建设工程资料与档案管理规定.docx
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建设工程资料与档案管理规定.docx
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建设工程资料与档案管理规定
新疆XX(集团)有限责任公司
建设工程资料与档案管理规定
第一章总则
第一条为加强建设工程资料与档案管理工作,确保工程档案的规范性、准确性、完整性,特制定本管理规定。
第二条本制度适用于集团公司新、改、扩建设过程中所形成的工程档案的编制、收集、整理、归档管理。
第三条定义
项目管理单位指各项目管理单位或公司直属项目部(包括设有代建单位的项目)。
第二章工作职责
第四条建设单位职责
(一)工程管理部职责
负责编制、修订集团公司《建设工程资料与档案管理规定》,指导、培训、监督检查项目管理单位建设工程档案管理工作。
(二)项目管理单位职责
负责建设工程可研(初设)阶段、施工准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段工程资料的收发、整理、审核、归档,并组织工程档案的竣工验收及移交工作。
(三)规划发展部职责
负责项目立项批复、用地手续及项目实施外部支持条件落实等资料的收集、移交。
(四)安全环保部职责
负责项目安全、环保、消防等批复及验收资料的收集、移交。
(五)技术中心职责
负责初步设计、勘察等成果性文件的收集、移交。
(六)商务部职责
负责项目合同与招投标文件的收集、归档移交。
第五条监理单位职责
负责检查落实承包单位工程资料的编制,并审核确认。
同时编制且移交监理竣工资料。
第六条设计单位职责
负责编制且移交勘察设计成果及竣工确认文件。
第七条承包单位职责
负责合同范围施工准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段工程资料的编制、审核、移交工作。
第八条调试单位职责
负责编制且移交调试过程中成果性文件。
第三章管理内容与要求
第九条工程档案归档范围及责任单位
工程档案分为以下九部分,具体的归档范围及责任单位详见《建设工程资料归档范围及责任划分》(附件1)
(一)可行性研究、任务书
(二)设计基础资料
(三)设计文件
(四)项目管理文件
(五)施工文件
(六)监理文件
(七)设备文件
(八)竣工验收文件
(九)声像及电子档案
第十条工程资料的管理
(一)与职能部室相关的工程资料
1.职能部室根据《建设工程资料归档范围及责任划分》(附件1)要求,在取得本部门所负责范围内的成果文件十日内,分别将原件交至集团公司档案室,复印件交至项目管理单位资料室,并办理移交手续。
2.项目管理单位在收到项目建设过程中成果性文件后,编制卷内目录并归档。
3.对于合同、招投标等类似专业性强的文件管理,以集团公司印发的红头文件执行。
(二)与项目管理单位相关的工程资料
项目过程中的工程资料,统一采用规范格式,做到文件填写准确、规范、签章手续齐全。
由项目管理单位资料员按要求分发、传递文件,做好登记台帐,并按文件编号进行分类,组卷、归档,同时建立卷内目录(附件2)、案卷目录(附件3)及电子版目录。
1.接收发放管理
(1)设计图纸
设计图纸必须采用设计院绘制的蓝图,且图号准确,签章手续完备,每张图纸上须加盖设计单位印章(土建专业图纸还须加盖建筑注册师、结构注册师印章)。
经项目管理单位项目管理部门审核确认后(附件4),资料室统一登记、发放至相关部门,并留存归档,同时按建筑、工艺安装、电气、仪表、设备等专业进行分类,同时按要求建立案卷目录。
(2)设计变更通知单
设计变更单(表样以设计院为准),必须采用正式印刷的变更单,且图号准确,签章手续完备,所用术语,符号必须符合国家制度规范,附图不得徒手绘制。
经项目管理单位、监理单位审核确认后,资料室统一编号登记,发放至相关单位,并做好存档、编目工作。
(3)设计变更联络单
在施工过程中因承包、建设单位原因引起设计文件变化时,由提出方填写设计变更联络单(附件5),经项目管理单位、监理单位审批后,返给设计院签字确认,并由资料室统一编号发放、归档、编目。
