行政工作流程图调整版.docx
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行政工作流程图调整版.docx
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行政工作流程图调整版
按公司文件格式拟稿
报相关领导签字审核
审核不通过文件存档或修
改
交行政人事部加盖公司
公章
文件公示在公司群内并张
贴至公告栏
重要文件发文部门召集各部
门负责人培训文件内容
发文部门填写《文件确认签
收表》交由各部门负责人确
认签收
部分负责人对本部门人员
做文件培训签收工作
行政人事部归类存档
经公司领导协商决定过期
作废的文件交行政人事部
加盖文件作废章存档
使用部门向行政人事部申请办理办公手机
行政人事部确认于机的套餐、型号、价格
审批不通过则另行解决
使用人编辑呈批件报部门领导审批
行政助理根据呈批件内容办理采购手续
15个工作日后在行政助理处填写《办公手机领用登记表》领用
如公司有空余手机则由行»政助理办理支付手续从其他部门调入.
3个工作H后在行•政助理
处填写《办公手机领用登
记表》领用
图示1-2公司办公「机申购/领用流程表
行政而台每周六公布下周
《执勤安排表》
I-公布后如有临时出差或请假
>的情况,当事人告知行政前
W台调整执勤时间
行政而台提前一天私信通知
执勤人员
执勤人员8:
00之而签到打卡
按照《执勤安排表》中分工安排及要求进行执勤工作,
并做好相关登记
行政前台根据当日执勤检査登紀情况9:
00之前私信提醒当事人在9:
30之而整改
行政前台9:
30检查登记情况是否整改完毕
木整改的按照公司规章制度乐捐
车辆领用人/驾驶人在行政助理填写《车辆领用登记表》
报相关领导审批
I审批不通过不能使用车辆
乍辆使用人在行政助理处领用车辆钥匙
归还车钥匙时,出示车辆行
驶里程照片,行政助理核查
登记
、如车辆有加汕的情况需在登
、,记表中注明
车辆在行政6000公里以后可进行一次常规保养
保养费用按照公司财务流程
报销
快递公司18:
30之询收当FI
快递
当廿16:
00行政前台在群内
公示未领取快递
行政前台当F1录入前一天快
递单号存档
如有丢件,寄件人与快递公
司沟通,行政人事部协助协
商索赔
行政前台每月5号之前将上
月费用表交寄件人确认签字
经审核不属于公司的费用需
'自行支付
行政前台10号之前按公司财
务流程统一报销费用
固定资产申购人确定所需申购物品名称、参数、价格
按公司文件格式编辑呈批件报冇关领导签字审批
行政助理根据呈批件办理
采购手续
I自行购买的物品当事人需
1报行政助理登记备案
3-5个工作口申购人确认申
购物品已收到
行政助理根据固定资产参数
录入固定资产明细表
行政助理根据固定资产参数录入固定资产明细表
费用由当事人按财务流程
报销
费用由行政助理按照财务流
程报销
酒店订房流程表
特殊情况下(下班时间、临
时订房)
般情况F(上班时间)
到酒店前台报公司名字
订房人到行政前台填写《酒店订房登记表》
电话订房/酒店前台签字订
电话订房/酒店前台签字订
房,报入住人信息
房,报入住人信息
交部门领导审批
入住人交全额押金入住
酒店前•台电话跟行政人事部确认入住人信息
行政助理根据订房人填写的《酒店订房登记表》开具《酒店入住确认单》并盖章公章
酒店前台确认高管身份信息
(以订房权限名单为准)
确认无误后,费用计入公司
帐,按公司财务流程报销
退房之前按照一般情况卜订房流程1・3步开具《酒店入住确认单》到酒店退冋押金入住人凭《酒店入住确认单》办理入住
退房后仍未按照步骤开具《酒店入住确认单》退回押
金的则用押金抵消房费
费用计入公司帐,按公司财
务流程报销
图示1-2公司酒店订房流程
会议室使用人在前台登记
《会议室预约登记表》
行政前台査看会议室使用时
间是否冲突
如有需要借用设备需登记
说明
如有冲突则通知使用人更,改使用时间,或由行政前台借用其他会议室
如无冲突,登记部门正常使
用会议室
跟行政人事部沟通是否有
无需要协助的会务工作
使用人使用完毕会议室后做
好相关清理工作/归还设备
行政人事部安排相关会务
协助工作
行政前台检查会议室卫生清
理情况
图示1-2会议室预约流程
当事人填写《办公设备维修登紀表》
行政助理检查报修设备损坏情况/程度
如属于常规或简易情况由行
政助理解决
•般情况,一天之内解决硬件问题或其他疑难问题三
天内解决
维修完毕后报修人确认设备
维修情况
行政助理按照财务流程报销
费用
办公设备报修流程表
行政前台每月10、25发放
《办公用品中购表》给各部
门办公用品负责人
办公用品供应商核对数量、
价格无误后,送货上门
部分物品提前3-5天上网购
买
每月15、30号核对购买的办
公用品规格、数量并发放
领用人填写《办公用品领用
登记表》领用
费用统一按照公司财务制度
报销
图示1.2办公用品申购流程
来访人员
其他拜访人员
拜访人员未预约
拜访人员有预约
填写《面试人员登记表》
其他推销人员
通知人事助理做好面试准备
面试人员填写《员工面试信
息登记表》
询问人事助理面试时间
填写《来访人员登记衣》询问被访人接见时间
帯进被访问人办公室
如被访人不在,则交接
相关人员接洽,或行政
人事总监协调安排
填写《来访人员登记
表》询问来访事由并
i旬问被访人是否接见
请来访人员离开办公
室
请推销人员留下资料后离开,如后期相关人员需要,自行联络洽谈
■
《员工面试信息登记表》及
简历交给人事助理并将面试
人员带入指定办公室
来访人员
其他拜访人员
拜访人员未预约
拜访人员有预约
填写《面试人员登记表》
其他推销人员
通知人事助理做好面试准备
面试人员填写《员工面试信
息登记表》
询问人事助理面试时间
填写《来访人员登记衣》询问被访人接见时间
帯进被访问人办公室
如被访人不在,则交接
相关人员接洽,或行政
人事总监协调安排
填写《来访人员登记
表》询问来访事由并
i旬问被访人是否接见
请来访人员离开办公
室
请推销人员留下资料后离开,如后期相关人员需要,自行联络洽谈
■
《员工面试信息登记表》及
简历交给人事助理并将面试
人员带入指定办公室
若无,则将关门事项交接
给需最后离开办公室人员
根据《执勤安排表》当口负
责开/关门事项的执勤人员
下班前询问是否有人加班
1——
加班人员需提前说明并办
理加班手续
交接后门钥匙给加班人员
最后离开办公室人员根据《下班管理登记表》检查孙
系安全事项并登记确认
关闭所有电源、门窗离开办
公室
行政助理次II对登记情况做
出相应乐捐登记
图示1-2卜班安全管理登记流程表
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