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云南长兴医药保健有限公司管理制度

第一章总则

一、公司管理大纲

二、员工守则

第二章部门设置及岗位职责

一、行政人事部

（一）、办公室主任岗位职责

（二）、行政助理岗位职责

二、采购部

（一）、采购部经理岗位职责

（二）、采购员岗位职责

（三）、统计员岗位职责

三、销售业务部

（一）、销售部经理岗位职责

（二）、开票员岗位职责

四、质量管理部

（一）、质管部经理岗位职责

（二）、质管员岗位职责

（三）、验收员岗位职责

（四）、养护员岗位职责

五、财务部

（一）、财务部经理岗位职责

（二）、会计岗位职责

（三）、出纳岗位职责

（四）、现金收银员岗位职责

六、仓储部

（一）、仓储部主任岗位职责

（二）、发货员岗位职责

（三）、复核员岗位职责

第三章公司管理制度

一、劳动纪律管理规定

二、人事管理制度

三、绩效考核管理制度

四、员工奖惩管理制度

五、办公用品领用管理制度

六、印章使用管理制度

七、证照使用管理制度

八、档案管理制度

九、保密制度

十、借款和报销的管理制度

十一、会议管理制度

第四章公司运营质量管理制度

一、质量管理体系文件检查考核制度；

二、药品购进管理制度；

三、药品验收管理制度；

四、药品储存管理制度；

五、药品陈列管理制度；

六、药品养护管理制度；

七、首营企业和首营品种管理制度；

八、药品销售管理制度；

九、药品拆零管理制度；

十、药品效期管理制度；

十一、不合格药品管理制度；

十二、药品质量事故处理及报告制度；

十三、药品信息质量管理制度；

十四、药品不良反应报告制度；

十五、药品报损报溢管理制度；

十六、温湿度管理制度；

十七、仓储部消防安全管理制度；

十八、药品出库复核管理制度；

十九、药品待验复核库管理制度；

二十、设备维护保养管理制度；

二十一、冷库阴凉库管理制度；

二十二、卫生管理制度；

二十三、人员健康管理制度；

二十四、人员教育培训管理制度；

二十五、公司GSP考核制度。

第一章总则

1、本制度是公司全体员工在实施公司经营目标过程中的指导规范和行为准则。

2、公司全体员工应认真学习、贯彻执行，维护我公司利益和形象。

3、公司员工应发扬“健康生活、快乐工作、团结共进、开拓创新的企业精神”以及“严谨、细致、进取”的工作态度，为公司的发展而努力。

4、公司员工应倡导“品质、高效、诚实”的企业文化。

5、本制度解释权属公司行政人事部。

一、公司管理制度大纲

（一）、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项管理规章制度及决议；

（二）、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、任何个人做有损公司形象、利益、声誉的事情；

（三）、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工作的思想素质，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司的实力和经济效益；

（四）、公司提倡员工刻苦学习专业技术知识，努力提高其自身的思想素质水平，打造成为一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工团队；

（五）、公司鼓励员工发挥聪明才智，为公司的发展提出合理化的建议；

（六）、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高，逐步提高员工的福利待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司实行岗位责任制，实行考勤、绩效考核制度、评优树先，对做出贡献者予以表彰、奖励；

（七）、公司倡导求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行

节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团队的凝聚力和向心力；

（八）、公司全体员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和公司各项规章管理制度的行为，都要予是追究。

二、员工守则

（一）、遵守国家法律、法规，遵守公司的各项规章制度；

（二）、热爱公司，热爱本职工作，关心并积极参与公司的各项管理；

（三）、树立全局观念，服从指挥，主动配合，不推诿，不扯皮，共同搞好相关工作；

（四）、遵守社会公德，团结友爱，相互尊重，礼貌待人，树立公司良好形象；

（五）、保守公司商业机密，爱惜公司财物，自觉维护公司信誉及利益；

（六）、不营私舞弊，不滥用职权，不拉帮结派，自觉维护公司的团结稳定及良性运作；

（七）、恪守职责，不越权行事，如遇紧急情况，妥善处理后要及时向上级报告；

（八）、实事求是，不搞形式主义；坚持原则，不利用工作之便谋私利；

（九）、不得将公司物品擅自带出公司，不得将公司资料据为己有，对内封锁，对外泄露；

（十）、不任意翻阅、复制不属于本职范围的文件、函电；（十一）、工作时间要精神饱满，穿着得体，谈吐文明，举止庄重；（十二）、严格要求自己，积极进取，努力钻研业务，与公司共同成长。

