简单做原来成功并不难.docx
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简单做原来成功并不难.docx
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简单做原来成功并不难
更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)
时间管理
GettingThingsDone作为目前最好的提高效率的系统之一,我也是其忠实粉丝。
可是,GTD系统并不是绝对完美的。
所以以此为基础,我建立了一套新的提高效率(Productivity)的系统:
ZenToDone(ZTD)。
我们为ZTD起了一个中文名字:
简易做。
]
与GTD相比,ZTD更崇尚简单,更注重行动,同时也保持了GTD系统中非常完美的收集信息和规划行动的方法。
如果GTD并不是完全适合你,那为什么不试一试ZTD?
从更实际的角度,改变和培养好习惯;更注重行动和建立更简单的系统结构——赶快阅读ZenToDone。
什么是ZTD(简易做)?
ZTD(简易做)致力于解决在实施GTD的过程中五个许多人都会遇到的问题。
我应该首先指出的是,GTD并没有本质上的缺陷因而并不需要本质上的调整。
然而人人都有自己的独特之处,ZTD希望为不同个性的人们定做出适合他们的方案。
GTD中的问题和ZTD的解决方法?
1)GTD需要改变很多习惯。
这是很多人学习GTD最终失败的主要原因:
GTD需要一次改变很多习惯。
如果有长期阅读ZenHabits,你就会知道“伤其十指,不如断其一指”的道理。
与其一次改变很多习惯然后失败,不如将精力集中在改变一个习惯而最终成功。
另外,很多学习GTD的人都没有使用有效的方法来改变他们的习惯,从而导致失败。
ZTD解决办法:
一次只改变一个习惯。
你不必一下子就接受整个系统:
一次接受太多新习惯将使人不能将精力集中在改变习惯上。
相反,一次只改变一个习惯,使用那些已经被证明行之有效的方法(30天挑战,承诺,自我激励)等等,最后一步一步地采纳整个系统。
2)GTD对于行动的过程没有足够重视。
虽然称作GettingThingsDone,事实上GTD把很多时间都用在整理信息上了,存储信息到我们信赖的GTD系统中。
《GettingThingsDone》介绍了一种优秀的管理系统,它拥有实用的收集和处理信息的步骤方法,但是在完成实际任务的环节上却没有足够地深入探讨。
ZTD解决办法:
注重行动。
它将教你如何用简单,无压的途径完成你的任务。
3)GTD对于很多人缺少结构性。
不具有严谨的结构是GTD的一个特点,但是由此带来的GTD的即时决定,反而让许多人产生困惑.对于一些人,他们在生活中需要有条理.这样,GTD可能不能满足他们的要求.毕竟不同的人有不同的管理方式。
ZTD的解决办法:
培养两个习惯来加强组织性。
第一个是加强计划的习惯,你只需要简单地计划好每天的三个MIT(最重要的事)和每周必需完成的事情(每周的大事)。
第二个是要养成有规律的习惯。
你应该让自己每日和每周更有规律。
就像ZTD所有的习惯一样,这些习惯都不是必需的。
如果它们不适合你,那就不必采纳它们。
但是对多数人来说,它们都会对GTD的很多部分贡献很多。
4)GTD要做得太多。
这样很可能导致压力太大而最终放弃。
GTD并不区分你的“收件箱”中所收到的任何东西,这也许是它的优点。
然而问题出现在当我们把所有的事务都放在我们的任务清单上,我们要去做的是列表上所有事情,最终我们会因为超载而失败。
这并不是GTD本身的问题,而是我们自己在实施GTD的过程中会出现的问题。
但不管怎样,它应该被讨论。
ZTD的解决办法:
加强简化.删去尽可能多的无用任务,这样就能把精力放在重要的事情上面并且努力做好它们。
5)GTD对目标重视不足.GTD是一个自下而上,循序渐进的系统,尽管GTD谈到了更高的层面,但它并没有进行深入的讨论——GTD能把你身边发生的事情都管理的很好,而对那些你真正应该做的要事重视缺乏。
ZTD的解决办法:
确定最重要的事。
正如上面所说的,ZTD让你找出本周,本日最需要完成的大事.ZTD需要每周回顾自己的任务,并且在一个长时期内保持这个习惯。
虽然GTD也包括这方面的内容,但ZTD将进一步拓展这个习惯。
