职责范围汇编.docx
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职责范围汇编
职责范围汇编
古艾装饰有限公司
二○一一年十一月
本职责范围汇编说明:
1.本职责范围汇编中组织机构图为公司运营初期时设计,部门内部不予设置科室和行政职务,只体现业务内容。
企业发展到一定阶段(例如员工≥100人等)时组织机构将随企业发展予以调整、变更。
2.为了规范企业管理,明确业务流程,本职责范围汇编中各部门职责涵盖了小型加工装配制造型企业所有基本业务
3.本职责范围汇编包括以下部分内容:
⑴组织机构图
⑵公司总体业务流程图
⑶各部门职责范围
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第一部分:
组织机构图
古艾装饰公司组织机构图
(2011年11月)
第三部分:
各部门职责范围
【总经办】
一『人力资源』
1.基本职责:
1)人力资源规划
◆根据公司发展战略和经营目标制定人力资源规划,经批准后实施
◆进行工作分析,参与并执行组织机构改良,界定工作权责
◆制订人力资源管理制度,设计人力资源工作流程,研究、分析并改进制度流程
◆人力资源支出预算编制及成本控制
2)薪酬与绩效管理
◆依据薪酬、绩效管理制度进行薪酬、绩效管理
◆员工调职、调薪、晋升、专业技术职称评定等事务处理
3)人员招聘
◆依据招聘管理制度组织公司人事招聘活动
◆组织办理新员工入职事务
4)奖惩管理
◆依据绩效考评结果、日常监督检查等拟定奖惩措施经批准后实施
◆参考各部门提交的考核意见,拟定最终奖惩措施经批准后实施
5)培训管理
◆依据公司培训体系拟定培训(岗前培训、在岗培训等)计划(年度、月度、临时等),经批准后组织实施
◆组织对各项培训的评估、考核及改善
◆各项培训资料的整理、存档
6)考勤管理
◆依据考勤管理制度进行员工考勤(出勤、出差、休假、加班等)管理
◆各种休假、办公时间临时调整的通告等
7)劳动关系
◆劳动合同签订、中止、变更、解除等事项的办理
◆员工法定保险的缴纳
◆员工人事关系的办理及人事档案等资料的存档
◆员工满意度调查及满意度提升的改善
◆协调∕解决劳资关系等劳动纠纷
8)内部管理
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、培训、激励
◆《劳动合同法》等法律法规的收集与学习
◆内部经费预算管理
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆协助其它部门内部的相关培训
◆公司管理制度在本部门的监督执行
◆其它应提供给相关部门的协作
◆接受监督部门的监督、审批
『财务』
1.基本职责
1)货币资金出纳
◆现金、银行存款、有价证券的出纳及保管
◆支票、银行票据的发出、接受、保管及内部手续的处理
◆收据、支票的发行、管理
◆业务银行的有关手续事务
◆有关凭证、票据的管理
2)资金
◆编制资金计划
3)记帐、计算
◆会计凭证的填制、整理
◆会计帐簿的登记、整理
4)余额管理
◆应收、应付款的核算
◆其它各种对帐事宜
5)税务
◆企业纳税相关法律的调查
◆税务申报、交纳事项
6)管理会计
◆公司经营情况分析
◆编制公司年度预算方案
◆固定费用的日常管理及监控
◆各项成本分析
◆编制仓库物资、生产物资等资产盘点计划并组织实施
7)经营管理
◆董事会材料的编写准备
◆董事会有关事项的联络
8)内部管理
◆制订财务管理制度,设计财务工作流程,研究、分析并改进制度流程
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、培训、激励
◆内部经费预算管理
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆参与销售合同(订单)的评审
◆公司管理制度在本部门的监督执行
◆其它应提供给相关部门的协作
『监督部』
1.基本职责
1)岗位目标
◆监督检查服务、施工流程,树立公司品牌和形象
◆“5S”标准的制定及日常工程监督、管理监督
◆对所管辖工程中出现的任何事故做出公平、公正、公开的裁判,降低投诉率
◆完成部门下达任务,确保所管辖工程质量合格率、交付率百分百,客户满意率百分百
2)部门工作