第二章部门设置及岗位职责

一、行政人事部

（一）、办公室主任岗位职责

1、在公司总经理的领导下全面主持行政人事部工作；

2、负责本部门的日常工作；协助领导做好与公司有关职能部门、业务往来单位的沟通与协调，安排或代表领导参加有关公务的接待工作；

3、负责上级部门来文的接收、登记、传阅、整理归档工作；

4、协助公司领导做好对各类人员的考核、制定公司工资分配方案；

5、协助公司领导制定各类规章制度，起草年度工作计划、工作总结以及各类公文；

6、组织安排工作例会、行政性会议及其它专门会议，做好会议的记录、整理、存档工作；

7、根据上级领导指示精神，结合具体情况，向公司领导提出各阶段工作建议；

8、负责传达总经理对公司各部门的指示、通知，传递各部门给总经理的报告、请示；

9、按公司领导的部署，检查各部门对公司行政决议、决定、工作计划的完成情况，并负责督办落实；

10、负责办理行政介绍信、证明信和其它函件等；

11、完成总经理交办的其它工作任务。

（二）、行政助理岗位职责

1、协助部门领导完成公司各种证照的申报、变更、年检、注销等工作；

2、协助部门负责人做好公司的人事管理工作。

即新员工的招聘、培训、入职手续、员工信息档案/人事档案的建立及管理工作；

3、协助部门负责人搞好公司各部门之间的综合协调，督查并落实公司各项规章制度，对会议文件决定的事项进行催办；

4、协助领导对公司的各项规章制度的制度、修订及检查监督；

5、做好各类行政会议纪要；

6、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送；

5、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；

7、负责公司员工社会保险的投保、申领；

8、负责员工考勤工作，统计每月考勤并交财务做帐，留底；

9、处理日常事务工作，包括处理公司一些文字工作、办公用品管理、来访单位的办事人员或个人的接待工作；

10、完成领导交办的其他任务。

二、销售部

（一）、销售部经理岗位职责

1、分析市场状况，正确作出市场销售预测报批；

2、拟订年度销售计划，分解目标，报批并督导实施；

3、拟订年度预算，分解、报批并督导实施；

4、根据中期及年度销售计划开拓完善经销网络；

5、根据网络发展规划合理进行人员配备；

6、汇总市场信息，提报购进药品计划和建议；

7、洞察、预测渠道危机，及时提出改善意见报批；

8、把握重点客户，控制70%以上的产品销售动态；

9、关注所辖人员的思想动态，及时沟通解决；

10、根据销售预算进行过程控制，降低销售费用；

11、参与重大销售谈判和签定合同；

12、组织建立、健全客户档案，并维护好公司客户网络；

13、指导、巡视、监督、检查所属下级的各项工作；

14、向直接下级授权，并布臵工作。

15、根据工作需要调配直接下级的工作岗位，报批后实行并转人力资源部备案；

16、负责制定销售部门的工作程序和规章制度，报批后实行；

17、受理直接下级呈报的合理化建议，并按照程序处理；

18、填写直接下级过失单和奖励单，根据权限按照程序执行；

19、每周定期组织例会，总结和计划本部门的工作情况；

20、完成上级交办的其他任务。

（二）、开票员、导购员岗位职责

1、负责完成公司分配区域的客户定单的报价、输入处理，维护和建立良好的客户关系；

2、对客户的投诉及意见进行登记、反馈和处理；

3、完成渠道管理工作：

（1）掌握所经营品种的产品知识、价格、销售政策、流程等情况，严格按照公司制度办事；

