企业办公室制度管理规范条例.docx
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企业办公室制度管理规范条例
办公室物资管理条例
第一章总则
为使办公室物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定,此规定的执行部门为办公室。
第二章物资分类
公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
低值易耗品:
笔、纸、电池、订书钉、胶水等
管制品:
订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
个人保管物品:
个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资,如BP机、手机、助动车等
实物资产:
物资价格达300元以上,如:
空调、计算机、摄像机、照相机等
第三章物资采购
1.公司物资的采购,原则上由办公室统一购买,属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单,300元以内物品申购交部门经理同意,办公室批准;300元以上(含300元)部门经理同意,办公室批准,总经理批准。
2.物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下方式:
1)定点:
公司定大型超市进行物品采购。
2)定时:
每月月初进行物品采购。
3)定量:
动态调整,保证常备物资的库存合理性。
4)特殊物品:
选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。
第四章物资领用管理
公司根据物资分类,进行不同的领用方式:
低值易耗品:
直接向办公室物品保管人员签字领用
管制品:
直接向办公室物品保管人员签字领用
贵重物品:
根据伟字003号文件
实物资产:
由办公室设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状
第五章公司物资借用
1.凡借用公司办公器材,需填写物资借用单,并由部门经理签字认可
2.借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还
3.借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿
第六章附则
1.新进人员到职时有管理部门通知,向办公室领用办公物品;人员离职时,必须向办公室办理办公物品归还手续,未经办公室认可的,管理部不得为其办理离职手续。
2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
办公行为规范
第一章总则
第一条为加强公司管理,维护公司良好形象,特制定本规范,明确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。
第二章细则
第二条服务规范:
1.仪表:
公司职员工应仪表整洁、大方。
2.微笑服务:
在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注释对方,微笑应答,切不可冒犯对方。
3.用语:
在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗。
4.现场接待:
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待。
5.电话接听:
接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。
第三条办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。
4.部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁,公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等)损坏或发生故障时,员工应立即向办公室报修,以便及时解决问题。
第三章责任
本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行,违反此规定的人员,将给予50-100元的扣薪处理。
本制度的最终解释权在公司。
保密制度
第一章总则
第一条为了维护公司利益,特制订本规定,公司全体员工必须严格遵守。
第二条秘密分为三等级:
绝密、机密、密。
第二章细则
第三条严守秘密,不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。
第四条不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。
第五条严格遵守文件(包括传真、计算机盘片)登记和保密制度。
秘密文件存放在有保密设施的文件柜内,计算机中的秘密文件必须设置口令,并将口令报告公司总经理。
不准带机密文件到与工作无关的场所。
不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
第六条严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。
如需借用秘密文件、资料、档案,须经总经理批准。
并按规定办理借用登记手续。
第七条秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。
因工作需要翻印、复制时,应按有关规定经办公室批准后办理。
复制件应按照文件、资料的密级规定管理。
不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。
第八条会议工作人员不得随意传播会议内容,特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。
会议记录(或录音)要集中管理,未经办公室批准不得外借。
第九条调职、离职时,必须将自己经管的秘密文件或其他东西,交至公司总经理,切不可随意移交给其他人员。
第十条公司员工离开办公室时,必须将文件放入抽屉和文件柜中。
第三章责任
第十一条发现失密、泄密现象,要及时报告,认真处理。
对失密、泄密者,给予50-100元扣薪;视情节轻重,给予一定行政处分;造成公司严重损失的,送有关机关处理。
文书收发制度
第一条范围
本公司文件(本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等)以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行。
第二条统管部门
文书的收发、分布等事务,由本公司及各事务所的总务部统一管理。
第三条部门文书责任者
在部处室中设文书负责人,负责本部门内文件的分发、保管等工作。
第四条文书的收受
对公司外来文书的接收由总务部收件室负责。
第五条收文的处理
收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外,其余一般信函应全部拆封,拆封后,以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上用别针别在一起。
收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在《收文簿》上,并将文件及收文簿一并交给总务部经销。
第六条审核以及分发批示
总务部经理在对文件及《收文簿》加以审核后,对收件室做出分发批示。
当总务部经理外出时,如有事务急需处理,可由副经理代理承担上述工作。
第七条分发
收件室将“收文簿”及文件分发各部门,各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收。
第八条处部门内部文书处理
文书负责人在收到文件上加盖传阅印,并递交有关部门。
有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示,文书负责人据此分发文件给有关工作人员。
在文书承办量、分发量较大的部门,可设文书整理簿,并据此处理文件。
第九条发送
文书的发送全部由总务部收件室负责,在特殊必要时亦可由适当的业务部办理。
第十条部门内总发送文书的处理
文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名,并注明是否采用挂、快递等方式。
文书负责人将本部门文件分类别,请示发送。
第十一条发送的处理
总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称(全名)、内容等项目登记在“发文簿”上,贴好邮票投递出去。
第十二条投递
文件投递通常一天三次,按以下时间投出:
第一次上午十点;
第二次下午三点;
第三次下午五点。
遇有紧急投递的文书,可不受上述时间限制。
第十三条邮票的收付保管
邮票购入、付出、保管等情况,应登记在“邮票收付保管明细表”,并在年末计算出余额,与现存邮票数量加以核对。
第十四条公司内部的定期专递
不利用国家邮政,而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送,可依照本制度的有关规定办理。
对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责。
第十五条定期专递收发文簿的制作
在发送定期专递时,各部门应在定期专递收文簿上登记其内容,一式二页,副页留存,正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿,作为发文单位记录,可代替发文簿,每天进行整理清点。
对于收文部门,定期专递收发文簿,可代替收文簿,每天进行整理清点。
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