◆负责对所管辖工程所有人员的工作完成情况进行跟踪、检查、指导和协调;
◆监督所管辖工程的施工情况,确保工程按时、按质、按量完成以及施工中的成本控制;
◆负责监督所管辖工程的施工过程的质量控制、质量管理以及对施工材料质量的确认;
◆负责配合各相关部门相应人员解决所管辖工程的技术难题;
◆负责协调公司各部门之间、公司各部门与客户之间关系,确保畅通无阻;
◆监督所管辖工程的施工安全,确保施工安全和零事故;
◆参与所管辖工程的施工计划协调会,协调施工进度问题;
◆负责处理所管辖工程的关于客户投诉事件包括:
设计图纸、施工技术、材料、施工进度、工程质量及外单位施工质量的裁判,做出修正方案,并定期上报常务副总;
◆负责所管辖的每个工程竣工后做总结报告并上交部门经理;
◆负责复核所管辖工程的增减项目单、实际使用材料数量和人工工资;
◆负责参与检查所管辖工程的各阶段工程验收;
◆负责监督、协调所管辖工程整个施工程序按“整体规划方案”实施;
◆负责监督所管辖工程各工种施工工艺按统一施工标准操作;
◆负责监督所管辖工程图纸设计的合理、准确、规范性;
◆定期分析、整理工程案例并提出修正方案呈报部门经理;
◆负责所管辖工程的所有信息统计报告工作;
◆定期向部门经理汇报所管辖工程情况;
◆配合部门经理完成其他相关工作。
2.关联职责
◆监督人力资源对员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理
◆协助其它部门主办的各种会议,协调会议时间、会议室的使用等
◆监督财务进行董事会资料的编写准备和董事会有关事项的联络
◆公司管理制度在本部门的监督下执行
◆其它应提供给相关部门的协作
◆监督总经办的企业管理。
【技术部】
1.基本职责
1)技术管理
◆编制公司技术发展和技术措施规划,并组织对规划的修改、补充、实施等管理工作
◆制订技术研发管理制度,设计技术工作流程,研究、分析并改进制度流程
◆制订并改进技术文件(产品设计、新产品试制、技术规范、技术情报等)
◆编制公司产品标准,按年度审核、补充、修订
◆编制与产品的使用、维修和技术安全等有关的产品资料(零件目录表、操作说明书、售后服务手册等)
◆制订成品的出厂检验(包括例行检验和确认检验等)的判定准则与检验规范
◆制订原料(包括外购件、外协件等)的进厂检验接收准则与检验规范
◆设置生产过程中的检验点,制订制成产品的过程检验接收准则与检验规范
◆进行质量问题中的技术原因分析,处理产品出现的技术问题及质量改善实验验证
◆客户样机管理
◆新产品、特殊原材料及关键模具的采购实施
◆根据原材料影响产品质量的程度对其进行分级
2)文件管理
◆技术资料(设计文件、实验评定报告、零件表、QC工程表等)的交接与存档
◆技术资料的保密管理
3)成本管理
◆制订研发成本降低计划并予以实施,降低研发费用
4)设计开发
◆根据市场调查编制新产品开发可行性分析研究报告
◆负责新技术的引进,制定新产品、改造产品的导入开发计划
◆新产品技术设计、试制、测试、改进,编制试制总结和出具检测报告
◆组织实施新产品的样品试制、小批试制鉴定并保存鉴定资料
◆制定新产品的测试大纲并大纲要求对新产品或有测试要求的产品进行测试,出具试验报告
◆新产品定型及缺陷改进
◆组织技术成果和技术经济效益的评价工作
◆办理新产品的报审和专利证书等的报批手续
◆设计变更及指令的下达
5)内部管理
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、培训和激励
◆内部经费预算控制
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆参与供应商评价
◆参与非常规销售合同的评审
◆协助工程改善工艺作业流程
◆公司管理制度在本部门的监督执行
◆其它应提供给相关部门的协作
【市场部】
1.基本职责
1)销售企划
◆根据公司战略规划,制定营销战略发展目标、规划并组织实施
◆制订营销管理制度,设计营销工作流程,研究、分析并改进制度流程
◆负责进行市场调查、开拓营销渠道、拟定营销方案并及时上报
2)销售业务
◆根据订单、业绩等信息编制公司年度、季度、月度销售计划
◆确保销售计划及时传递给生产管理并与其保持有效沟通
◆负责产品广告、宣传资料等的策划、费用预算、制作发布等各项工作
◆积极开拓市场,运用各种促销方式确保市场占有率,及时做好应收款项回收
