公司合同实施的流程以及在各个环节中各部门的职责,包括合同实施
过程中应填写的表格和文字记录。
公司与员工签订劳动合同、劳务合同不适用本
办法。
1.4合同办理人员对工作过程中涉及的国家秘密和公司商业秘密,依照法律
及公司有关规定承担保密义务。
2.引用标准及关联文件
2.1《中国人民共和国民法通则》
2.2《中华人民共和国合同法》
2.3《国家开发投资公司合同管理办法》
2.4《上级公司技投资有限公司合同管理办法》
2.5《公司招投标管理制度》
3.以下名词在本制度中的定义
3.1合同归口管理部门:
是指负责公司合同管理工作的部门。
3.2合同主办部门:
是指负责主导合同谈判、草拟合同文本、启动审核程序、
履行合同及直接处理合同具体事务的公司相关部门。
3.3合同争议:
是指合同当事人一方或各方出现违约或合同当事人之间因合
同的履行、变更、终止、效力、解释等原因产生的意见分歧,但尚未进入诉讼或
1
仲裁程序的情形。
3.4重大经济技术合同:
是指《公司招投标管理制度》中规定属于招标采购
范围的合同。
4.管理机构及职责
4.1公司合同管理的归口管理部门为综合办公室,配备专职合同管理人员全
面负责合同专业管理工作。
合同归口管理部门职责如下:
4.1.1负责建立健全公司合同管理制度,贯彻执行合同管理的法律、法规和
规章制度,规范、指导、监督、检查合同的日常管理工作。
4.1.2负责公司重大经济技术合同商务部分谈判、报批、签订、归档等工作;
参与处理公司重大经济技术合同纠纷、调解、仲裁、诉讼准备等工作;负责办理
变更、解除及纠纷处理手续。
4.1.3参与公司非重大经济技术合同谈判、会签、归档等工作。
4.1.4按照预定的时间组织签约双方进行合同谈判工作。
4.1.5负责对合同履行情况进行登记、统计、整理、分析。
4.1.6负责对合同进行统一编号,审查合同签订依据齐全。
4.1.7负责审核合同款项依约支付或收取。
4.1.8负责建立合同台账,定期与各部门核对合同台账。
4.1.9负责本公司合同的年度统计、分析、评价与报送工作。
4.1.10负责推进公司合同管理信息化建设。
4.2合同主办部门职责
4.2.1根据公司实际情况,建立合同台账,接受合同归口管理部门的指导和
监督。
4.2.2负责业务范围内,重大经济技术合同立项、制定方案、进行可行性论
证,意向接触,资信调查,谈判、起草、签订、履行等工作,处理合同纠纷、调
解、仲裁、诉讼准备等工作。
4.2.3负责业务范围内,非重大经济技术合同立项、制定方案、进行可行性
论证,意向接触,资信调查,谈判、起草、报批、签订、履行、纠纷、变更、解
除、归档等工作。
4.2.4负责依据项目招投标文件、澄清文件和定标价格起草合同。
4.2.5负责将草拟的合同文本及附件通过电子邮件形式发送到合同归口管理
2
部门指定邮箱,提交公司法律顾问签署修改意见,合同主办部门与法律顾问沟通
后,根据法律顾问修改意见进行修改。
4.2.6负责部门合同的月度和年度登记、统计、分析、评价与报送工作。
4.2.7负责业务范围内合同的跟踪执行,协调处理争议。
4.2.8负责按合同条款约定办理付款审批手续,控制付款总额。
4.2.9对合同履行和执行的全过程负责。
4.3计划财务部职责
4.3.1负责审核公司订立合同的支付条款,参加公司合同谈判与合同会签工
作。
4.3.2负责按合同条款约定办理付款审批手续,控制付款总额。
4.3.3负责保存与合同相关有价证券,如履约保函、押金等。
4.4合同会签部门的主要职责
4.4.1参与合同谈判,对本部门业务相关的合同进行会签。
4.4.2按本部门职责,负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法
性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相关标准及政府文件规定等问题进行审
核,对合同项目中应当提出相关审核意见而未提出的,承担相应的责任。
5.管理内容与程序5.1管理要求
5.1.1公司对外发生经济行为,除即时清结方式外,应当订立书面合同。
5.1.2合同资质:
公司所有合同的签约方必须经过合同主办部门资格审查,
对于相关资质不符合要求的不得进行合同的谈判和签订。
5.1.3会签部门审核合同,应与合同主办部门充分沟通,如遇重大问题经充
分协商仍无法取得一致意见时,报公司法律顾问或分管领导协调。
合同的谈判应有合同主办部门、合同归口管理部门、计划财务部和相关部门
专业技术人员参加,重大经济技术合同谈判可以聘请律师事务所、会计师事务所
等外部中介机构提供专业支持。
商业信息的保密,合同管理过程中的所有参与者都必须严格实行保密制度,