（2）熟悉客户业务各项流程，定期对区域内的终端客户进行业务拜访；建立并完善区域销售网络；

（3）能够保持、促进本公司产品在客户处的销售，并保证应收账款的回笼；

（4）能够密切关注本公司产品在客户处的销售动态，并及时调整预防近效期货及因滞销而造成的退货的发生；

4、市场信息搜集反馈工作：

（1）采集本公司产品销售、库存数据以及有关的一切相关信息的搜集、反馈；

（2）有关竞争对手及产品的信息搜集；

（3）市场方面对于产品方面的反应性信息；

（4）客户的动态信息搜集。

建立完善的客户信息档案，并确保该资料的完整性和准确性。

三、采购部

（一）、采购部经理岗位职责

1、主持采购部全面工作，根据销售部所报的采购计划，结合公司现有商品库存，按照采购工作程序组织采购工作实施，确保各项采购任务保质保量保价完成；

2、随时掌握药品供应、价格的市场变化情况，指导并监督下属开展业务，确保采购到门店满意的药品和保证公司利润最大化。

同供应商经常沟通，解决合作中出现的问题，务必以有效的资金，保证最大的商品供应；

3、要熟悉和掌握公司所需各种药品的名称、型号、规格、单价、用途和产地；检查购进药品质量是否合格，对公司采购的药品和质量负有领导责任；

4、参与大批量药品订货的业务洽谈，提供供货商信息，协助公司选择供应商，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商；

5、认真监督检查各采购员的采购流程及价格控制，督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来；

6、提供首营新品的基本信息，呈总经理及主管副总经理，以便做新品选择决策；负责跟踪收集新品到店的销售情况，为优胜略太品种提供依据。

7、随时掌握库存数量，保证满足各店销售需要，不出现门店商品断货情况。

8、指导库管对库存商品进行规范化管理，货物摆放合理，环境适合药品存放要求，并定期监督库管对库存商品进行盘点。

9、对滞销和效期商品及时进行调拨、退换，使所有药品都能在有效期以前被销售。

10、负责部门人员的思想、业务、服务意识培训，提高员工的综合素质；

11、完成领导交给的其他临时性工作。

（二）、采购助理岗位职责

1、协助部门经理完成采购部日常事务工作。

2、负责公司中西药品的采购工作，属招标采购品种按有关规定执行。

3、规范、协调采购政策和行为，把握进货渠道的合法性。

保证药品质量优质，价格合理。

4、保证临床用药，对临时需要或抢救急用的药品要及时解决。

5、了解药品信息及价格，正确执行药品价格政策，保证药品价格的准确性。

退入库手续清楚，单据齐全。

文件、单据妥善保存。

6、与医药公司互通信息，做好剩余药品、缺药、破损药品、效期药品的协调工作。

7、负责药品信息的维护，保证其准确性。

维护计算机及其他设备，确保设备处于良好状态。

8、负责药品入库、出库、调价、报损、盘点等中西药库及制剂的日常业务的计算机管理工作。

9、协助库管人员管理药品，做到帐物相符。

10、为财务、审计提供各种报表及其他药品报表工作。

完成其他与采购相关事宜，处理日常办公事务。

11、完成领导交办的其他任务。

四、质量管理部

（一）、质管部经理岗位职责

1、认真贯彻执行《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及《药品经营质量管理规范实施细则》等相关法律、法规和公司制定的一系列药品经营质量管理制度；