◆销售合同(订单)管理
◇销售合同的审核及存档
◇组织非常规合同的评审
◇预测订单及销售报价单的制作
◆组织发货及运输办理
◆受理退货
◆售后服务的开展及售后服务资料的制作与发放
◆各种销售原始资料的归类、整理、收集、存档
◆销售预算的编制与控制,负责完成公司下达的年度各项销售指标
◆编制销售统计报表和分析报告
3)客户管理
◆客户资料库的建立与维护,客户日常维护及新客户开发管理
◆加强客户沟通,进行顾客满意度调查与分析
◆接收客户抱怨和投诉信息并传递给品质部门
◆客户日常咨询事项的办理
4)内部管理
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、培训、激励
◆内部经费预算
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆产品开发、改善方案等信息的提供与参与探讨
◆接收仓储传递的库存信息并保持有效沟通
◆协助人力资源组织对销售人员的培训
◆公司管理制度在本部门的监督执行
◆其它应提供给相关部门的协作
【材料部】
一『质量管理』
1.基本职责
1)质量管理
◆公司质量管理方案的策划、控制、改进,确保产品质量管理水平的持续提高
◆组织对公司管理、质量目标的职能和层次分解、目标的审核
◆建立公司各级质量目标责任制,监督执行和提交考核方案
◆建立监视和测量装置控制台帐、管理档案
◆编制监视和测量装置校正、维护保养计划并组织实施,保存校正证书、维护记录等相关资料
◆组织对不合格品(原材料、在制品、成品等)的处理,监督落实责任部门对不合格品的处理
◆组织相关部门对质量投诉的原因进行分析并制定改善措施,并定期确认措施的有效性
◆公司内外各种质量反馈信息的收集及组织处理
◆公司重大质量事故的组织上报
◆审核供应商评价的过程及结果,初步确定合格供应商名录并上报审批
◆定期组织召开质量会议
◆运用各种形式宣传质量管理,提升企业整体质量意识
◆进行市场调查、开拓采购渠道、制订采购政策、拟定采购方案
◆到厂采购原料的请验和入库交接,并按规定要求提供采购物资相关验证材料
◆负责与供应商协调处理经检验不合格的原料
◆外协品、试制品等的安排及管理
◆编制合理的采购付款计划并按要求办理付款手续
2)体系管理
◆建立、实施并保持公司的管理体系,确保体系运行的适应性、充分行和有效性
◆编制管理体系手册及组织相关部门编制二层程序文件
◆管理体系内审、管理评审、外审、认证申请等的组织实施
◆监督管理体系运行过程中问题点的改善
◆管理体系文件、记录的保存
◆组织申报产品认证(CCC、UL、CE、ROHS等)的资料、样机准备和认证产品的一致性控制。
3)内部管理
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、培训、激励
◆内部经费预算
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆协助人力资源组织体系、质量等相关方面的培训
◆参与新开发供应商的综合评价和供应商的业绩评价
◆参与非常规销售合同(订单)的评审
◆督促、协助检查外协零件质量的提高
◆其它应提供给相关部门的协作
二『质量保证』
1)进料检验
◆根据原料(包括外购件、外协件、毛坯件等)的进厂检验接收准则与检验规范进行检验
◆填写《入库品质异常表》反馈品质部、物流部,品质部组织及时采取措施
◆原料检验相关记录的填写与保存
◆检验器具的申请校正及日常维护管理
◆将原料检验结果记录与供应商质量记录卡并反馈采购,作为供应商评价的资料
◆原料入库交接手续办理
2)制程控制
◆依据过程产品的过程检验接收准则与检验规范进行检验。
◆填写《工序异常品质表》反馈品质部、制造部,品质部及时组织采取措施
◆过程检验相关记录的填写与保存
◆检验器具的申请校正及日常维护管理
◆每道工序首件品质确认
◆生产现场的日常稽核,发现品质异常督促监督其改善
3)出货质量控制
◆依据成品的出厂检验(包括例行检验和确认检验等)的判定准则与检验规范进行检验
◆填写《成品出厂检验品质异常表》反馈质量管理、制造部,质量管理组织及时采取措施
◆成品检验相关记录的填写与保存
◆检验器具的申请校正及日常维护管理
◆成品型式试验的执行和管理
◆成品首件的品质确认
◆成品入库交接手续办理