最后,GTD是一套杰出的系统,而且非常好用。
但ZTD希望解决了人们在实施GTD的时候出现的一些问题进而使之更好的适用于现实生活
简单做(ZTD)习惯培养1——收集
时间管理July31st,2007
更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)翻译系列,赶快到褪墨上阅读吧~
∙好习惯:
全面收集
这个习惯与GTD的完全一样:
把所有在脑海里浮现的信息(任务,想法,项目等等)记录到随身携带的小本子上(或者任何适合你的工具)。
因为只有把信息从脑海里拿出来记在纸上,你才不会忘记它们。
ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息——最好是一本小笔记本或者一小叠卡片,因为它们比PDA或者笔记本电脑更易于携带和方便使用(可以随意选择其他的工具)。
每当你回到家或者办公室时,就立刻把信息从笔记本中清空,存入任务清单中(一个简单的任务清单就可以了)。
对于这个习惯,我更推荐大家使用纸质的工具而不非电子产品,比方说:
非常流行的Moleskine笔记本和HipsterPDA。
如果觉得使用PDA或者Smartphone更适合你,那当然也可以。
我推荐纸质工具的原因是因为它们速度快。
使用电子产品,你先要开机,然后进入合适的程序,最后添加条目才能开始输入。
若使用纸笔,你只需要拿出来写就行了。
总之什么工具更适合你,就采用什么工具。
我只是认为工具越简单易用,你就越有可能去使用它。
全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来,并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。
千万不要拖延上面几步,否则信息会积累得越来越多,最后让你失去坚持下去的动力。
记住要积极主动地规划你所收集的信息,不要让信息堆积堵塞你的动力。
同样的,无论你在哪里(床上,商店,住院,等等),都要随身携带你的记录工具。
最后再重申一遍,不管你用的是什么工具,它必须便于携带且能快速的记录信息。
简单做(ZTD)习惯培养2——处理
时间管理August7th,2007
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∙好习惯:
快速地对信息作出决定,从而避免收件箱堆积
收件箱中的原料(stuff)的堆积是造成耽搁的重要原因。
只有及时处理信息,对原料及时做出决定和归纳成类,你才能避免原料的堆积。
我建议每天至少处理一次你的收件箱,若有需要你可能要更频繁地整理。
第一,限制你的收件箱。
你需要查看的信息和资料都会在收件箱中。
如果有很多的收件箱,便需要更多的时间去管理好它们。
所以尽量减少你的收件箱数量,刚好满足你的需求即可。
列出所有你收集信息的途径,评估每一条途径带来的价值,合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。
若认定某条途径没有价值,就抛弃它一周,然后再考虑是否确实要删除它。
对于其他的一些途径,想想能够将它们合并成一个收件箱。
比方说:
家中有好几个地方被你用来存放收到的信息?
那改用一个收件箱来收集所有的邮件、工作记录、学校笔记、电话表、电脑输出文件、时间表等等。
你有四个email邮箱?
尝试让它们都转发到一个邮箱中。
总之,越少越好,尽量将收件箱数量控制在4~7左右。
第二,管理你的收件箱。
长期阅读我博客的读者应该会觉得挺耳熟的,但是我还是要反复地强调:
不要让你的收件箱溢出。
留着大量未完成的原料未处理,绝对会让你感到巨大的压力。
所以,赶快成为自己收件箱的管理大师!
每天检查并且处理你的收件箱。
有一些收件箱,你可能需要检查几次(我每小时检查一次email),但是不要频繁的检查。
这只会浪费你的时间,降低你的工作效率。
但是也不能一天之内一次也不检查,否者你的原料又会堆积起来,记住堆积是你最大的敌人。
1.从上往下处理信息,马上做出决定。
从收件箱中的第一项开始,立刻做出决定,不要跳过、拖后或延迟做出决定。
2.删除。
如果你不需要这条信息,就删掉它(总是保持这个为优先选择)。
3.委派他人。
你是做这件事的合适人选吗?
