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备件管理制度
备件管理制度
备件为了缩短修理停歇时间,根据设备的磨损规律和零件使用寿命,将设备中易于磨损的各种零、部件,事先加工、购买和储备好。
这些事前按一定数量储备的零、部件,称为备件。
为了适应公司发展的需要,使备件能及时,有效地服务于生产,尽可能减少备件资金的占用,特制定本规定。
以期规范备件的计划、采购仓储、领用等行为。
一、备件的计划管理
(一)、备件采购计划,一般由各单位根据生产需要,使用寿命,消耗量等因素进行拟定。
采购计划应载明备件的名称、规格型号、数量,必要时应注明特殊要求,到货期等。
采购计划应由单位负责人签字认可,并经仓库确认无库存或数量不足后,报机动部审核、审批。
备件单价1000元以上或者计划金额10000元以上时,须经主管副总批准,计划方能生效。
(二)、采购计划每月上报三次,分别是当月的十日、二十日、三十日。
各单位上报计划时,应确保计划的规范性,完整性和前瞻性。
尽量避免由于计划原因而导致的超量采购,错误采购,以无法采购等情况的发生,尽量减少临采购计划。
(三)、机动部接到计划后,应对所报备件的规格型号进行复核,根据实际用量、采购、定制周期,采购运输成本等因素,确定采购的经济批量。
按审批权限批准后,交询价员。
(四)、询价员接到计划后,应立即展开询价,取得各商家的报价信息后(原则上不少于三家),在采购计划上标明各商家的报价;交采购人员进行采购。
备件单价1000元以上或者单笔业务10000元以上,须经主管副总批准后,方可执行采购。
(五)询价及选择客户的原则:
首先关注质量达标,交货准时,售后服务及时,最后才考虑价格和付款方式;坚持就近、就地的本土化原则。
(六)临时采购计划:
如到货时间允许,与当月的旬计划合并执行,若属特别紧急的设备抢修,可执行简化审批程序,即由工段或分厂上报机动部,经生产副总认可后,由机动部直接下达采购命令。
临时采购计划申报次数将作为各单位设备管理人员的考核指标。
二、检验入库及仓储
(一)采购员应按采购计划所约定的名称、规格、数量、指定的商家和限定价格进行采购。
采购员根据自己所掌握的信息,若确认有更加质优价廉的供应商,经生产副总同意后可另选供货商。
(二)备件到达后,仓管员应及时通知机动部。
由机动部负责人组织相关专业人员,对备件进行质量检验。
若发现所到备件与计划要求的规格、质量不符,由采购人员负责及时协调解决。
(三)备件质量确认无误后,由仓管员,按照采购计划约定的名称、规格、数量复核、清点,无误后填写《入库单》。
备件单价依据购销合同、交货清单、发票、收据等凭证所定单价。
应注意区别含税价与不含税价,入库单价为不含税价。
入库单价应不高于获批采购计划所列备件单价。
入库单经检验人员、仓管员签字后生效。
(四)《入库单》一式肆联(分为:
1、存根联,2、财会联,3、材料统计联,4、客户联),“存根联”仓库留存,“财务联、材料统计联”交财务部,“客户联”交客户或采购员作为结算或采购员报销费用的依据。
(五)《入库单》填写必须字迹工整,内容真实完整,签字必须用全名。
(六)入库手续办完后,由仓管员在《采购计划单》上注明到货时间,并加盖“已入库”章。
分批到达应分批标明《采购计划单》的编号。
(七)结算时或报销费用时,应将发票(或收据)与入库单(客户联),《采购计划单》一并送主管副总审核。
经审核签字后,方可办理结算、报销手续。
(八)备件入库后,仓管员应根据其性质,用途等特点,确定存放位置。
然后进行编号,并将编号记入仓库帐;随即填写备件卡,备件卡应载明名称、规格型号、备件编号,使用车间(工段),所属设备等信息。
然后按备件的编号,对号入座。
大型备件不便搬运,可委托车间(工段)代管。
在仓库帐上注明存放位置。