4)内部管理
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、培训、激励
◆内部经费预算
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆公司管理制度在本部门的监督执行
◆来料控制参与原料不合格原因分析,提出质量改善意见,不良品的协助处理
◆来料控制参与供应商的评价
◆制程控制参与在制品不合格原因分析,提出质量改善意见,不良品的协助处理
◆成品出厂检验参与成品不合格的原因分析,提出质量改善意见,不良品的协助处理
◆成品出厂检验参与客户抱怨和投诉原因分析
◆其它应提供给相关部门的协作
◆参与销售合同(订单)的评审
『信息、仓储部』
1.基本职责
1)物资管理
◆制订仓库管理制度,设计仓库工作流程,研究、分析并改进制度流程
◆物资出入库(含销售退库)办理,物资年、月、日报表的编制
◆负责清理库存、盘活存量、减少浪费以加速资金周转
◆做好库存物资标识(合格品、不合格品、待检品等)和防护工作
◆协助制造部、营销部做好物资的搬运等工作
◆制订并实施标准存量,实施存量控制,协助呆、滞、废料的处理
◆建立与制造部、营销部的物资动态统计库存信息的传递共享机制,保持有效沟通
◆加强仓库安全保卫,做好仓库防火、防盗等安全工作
2)信息管理
◆信息收集
◆企业文化宣传
◆档案、资料收集、整理
◆公司内务整理
3)帐务管理
◆建立出入库业务帐目,做到“帐、物、卡”一致
◆日常自行盘点、对账
◆各种出入库单据等资料的整理、存档
4)内部管理
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、培训、激励
◆内部经费预算
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆协助财务组织的例行盘存
◆公司管理制度在本部门的监督执行
◆其它应提供给相关部门的协作
【工程部】
1,总则
◆为加强工程管理,确保工程按质按期完成,并最大限度地降低工程成本,节约投资,实现工程总目标,特制订本职责。
◆工程部经理在总经理的领导下,主要负责对工程全过程的施工进行组织管理,通过对工程项目部和施工队伍的组织管理及与各相关部门的协调配合,从而实现对工程总目标的有效控制。
2, 具体职责
◆认真贯彻执行公司的各项管理规章制度,逐级建立健全工程部各项管理规章制度。
◆ 积极主动地完成公司的各项生产施工任务,对工程施工进度、质量、成本及安全施工情况,实施全面的管理。
◆对开发项目进行前期跟踪,组织开发项目信息收集整理、分类、汇总联网、组织投标资格预审文件的编制、组织项目部编写工程施工组织设计。
◆按照公司对项目实施的要求及工程拟建规模,选派得力项目经理组成项目部。
◆ 按照公司要求及项目内容配合预算部组织竞标确定施工队伍。
◆ 检查监督项目部进场准备工作落实情况,检查监督项目部与施工队签订施工现场安全生产、消防安全、治安保卫责任书的情况以及现场安全教育开展情况。
◆审核项目部编写的工程施工组织设计、工程施工进度、质量、成本控制计划。
指导审核质检员编制的工程项目质量控制计划及工程创优方案。
◆ 监督检查工程技术交底、施工进度、质量达标以及成本降低的完成情况。
◆ 指导检查施工现场安全施工、消安全防、安全保卫工作规范化管理开展落实的情况。
◆ 指导检查施工现场文明施工、环境保护、职业健康工作规范化管理开展落实的情况。
◆ 组织处理重大工程事故,协调工程重大问题纠纷,对重大工程事故及工程技术问题提出处理方案。
◆ 参加工程竣工验收,监督检查竣工图绘制,工程决算、材料使用、台帐建立及工程资料台帐建立、整理、归档的完成情况。
◆ 妥善处理项目部的解体,进行人员重新调配。
◆ 组织好工程保修及客户回访工作。
◆ 树立公司利益第一的宗旨,维护公司的形象与声誉,洁身自律,杜绝一切违法行为的发生
◆ 协助配合公司其他部门进行相关业务工作。
◆ 完成领导交办的其他工作。
3,关联职责
◆工程施工过程中接受监督部门监督、管理
◆配合设计部门设计调整
◆配合相关部门工作
『技术部』
1.基本职责
1)加工作业
◆工艺文件(例如作业指导书等)的编制、审核,确保公司工艺文件完整性
◆工艺卡片、工艺流程的编制、改善、审核,经批准后监督执行
◆产品生产工艺的设计、改进等管理
