酒店管理系统.docx

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酒店管理系统

华泽酒店管理系统

Version8.0网络版

用户手册

河南华泽软件科技有限公司

序言

首先感谢您选购并使用华泽酒店管理系统！

在酒店行业竞争日趋紧张的今天，酒店管理系统的普及应用给每一位参与酒店经营的管理者提供了实时准确高效的经营研发数据，数字化的处理方式更加清晰客观的为您透视了酒店营销的方方面面，同时由于计算机系统资源的渗透使用极大的提高了酒店企业员工的专业素质，完善了酒店的企业形象。

INTERNET技术的发展和应用也将促使酒店行业在不远的将来逐渐步入国际化轨道，因此提高自身管理的科学性、规范性是酒店行业适应未来发展的必然

河南华泽软件科技有限公司（以下称“华泽软件”）立足于新技术产业开发实验区，是一家高速发展的专业从事正版软件的应用开发、集成服务、高技术培训的民营高科技企业。

华泽软件始终致力于企业信息化建设，适应市场需求，成功推出了一系列企业级产品：

华泽酒店管理系统（单机版、网络版）

华泽餐饮管理系统（单机版、网络版）

电讯计费收费综合管理系统

医院信息综合管理系统

门禁控制、IC卡智能大厦管理系统软件

您所购买的软件是华泽酒店管理系统V8.0网络版，在您购买并使用华泽酒店管理系统后，您的相关信息将被增加到我们的客服管理系统上。

如果您在使用软件的过程中对本酒店管理系统存有疑义或其它相关问题时，请致电与我们联系，我们将通过多种服务方式尽快为您解决实际问题。

如果您对本酒店管理系统有所建议的话，请将您的建议写在用户回执卡上一并寄出，我们将尽快予以答复

版权声明

华泽酒店管理系统作为河南华泽软件科技有限公司在酒店软件产品上的唯一产品标识，其所有权及著作权属于GT公司，并受中华人民共和国软件著作权法及有关法律和国际条约的保护。

