物资计划与供应管理制度.docx
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物资计划与供应管理制度.docx
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物资计划与供应管理制度
《东山矿物资计划与供应管理制度》
1总则
为加强物资计划与物资供应管理,明确部门与单位职责,确保物资供应及时到位,合理调节库占资金,避免物资流失,有效控制成本,特制定本制度。
2适用范围
本办法适用于东山矿各单位。
3职责分工
3.1设备能源科
3.1.1负责制定物资的最小储备定额;
3.1.2负责物资采购计划的申报,对申报计划的准确性负责;
3.1.3负责库占资金的管理及入库单据的跟踪;
3.1.4负责物资领用的审批;
3.1.5负责物资在使用过程中发生质量异议的调查处理;
3.1.6负责外协单位(包括工程施工单位)用料计划的上报与审核。
3.2供应站
3.2.1负责物资出入库办理;
3.2.2负责物资的催调、拉运;
3.2.3负责物资入库的表观验收、入库单据的审核、物资库房管理;
3.2.4负责存在质量问题物资的对外退换、拉运;
3.2.5负责计划物资的到货率。
3.3作业区
3.3.1负责物资需求计划的编制;
3.3.2负责物资需求计划的准确率与出库率;
3.3.3负责物资在使用过程中发生质量异议的反馈。
4计划管理
4.1责任主体:
设备能源科、作业区及机关各科室。
4.2需求计划的编制及申报程序
4.2.1各使用单位编制物资需求计划(含大宗定额材料消耗物资)必须通过SAP系统上报,经本单位主管领导审批后上报设备能源科;
4.2.2改造项目必须先通过改造审批流程,上报计划按SAP流程规定内容上报;
4.3需求计划编制要求
4.3.1各单位上报需求计划时根据预算费用、设备运行状况、物资使用量(备件安装数量)、采购周期、检修及点检情况及时准确的编制;
4.3.2各单位严格按矿业公司SAP系统要求填报,准确填写物料号、申请量,到货周期按编报计划当月二十三日算起,原则上必须大于等于SAP系统规定的采购周期,如有特殊说明必须在备注栏注明。
填报内容必须能够满足招标需要。
如有偏差,造成后果由编制需求计划本人承担;
4.3.3各单位当月申报计划金额不得超过本单位当月预算金额(定额指标除外);
4.3.4对需要带图加工的物件,申请计划时必须附图,不提供图纸,计划员不予受理;
4.3.6物资编码申请每月8日前填写标准模板,用OA发设备能源科分管计划员,过期视为下月申报,填写模版时信息要符合矿业公司规定,要认真核对系统内存在编码,否则不予受理。
4.4采购计划的编制
4.4.1设备能源科计划员对各单位的需求计划进行核实(对照实际库存、未清采购订单、实际消耗及最低储备定额)汇总;
4.4.2设备能源科计划员及时对库内缺储物资进行补充;
4.4.3需求计划中有关设备或技术改造的物资,须经设备能源科科长批准后方可申报。
4.5计划申报时间
4.5.1需求计划申报时间
4.5.1.1月采购计划是物资采购的主要依据,各单位每月18-23日前通过SAP系统报设备能源科;
4.5.1.2不在规定时间内上报的计划为急件计划,须电话通知设备能源科计划员,再通过SAP流程上报;
4.5.2采购计划上报时间
设备能源科计划员每月月底前把采购计划通过SAP系统报设备能源科科长,设备能源科科长在次月2日前将审核后的采购计划通过SAP流程上报主管矿长审批,主管矿长通过SAP流程3日前上报矿业公司设备部。
计划员在5日前通过OA办公系统用Excle电子表格传送供应站调料员作为采购计划提货依据。
5物资的催调与拉运
5.1责任主体:
供应站。
5.2物资的催调
5.2.1调料员接到计划后,核实该计划是否到采购部,负责催计划项目的招标、物资按期到货、表观验收和提货;
5.2.2调料员在催调物资过程中出现流标或不能及时供货、数量不符、提前交货等情况及时反馈给设备能源科计划员;
5.2.3急件计划的催调由设备能源科计划员办理。
5.3物资的拉运
3.3.1正常采购计划物资需自行提货的应在3日内完成;
3.3.2急件采购物资,根据物资的交货期及紧急程度及时拉运;
3.3.3物资到货后,必须将物资到货明细、数量及对应该批物资计划上报时间等信息,在本周五下午16时前发布在东山矿网站上。
6存在质量异议物资的处理
6.1存在表观质量异议的物资由供应站调料员负责退换(表观质量问题包括:
实物与计划要求不符、数量短缺、外观破损、证件不齐全等);
6.2物资在使用过程中出现质量异议,由作业区填写《质量异议反馈单》通过OA反馈设备能源科,设备能源科组织鉴定。
对确有异议的物资由供应站及时向矿业公司采购部反馈,处理结果供应站在7日内通过OA答复相关单位。
7库房管理
7.1库房管理责任主体:
供应站
7.2物资到货时,调料员和相关库工共同进行外观验收,表观验收合格后,库管人员须在一周内办理入库手续;