(4)工程联络单
在施工过程中用于参建单位之间的工作沟通协调及安排,需由提出方填写工程联络单(附件6)经审批后,统一编号、归档。
(5)设计文件发放范围变更单
由于合同范围调整造成设计文件发放范围变化时,项目管理单位需填写《设计文件发放范围变更单》(附件7),经确认后,办理设计文件调整手续。
(6)建设单位通知单(附件8)、建设单位通报单(附件9)
分别用于项目建设活动的通知或考核文件,由组织单位或考核单位填写,资料室统一编号、发放、归档。
(7)工作联系单
工作联系单(附件10)仅用于项目管理单位各部门之间的技术沟通,由资料室统一编号、发放、归档。
(8)会议纪要(附件11)
项目管理单位项目协调、技术方案等会议纪要,由资料室统一编号、发放、归档。
(9)建设单位会签单(附件12)
在项目管理文件下发前,需征求相关部门意见时,由文件编制部门填写建设单位会签单,并组织会签。
2.文件的收回
由于版次变更而造成设计图纸、设计变更单作废,资料室须收回旧版设计文件,并逐一加盖作废章,同时做好收回登记台帐。
3.文件编码
文件编号以文件内容为基础,运用字母或数字代表,便于系统管理。
各项目管理单位在项目实施过程中可根据实际情况进行扩充或删减。
(1)内部管理文件
(2)外来传递文件
项目管理单位代码—由2个字母组成,如“FK”代表阜康能源股份有限公司。
项目编号—由2位数字组成,如“01”代表一期项目。
文件类型代码—由2-4个字母组成,代表文件的种类,如“HYJY”代表会议纪要。
发出方/接收方—由2-4字母组成,代表发文、收文单位。
流水号:
由数字组成,不同类型的文件都须有个序列号,代表文件的顺序,流水号从001开始。
举例:
FK01—HYJY—001代表阜康能源股份有限公司一期项目会议纪要。
(3)设计文件
设计图纸、设计变更通知单的编号可按照设计单位原文件号编制管理。
(4)项目管理单位名称及项目类别代码
代码
公司名称
ZT
新疆XX(集团)有限责任公司
HT
新疆XXX重化工有限责任公司
FK
新疆XX化学能源有限公司
KY
新疆XX矿冶有限公司
TKX
新疆XX化学能化有限公司
HG
化工
DS
电石
DC
电厂
代码
文件类型说明
HT
合同、协议
TZ
通知
TB
通报
JH
计划、月报、年报
GD
规定、办法(方法)、操作规程、方案、程序
BG
报告、请示
HQ
会签单
BGLL
设计变更联络单
DACJ
档案资料催交通知单
SJQR
设计文件内部确认单
GZLL
工作联系单
GCLL
工程联络单
SJFF
设计文件发放范围变更单
HYJY
会议纪要
GCXT
工程协调会
JLLH
监理例会
HSE
HSE管理例会
ZLGL
质量管理例会
JDKZ
工程进度控制例会
JSZT
技术专题会议
SJXT
设计协调会议
WZGY
物资供应协调会议
CZ
传真、信函
QT
其他(本表不包含的其他文件类型)
(5)文件类型代码
第十一条施工竣工资料的管理要求
(一)竣工资料的编制要求
1、施工竣工资料由承包单位收集、整理和编制(具体内容详见附件1),竣工资料除参建单位资质证明(加盖单位公章)及进货时只提供复印件的材质证明外(要加盖销售方公章),其余文字材料必须为原件。
2、施工竣工资料根据地方档案馆要求,以项目建设同期集团公司下发的红头文件为编制依据,按照单位工程结合不同专业分别进行组卷,并保证卷内资料齐全完整,内容真实准确。
施工竣工资料专业分为:
建筑卷、工艺安装卷、电气安装卷、仪表安装卷、设备制作卷。
3、竣工资料编制要求:
建筑专业竣工资料原件三套;安装专业竣工资料原件二套;电子档案一套;声像档案一套。
(二)竣工图的编制要求
1、竣工图是工程建设最终情况的真实反映,因此,竣工图的编制要求做到完整、准确、规范、修改到位。
2、竣工图所用图纸无论是原施工图,还是更改后的施工图或重新绘制的图纸,均应是新蓝图,不得使用复印图编制竣工图。
3、竣工图的编制整理,应在施工过程中进行。
施工单位、设计单位按要求做好竣工图的编制工作。
发现不准确、不完善时,应及时采取措施修改或补齐,有异议时可对竣工图进行实测复核.