未经本公司书面许可，任何单位和个人不得以任何方式或手段进行非法复制和传播

约定

华泽酒店管理系统软件目前可以在WINDOWS系列的系统环境下运行，软件的操作模式及风格都禀承了WINDOWS的操作习惯。

在正式使用前，如果您对WINDOWS的基本操作环境及相关的基本操作模式还不太熟悉的话，请参考WINDOWS系列的操作手册以获得相应的知识

目录9

前台管理

前台问讯

资料查询

内宾资料查询

外宾资料查询

团队资料查询

会议资料查询

公司资料查询

客房查询

客房明细表（所有房间）

客房类型明细表（所有房间）

客房楼层明细表（所有房间）

当前客房房态统计（按楼层）

当前客房房态统计（按房型）

正用房查询

当前客房房态图

当前客房组合查询

当前客房综合查询

客房快速查询

预定查询

未来可预定房间分类统计表

未来可出租房间查询

其他查询

房价打折授权明细表

费率查询

前台接待

开房

散客开房

预定开房

资料登记

内宾资料登记

外宾资料登记

团队资料登记

会议资料登记

公司资料登记

帐号管理

帐务管理

帐号综合信息查询

帐号帐务查询

帐号合并

帐号拆分

帐号作废

换房

帐号信息修改

修改客房加床信息

修改客房房价

修改客房VIP属性

办理客房续住

免费退房

前台收银

帐务管理

帐号综合信息查询

帐号帐务查询

收银结算

交纳押金

退还押金

杂费记帐

冲帐操作

团队/会议主从帐调整

前台关系单位

帐务查询

结帐单查询

结帐单日报（付款方式）

押金日报表

在住客人消费明细查询

电话明细话单查询

前台预定36

预定综合管理36

未来可预定房间分类统计表

未来可出租房间查询

外币兑换

兑换登记

兑换查询

现金结汇明细统计

支票结汇明细统计

兑汇注销

注销查询

兑换费率管理

统计报表

客房操作报表

换房操作报表

客房续住报表

房价修改报表

免费退房报表

资料统计分析

入住宾客列表（当日内宾）

入住宾客列表（任意时间内宾）

入住宾客列表（当日外宾）

入住宾客列表（任意时间外宾）

内宾客流分析报表

外宾客流分析报表

内外宾客月流量统计报表

内外宾客所在地统计报表

客房分析报表

延期过期客人一览表（任意时间）

优惠房一览表

在住房房价一览表

正用房查询

离店预报

过站加收房统计

营业收入报表

客房出租日报表（按楼层）

客房出租日报表（按房型）

智能卡（IC卡）管理9

卡管理9

制卡9

客房部43

统计报表（同前台管理—统计报表）

客房预定

未来可预定房间分类统计表

未来可出租房间查询

预定综合管理

报房管理43

报空房43

报清扫房43

报维修房（封房）43

报自用房（封房）43

报预定房（封房）44

客房维护44

客房房价折扣管理44

客房基础数据维护44

夜审58

机房管理60

操作员维护

操作员分组维护

操作员权限管理

操作员日志维护

机房基础数据维护

固定资产管理

固定资产登记

固定资产报废查询

固定资产处理

资产查询

固定资产维护

进销存管理63

材料管理67

材料入库67

材料出库68

材料直拨68

材料外卖68

材料调入调出69

材料帐务管理69

材料冲账69

材料报损69

材料盘点70

材料数据统计70

材料库存统计70

按类别统计70

材料出入查询70

材料查询71

材料直拨查询71

材料调入调出统计71

材料外卖统计71

材料数据维护71

财务管理72

现金收入日报表72

新建现金收入日报表73

查询现金收入日报表73

人员管理63

人员调入63

人员调出63

岗位调动63

修改档案64

人事字典维护64

工资管理64

员工工资表64

查询工资表65

基础工资表65

员工分组管理66

工资表密码66

工资项维护66

个人工资台帐66

康乐点帐单查询73

康乐经营收入（按付款方式统计）74

康乐经营收入74

康乐经营收入日报74

经营总收入日报74

经营收入日报75

经营应付帐款日报75

康乐折扣统计75

经营收入折扣总表75

经营收入折扣日报76

经营应付帐款日报76

新建经营日报77

新建经营收入日报77

新建应付帐日报77

修改经营日报78

修改经营收入日报78

修改应付帐日报78

查询经营日报79

查询经营收入日报79

查询应付帐日报79

经营报表项目维护80

程控总机45

计费管理45

电话号码资源维护45

费率修改46

摘机延迟时间维护46

电话优惠节假日维护47

电话优惠率设置47

电话合同号管理47

分机每月话费合计生成48

查询统计

电话号码一览表

部门电话一览表

费率查询

电话明细话单查询

分机任意时间段合计查询

分机每月话费合计查询

部门每月话费查询

康乐点管理49

中餐厅

实时消费管理49

挂帐管理51

帐单查询51

分类统计

经营日报表51

经营日报表（按结算方式）52

经营收入（按付款方式统计）52

挂帐单位当日结算统计

挂帐单位结算统计

品名管理

消费种类维护

统计类别管理

消费位置管理

历史帐单维护

目录

华泽酒店管理前台系统

卡管理

系统对持有酒店发放的磁卡（IC卡等）的客人在酒店内的各项消费活动提供了方便快捷的的刷卡操作操作处理，从而极大的方便了客人消费，提高了酒店的工作效率、管理水平和服务档次。

卡管理模块包括卡初始化、客人发卡、卡查询、卡监控和卡数据统计等

发卡（客人）

功能说明

此项功能是当客人入住后，前台给客人制作并发放消费卡的过程，同时也可通过此窗口来查询卡的发放情况，也可对已发放的消费卡进行冻结（解冻）、挂失、退卡等操作

操作步骤

（1）打开卡管理，鼠标双击运行“发卡（客人）”，系统进入“卡管理操作”窗口。

窗口分为三部分，左上则为酒店所有在住客人的账号，左下提供了不同账号的住房信息和个人信息，右面则为当前已发放的消费卡的情况

（2）将IC卡插入读卡器中，然后单击“读卡”按钮，系统将自动检测并读出消费卡号，如果此卡正在使用中，那么系统还将自动搜寻显示出持有此卡的客人的住房情况和个人信息。