任何人不得以任何形式泄露合同协议在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技
术秘密,管理程序中某个环节的资料、数据被泄露,责任全部由该环节的负责人
承担。
3
公司所有书面合同无论金额大小均需法定代表人或其授权人签署方可生效。
法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同的,必须办理授权委托书。
合同中的联系人为合同主办人,负责组织合同的主管和执行,无权作为签约代表签订合同。
5.2管理程序
5.2.1合同谈判
5.2.1.1
重大经济技术合同,在合同草拟和谈判过程中要进行必要的法律论
证。
5.2.1.2
合同草拟和谈判过程中应注意审查合同相对方的主体资格及相关资
质,包括但不限于:
合同相对方的资信情况、签约资格、履约能力以及经营范围、资质证书、相关许可等。
5.2.1.3
合同谈判须遵循平等互利、友好协商、合法合规的原则,最大限度
地维护公司权益、防范合同风险。
5.2.2合同拟定
5.2.2.1
合同主办部门草拟合同,应符合下列要求:
5.2.2.1.1
必须采取书面形式;
5.2.2.1.2
内容不得与国家法律、法规禁止性规定相冲突;
5.2.2.1.3
必备条款齐备、表述规范严谨、权利义务责任明确;
5.2.2.1.4
凡国家、行业或公司有标准或示范文本的,应当结合实际需要予
以适用或借鉴;
5.2.2.1.5
项目性质分为施工类、采购类、服务类、其他类,草拟合同时合
同主办部门必须使用专业合同范本,其它性质的合同可以根据项目的性质自行起草,国家或行业有标准或示范文本的,应当结合实际需要予以适用或借鉴。
同时施工类合同项目必须签订安健环协议、廉洁协议、保障农民工工资等相关协议,
作为合同附件共同实施;
5.2.2.1.6合同必备条款包括内容、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等;
5.2.2.1.7合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止;
5.2.2.1.8未经公司合法授权,合同草拟和谈判过程中,任何单位和个人不
得擅自做出任何书面或口头承诺;不得未经合同审核程序即确认合同条款。
4
5.2.3合同审查会签
5.2.3.1经公司审定的合同文本,应作为订立合同的正式文本,除个别文字
修改且不影响合同实质内容外,任何部门和个人不得擅自修改;如确有必要对审
定的合同文本内容做出实质性修改的,应重新履行审核程序。
5.2.3.2重大经济技术合同由合同归口管理部门负责发起合同会签,非重大
经济技术合同由合同主办部门负责发起合同会签,最终由合同归口管理部门归档。
5.2.3.3合同会审部门应提出具体的审查意见,如有必要,可附书面审查意
见返回合同发起人。
如没有具体意见,审核人签字视为同意。
5.2.3.4合同会审部门对每个合同的审核期限,非特殊原因,不能超过
2个
工作日。
特别重大、复杂合同的审查,非特殊原因,不能超过
5个工作日。
5.2.3.5合同由合同主办部门、法律顾问、合同归口管理部门、计划财务部、
相关业务部门,分管领导,财务总监和总经理审批后,方可签订书面合同文本。
5.2.4审查会签意见处理
5.2.4.1根据审查意见,合同主办部门与审查人沟通,合同主办部门按双方
取得共识的意见,修改合同草案。
5.2.4.2出于项目本身需要及各种客观条件的限制,合同归口管理部门应与合同主办部门充分沟通,如遇重大问题经充分协商仍无法取得一致意见时,报分管领导协调。
5.2.5签订和盖章
5.2.5.1经审定的合同文本,应按照公司印章管理的相关规定,加盖公司合
同专用章。
5.2.5.2合同签署后由于笔误或打印错误(但涉及金额的除外)确需在原文
上作更正的合同,应在更改处盖章并由更改人签字。
5.2.5.3合同原则上应当与合同对方当事人当面签订。
对于确需公司先行签
字并盖章,然后寄送对方签字并盖章的,应当采用在合同协议各页之间加盖骑缝
章或页面小签对合同协议文书加以控制。
5.2.6付款申请
5.2.6.1凡是签订的任何需要向外付款的合同,计划财务部、合同管理员均
应按照公司付款流程审核合同主办部门付款申请,保证与合同条款规定一致。
5.2.6.2具有支付条件的合同,预付款应从月进度付款中扣回。
5
5.2.7合同变更或解除
5.2.7.1任何合同变更、解除都必须按照合同变更或解除审批流程办理,任
何变更、解除内容都必须签订合同补充协议。
5.2.7.2工作量、技术要求或物资货物数量未发生变化的项目,合同签订后,