如果不是,交给最适合的人。
4.立刻完成。
如何这件事需要的时间少于两分钟,那立即完成它,而不要放到任务清单中。
5.等下在做的任务。
如果这件事需要的时间多过两分钟,马上把它列入任务清单中,并且等下马上完成它。
6.制作档案。
你需要额外的参考文件来完成某件事情,那赶快为它制作一个档案。
7.无论如何,不要让收件箱里有剩余的项目。
删除或者制作档案,处理每一个项目直到收件箱为空。
注意,如果你的收件箱中有上百的项目,那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理(专门搁出几个小时去处理它们),接着再继续处理新进入收件箱中的信息。
8.重复这些步骤,保持你的收件箱为空。
如果你有限制自己的收件箱数量,实现这一点并不难。
保持收件箱为空会让你觉得棒极了,庆祝一下?
!
记住,不要一整天都在处理收件箱,最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。
简单做(ZTD)习惯培养3——计划
时间管理August14th,2007
更简单,更具行动力的终极高效系统:
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∙好习惯:
设定每天,每周的最重要的事(MIT)
每周,列下你需要完成的重大事件,把他们排进日程表。
每天,列出1-3个最重要的事(MITs)。
记住一定要保证你有很好的完成这些最重要的事。
这是ZTD中最简单也是最重要的一个习惯。
它为你的每一天和每一周都设定了目标,因为与其去盲目的去完成那长长的任务清单,你总是在完成那些最重要最有用的事情!
当然,你还是要去完成其余的事情的。
但是完成最重要的任务,会使你知道自己总在做真正想做的事——那些当你回顾的时候,会感到自豪的事,而不会操劳一天后却发现自己一无所成。
以下是一些如何运用这个好习惯的小技巧:
1.重大事件(BigRocks):
在每周开始的时候(星期天或星期一),坐下来看看你的任务清单。
想想这周你最想要完成什么?
刚开始的时候尽量将数目限制在4-6件,待到熟练了且你觉得自己能完成更多的时候,再添加多的任务。
不要忘了要确保这些重大事件中包含至少一项与你年度目标有关的任务。
更详细请参考《放置大石头的艺术:
让你的效率翻倍》。
2.安排日程:
将本周重大事件放在你的周程计划中。
每天放置只一个或两个,否则你会忙不过来。
并且分出1-2小时的时间去完成它们,尽量把时间安排得越早越好。
放置好这些重大事件后,你就可以计划其它的不是那么重要的事情了。
3.最重要的任务:
每天早上,马上决定今日最重要的任务。
这和你的重大事件很相似,每日选择1-3个最重要的任务,而这其中可能包括一个你已经安排了的重大事件和其它几个最重要的任务。
同样的,尽量将它们安排在尽可能早的时段。
如果安排的太晚,你常常会被其他的任务干扰,而导致任务失败。
4.完成它们:
前面说的这些无非就是为了搞定这些最重要的任务。
每天早上做的第一件事就是完成第一件最重要的任务,远离干扰,把所有精力都放在任务上直到完成它为止。
做完之后可以简单的奖赏自己。
然后去完成第二件最重要的任务!
5.回顾:
如果你完成了最重要的任务,那一定感觉这一天特别棒。
所以要记得回顾你所完成的,顺便表扬自己一下~
简单做(ZTD)习惯培养4——执行
时间管理August21st,2007
更简单,更具行动力的终极高效系统:
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∙好习惯:
一心一意,每次只执行一件事
执行,作为一切时间管理的核心,同样是ZTD中非常重要的一部分。
如果你不执行计划的行动,那其他的所有管理习惯也就是无意义的,你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。
所以执行是所以习惯中最最重要的!