如果需要进行制卡操作，首先在左上数据窗口中选择需要制卡的客人帐号，然后单击“制卡”按钮，系统提示制卡成功后本次制卡操作记录将显示在右侧数据窗口中，此卡可在酒店内配备有读卡器的消费站点使用

（3）当客人消费卡出现遗失、卡内的押金不足或某些特殊情况发生时，可根据具体情况分别对消费卡进行挂失、冻结或退卡操作处理

（4）客人办理结算离店时，需要对其所持有的消费卡进行结算退卡操作

（5）如果需要显示出当前所有正在使用的帐号，单击“复位”按钮即可

卡初始化

功能说明

IC卡在酒店管理系统内正式使用前，必须由管理人员对其进行密码、标识等参数信息的写入操作，此操作又称为卡初始化。

操作步骤

（1）将IC卡插入读写器中，单击“读卡”按钮，系统会自动读出该卡的卡号；如果是新卡，系统会提示该卡为空卡；如果使用非酒店的任何卡，系统会提示此卡非系统卡，同时错误计数减1

（2）在卡号输入栏中手工输入相应的卡号，单击“增加卡号”按钮，系统会在右侧数据窗口内自动生成新卡号及其序号纪录，单击“制卡”按钮即可

（3）在卡号输入栏中手工输入某一卡号后，单击“一次制卡”按钮，系统会以此卡号为基数，每次加1的自动形成新卡号并完成相应的制卡操作

（4）单击“错误计数”按钮，如果系统提示还有0次机会，说明此卡已经损坏，否则，输入卡的初始化密码（此密码应随卡的说明文件）到ini文件中；如果没有卡密码，请与销售卡的公司联系，在没有获得初始化密码之前，不可以强行进行制卡操作，否则将减少卡的错误计数并最终导致卡芯片的损坏