所在车间(工段)应在入库单上签字确认。
(九)备件编号:
反映的是位置信息,库内每件物品应“按类”、“定库”、“定区”、“定架”、“定层”、“定位”。
1、编号方法:
采用阿拉伯数字来表示备件的存放位置。
位号
层号
架号
区号
库号
大类
2、属现场存放由车间(工段)代管的;可在‘库号’位置填写所在车间(工段)的拼音字母。
如下表:
炼钢
铸连
炉转
结烧
1#高炉
原料
选矿
喷煤
2#高炉
…
LG
LZ
ZL
SJ
LT1
YL
XK
PM
LT2
…
(十)物品存放时,应确保物品安全,注意防盗,防腐,防湿,防蛀,防火。
仓库内,尤其是油脂存放区内严禁烟火。
(十一)易燃、易爆,危险物品,应单独分区保存。
如氧气,乙炔、盐酸、磷酸等。
(十二)仓管员应加强监督,杜绝野蛮卸车情况的发生,以避免备件受损或引发其它安全事故,尤其是氧气、乙炔、盐酸、磷酸化学药品等危险物品装卸。
(十三)自制备件,按照机动部核定的单价办理入库手续,不便入库的亦可委托车间(工段)现场保存。
(十四)机动部所属修制班的及公司其他单位,均应建立起现场钢材耗用台账,每季末盘点一次,以确保当季材料的合理使用。
(十五)各分厂根据需要建立二级库,主要负责低值易耗品,现场材料,现场代管备件,急用备件的收、耗、存管理。
由机动部每月末检查一次。
三、备件的领用
(一)各单位领用备件,须持有工段长、厂长签发的领料单。
特殊情况下可先行借用,但必须在备件出库后的48小时以内办清领用手续。
(二)备件领用,坚持交旧领新,用多少领多少的原则。
未经许可配件、材料禁止滞留在车间(工段)及个人手中。
未用完备件,若完好应予以退库。
(三)领用备件时,应认真核对规格,型号、数量,并检查备件质量,文明装卸车,以免备件受损。
使用现场存放的备件时,也应及时办理领用手续,属常用件可按月集中办理出库手续。
(四)在备件使用过程,若发现质量问题,应立即向机动部及主管副总报告。
若在保修期内,由订货人或采购员负责协调解决。
质量问题出现后24小时内未报告,由该单位负责人协调解决。
四、残旧配件的处理
由于设备改型、改造或设备事故而产生的残旧配件不允许随意扔在现场。
而应对这些配件进行鉴定,分类处理。
(一)、不能修复或没有修复价值的,由机动部定期组织鉴定由机动部,并签署《备件报废许可证》。
报废备件由使用单位放入废铁堆。
(二)、现场能修复的,须及时修复,若需备用,可由分厂建帐管理,并挂牌标识;若无需备用,则做退库处理,由机动部根据新旧程度折价,退库金额可冲减当期备件费用。
(三)、现场不能修复的,亦须退库。
由机动部测算残值,退库金额亦可冲减当期备件费用。
该配件由机动部负责安排修复。
综合仓库应建立残旧备件账册,规范残旧备件进出库手续。
(四)、修复完毕经检验合格后,办理入库手续。
入库单价=残值+修复费用+管理费。
出库时亦按此单价出库。
五、库内毛坯外出加工必须办理出库手续,加工完毕后按照:
毛坯单价+加工费用,作为成品单价办理入库手续。
本规定自颁布之日起施行。
云南省曲靖双友钢铁有限公司
二00九年十二月二十九日
附件:
1.备件管理流程图。
2.综合仓库物资分类纲要。
3.备件计划管理细则。
附件1:
备件管理流程图
通知货已到货
工段
备件出库
附件2:
综合仓库物资分类纲要
分类原则:
尊重原有的分类习惯,便于考核与成本核算,便于规范化管理。
主要分成九个大类:
钢材类;五金配件类;电器类;工具类;劳保类;辅助材料类;备品备件类;设备类;其他物资。
1、钢材,代号“A”;是指用于生产设备、设施的型材。
应尽可能将统一材质,统一规格、型号的钢材放在一起。
2、五金配件类,代号“B”;是指市场上较易采购到的通用件,标准件等。
例如:
1、紧固件:
螺栓,螺钉,垫圈,螺母等;
2、轴承;
3、管路配件:
管接头,法兰,闸阀;
4、生产设备用仪表:
压力表,真空表,温度表;
5、其他。
3、电器类,代号“C”;是指小型用电器,电器元件和导线等。
应将同一类型的元件放在一起,按规格大小,顺序排列。
4、工具类,代号“D”;不隶属专门的设备,能够多次使用,且没有明显耗损的各类用具。
例如:
1、切削工具;2、五金工具;3、电工、电动工具;4、电、氧焊工具;5、测量,计量仪器;6、监测仪表;7、起重工具;8、其他工具。
亦应按种类,按规格顺序放置。
5、劳保用品类,代号“E”。
6、辅助材料,代号“F”;是指与设备的主要功能无直接关系,在使用中一般都被一次性消耗。
例如:
氧气、乙炔、氮气;电焊条;润滑油、润滑脂;油漆及其稀释剂;铁丝;胶水;密封胶;保温隔热材料;耐火材料;各类合金;除尘布袋;磷酸等;还有土建材料,消防器材等。
7、备品备件,代号“H”;是指设备规定性质所必须的,能发挥独特作用的零部件。
小类可如下划分:
1、按材质分:
金属配件,铜件,非金属配件,如:
橡胶,尼龙制品;
2、按主机分:
水泵配件,行车配件,铸铁机,泥炮机,开口机,连铸机,转炉皮带输送机,鼓风机等设备配件;
3、按传动介质分类:
液压配件,气动配件,空压配件,电器配件;
4、按生产工艺分:
原料预处理,烧结,炼铁(1#、2#炉),喷煤,发电,制氧,供电,炼钢等;
要求同一小类的配件应尽量放置在一起,且同一个零件不允许有多个名称和编号。
八、设备类,代号“S”;是指成套的具有一定功能的机器。
例如:
电动机,水泵,减速机,电动滚筒以及其他工艺设备。
九、其他物资,代号“Q”,主要是在库内寄存的,未办理入库(退库)手续的,或因规格、质量不合格无法入库的物资,以及各车间、各工艺改进而淘汰下的残旧设备、配件等。
云南省曲靖双友钢铁有限公司
机动部
二0九年七月四日
附件3:
备件计划管理细则
一、全公司各分厂、各工段,均应指定备件采购计划的拟定人,报公司财务部、机动部备案。
同时应保证人员的相对稳定。
二、备件采购计划须经仓管员,进行库存核查后方能生效。
仓管员可根据库存数,对采购数量进行调整。
仓管员应对采购计划进行编号,以便核查。
三、备件采购计划的编号,按“库号+日期号(六位)+顺序号”的方法编写。
库号:
总库用“T”,炼钢分库用“G”。
例:
二00九年七月一日,由总库签发的第2份计划;
编号:
T090701—2
顺序号
日期号
库号
四、仓库应建立备件采购计划台帐,并对到货时间,质量等情况进行及时记录,并录入电脑。
至少每天进行一次共享操作及时更新共享数据。
五、采购员应妥善保管好采购计划,货到凭采购计划单办理入库手续。
入库单上必须准确注明采购计划编号。
月旬采购计划,在入库时只需在入库单上标明采购计划编号即可。
临时采购计划,入库时须将计划的采购联,附在入库单的客户联后面,方能办理报销、付款手续。
若属紧急临时采购,应在24小时以内补办计划审批手续。
六、采购员应尽可能保证货物与票据的同步性,并应遵循先定价后进货的原则。
票据须在到货后的一周内,交仓库办理相应入库手续。
若有特殊困难,则可先用标有规格、名称、数量、单价的交货清单做依据办理入库手续。
七、机动部每周应对本周计划的上报情况和执行情况进行统计以便考核。
统计主要指标:
1、计划项次合格率;
2、计划执行率;计划按期执行率;
3、到库物资一次性验收合格率;
4、错购待处理物资情况;
5、采购计划逾期未执行情况;
6、超储积压物资情况。
八、采购期限:
曲靖市内
云南省内
国内
国外
标准件
3天
7天
30天
非标件
30天
40天
60天
九、本细则自颁布之日起生效!
XXXXXXXXXXXXXXXX
二00九年七月三日
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