ZTD着重于在不分心的情境下,一次只执行一件事。
千万不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。
这里是一些建议,希望你能够真正地执行行动并且完成它们:
1.重大事件(BigRocks):
选择一个任务(最好是每日最重要的任务之一),做出决定:
是一次全部完成、还是现在抽出一段时间(30分钟)去做它。
更详细请参考《放置大石头的艺术:
让你的效率翻倍》。
2.选择好环境:
在你开始工作前,消去所有使你分心的事。
关闭Email、关上手机、拔掉网线等等,把办公桌上堆积的混乱的东西写清理干净。
3.记录时间:
设置一个计时器(像CoolTimer等等),或者尽可能的集中于你的任务不要松懈,不让自己变得心烦意乱的。
4.避免干扰:
如果你在执行时被干扰了,马上把这些新到的信息或者任务记录到你的笔记本或收集箱中,然后继续原来的任务。
重申一遍,千万不要尝试多线工作。
5.快速调整状态:
如果你必需去检查你的Email或者执行其他的任务,那停下来,深呼吸,重新使自己的思绪集中,调整到正确的状态再继续任务。
6.不可避免的中断:
无论如何,有时总会碰到一些我们无法避免和拖延的事情而中断现在的任务。
当遇到这个情况时,把现在的任务进度记录下来,把所用的资料也都整理放到一旁。
当你弄完那些无法避免的任务后,简单地把所有的资料重新拿出来,然后再看看记录的任务进度,又可以马上开始原来的任务了。
7.享受休息:
深呼吸,舒展一下身子,在工作时也要享受好的休息。
身体可是革命的本钱,千万不要亏待了哦~
8.Ahhh:
当你完成任务后,表扬你自己!
奖励你自己上一会儿网,看一会儿电视——但是不要太长了(10分钟),然后继续你的下一步行动。
千万不要让你被奖励冲昏了头脑,忘记了下面的任务。
简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
时间管理August28th,2007
更简单,更具行动力的终极高效系统:
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∙好习惯:
简易信任的系统——建立简单的列表,并每日查看
许多GTD的使用者都习惯研究工具,创造复杂的实施系统,频繁更换使用的工具和系统,但这些都没有再帮你把事情搞定。
ZTD是关于行动的系统,而非工具。
所以ZTD希望你尽可能的使用简单的工具。
记住,你真正需要的仅仅是一些列表而已。
GTD需要你将自己的任务(下一步行动)放到一系列的情境清单中,比如@工作、@电话、@家里、@差事、@等待,等等。
基本来说,你需要问自己:
“基于我所在的场合以及我现有的工具,我现在能完成什么?
”然后去完成这个任务。
GTD通过将你的列表按情境划分从而简化了这一过程,你只需要去考虑自己现在所处的情境就好,不用去想其他的情境。
GTD中还有其他一些清单,比如说“将来/某时”(Someday/Maybe清单:
现在不能完成但以后可能会做的事)和“等待列表”。
收集的习惯已经再前面讨论过了,但现在的问题是:
该用什么工具来记录你的列表。
以下是我的推荐的一些简单、有效的GTD工具:
∙SimpleGTD:
这是我的最爱,也是我正在使用的工具。
我使用它便是因为的简单和易用。
SimpleGTD没有很多功能,但提供的都能满足你的需求,去尝试一下吧。
∙Moleskine:
这也是我的最爱。
事实上,任何能装进口袋的笔记本都非常不错,简单的笔记本对实施GTD来说完美极了。
但Moleskine真的很特别,它很漂亮也很易用。
所以我强烈推荐它
∙HipsterPDA:
HipsterPDA不是电子产品,它由一叠卡片和一个夹子组成。
你可以找到它的模板然后打印出来,也可自己动手做。
其方便之处在于卡片用完之后,你可以随时更换卡片。
请参考《向您介绍HipsterPDA》和《组织你的HiptsterPDA》
∙Tadalist:
可能是这里面最简单的工具了,Tadalist就是一个简单的列表工具。
界面不错,可以建立无数多的清单,打印它们,非常简单。
∙Todoist:
另一款非常简单的任务清单管理工具。
它有一些额外的功能,但也不是很复杂。
我不太喜欢它的界面,也许你会觉得它不错的。
∙Thinkingrock:
一款非常实用的GTD桌面软件。
完全按照GTD的思想,简单易用,可以在各个平台上使用。
请参考《ThinkingRock:
最好的GTD软件》和《ThinkingRock:
最好的GTD软件2》
一旦你选好工具,就马上开始记录,并且要记得要简单。
这个习惯的另一部分——每天查看你的列表,也是很重要的部分(比你用什么工具重要得多)。
你需要把它培养成一种习惯,这大概会需要三十天。
一旦你养成每日检查列表的习惯后,你的生活将更有条理,也更有效率。
简单做(ZTD)习惯培养6——管理
时间管理September4th,2007
更简单,更具行动力的终极高效系统:
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这是一个众所周知的管理方法:
寻找一个可以容纳所有信息,而且所有信息都被收集在这里的地方。
这个方法为什么如此优秀呢?