4、没有设计变更的施工蓝图作为竣工图时,由编制单位在施工蓝图标题栏上方空白处加盖并签署竣工图章即可(见竣工图章)。
5、设计变更较少或只有一般性变更时,可在图纸修改部位进行杠改或刮改,并注明更改依据文件的名称、日期、编号,加盖修改专用章和签署竣工图章,更改时必须使用黑色墨水或碳素墨水。
6、对不符合杠改或划改条件或无法在图纸上表达清楚的变更,可以圈出更改部位,在图纸空白处重新绘图,在标题栏上方加以说明,引出说明应与图框平等,引出线不交叉,不遮盖其他线条。
7、凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大变更及图面变更面积超过30%时,由编制单位重新绘制竣工图,重绘图按原图编号末尾加注“Z”字或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章方可作为竣工图。
8、与施工图有关的设计变更原件应按专业单独组卷,装订成册,并将竣工图中更改使用的变更单复印件附在该卷竣工图纸之后,在卷内目录上注明,且在备考表中注明变更原件保管单位的档号。
9、竣工图的折叠时采用一上一下手风琴折叠方式,统一折叠成210mm×297mm(A4)图幅,内折叠,外翻图标,保持每卷图纸四边厚度一致,图签露外面。
案卷不宜过厚,一般以不超过2.5cm为宜。
10.土建专业竣工图编制为原件三套;安装专业竣工图编制为原件二套。
(三)竣工图章的使用
1、竣工图章尺寸为80mm×50mm内容及式样见下图:
竣工图
施工单位
编制人
审核人
技术负责人人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
2、竣工图章由竣工图编制单位按上述图样自行刻制,并将所有竣工图逐张加盖竣工图章。
3、加盖竣工图章应使用不褪色红印泥,盖印应端正、整齐,竣工图章要求签字齐全、清楚,不得代签,不得用私人印章代替签字。
第十二条监理竣工资料的收集、整理要求
(一)监理单位收集、整理、移交监理过程中形成的有关工程质量,进度、造价、工期等方面的全部资料(具体内容详见附件1)。
(二)监理竣工档案编制要求:
建筑专业原件三套;安装专业原件二套;电子档案一套。
第十三条设备资料收集、整理要求
(一)设备资料由项目管理单位设备管理部门以台(件)为单位进行整理,组卷,设备供货厂家应按合同规定数量向资料室交付设备资料。
设备货款结算时需资料管理人员签字认可后,方可到财务部门办理结算手续。
(二)设备资料的收集包括设备生产厂家提供的设备制造、出厂试验材料和现场设备开箱资料,如:
设备图纸、技术证明书、设备出厂合格证、材质表、总装、试验记录、中间交接验收记录、开箱资料验收登记等。
(三)为了保证项目建设工程设备档案的齐全、完整,设备要开箱时,项目管理单位必须提前一天通知监理单位、安装单位、等相关人员,并做好开箱资料的登记、接收和分发工作,若发现开箱资料短缺或丢失,应及时与供货方联系,补齐资料。
(四)设备开箱后,项目管理单位设备管理部门负责收集、编目、组卷工作,每台(件)设备资料归档不得少于壹套,其余再按需求进行分发,并做好设备资料发放记录。
(五)进口设备外文资料的题名应译成中文,外文设备档案中有中译文的应将原文和译文一并组卷,组卷时译文在前原文在后。
(六)材料合格证的粘贴方法(包括检验、测试合格证)。
因材料合格证出自不同的厂家,大小不规范,在收集归档时均贴在A4纸上,再分类归档。
粘贴时居中,一张A4纸平整的贴上同类合格证,但要留足装订线及编写页码和需要写备注的空位置。
双面有字的合格证粘贴时,粘贴左边缘,使其贴在A4纸上可翻动,不影响看到背面的内容。
如合格证是硬纸版材料制作的,从中间撕开后贴毛面,将有字的反正两面均露出来。
如果不能撕开,找两个同样的贴正反面,如找不到两个则将其资料信息少的一面复印在A4纸上,另一面贴在其旁边,在复印图标下注明“反面”。
如果有一些合格证材料是塑料制品,请将其复印后再粘贴,并在旁边注明:
合格证原件是塑料制品,并在备考表中说明原件存放地点(原件单独装盒存放并注明塑料制品合格证,档号与复印件所在案卷的档号一致)。
(七)设备档案编制要求:
以台(件)为单位进行组卷,原件一套,电子档案一套。
第十四条调试文件的收集、整理要求
(一)由调试单位收集所承担的调试项目的调试大纲、各种试验方案、措施、试运记录、调试报告和调试阶段的缺陷故障分析记录及调试质量验评表,并在调试结束,移交试生产后写出调试工作总结,编制出完整的调试资料。
(二)调试单位应在设备正式移交试生产后一个月完成整套调试资料编制工作,办理竣工资料审核移交手续。
(三)调试专业竣工资料编制为原件二套、电子档案一套。
第十五条工程档案组卷、归档质量要求
(一)工程建设过程中形成的重要文字资料、图纸资料必须原件归档。
卷内文件资料统一采用A4复印纸,若大于A4时,应该统一折叠成A4幅面大小,小于A4幅面的文件,粘贴在A4纸上,装订成册。
装订时取掉金属物,三孔双线左侧竖向装订,案卷厚度不超过2.5cm,并在案卷封皮注明本卷的总册数和第几册字样。
(二)资料必须用合格字迹材料书写,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写,只能用碳素笔和黑墨水书写,且做到书写工整,字迹清晰,图面整洁,不得使用涂改液。
(三)工程建设过程中使用的钢材、焊条、水泥等原材料必须有材料跟踪管理资料,其材质证明如为复印件时必须清晰,并加盖提供单位印章,复检报告必须是原件,签字齐全,并加盖复检单位及注册CMA印章。