7.3为合理控制我矿库占资金,物资单件价格超过2万,批量超过5万元库管人员需告知设备能源科相关计划员后方可办理入库手续,物资单件超过5万元,批量超过10万元需请示设备能源科科长同意做好相应措施方可办理入库手续,如因此造成库占资金超标,库管人员负连带责任;
7.3钢材、大宗材料等结算时必须附磅单;
7.4到货物资与采购计划不符时,按以下程序处理:
7.4.1到货物资与采购计划品种数量不符时,供应站库工及时与调料员反馈落实;
7.4.2到货物资出现与采购计划型号不符时,及时反馈调料员实施退货并同时反馈设备能源科计划员确认;
7.4.3物资延期交货时,供应站调料员及时反馈设备能源科计划员处理。
7.5库存物资管理执行《供应站库房管理制度》;
7.6供应站每季度对库存物资进行一次清查盘点,并向设备能源科计划员反馈库存信息,供应站负责澄清库内帐、物、卡不符的物料,并找出原因;
7.7设备能源科计划员有权随时去供应站所管辖的每个库房、现场核实库存;
7.8供应站库工每月结账后以OA形式及时将缺储和低储物资反馈设备能源科计划员。
8物资的领用及审批程序
8.1物资的领用
8.1.1物资领用的责任主体:
费用责任人(作业区、相关单位);
8.1.2物资领用遵循按计划领料、无计划不予供料的原则;
8.1.3物资领用需使用矿内部领料单一式一联(内部审批单由供应站负责制作),矿外部领料单一式三联,第一、三联为出票方(费用责任人)存根,第二联为库工下帐依据;由领料单位负责人和经手人签字,经相关审批人员人员批准后方可发放。
8.1.4物资领用后各领用单位需及时将SAP系统的领料单,加盖各单位负责人专用章。
8.2领料审批
8.2.1物资审批的责任主体:
设备能源科、供应站;
8.2.2有规定劳保用品的领用,库管人员可按照相关规定直接发放不必审批;
8.2.3其它物资的领用由设备能源科相关计划员审批,如计划员不在可先电话联系,随后补批手续。
9修旧件
9.1电机修理:
由作业区负责组织现场旧电机拆卸送至供应站,75KW以上的电机由供应站拉运至设备能源科指定地点,运输起重设备由供应站负责;
9.2其它修旧件1.5T以下作业区负责拉运至供应站,1.5T以上由供应站负责拉运至设备能源科指定地点,运输起重设备由供应站负责;
9.3旧件的修理手续由设备能源科专业人员负责办理,供应站负责拉运保管并建立台账。
10大宗物资管理
10.1大宗物资管理的责任主体:
供应站
10.2大宗物资到货后,经设备能源科相关计划同意由供应站组织拉运到指定地点;
10.3供应站物资调料员、现场物资主管人员及供货方同时进行数量、质量验收(出入库数量以计量检验室磅单为依据,三方各执一联);
10.4物资(含废旧物资)在各作业区、现场,装卸过程中涉及到使用天车、电葫芦、起重设备时由供应站联系,作业区负责装卸。
11考核细则
11.1各单位应在规定的时间内编制的需求计划,超过系统规定时间的,按急件对待,急件计划考核责任单位100元/次.项。
设备能源科计划员统计,矿部考核。
影响生产造成严重后果者,由矿部考核会确定处罚结果;
11.2各单位当月申报计划金额超过本单位当月预算金额的,扣责任单位超预算金额的2%,设备能源科计划员统计,矿部考核;
11.3供应站在采购部完成招标的5日内,将流标情况通过OA反馈设备能源科计划员,每推迟一天扣30元。
由设备能源科计划员统计,矿部考核;
11.4采购计划中未按采购周期到货的物资,月度到货率每低于1%扣供应站50元。
由设备能源科计划员统计,矿部考核;
11.5采购计划中货到验收后未按规定办理入库手续的物资,扣供应站100元/项.次。
设备能源科统计,报矿部考核;
11.6在使用过程中存在质量异议的物资,供应站未答复处理结果,扣供应站100元/项.次。
由设备能源科统计,矿部考核;
11.7各单位每月编制费用预算时考虑上报需求物资的采购周期,到货物资两个月内消耗出库(大件、事故件除外),到期没有消耗出库,扣责任单位200元/项·次。
设备能源科计划员统计,矿部考核;
11.8按急件调拨回的物资,供应站在第一时间内通知使用单位。
若使用单位一周内不领用,扣责任单位300元/项.次。
供应站统计,矿部考核;
11.11设备能源科报出的计划,正确率必须保证100%,每出现一项不符合申报要求或不能满足招标需要的项目,扣设备能源科责任计划员50元/项。
由供应站统计,矿部考核;
11.12供应站每日到货情况,如未按规定时间发布,扣10元/项日。
由设备能源科计划员统计,矿部考核;
12附则
12.1本制度由设备能源科负责解释。
12.2本制度自下发之日起执行,前期《东山矿备件材料管理制度》同时废止。
13附件
13.1东山矿物资计划申报流程图
13.2东山矿物资领用业务流程图
13.3东山矿物资质量异议处理流程
13.4质量异议反馈单
2010年11月13日
附件一
附件2:
东山矿物资领用业务流程图
附件3:
东山矿物资质量异议处理流程
附件4:
质量异议反馈单
使用单位
反馈日期
物资名称
物料号
领用日期
使用日期
质量异议描述
序号
主要不合格特性
1.
2.
3.
4.
5.
作业区技术员
作业区领导签字
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