2、制定与开展质量方针、目标，负责起草、编制质量管理制度、质量责任制度及经营环节的质量程序文件，并指导、检查、督促各项管理制度的实施；

3、负责公司药品经营全过程的质量管理工作，坚持原则，正确处理药品经营过程中的质量问题，对药品质量具有否决权；

4、负责对企业质量方针、目标、GSP以及质量管理制度的实施情况进行检查与考核，定期开展企业内部质量体系评审，下达整改通知，并监督整改；

5、负责处理用户有关药品质量问题的来信来访，不定期开展信访、走访、质量查询工作；

6、负责对业务部门的首营企业及首营品种质量审核并进行登记，收集用户对新药品的质量反映，及生产厂家不断提高药品质量提供的信息，并审核采购计划；

7、带领本部门人员做好主营品种的质量档案，负责规范全企业质量台帐记录，原始记录及统计报表等；

8、配合办公室做好员工的法律、法规及质量管理方面的培训工作；

9、负责不合格药品的确认、审核、报损、销毁、处理工作，并对全过程进行监督；

10、根据公司整体质量状况组织质量控制方案，监控产品全程质量，并定期评估控制方案；

11、处理客户反馈，建立快速质量反馈体制，依据反馈改善质量控制；

12、总结产品质量问题并协调有关部门及时解决；

13、主持原材物料的检验及产品的评审工作；

14、负责质量档案的管理，各种质量数据的统计、审核、报送、分析工

作。

15、完成领导交办的其他任务。

（二）、质管员岗位职责

1、树立“质量第一”的观念，坚持质量效益的原则，承担质量管理方面的具体工作，在药品质量管理、工作质量管理方面有效行使裁决权；

2、依据公司质量方针目标，制定本部门的质量工作计划，并协助部门领导组织实施；

3、负责质量管理文件在本部门的执行，定期检查制度执行情况，对存在的问题提出改进措施，并做好记录；

4、对公司经营过程中的药品质量进行严格检查监督，定期对公司质量管理工作的执行情况进行检查、考核，在公司内部有效行使否决权；

5、在公司各部门的协助下，做好本公司的质量培训、教育工作；

6、负责对上报的质量问题进行复查、确认、处理、追踪；

7、负责对药品养护工作的业务技术进行指导；

8、负责处理药品质量查询。

对客户反映的质量问题填写质量查询登记表，及时查原因，迅速予以答复解决。

9、负责质量信息的管理工作。

经常收集各种药品信息和各种有关质量的意见建议，组织传递反馈，并定期进行统计分析提供分析报告；

10、负责不合格药品报损前的审核及报废药品处理的监督工作，做好不合格药品相关记录；

11、收集、保管好本部门的质量资料、档案、督促各岗位做好各类台帐、记录、保证本部门名项质量活动记录的完整性、准确性和可追溯性；

12、协助部门领导组织本部门的质量分析会，做好记录，及时填报质量统计报表和各类信息处理单；

13、负责药品不良反应信息的处理及报告工作。

14、完成领导交办的其他任务。

（三）仓库验收员岗位职责

1、树立“质量第一”的观念，坚持质量原则，把好药品入库质量第一关；

2、负责按法定标准和合同规定的质量条款对购进药品逐批进行验收，有效行使否决权，质量不合格的药品不得入库；

3、验收药品应在符合规定的待验区进行，并及时验收完毕；

4、验收时应对药品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明文件进行逐一检查，整件药品包装中应有产品合格证；