(四)各种签证资料的签字必须是亲笔签全名,不得代签或以印章、打印代替签名,落款日期必须完整。
(五)案卷内文件资料之间的排列顺序为:
管理性文件按问题的重要程度和事项、事物发展过程先后顺序排列(如:
文字在前,图纸在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后)。
(六)案卷封面填写
(1)档案号:
档案馆编写
(2)档案馆(室)号:
档案馆编写
(3)案卷题名:
应简明、准确提示案卷内文件的内容,案卷题名一般由工程项目名称、单位工程代号、专业名称、案卷内文件材料名称等组成。
(4)编制单位:
填写案卷内文件资料的形成单位
(5)编制日期:
填写案卷内文件资料的起止日期;
(6)保管期限:
填写其划定的保管期限
(7)密级:
依据保密规定填写
(七)卷内文件资料页号的编写——卷内文件有书写内容的页面均应编写页号
页号编写位置:
单面书写文件在右下角、双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角、图样的页号编写在右下角,或标题栏外右上方、成套图样或印刷成册文件,不必重新编写页号、各卷之间不连续编页号,每卷从1起开始编页。
(八)卷内目录填写
卷内目录:
案卷内文件资料排列次序的目录,其主要项目包括序号、文件编号、文件题名、日期、页次和备注。
(1)序号:
用阿拉伯数字从1起依次标注;
(2)文件编号:
填写文件字号或图纸图号;
(3)文件题名:
填写文件资料标题的全称。
一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的,可自拟标题;
(4)日期:
填写该份文件资料形成日期或起止日期;
(5)页次:
填写每份文件资料首页上标注的页号,但对案卷内最后一份资料标注页次,需将该文件资料的起止页次标明;
(6)备注:
填写文件资料中需要说明的情况。
(九)备考表填写
卷内备考表要标明案卷内文件资料的总页数、各类文件资料的页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
要填写立卷人(编制单位)及审核人(工程监理)的姓名、日期。
卷内备考表排列在卷内文件资料的尾页之后。
(十)每一案卷内文件排列顺序为:
案卷封皮――卷内目录――文字资料一一备考表。
第十六条竣工资料的移交时间
施工竣工资料、监理竣工资料、设备资料及调试文件交付时间在工程完工后三个月之内完成。
第十七条竣工档案验收
(一)项目管理单位组织项目参建单位召开竣工档案验收会议,并形成会议纪要,同时下达竣工档案验收计划。
(二)项目管理单位组织建设、设计、施工、监理、质量监督等单位根据相关要求对参建单位所提交竣工档案的规范性、准确性、完整性进行全面初审,并将初审报告报至工程管理部。
(三)工程管理部对竣工档案进行抽查审核,并邀请地方城建档案馆根据相关档案管理规定,对竣工档案进行预验收。
(四)项目管理单位根据城建档案馆提出的整改意见,督促责任单位限期进行整改,同时填写《档案资料催交整改通知单》(附件13)。
待竣工档案整改合格后,签字确认,并办理竣工档案移交手续(附件14)。
(五)建筑工程竣工档案由项目管理单位负责向地方档案馆移交一套(原件),并办理竣工档案移交证书、同时向集团公司档案室移交一套(原件)、项目管理单位存档一套。
(六)安装工程竣工档案由项目管理单位负责向集团公司档案室移交一套(原件)、项目管理单位存档一套。
第十八条工程档案的借阅要求
(一)为维护工程档案的完整与安全,处理好利用与保密的关系,工程档案仅提供给本公司工作人员查阅,原则上一律不外借。
(二)借阅工程档案须填写借阅登记表(附件15),经项目管理单位领导签字批准后,方可借阅,一般借阅期限不得超过两周,资料室定期进行催收,如需延长借阅时间,须办理续借手续。
(三)借阅人员要爱护工程档案,严禁在内容上涂改、标注、拆卷、撕毁等损坏档案的行为,对违反规定或丢失档案者,视其情节给予处分。
(四)借阅工程档案只限本人使用,不得转借他人,任何部门和个人未经项目管理单位领导批准,不得私自赠送外单位或个人。
第四章检查与考核
第十九条项目管理单位对竣工档案质量不合格的参建单位,提出整改意见,在未达到整改要求之前,不签发竣工档案移交签证书,项目管理单位不得协助参建单位到财务部门办理工程付款。
否则视情节给予500-1000元处罚或行政处罚。
第二十条对参建单位移交的竣工档案,若发现资料不全,质量不符合要求或未按期移交归档的,由项目管理单位资料室发出《档案资料催交通知单》(附件15),责任单位必须在三个工作日内将整改后的资料重新报审(特殊情况需附书面说明),否则将按每拖延一天200-500元进行考核。
第二十一条凡不按规定移交合格资料的相关部门,导致工程档案无法收集齐全、质量差、不准确的结果,公司视情节给予200-500元经济处罚并通报批评。
第五章附则
第二十二条以上条款未尽事宜按照集团公司相关档案管理制度和国家相关法律法规执行。
第二十三条本规定由工程管理部负责解释。
第二十四条本规定自下发之日起施行。
附件1
建设工程档案归档范围及责任划分
序号
归档文件
保管
期限
负责移交单位
1
可行性研究、任务书
1.1
项目建议书及报批文件
永久
规划发展部
1.2
项目选址意见书及其报批文件
永久
规划发展部
1.3
可行性研究报告及其评估报批文件
永久
技术中心
1.4
项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件
永久
规划发展部
1.5
