会议室使用管理规定三篇.docx
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会议室使用管理规定三篇
会议室使用管理规定三篇
篇一:
会议室使用管理规定
第一章总则
第一条为保证公司会议室的有序使用,提高其使用效率,以及对会议室的配备物品、清洁维护等进行全面管理,确保公司良好的会议环境,制定本规定。
第二条本规定适用公司各部室。
第三条行政部负责本规定制定、修改、废止的起草工作。
第二章会议室管理部门及管理人员职责
第四条行政部负责管理公司会议室,协调安排各部门会议室使用时间,维护会议室物品安全、完整,及时清洁整理并保证会议室正常利用。
第五条行政部需建立《会议室使用安排登记本》,依照会议室使用原则,合理协调、安排各部门使用。
第六条保洁员每日早、晚需对会议室进行全面清洁整理(早8:
30前,晚17:
30后),保证会议室桌、椅等物品表面洁净无污迹,玻璃窗明净无污痕。
否则每处罚款20元,日常于每次会议和接待完毕后及时清洁打扫,同时检查会议室配备物品的使用情况,如未及时打扫每次罚款20元。
如发现物品损坏须立即告知行政主管处理。
第三章会议室使用规定
第七条会议室会议使用规定
(一)会议室会议使用遵照小会服从大会、缓用服从急用、局部服从整体、相对次要服从重要的原则,由行政部统一安排使用。
(二)各部门月、周、日定时召开的会议于月初报行政部提前安排,不再另行申请使用会议室,否则会议时间如与其他会议相冲突,则无条件相让。
如会议临时取消或变更会议时间,需及时知照行政部另行安排。
(三)其他日常会议的召开由各会议召集人提前两个小时到行政专员填写《会议室使用申请表》,由行政专员根据各部门填写的《会议室使用申请表》安排当日会议。
(四)会议室使用时间冲突时,由行政专员根据使用原则协调解决或另行安排。
(五)与会人员应自觉维护会议室环境卫生,垃圾投放在纸篓中,保持台面、地面的干净整洁。
会议期间禁止吸烟。
(六)会后各与会人员应自觉将坐椅移靠近会议桌摆正。
第八条会议室接待使用规定
(一)公司来访接待,由行政专员将来访人员引坐至会议室,并备茶水。
同时初步了解来访人员来访目的,通知相关部门负责人接待处理。
(二)禁止出现来访人员在办公区域聚众吵闹现象。
如遇行为、语言过激的来访者,行政专员应及时将来访者引坐至会议室,备上茶水并安抚其情绪,同时通知相关部门负责人处理。
第四章会议室物品管理规定
第九条会议室所有配备物品由行政部统一进行管理,保证正常使用。
第十条会议室使用人员应自觉爱护室内物品及设施,不乱写乱画、乱撞乱碰,确保会议室桌、椅、墙壁、壁柜、电器等设施不受污损,人为故意损坏公物者由当事人照价赔偿。
第十一条会议室内所有物品未经行政部主管同意一律不得随意搬离。
违者一律以偷盗公司财物论处。
第五章附则
第十二条本规定自下发之日起执行,相关规定如与本规定有冲突,以本规定为准。
第十三条本规定由行政部负责解释。
篇二:
会议室使用管理规定
1.目的
为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。
2.范围
本规定适用于中心各会议室管理。
3.职责
3.1办公室负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
3.2办公室负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。
4.内容
4.1会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生时间冲突。
未经允许不得擅自使用,如特殊情况需借他人使用,需通过申请经办公室同意方可。
4.2各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。
由办公室协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。
4.3各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。
4.4各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。
会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,须追究当事的相应责任。
4.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。
若确因需要借用,必须征得办公室同意后方可动用,事后归还原处。
4.6凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,办公室协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,办公室协助指导使用。
若主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标立即撤销;若有其他特殊性要求,需提前申报,经办公室同意后,方可进行。
4.8行政部按每周会议安排表提前准备好会议室,及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排,安排清洁人员做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁。
并按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。
4.9会议结束后,使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处,并由人员核查使用后物品状况。
如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作,保障各类会议、接待活动的正常进行。
会议室管理制度
为规范中心会议室的使用,确保会议的顺利进行,现规定如下:
一、会议室使用实行登记制度,使用时填写《会议室使用登记表》,由会议服务部门统一安排使用,如遇会议改期或取消,应及时通知会议服务部门。
二、会议室实行先登记先使用的原则,如发生使用时间重叠的情况,双方协商解决。
三、夏季提前15分钟打开空调,冬季提前15分钟打开暖风。
四、各司召开的会议,配有热水、纸杯,会议召开后每间隔30分钟提供热水瓶续水服务。
五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时,配有热水、瓷杯,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
六、接待外宾时,配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
七、会议结束后,使用部门及时通知会议服务部门清理会场。
会议服务员工作流程表
上午7:
00~7:
30局长办公室卫生
上午7:
30~8:
00各楼层会议室卫生
会前准备:
1、会前一小时打开会议室,调整室温,准备茶水。
2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。
会议服务:
3、迎宾:
会前15~20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾。
4、引导:
宾客到达时,服务员要礼貌问好;来宾入坐后及时送茶水;会议开始后,服务员应退至室外(如特殊会议需要,可留在会议室内)。
5、续水:
会议期间每隔30分钟续水一次,重要会议开会前随时倒水,开会后第1~2次续水时间在20分钟以内。
6、宾客临时有事需要帮助时,要及时给予帮助或协调解决。
(注:
会议服务期间不负责传递任何文件)。
7、会议结束后,站门口合适的位置送别。
会后收台:
8、送走来宾后,要及时清理用品,清洁会议室内卫生,关闭空调、灯光等一切电器设备。
9、检查会场是否有参会人员遗落的物品,如有遗落的物品,马上将物品送秘书处,与参会人员联系。
10、会议服务工作结束后,按会议实际情况填写会议记录,最后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。
下班时间17:
00,如须加班,时间顺延。
周末如须加班按会议要求,提前做好会前准备。
收到各司室《会议室使用登记表》后,分配会议室。
会议结束后,瓷杯、杯托应立即清洗,消毒处理。
工作时间内不大声喧哗,不关闭室门,不吃零食,保持室内卫生,做到干净整洁。
会议室分布情况
会议室楼层
会议室规模
会议室用途
备注
1
一层
45人(内20人,外25人,备5)
外宾洽谈室
毛巾、瓷杯
2
一层
6人
外宾会谈室
毛巾、瓷杯
3
一层
60人
新闻发布厅
矿泉水
4
一层
40人
服务中心会议室
二层
16人
第一会议室
党员活室
5
二层
16人
第二会议室
6
三层
16人
第三会议室
7
四层
16人
第五会议室
(有窗)
8
四层
16人
第六会议室
9
五层
36人(备4人)
第七会议室
(党组会议室)
毛巾、瓷杯
10
五层
16人
第八会议室
毛巾、瓷杯
11
五层
16人
第九会议室
12
五层
6人
局长会客室
13
五层
6人
局长会客室
14
九层
10人
休息室
毛巾、瓷杯
15
九层
主席台8人,观众160人
多功能厅
毛巾、瓷杯、矿泉水
16
九层
第十会议室
合计:
会议室17个
一般会议室使用登记表
使用部门:
(盖章)日期:
会议名称
联系人
电话
使用时间
上午
人数
第会议室
下午
人数
第会议室
会议要求
外来参会人数
外来参会车辆
备注
物业公司备案
会议服务:
室电话:
特殊会议室使用登记表
会议服务:
室联系电话:
使用部门
承办人
联系电话
时间
月日时分至时分
会议室名称
新闻发布厅、外宾会议室、9层多功能厅
会
场
需
求
1、主席台人数
2、会场人数
3、音响
麦克风(有线个;无线个)
4、投影设备
5、9层休息室
6、会议用品
瓷杯、瓶装水、毛巾
7、外来参会人数
8、外来参会车辆
9、其他
横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决。
会议室管理部门签字:
月日
使用部门签字:
备注:
1、新闻发布厅、外宾会议室有会时,服务员通知中控室、音响室人员
2、九层多功能厅有会时,服务员通知工程部,根据市内温度调节空调和排风系统。
3、物业公司备案。
信息办签字:
篇三:
会议室使用管理规定
1.目的
为客户提供良好的开会环境,确保会议信息准确无误。
2.范围
会议服务辖区内所有会议室
3.职责
3.1值班人员负责会议室协调
3.2与会人员提供具体内容、要求
3.3服务人员做会前准备,提供茶水服务
3.4部门主管负责监督检查,做好收费会议记录
4.要求
4.1企业管理服务中心负责XX新区电子商务大厦连廊会议室的日常管理、会议室调配、会场服务和会议室清洁工作。
4.2预定会议室时应填写会议室使用申请单,清楚详细填写会议内容、会议时间、参加会议领导、会议人数、会议设备使用要求等内容。
4.3预定会议室需通过网络平台直接预定。
当会议室预定不能成功时,企业管理服务中心将通过网络平台或电话通知。
4.4凡会议涉及使用投影、音箱及相关设备的,要在会议申请单中注明,使用设备需提前2小时进行调试,以保证最佳使用效果。
4.5已经预定的会议室如有取消或者需要变更的,预订企业应及时告知企业管理服务中心,所牵扯费用按实际合同约定履行。
4.6会议室内不得在规定区域外悬挂、粘贴物品。
4.7参会人员应注意保持会议室卫生,不随意乱扔纸屑等杂物,会议室内如需自带饮料、食品和水果,需提前告知企业管理服务中心,确认后方可入场。
4.8参会人员自觉爱护会议室内设备设施,未经许可不得随意搬动和挪移;如有损坏,照价赔偿。
4.9与会人员自行保管随身携带的物品,会议部不提供寄存服务。
4.10会议室内及会议室周围区域严禁吸烟。
4.11涉及收取会议费的企业,使用会议室按照《会议室收费标准》收取费用。
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- 会议室 使用 管理 规定