原因很简单,因为它最实用。
阅读下面以文章,培养这个好习惯,让你不再为找不到东西而发愁。
∙好习惯:
管理——存储所有信息的地方
你的资料是不是零散的堆积在工作台上?
你是不是每天都有花上一段时间去找自己的钥匙?
此刻,你是否知道,你生活中每一个细节被搁置在哪儿呢?
这些我只想说明的是:
你的生活是可以完全被管理的,只需要这个简单的规则:
把所有信息都放在正确的地方。
这个习惯也正是我在传授给我的孩子们的,所以我可以不要在他们玩耍后,帮他们将玩具收好;更重要的是我觉得这个习惯是最有价值的之一。
这里是如何培养这个习惯的方法:
∙形成系统:
把所有接收的信息都放入你的收集箱(在工作与家庭中)。
处理你的收集箱,马上完成一些任务或者将其中一些放入任务清单中,然后完成它,从清单中清理出去。
在这个系统里,你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。
∙为信息找个家:
如果你总是把一些资料堆放在你的工作台、书桌、床上或者卧椅上,你就应该想想:
这些东西是应该放在哪儿的呢?
它们的“家”在哪儿?
如果它们还没有“家”,你就为它们找一个吧。
安排一个地方专门放东西或某一类东西。
车钥匙?
找一个地方专门放钥匙;脏衣服?
不要把它们都扔在床上;首饰?
把它们放到一个安全的地方收好。
∙简单的整理系统:
一旦你已经把收集箱中的项目处理,你可能还需要参考其中的条目,这时你就需要一个地方来收集这些项目。
千万不要把这么一叠文件随便堆在不知道什么地方——建立一个简单的整理系统(方便的字母安排顺序,或者Geek喜欢的十六进制方式等等)。
准备几个备用的空白标签和文件夹以便随时建立一个新的整理夹。
不要害怕有太多的整理夹,相反的,你应该避免将不同的文件混杂在一个整理夹中(那就失去意义了)。
∙马上开始。
我知道,你在看这篇文章的时候正在想“等下我就去做建立一个管理系统”。
不要“等下”,现在就开始!
∙习惯成自然。
把所有的东西都放在正确的地方的习惯不是一夜就能培养成的。
你可能忘记,也可能为了偷懒而没做。
你应该坚持,黏住这个习惯,至少坚持这个习惯30天,直到它已经变成自然使之。
∙注意过渡阶段。
当你从一件事情转移到另一件事时,其中过渡的时间是应该注意的。
因为你需要把一些材料整理到一边和清理一下,但是这个时间我们常常不会去想该如何整理和收集,而是下一步该自己做什么。
当你在培养这个管理习惯的时候,注意这个转移过渡,这样你就能记得去整理和更容易的管理好事情。
∙保持桌面干净。
永远都不要让你的工作台、书桌、床、床头柜、咖啡桌和地板上堆着东西。
如果你正在犯这个错误,请为那些东西找个“家”。
∙使用标签。
标签是管理中最好用的工具。
准备一些空白标签,为那些抽屉和文件箱都标上标签。
所以你就可以对事情都了如指掌。
∙评估审核。
无论何时,回顾你的管理习惯都是一件保持进步的事情。
你会发现有一些管理上的不当之处,像某一些资料都被整理在一个房间,而你却常常在另一个房间使用这些资料等等。
而有些时候,你需要重新整理一遍所以抽屉和文件箱,以便保持事情都在可控制的范围内。
如果你仍旧常常找不到东西,请重新阅读几遍上面的方法,并且坚定不移的执行。
如果你再也没有找不到东西了,想想你为自己收获了多少时间和金钱,欢迎留言分享你的成功!