合同条款和金额原则上不做变更,如双方在合同实施过程中对合同部分条款的理
解或解释,均认为有书面确认的必要,在达成一致后签订合同补充协议。
5.2.7.3工作量、技术要求或物质货物数量发生变化的合同,由原合同主办
部门根据实际情况填写《合同变更或解除审批单》办理合同变更,按流程报批。
5.2.7.4合同主办部门收到合同相对人要求变更、解除合同的文书、电报、
电话、信函、图表、数据电文,应及时与合同归口管理部门沟通情况、请示分管
领导,应当在法定或约定的期限内书面答复对方。
如果必须变更或解除,应与对
方达成变更或解除合同的书面协议草案,确定索赔条件。
5.2.7.5对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行
的,由合同主办部门及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材
料,主动与合同有关各方协商处理。
5.2.7.6合同需要解除时,必须由合同主办部门提供充分完整的依据资料,
经法律顾问确认符合《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规,合同会审部
门同意,在不使公司的权益受到损害时,由合同主办部门填写《合同变更或解除审批单》(详见附件4)办理合同解除。
5.2.7.7具有法律依据,或经合同当事人协商一致的,应签订书面法律文件。
单方终止合同的,应依法或依约通知合同相对方,保存通知的相关证据,并确保证据的证明力和时效性。
5.2.7.8公司合同履行过程中变更、终止,其审核程序参照合同变更与终止流程图(详见附件3)执行,未经审核程序,合同主办部门不得擅自变更和终止
合同。
合同归档管理
5.2.8.1合同签订后5个工作日内,合同主办部门应按照公司档案管理制度
完成合同文本及有关资料的归档交合同归口管理部门合同管理员。
合同份数要求:
公司留存一正四副,共五本。
一正一副交档案室归档,一副交合同管理员,一副
本交计划财务部留存,一副本合同主办部门留存。
6
5.2.8.2合同履行完毕或合同的权利义务终止后,由合同主办部门整理后交合同归口管理部门合同管理员整理、保管合同档案,并按公司有关档案管理的规定及时归档公司档案室。
具体范围包括:
(1)合同正式文本及附件(如属招标项目还包括中标通知书);
(2)合同审批单;
(3)与合同签署有关的基础、背景资料;
(4)合同相对人的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明;
(5)合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等;
(6)有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等;
(7)有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等;
(8)其它应当存档的相关资料。
5.2.8.3合同谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见应形成合同
谈判纪要,并与合同一并统一归档管理。
5.2.9合同履行监督与纠纷处理
5.2.9.1合同归口管理部门负责公司合同台账的建立,各合同主办部门负责
各自业务范围内的合同台账的建立与维护,并定期与合同管理员核对。
5.2.9.2计划财务部应及时将合同收付款情况通知合同管理员。
合同管理员
定期提交合同台账给计划财务部对账。
5.2.9.3在合同订立后5个工作日内,由合同主办部门填写《合同履行关键
节点备案表》(详见附件6)交至合同归口管理部门审核并留存复印件。
合同归口管理部门负责汇总、整理、编制、监督工作,并随时接受上级公司技投资有限公司法律事务部进行的不定期检查。
5.2.9.4公司各部门应通过合同管理制度落实合同履行的相关责任。
在合同订立后5个工作日内,根据备案表落实合同履行、监督工作。
5.2.9.5合同履行过程中出现合同争议,合同主办部门应立即与合同相对方进行沟通,并采取妥善措施维护公司权益。
沟通无果,合同主办部门应在5个工作日内填写《合同争议情况报告/备案表》(详见附件5),详细说明合同争议产生原因及处理意见,将合同争议产生原因及处理意见等情况进行书面向公司领导报告,处理结果及报告向合同管理员备案。
其中以上级公司公司签订的合同或以公司名义签订的合同但由上级公司进行审核的合同,还需报上级公司公司备案。
7
5.2.9.6合同主办部门应将《合同争议情况报告/备案表》报公司法律顾问
审查同意后,经合同归口管理部门会签后报公司领导审定,经批准的处理方案由