5、验收外用药品，其包装的标签或说明书上要有规定的标识和警示语或忠告语，非处方药的包装要有国家规定的专有标识；

6、验收进口药品，其包装的标签应以中文注明药品的名称、主要成份以及注册证号，并有中文说明书，以及合法的相关证明文件；

7、验收中药饮片应有包装，并附有质量合格的标志。

每件包装上，应标明法定的药品质量内容；

8、验收首营品种，应有首批到货药品同批号的药品出厂检验报告书；

9、规范填写验收记录，做到字迹清楚、内容真实、项目齐全、批号及数量准确、结论明确、签章规范，验收记录保存至超过药品有效期一年，但不得少于于三年。

10、完成领导交办的其他任务。

（四）仓管员岗位职责

1、坚持“质量第一”的原则，在质管员的技术指导下，具体负责在库药品的养护和质量检查工作；

2、负责对库存药品定期进行循环质量养护质检查，一般药品每季一次，重点养护品种增加检查次数（每月一次），并做好养护检查记录；

3、对由于异常原因可能出现问题的药品、易变质药品、已发现质量问题药品的相邻批号药品、储存时间较长的药品，应缩短养护检查周期，加强养护。

4、养护检查中发现质量有问题的药品，应挂黄牌暂停发货，同时报质量管理员处理；

5、做好药品的效期管理工作，6个月内近效期药品按月填写效期催报表；

6、指导并配合保管员做好库房温湿度监测管理工作，每日上、下午定时各一次对库房温湿度作记录。

7、根据气候环境变化，结合夏防、冬防计划，对中药饮片采取干燥、除湿、防虫等相应的养护措施；

8、负责对保管、养护仪器设备的管理、维护工作，建立仪器设备管理档案；

9、正确使用养护、保管、计量设备，并定期检查保养，做好计量检定记录，确保正常运行、使用；

10、每季汇总、分析和上报养护检查、近效期或长时间储存药品的质量信息。

11、完成领导交办的其他任务。

五、财务部

（一）财务部经理岗位职责

1、负责财务部的日常管理工作,保证会计报表等文件的真实性、合法性；

2、主持财务报表及财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时的调整；

3、根据报表分析财务指标反映财务状况及经营状况；

4、与财政、税务、银行等相关政府部门等机构建立并保持良好的关系；

5、向上级主管汇报公司经营状况、经营成果、财务收支及计划的具体情况，为公司高级管理人员提供财务分析，提出有益的建议；

6、其他领导安排的临时性工作任务。

（二）会计岗位职责

1、加强政治业务学习，不断提高政治思想水平，坚持四项基本原则，树立全局观点，遵纪守法，忠于职守，廉洁奉公，实事求是。

不断提高

会计业务水平，建立科学的会计工作秩序，正确执行会计人员的职权。

2、认真执行各项财经纪律、方针、政策、法规、制度和各项开支标准，对违反制度的业务事项有权拒付，并向领导汇报。

3、当好领导的参谋助手，管理并用好公司资金，量入为出、统筹兼顾，合理安排，保证重点。

4、会计人员必须审查原始凭证，对于不正确、不完整的原始凭证，退回更正补充，对于不合法的原始凭证坚决拒绝受理，保证一切会计凭证、账簿、报表及其它会计资料的真实、准确和完整，并及时做好整理归档工作。

5、会计人员要按照会计制度和规定设臵会计科目和会计账簿，数字必须真实，严禁弄虚作假，伪造帐目。

对发生的经济活动要进行如实的反映和监督，按会计制度及时记帐、算账、报账。

账簿内容完整，按规则记收，字迹工整，账账清洁，账账相符。

6、编制财务计划，及时编报各种月报、季报决算。

会计报表必须及时、准确。

7、建立财产清查制度，保证账簿、记录与实物款项相符。

8、坚持对预算的执行情况，进行基本的数量分析，检查资金的使用效果，挖掘增收节支的潜力。

及时清理债权、债务往来事项。

9、经费使用做到年初有预算，年终有决算，并定期向主管领导办公会议汇报。

10、建立、健全会计档案，按照财政部门规定保管办法，保管好会计档案，以备查核。

11、完成领导交办的其他任务。

（三）出纳岗位职责

1、在财务经理领导下，按照国家财会法规、公司财会制度的有关规定，认真办理提取和保管现金，完成收付手续和银行结算业务。

2、负责办理银行存款、取款和转账结算业务。

3、登记现金和银行日记账，做到日清月结，保证账证相符、账款相符、账账相符，发现差错及时查清更正。

4、认真审查临时借支的用途、金额和批准手续，严格执行采购领用支票的手续，控制使用限额和报销期限。

5、正确编制现金、银行的记账凭证并及时传递。

6、配合有关人员及时开展对应收款的清算工作。

7、严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。

8、负责妥善保管现金、有价证券、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、账册、报表等会计资料的整理、归档工作。