◆产品物料标准用量的设定和修订
◆组织设计和制造模具、工艺装备
◆各项产品标准工时的设计与修订
◆工作方法的改善、简化、策划和推行
◆负责生产过程中采用新技术、新工艺、新材料
◆加强操作人员工艺纪律教育,严格按工艺标准监督工艺执行
◆在新产品试制和老产品生产过程中,负责工艺问题的解决,保证生产顺利进行
2)质量管理
◆加工件的自主检查、工序检查
◆关键工序等工序间的检查、记录、流转资料的管理
◆加工过程中的质量活动的组织和促进
3)成本管理
◆制订工艺成本降低计划并予以实施,不断降低制造费用
◆不断优化工艺流程,采购先进工艺手段,提高工作效率
4)内部管理
◆工作计划、目标的拟定、执行和控制
◆员工的考核、辅导、激励
◆内部经费预算管理
◆内部“5S”管理
◆完成公司及上级布置的临时业务
2.关联职责
◆协助设备部门进行设备事故抢修处理、原因分析、措施制定等工作
◆协助总经办对生产人员进行生产、操作规范等相关培训
◆公司管理制度在本部门的监督执行
◆其它应提供给相关部门的协作
『设计部』
1,基本职责
◆客户咨询时,应首先向客户介绍公司的市场地位、工程特点(质量上乘)、分级报价(质量价格比合理)、施工流程。
◆咨询时,设计师应全面了解客户待装房间的基本情况,确定装修级别、设计风格、主要材料,做好客户信息表登记,安排好量房时间。
◆根据客户的消费取向,主动为其推荐相应价位。
◆设计师应向客户准确解释公司不同、价位在价格、工艺做法、材料上的区别和共同点。
◆当客户要求做概算时,应严格按报价单进行(报价单上没有的项目须经公司技经部门认可)。
◆量房中要做到认真细致,要注上下水管、暖气、卫生间和厨房设施的准确位置,向客户指明基底情况,并向客户提供是否需要修补的参考意见。
◆认真填写量房记录单,正常情况下三日内出图及粗报价,有约定按约定时间执行。
◆量房后三日内,按照公司设计规范制作平面图、吊顶图。
◆在设计方案、报价使客户满意的前提下签订合同。
◆正式开工前应做出全套施工图纸:
包括总平面图、总吊顶图、剖面图、节点大样图、墙面展开图(家具立面图)。
◆施工图纸原则上采用A3图幅,且必须有客户签字。
◆报价时,应严格按公司统一报价做工程项目报价,如有不清楚的项目应向公司技经部门及时咨询,不得擅自改动规定报价。
◆报价时,严禁低点切入、漏项报价(误差不允许超过10%)。
◆严禁将不同级别的报价做在一个工程项目报价单中。
◆熟记公司工程价目表。
◆设计师签定的合同、图纸、报价单,必须有设计师、审核、客户签字方能生效,没有客户签字的合同、图纸、报价单,公司行政主管有权不予盖章,领用已盖好章的合同由责任人承担。
◆设计师在签约后一日内将报价单转至总经办(总经办不在时应放入工程合同管理箱内)。
各分部签署文件明细:
●装修合同--三份:
公司、市场、客户各一份。
●报价单--五份(复印四份):
公司、设计师、客户、工长、监督各一份(市场需要可增印一份)。
●全套图纸--四份(复印四份):
公司、设计师、客户、工长各一份(市场需要可增印一份)。
●补充条款(与合同同时签)--三份:
公司、客户各一份、市场一份。
●代购协议--二份(复印一份):
公司、客户各一份。
●代购明细--四份(复印三份):
公司、客户、财务部、工长各一份。
●设计师交公司存档的合同、图纸、报价单必须有客户、总经办、设计师三方签字方能生效,否则缓发当月效益工资(设计师、客户、总经办签字为亲笔签名)。
◆全程服务规范
●设计师实行全程服务,应在签约时明确制订开工、竣工时间表。
●设计师必须在交底前天将工程全套图纸交给工长和相关部门。
●交底人员包括客户、设计师、巡检和工长及现场负责人。
●现场交底时,由设计师依照图纸向工程人员详细介绍设计理念、表达效果,工程人员向设计师提供签字认可后的交底单。
●设计人员、工程人员如有一方未按照流程操作,或者文件不齐,另一方可拒绝在交底单上签字,并上报公司,所造成的损失,由责任方负责。
●设计师应在工程中期验收前,约请客户至施工现场,共同进行中期设计验收。
●中期预决算后加项,设计师应向客户说明,需当时付95%的款。
●设计师应在工程开工至竣工期间内,与客户保持密切的联系,发现问题,及时协调、处理,消除投诉。
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