（5）如果有的卡号出现错误，则可直接单击“制卡”按钮，系统将覆盖原来的卡号

（6）执行“删除卡”操作即可还原卡为初始化状态

（7）如果要退出卡初始化操作，请单击“关闭”按钮

前台管理

房态图

房态图显示出所有房间的房态情况和在住客人的部分信息，很多功能操作可以通过房态图来实现

房态图上的功能操作分为窗口菜单操作和右键菜单操作，具体说明如下：

✧右键菜单操作：

主要实现对客房信息、客人信息及帐号信息的管理

Ø开房：

在准备开房的空房纪录上单击鼠标右键，点击“开房”即可进入开房操作窗口，具体操作步骤见

前台接待——开房

快捷操作提示：

在准备开房的空房记录上双击鼠标左键可以直接进行开房操作；

选择准备开房的空房纪录，按住鼠标左键将其拖动到其他的正用房间纪录上，此操作可

以实现给已有账号的客房加开新房间；

按下键盘上的Shift（或Ctrl）键，配合鼠标左键操作可以实现记录多选（或连选）；

Ø换房：

在住客人从一个房间换至另一个可用房间的操作，具体操作步骤见前台接待——账号管理

快捷操作提示：

选择客人的当前房间，按住鼠标左键将其拖动到目标空房间纪录上可以实现快捷换房

Ø免费退房：

在住客人在未发生消费的情况下因某些原因需要进行退房操作的。

具体操作步骤见前台接待

——账号管理

Ø办理续住：

给延期离店的客人房间重新设置拟离时间，具体操作步骤见前台接待——账号管理

Ø修改房价：

修改在住客人房间的价格，具体操作步骤见前台接待——账号管理

Ø账号处理：

包含账号合并、账号拆分和账号信息三个子菜单项

账号合并：

将两个不同的账号合并为一个账号的处理过程，具体操作步骤见前台接待——账号管理

快捷操作提示：

选择其中一个账号客人的当前房间，按住鼠标左键将其拖动到另一个帐号客人的房间

记录上可以实现快捷合并帐号的操作

账号拆分：

从一个账号拆分出另外一个新帐号的处理过程，具体操作步骤见前台接待——账号管理

账号信息：

修改帐号的基本信息，包括：

帐号名称、类型、付款方式、备注信息等，具体操作步骤见

前台接待——帐号管理

Ø资料增加：

登记在住客人的客史资料信息，具体操作步骤见前台接待——资料登记

Ø资料修改：

修改在住客人的客史资料信息，具体操作步骤见前台接待——资料查询修改

操作提示：

“资料修改”菜单项下的子菜单项列出了当前房间所有已登记客人的姓名，点击相应姓名即

可进行资料修改的操作

Ø预交款：

包含收预交款和退预交款操作

收预交款：

对在住客人预收或补收押金。

具体操作见前台收银——帐务管理

退预交款：

对在住客人进行退还押金处理。

具体操作见前台收银——帐务管理

Ø杂费记账：

对在住客人的杂费消费进行记帐登记处理，具体操作见前台收银——帐务管理

Ø冲账操作：

对当前客人的错误帐务进行冲抵操作处理，具体操作见前台收银——帐务管理

Ø收银结算：

对离店客人进行帐务结算并做收银处理，具体操作见前台收银——帐务管理

快捷操作提示：

在准备结算的客房记录上双击鼠标左键可以直接进入结算向导窗口；

Ø设置房态：

根据实际情况设置客房的不同房态，具体操作步骤见客房部——报房管理

Ø帐务查询：

查询客人的帐号信息、房间信息、帐务信息以及其他相关信息，具体操作步骤见

前台收银——帐务查询

✧窗口菜单操作：

为房态图上的数据提供辅助的管理功能

Ø操作：

包含散客开房、综合开房和预定开房

散客开房：

具体操作步骤见前台接待——开房，此操作同右键菜单的“开房”操作一致

综合开房：

具体操作步骤见前台接待——开房，此操作可以实现多房间开房操作，也可以通过此操作给在住客人加开新房间

预定开房：

具体操作步骤见前台接待——开房，此操作可以实现团队、会议等团体性质的客人快速入住

Ø视图：

包含所有房间（缺省）、大图标、小图标、列表、详细资料

所有房间（缺省）：

将房态图窗口中的客房数据恢复成初始（所有房间）状态

大图标：

将房态图窗口中的客房数据以大图标的方式显示

小图标：

将房态图窗口中的客房数据以小图标的方式显示

列表：

将房态图窗口中的客房数据以列表的方式显示

详细资料：

将房态图窗口中的客房数据以详细资料的方式显示

Ø查询：

包含客人信息、预订信息、房间状况、退房未结算、帐务查询、消息管理和图例

客人信息：

单击“客人信息”，系统进入“客史查询”窗口，根据所要查询维护的客人的特征信息进行查找操作，找到后从数据列表中选择符合条件的客人，单击“修改”按钮进入“客人基本信息”窗口,根据具体情况对相关的客人信息进行维护；

预订信息：

单击“预订信息”，系统进入“预订单管理”窗口,在此可完成预定单的查询、撤销、恢复、预定未到以及高级查询等操作；

房间状况：

单击“客房信息”，系统进入“当前房态检索”窗口，输入所要检索信息的起始时间和结束时间，点击“检索”按钮系统会查询分析出根据房态信息列出的客房使用情况的简明（详细）信息；客房的每日状态统计，包括出租率和可出租下限等等。

退房未结算：

单击“退房未结算”，系统进入“退房未结算统计”窗口并自动统计出当前的退房未结算的客人信息

帐务查询：

有错误

消息管理：

单击“消息管理”，系统进入“消息板管理”窗口，在此可对客人留言、联系方式以及特殊要求等信息进行集中统一的维护管理；

图例：

单击“图例”，系统进入“图例显示”窗口，窗口内列出了客房的所有房态图标及其含义

客史资料维护

对已经存在于系统客史资料库中的历史客人信息进行维护

操作步骤

（1）打开前台管理，鼠标双击运行“客史资料维护”，系统进入“客史查询”窗口

（2）输入中文姓名、拼音编码或客人号等信息，按回车键在系统客史资料库进行查询，系统将符合查询条件的历史客人资料显示在下方的数据窗口中。

移动上下箭头在数据窗口中选择需要做信息维护的历史客人记录，按回车键打开该客人的资料信息

（3）根据实际情况针对历史客人的常规信息、历史信息及活动信息的内容进行修改完善，如果需要删除重复的客人信息，单击“删除”按钮即可；如果要增加新客人的资料信息，单击“增加”按钮即可