9、负责掌管公司财务保险柜。

10、完成上级领导交办的其他任务。

（四）收银员岗位职责

1、有强烈的工作责任心，遵守考勤制度，负责公司的收银工作；

2、以良好的仪表、仪容，饱满的精神向顾客提供准确、快捷、礼貌的优质服务；

3、掌握现金、支票、签单、挂帐等结帐程序；

4、准确打印台号的各项收费帐单，熟记台位价格、出品价格及电脑号码等有关收银程序；

5、严格遵守财务制度，每天的现金收入必须及时上交，特殊情况需向管理人员汇报，做到款帐相符；

6、周转备用金必须每班核对，每天的营业收入现金未经专管人员批准，不得以任何借口借出给任何人，或私自挪用；

7、工作中需暂离岗位，应注意钱款安全，随时锁好抽屉和钱柜；

8、上班时间不得拾私人款项上岗操作；

9、熟练掌握面额现钞的鉴伪技术及验钞机的使用方法，防止伪钞收

入；

10、在收款中做到快、准、礼貌，不错收、漏收顾客款项，对签单及挂帐者必须依据充足方可；

11、不得在收银台前与任何人闲谈，非工作人员不午进入收银台；

12、不得向无关人员和外界泄露公司的营业收入情况、资料、程序及有关数据。

六、仓储部

（一）仓储部主管岗位职责

1、全面负责仓储部的日常运行管理，协助销售部门做好仓库货品的正常出货。

2、监督管理仓库收货、配货、发货、和记账等的日常工作；

3、库品的安臵控制、管理和分析，及时提出补货信息；

4、维护、操作系统，每天必须确保及时、完整、正确的提供库存动态信息，确保帐、物相符；

5、了解所存货物的现状，时刻注重防火、防水、防盗等重大安全隐患，避免由于管理不当产生毁坏、霉变、丢失等现象，确保库存货物的各项安全；

6、提出连续改进方法和技巧，提高效率、降低成本；

7、完成上级领导交办的其他任务。

（二）发货员岗位职责

1、保证拣出药品的及时性，提高库存药品的周转率。

；

2、保证拣货的完整和准确，将差错降到最低；

3、根据拣货标签或单据上指示的作业类别、出库品规、货位编号、批号、数量、生产厂家信息进行拣货；

4、在拣货时核对标签上商品品规、批号、数量、生产厂家等信息，在标签对应的商品上，将标签进行粘贴；

5、补货至零货区的商品将拣货标签粘贴在商品的正上方，根据标签指定的巷道，投放在指定的巷道里面；

6、负责商品进行周期性和临时性盘存工作，确保一定的盘存准确率；

7、负责责任整件堆垛及作业工具的日常维护与管理，按GSP要求进行堆码与陈列；

8、做好责任区域的清洁卫生工作；

9、完成领导交办的其他任务。

（三）复核员岗位职责

1、按照出库凭证逐批逐项核对实物，并进行检查；保证出库物品货单相符，数量准确，质量合格；

2、发货时要注意检查外包装是否牢固可靠和完整，如发现箱内有破损、流体外溢等现象，应及时检出，调换补足；发现包装材料因受潮、破损或散架的，则应更换包装或加固后，才能发货；

3、对复核时发现的差异应进行再复核并确认；

4、做好复核记录，做到帐面工整、字迹清楚；

5、完成领导交办的其他任务。

第三章公司管理规章制度

一、劳动纪律管理规章制度

（一）、迟到、早退

1、公司实行指纹打卡制，员工正常上班、下班各打卡一次，所有员工应严格遵守上下班考勤制度，无故不到岗者，视为旷工处理。

2、托人或代人考勤者，一经查实，每次双方各罚款50元。

3、考勤后上班时间外出购买早餐或与工作上无关的东西者，按迟到双倍处理。

4、因特殊情况未考勤者，必须上班前到行政人事部备案，否则视

为迟到或旷工处理；行政人事部应做好外出、请假等考勤原始记录工作，确保考勤的准确性。

（二）、迟到/早退、缺勤

1、迟到/早退：

超过公司规定