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
安全环保部
1.6
设计任务书、计划任务书、报批文件
永久
技术中心
2
设计基础文件
2.1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
项目管理单位
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
项目管理单位
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
规划发展部
3
设计文件
3.1
总体规划设计
永久
技术中心
3.2
方案设计
永久
技术中心
3.3
初步设计及其报批文件
永久
技术中心
3.4
技术设计
永久
技术中心
3.5
施工图设计
长期
项目管理单位
3.6
工程设计计算书
长期
项目管理单位
3.7
关键技术试验
永久
项目管理单位
3.8
设计评价、鉴定及审批
永久
项目管理单位
3.9
技术秘密材料、专利文件
永久
技术中心
4
项目管理文件
4.1
征地、移民文件
4.1.1
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久
规划发展部
4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
规划发展部
4.1.3
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
规划发展部
4.1.4
施工许可证
永久
项目管理单位
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
项目管理单位
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期
项目管理单位
4.2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期
商务部
4.2.4
规程、规范、制度、规划、方案、规定
长期
项目管理单位
4.2.5
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
商务部
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
项目管理单位
4.3
招标投标、承发包合同协议
4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
商务部
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
商务部
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
商务部
4.3.4
中标通知书
长期
商务部
4.3.5
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件
永久
商务部
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、劳动安全、卫生、消防等文件
永久
安全环保部
4.4.2
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
长期
规划发展部
5
施工竣工资料
5.1
建筑施工资料
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
承包单位
5.1.2
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
长期
承包单位
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
承包单位
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
承包单位
5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
承包单位
5.1.6
施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点等)测量、复核记录、地质勘探
永久
承包单位
5.1.7
土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验槽记录
永久
承包单位
5.1.8
施工记录、日记、大事记
长期
承包单位
5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
承包单位
5.1.10
各类工程记录及测试、沉陷、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
承包单位
5.1.11
工程质量检查、评定
永久
承包单位
5.1.12
施工总结、技术总结、施工预、决算
永久
承包单位
5.1.13
交工验收记录证明
永久
承包单位
5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
承包单位
5.1.15
竣工图
永久
承包单位
5.1.16
电子档案及声像档案
永久
承包单位
5.2
设备及管线安装施工资料
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- 建设 工程 资料 档案 管理 规定