（4）单击“黑名单转储”按钮可以将历史客人的特征信息自动添加到系统黑名单库中，便于进行动态监控

（5）修改完历史客人的资料信息后，单击“保存”按钮才可以更新该客人的资料信息

（6）如果要退出或放弃修改，单击“退出”按钮即可

前台接待

开房

预定开房（X）

功能说明

前台人员接待预约客人入住时，根据客人已经提交的预定住房要求及客房实际情况为客人分配安排最合适的房间或直接根据预定配房表安排客人入住，此操作是客房预定实施中的重要操作，同时也是前台接待工作中的重要环节。

操作步骤

（1）打开前台管理—前台接待—预定开房，鼠标双击运行“预订开房”，系统进入“预订单管理”窗口

（2）输入客人名称，通过输入“中文名”、“名”、“姓”或者“拼音编码”等信息来提取预定客户资料，可以在这时进行信息修改，

（3）客人基本信息输入完毕后，点击“确定”按钮进入客房信息修改窗口，在此可设置宾客账号信息和客房信息，可根据客人入住的实际情况修改其抵店时间和拟离店时间（或预住天数）；如果当时未给出配房价格，这里可以给出房价；如果收取城建费，请将“收城建费”一项设置为“收”；如果客人有加床要求请将“加床”一项设置为“加床”；如果是贵宾请在“是否VIP”一项打“√”注明；“付款方式”及“特殊付账”项应根据客人情况进行处理

（4）设置完毕，确定无误后单击“确定”按钮，系统提示“确定房间信息设置正确吗？

”，单击“是（Y）”，系统提示“开房完毕！

”信息并且自动分配给客人一个帐号，点击“确定”后系统自动返回实时房态窗口

散客开房

功能说明

前台人员接待散客入住时，根据客人的要求及客房实际情况为客人选择最合适的房间，此操作是对客房管理的主要的操作，同时也是前台接待的第一步操作。

操作步骤

（1）打开前台管理—前台接待—散客开房，鼠标双击运行“散客开房”，系统进入“实时房态”窗口实时房态图上方的设置框中列出可供选择的楼区、楼层、房型、房态及客房属性信息。

（2）根据客人选择房间的条件在设置框中进行过滤处理，直到符合客人选房条件的房间出现

（3）在所选择的可用房图标上单击鼠标右键，在弹出的菜单上单击“开房”操作子菜单，系统进入“客史查询”窗口

（4）输入客人名称，点击“新建”按钮进入客人基本信息窗口，在此可以建立一个新的抵店客户信息；如果是老客户入住，可以通过输入“中文名”、“名”、“姓”或者“拼音编码”等信息来提取老客户资料，再进行部分信息修改即可。

客人基本信息登记窗口中右边列出了老客户上次入住的房间号、上次的房价、累计入住次数、累计消费金额、累计间夜数等历史信息可供参考

（5）客人基本信息输入完毕后，点击“确定”按钮进入客房信息修改窗口，在此可设置宾客账号信息和客房信息，根据客人入住的实际情况输入其抵店时间和拟离店时间（或预住天数）；房间的实际价格（如果房间已做打折处理，还要输入折扣授权人信息）；如果收取城建费，请将“收城建费”一项设置为“收”；如果客人有加床要求请将“加床”一项设置为“加床”；“付款方式”及”特殊付账”项应根据客人情况进行处理

（6）设置完毕，确定无误后单击“确定”按钮，系统提示“确定房间信息设置正确吗？

”，单击”是（Y）”，系统提示“开房完毕！

”信息并且自动分配给客人一个帐号，点击“确定”后系统自动返回实时房态窗

注：

★实时房态图窗口中，在设置框中的楼层下拉窗口中单击适当的楼层，系统自动在当前房态图窗口内过滤符合所选楼层的房间，同样可据此来过滤出符合楼区+楼层+房型+房态+客房属性这一组合条件的房间以提高客人选房入住的速度；