合同主办部门负责组织实施和报备合同归口管理部门。
5.2.10合同的统计与评价
5.2.10.1公司各部门于每年12月10日前,向公司合同归口管理部门报送
本部门年度合同订立、履行情况报告,并附该年度订立的《合同统计表》(见附件
7)。
5.2.10.2合同归口管理部门负责汇总、分析公司年度合同情况,于当年12
月20日前,向上级公司公司报送年度合同订立、履行情况报告,并附该年度《合同统计表》。
附则
本制度由公司合同归口管理部门负责修订和解释,自颁布起实行。
附件
附件1:
合同签订与审核流程图附件2:
合同审批单
附件3:
合同变更与终止流程图附件4:
合同变更或解除审批单
附件5:
合同争议情况报告/备案表附件6:
合同履行关键节点备案表附件7:
合同统计表
8
附件1:
合同签订与审核流程图
合同签订与审核
合同主办部门
法律顾问
合同归口管理部
相关部门
分管领导
财务总监
总经理
控制文档
门
开始
根据业务需要对
合同对方进行资D1信调查
D1
合同对方资信资
料
与合同对方进行
商务谈判,明确
合同主要内容
D2
根据商务谈判及
其他资料拟定合
同
D3
签署法律意见
会签
非法人代表签订的
合同还需取得法人
代表的授权委托书
与对方签订合同
D5
登记合同台账
D7
合同纠纷处理参见
“法律纠纷管理”流
程,合同付款参见相
应业务流程
合同履行与付款
D2
参与合同谈判
计划财务部等部
门参与合同谈判
商务谈判纪要
重大经济技术合同由综
合办公室发起合同审
批;非重大经济技术合
D3
同由综合由合同主办部
门发起合同会签
合同草案
审核合同条款,
发起合同审批
D4
D4
N
合同审批单
N
审核
N
Y
N
审核
Y
审核
Y
审核
按统一格式对合
Y
同进行编号
D5
合同、授权委托
加盖印章
书
D6
D6
用印记录
登记合同台账
D7
D7
监督合同履行,
合同台账
参与合同付款审
核
定期对合同执行
情况进行评价总
结
D8
D8
年度合同执行情
况总结报告
合同归档保存
结束
9
部
门
审
核
意
见
附件2:
合同审批单
合同审批单
合同名称
合同编号
合同主办部门
合同主办人员
甲方
合同金额
乙方
签约地点
签约时间
合同内容:
合同主办部门处理意
见
法律顾问意见
部门
专业负责人
部门负责人
会
计划财务部意见
签
合同归口管理部门
处理意见
分管领导审批意见
财务总监审批意见
总经理审批意见
备注:
10
附件3:
合同变更与终止流程图
合同变更与终止
法律顾问
合同主办部门相关部门
合同归口管理
分管领导
财务总监
总经理
控制文档
部门
开始
D1
根据合同进展提出
合同变更/解
除审查意见
合同变更/终止建
议
会签
提出审查意见
D1
结束
D2
国投高科批
提出审查意见
N
复
N
N
审核
Y
审核
Y
审核
根据相关审查批复
Y
D3
意见重新签订变更
合同/办理合同终
止
变更后的合同
D3
盖章、更新合同台
账
D4
执行变更后的合同
D4
合同资料归档
合同台账
结束
11
附件4:
合同变更或解除审批单
合同变更或解除审批单
原合同名称
原合同编号
合同主办部门
主办人员
甲方
变更或解除
乙方
原合同金额
签约时间
变更或解除后金额
变更原因及内容(可加附页)
合同主办部门处理意见
法律顾问意见
部门
专业负责人
部门负责人
会
计划财务部意见
签
部
门
审
核
意
见
合同归口管理部门意见
分管领导审批意见
财务总监审批意见
总经理审批意见
备注:
12
附件5:
合同争议情况报告/备案表
合同争议情况报告/备案表
合同名称
签订日期
合同各方
当事人
合同金额
合同主办部门合同主办人员
合同争议产生原因:
主办部门处理意见:
签名:
日期:
法律顾问审核意见:
签名:
日期:
合同归口管理部门审核意见:
签名:
日期:
分管领导审核意见:
:
签名:
日期:
财务总监审核意见:
签名:
日期:
总经理审核意见:
签名:
日期:
13
附件6:
合同履行关键节点备案表
合同履行关键节点备案表
我方主要合同相对方主要
序合同签署合同金额
合同名称合同类型合同义务及各项义务合同义务及各项义务
号各方(万元)签
的履行日期(或期限)的履行日期(或期限)
填报人:
负责人:
填
报日期:
附件7:
合同统计表
合同统计表
填报部门:
合同金合同签订
序合同合同合同签署合同主要合同合同目前履行
额(万后的变更
号名称类型各方履行事项签订日生效日情况
元)情况
14
填报人:
负责人:
填
报日期:
15
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