word操作培训内容型.pptx
- 文档编号:1131210
- 上传时间:2022-10-17
- 格式:PPTX
- 页数:21
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word操作培训内容型.pptx
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Word技巧培训,主讲人:
目录/CONTENTS,第一部分:
提高效率第二部分:
格式规范,第一部分:
提高效率,1、如何快速选中文字,鼠标放在左侧页边距处:
单击可以选中鼠标点击位置的整行文字;双击可以选中整段文字;三击可以选中整篇文档中的文字(不过全选一般都用快捷键Ctrl+A),1、如何快速选中文字,点文字时,按住Ctrl键,可以选中不连续的多个文字。
(比如一段里面需要选中不连续的多个文字加粗或变换颜色时使用);按住Alt键再点选文字,可以不受行的限制选中矩形区域内的文字。
(如藏头诗),1、如何快速选中文字,按住Shift键再点选另外一个位置,可以选中开始光标位置到后来光标位置间的所有文字。
(比如需要改变其中一段内容的字体、颜色时使用),2、更方便地使用格式刷,在office操作中用快捷键,很好记,我们都知道Ctrl+C是复制,Ctrl+V是粘贴。
那么格式刷其实就是复制格式,快捷键在普通复制粘贴的基础上加上Shift,也就是Ctrl+Shift+C=复制格式,Ctrl+Shift+V=粘贴格式。
(PPT里也是这个快捷键),2、更方便地使用格式刷,如果是习惯鼠标流的话,还有个格式刷的技巧,双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住,可以连续对多段文字内容进行设置格式,不需要格式刷的时候再按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷,就可以解除格式刷的记忆。
格式复制方法2,3、如何快速调整文字大小,鼠标流可以点击顶部开始菜单栏里面字号右边的那两个A进行放大缩小;键盘流点击快捷键Ctrl+【和Ctrl+】来进行放大缩小。
(就是键盘P右边那两个中括号)(PPT里这个方法也适用),4、表格无需EXCEL协助,有时候我们在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函数进行计算,菜鸟只会打开Excel列好表之后再复制粘贴,其实用Word完全可以搞定。
方法:
插入表格,输入好原始数据后,在菜单栏表格工具布局数据公式,然后设置好公式和编号格式,点击确定就好啦。
4、表格无需EXCEL协助,需要注意的是,如果原始数据修改了,公式的数字是不会自动刷新的,手动刷新的方法也很简单,选中公式的数字,右键更新域,就刷新成功啦!
5、让表格每页都自动生成表头,有时候我们会尴尬的发现,Word里面要插入的表格有点长,正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分,结果延长到了下一页,但是下一页没有表头又会显得不专业,设置的方法很简单。
方法:
选中表头表格工具布局数据里面的重复标题行点一下,就可以啦,如果想要取消,再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。
6、表格最后多出一行怎么办?
大家曾经应该都遇到过这样的事情,发现表格最后一行是空行,但是怎么删也删不掉,甚至多出了一页,每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感,同时心里怨恨Word为什么这么难使。
方法:
在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里,然后在行距那里设置为固定值、1磅。
7、从网页复制过来的文字格式错误怎么办,有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来,结果发现复制过来有大量的空行,如果手工删除非常耗费时间,这时候我们就需要取巧,用替换功能批量删除。
方法:
Ctrl+H可以打开查找对话框,在查找内容那里输入ll(是英文输入法状态下Shift+6,l是hijklmn里面的l),然后在替换为那里输入p,然后点击全部替换。
第二部分:
格式规范,1、自动编号要用就用好,自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情,相信绝大多数人都不太喜欢,因为不够灵活,所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。
但是使用手工编号的话,一旦遇到文档内容顺序调整,就会带来大量的工作了、更多的校对时间。
只要出现一次这种情况,你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧!
1、自动编号要用就用好,2、标尺的作用,大家可能没用过标尺,但是一定被标尺坑过,为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的,直到某一天知道了标尺原来可以这么玩:
调出标尺:
在视图显示里面把标尺打勾即可。
2、标尺的作用,标尺的功能首行缩进:
每个段落第一行空几个格。
(放在标尺的2就是空2个格,4就是空4个)悬挂缩进:
每个段落除了第一行以外空几个格。
左缩进:
设置文字最左边的边界右缩进:
设置文字最右边的边界,3、段落格式的灵活设置,在PPT里文字的黄金行距是1.3,在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要,根据不同的文档内容,我们可能需要不同的行距、段落间距设置。
当然还有快捷键法,推荐使用1.5倍行距,快捷设置,4、换页的技巧,我们在做文件的时候经常需要换页,比如章节之间的区分,留出手写区域等等。
菜鸟们习惯狂敲回车,然而一旦上面的文字有调整(比如行距、字号甚至多加了一句话),第二页顶部就会多出来一些回车方法:
不需要回车,在你认为需要换页的文字或标点后,Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦,不仅节省无数个回车,上面无论怎么变动,只要没超过一页,对下面没有任何影响!
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