★实时房态图窗口中，设置框中的“属性”一项是指客房所具备的固有的地理属性或建筑属性，例如，度假村临海的房间和背海安静的房间，城市宾馆中的大落地窗观景房间和小窗标房间等都是具体客房的属性，根据客人

★的实际需求过滤出符合客房类型属性的房间，可以提高客人选房入住的速度；

★实时房态图窗口内列出了具有各种房态性质的房间，包括占用房、可用房、清扫房、维修房、自用房、预定房。

其中只有可用房可以做开房操作，其他非占用房的房间只能通过房务中心做可用房房态设置后，才能进行开房操作；预定房可以通过预定开房的功能完成开房操作；

★房间信息设置窗口中的“是否收取城建费”一项缺省为“不收”，城建费用可以在基础数据字典中设置，以房间为单位。

例如：

房间1101内有两张床位，房价为380元/天，城建费设置为12元，那么该房间的房费为380+12=398元/天；如有特殊情况，可以把城建费设置在房金内，是否收取城建费一项设置为“不收”；

★系统在开房完毕后自动分配给客人帐号，帐号名称的缺省内容为“客人姓名+[房间号]”，操作员可根据需要自行进行修改以便于日后查找及使用；

综合开房

功能说明

前台人员接待未做预定的团队（会议）客人入住时，根据团队（会议）客人的住房要求及当前客房的实际情况为团体客人分配安排最合适的房间入住

操作步骤

（1）打开前台管理—前台接待—团队开房，鼠标双击运行“团队开房”，系统进入“帐号选择”窗口

（2）单击“新建”按钮，系统打开“新建帐号选房”窗口，在可选房间窗口内，鼠标双击运行所要分配的房间行，该房间即可出现在已选房间窗口里

（3）所选房间确定无误后，单击“确定”按钮，系统进入“客房信息修改”窗口,输入新建帐号名称，选择正确的客人类型，选择团队付帐方式

（4）根据客人入住的实际情况输入其抵店时间和拟离店时间（或预住天数）；房间的实际价格（如果房间已做打折处理，还要输入折扣授权人信息）；如果收取城建费，请将“收城建费”一项设置为“收”；如果客人有加床要求请将“加床”一项设置为“加床”；如果是贵宾请在“是否VIP”一项打”√”注明；“付款方式”及“特殊付账”项应根据客人情况进行处理，此窗口还可批量设置所选择客房，或通过上一个下一个进行单独设置，

（5）设置完毕，确定无误后单击“确定”按钮，系统提示“确定房间信息设置正确吗？

”，单击“是（Y）”，系统提示“开房完毕！

”信息并且自动分配给团队客人一个主帐号，点击“确定”后系统自动返回实时房态窗口，可先开房后再进行资料补充登记。

帐号管理

帐号综合信息查询

功能说明

用于帐号综合信息的查询，可以查询账号信息、房间信息、预定信息、客人资料信息、记帐明细、结帐帐单及其明细、电话计费明细的情况

操作步骤

（1）打开前台管理—前台收银—帐务管理—帐号综合信息查询，鼠标双击运行“帐号综合信息查询”。

系统弹出“帐号输入窗口”窗口

（2）输入房间号或帐号，或者按“其他”按钮选择想要调整的帐号，鼠标双击运行或按“确定”按钮进入此帐号“帐号详细信息”窗口

（3）单击活页夹的表头选择要查看的信息页

（4）如果要打印相关表，点击相应表格上的“打印”按钮

（5）如果要退出，按“退出”按钮

帐号帐务查询

功能说明

统计当前为止的帐号帐务查询的情况。

主要是押金的情况和消费金额的情况

操作步骤

（1）打开前台管理—前台收银—帐务管理—帐号帐务查询，鼠标双击运行“帐号帐务查询”，系统进入“帐号帐务查询”窗口

（2）选择是明细表还是总表的表现样式，选择帐号类型，单击“统计”按钮，显示统计结果

（3）如果要保存数据，点击“保存”按钮

（4）如果需要打印，则按“打印”按钮