简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
时间管理September11th,2007
更简单,更具行动力的终极高效系统:
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无论你多么优秀,仍然有忘记事情的时刻、有失去目标的时刻、有时间管理系统失衡的时刻。
当你陷入繁忙的工作,忙碌的生活中时,即便最好的管理系统都有可能变得一团糟。
所以每周回顾的重要意义在此:
它给了你一次机会,来重新整理所有的事情并检视什么是最重要的任务。
这里ZTD(简单做)将告诉你一个更简单的每周回顾方法——帮助你在更短的时间内获取同样有效的结果。
∙好习惯:
每周回顾你的系统和目标
GTD中的每周回顾已经非常棒了,简单做(ZTD)基本上仍延用它,不过添加了对目标回顾的重视度。
在每周回顾中,你应该对比自己的年度目标,回顾自己在过去一周取得的进步,制定下一周的前进计划。
这里是如何让你在五步中就完成重要的的每周回顾:
1.回顾你的长期目标
(1),中期目标
(1)和短期目标。
回顾你的人生目标(如果你没有,抽出时间仔细考虑一下),根据你的人生目标制定一个今年自己想完成的长期目标,只需要一个(如果你制定了太多,就选择最重要的,目标太多便会失去准心);然后再为接下来的几个月制定一个中期目标,这个目标应当是帮助你进一步接近自己的长期目标;最后再为接下来的几周选择一个短期目标,来帮助你接近自己的中期目标。
当你完成这些步骤后,以后的每周回顾也就是一次对自己目标进展的回顾和对目标的重新确定。
每周对你目标重新确定是非常重要的,只有这样才能保证你的前进方向正确,保证你的精神和体力上都做好准备,继续保持不断前进。
(刚开始的目标设定大概需要10-15分钟,以后的每周回顾大约5分钟。
2.回顾你的笔记。
如果你有跟随简单做好习惯1(收集),你就会有一份上一周的笔记。
在你的笔记上,大部分的任务都应该已经完成的,但是重要的是在重新回顾它们时,发现那些没有完成的任务、没有处理的信息等等。
就是简单的扫过然后把未完成的事情重新记录下来。
(大概5-10分钟)
3.回顾你的日程表。
回顾上一周的日程表,看看是否有需要提前的事项,或者有新产生的需要完成的任务。
然后再看看下一周你需要完成的事情。
(大约5分钟)
4.回顾你的清单。
无论你是使用多份情境清单或者一份任务清单,回顾它们是同样重要的,确认上面列出的事项是最新的。
划掉那些已经完成的事项,并且看看你的“接下来的任务清单”、“某一天/可能清单”、“工程清单”,如果你有使用这些清单。
(大约10分钟)
5.设定你的短期目标和放置你的“大石块”。
如果你已经完成了一个短期目标,你就回到第一个步骤重新设定一个新的。
如果还未达到短期目标,那回顾自己的任务时,看看怎么样能取得更好的成果。
列出这周你想完成的重要任务和其他的任务,然后将它们安排到日程表中,尽量将它们安排在早晨。
这些任务是优先级最高的,所以每天不要安排太多的,只需1、2个便可。
参考阅读《放置大石头的艺术:
让你的效率翻倍》
如果你不分心,并且按照步骤来,总共回顾时间为30分钟。
回顾时,你应该避免所有的打搅,关掉Email和网络(除非你的清单都是在线的),关掉你的手机。
最多的情况,一次每周回顾大概也就45分钟而已。
记住,每次只要集中于一个目标,并且确保它是一个你能完成的目标。
将它贴出来、告诉朋友、使用Email提醒等等,无论如何都不要放弃或者远离目标。
简单做(ZTD)习惯培养8——简化
时间管理September18th,2007
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如果你同我一样,有一份长的任务列表,你可能会按照情境来划分这些任务(工作
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