掌狐协同办公模块说明v10.docx
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掌狐协同办公模块说明v10.docx
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掌狐协同办公模块说明v10
掌狐协同办公模块说明V1.0
目录
1协同办公2
1.1企业公告3
1.1.1功能用途3
1.1.2应用场景3
1.1.3功能优势3
1.2日程/提醒3
1.2.1功能用途3
1.2.2功能特点3
1.2.3应用场景4
1.2.4功能优势4
1.2.5关联模块4
1.3企业通讯录4
1.3.1功能用途4
1.3.2功能特点4
1.3.3应用场景5
1.3.4功能优势5
1.3.5关联模块5
1.4同事圈5
1.4.1功能用途5
1.4.2功能特点6
1.4.3应用场景6
1.4.4功能优势6
1.4.5关联模块6
1.5工作动态6
1.5.1功能用途6
1.5.2功能特点6
1.5.3应用场景6
1.5.4功能优势7
1.5.5关联模块7
1.6审批7
1.6.1功能用途7
1.6.2功能特点7
1.6.3应用场景7
1.6.4功能优势8
1.6.5关联模块8
1.7报告8
1.7.1功能用途8
1.7.2功能特点8
1.7.3应用场景8
1.7.4功能优势9
1.7.5关联模块9
1.8任务9
1.8.1功能用途9
1.8.2功能特点9
1.8.3应用场景9
1.8.4功能优势9
1.8.5关联模块10
1.9网盘10
1.9.1功能用途10
1.9.2功能特点10
1.9.3应用场景10
1.9.4功能优势10
1.10考勤11
1.10.1功能用途11
1.10.2功能特点11
1.10.3应用场景11
1.10.4功能优势11
1.11工作报表11
1.11.1功能用途11
1.11.2功能特点11
1.11.3应用场景12
1.11.4功能优势12
1.12企信12
1.12.1功能用途12
1.12.2功能特点12
1.12.3应用场景12
1.12.4功能优势12
1协同办公
掌狐协同办公模块功能包括企业公告、日程、企业通讯录、审批、报告、任务、网盘、考勤、外勤等。
详细功能介绍如下:
1.1企业公告
1.1.1功能用途
用于发布企业或部门的公告、通知。
类似于企业现实办公室的公告板,基于企业宣传工作的需要,通过发布公司、部门的相关新闻、动态、通知等信息,让员工了解企业最新动态。
功能特点:
●新公告手机提醒
●可发全企业或某部门
●可看谁阅读过
●支持发附件、图片
1.1.2应用场景
●企业需要召开第二季度工作会议,通过企业公告提前发布会议议程,与会者会在手机端和WEB端接收到公告通知,便于与会者以更好的状态和更高的效率参会。
1.1.3功能优势
●企业公告可以查看都有哪些用户阅读过该公告;
●可以查看都有哪些用户阅读过该公告,且公告内容支持发附件。
1.2日程/提醒
1.2.1功能用途
日程是一天的工作安排,可以是某一天,现在或以后,为了完成工作目标或与工作相关要做的事。
日程主要目的为提醒而非执行,也就是说,您可以把您接下来要做的事情加入到日程里面,并给它设置提醒时间,日程内容,参与者等信息。
日程开始前,系统会自动通知所有参与人。
1.2.2功能特点
●在日历中创建日程
●日程可关联业务类型
●创建日程时可以设置重复日程
●日程可自定义提醒时间
●自动关联任务并进行提醒
●可添加参与人并选择是否为参与人建立日程
1.2.3应用场景
●明天上午十点小刘需要组织一个会议,小刘把该会议的提醒时间(次日的上午九点四十五分)、与会事项以及会议的参与人加入到日程中。
在该日程到提醒时间时,系统分别会通过WEB端、手机端提醒小刘和其他参与人。
●小张明天上午十一点要去拜访客户李总,然后下午两点去拜访客户老王。
小张分别设置了两个日程并关联了客户拜访业务类型中的数据,进行定时提醒,帮助自己更好的合理分配个人时间。
●小李的客户王总生日在8月20日,小李通过日程设定了生日祝福的重复日程,在每年的8月20日早上9点30的时候,提醒自己发祝福短信给王总巩固与客户的关系。
1.2.4功能优势
●日程/提醒功能可以设置重复日程,而且可以除关联客户、联系人等预置的业务类型外,还可以关联自定义业务类型;
●除可以关联客户、联系人、销售机会、销售线索等预置的业务类型外,还可以关联自定义业务类型。
1.2.5关联模块
●关联业务类型功能需要启用CRM-客户、联系人、线索、自定义业务类型/自定义数据字段/自定义显示/自定义子表单模块;
●自动关联任务并进行提醒功能需要启用办公协同-任务模块。
1.3企业通讯录
1.3.1功能用途
以企业的流程运转、部门设置及职能规划等结构作为依据设置组织架构,并且可以随时通过PC/手机客户端进行同步。
通过组织架构或搜索等多种方式快速查询同事的联系方式,发起电话、邮件等方式联系,便于员工之间的办公沟通。
1.3.2功能特点
●企业通讯录
●组织架构
●支持拨打电话、多方通话、发送电子邮件
●通讯录号码隐藏
1.3.3应用场景
●市场部的小王在某项工作上与南京分公司的小张联系,在企业通讯录中通过组织架构在南京分公司类目里找到小张的电话。
电话沟通后,还可以将相关的文件在线发给小张进行查看。
●组织架构可帮助企业理清各个岗位的上下级汇报关系以及在系统中的权限设置,如下图:
●某公司担心企业通讯录完全开放给员工,可能会泄漏公司高管的手机号码被人恶意利用或是泄漏一些关键资料。
将通讯录号码设为隐藏后,使用掌狐拨打同事电话时就会显示为*号,不用再为手机号码泄漏而担心。
1.3.4功能优势
●企业通讯录功能除可以直接拨打电话,发送邮件外,还可以选择多人进行多方通话。
●除可以直接拨打电话,发送邮件外,还可以选择多人进行多方通话。
而且允许隐藏通讯录中的号码,增强安全性。
1.3.5关联模块
●拨打电话功能需要启用CRM-企业电话模块
●多方通话功能需要启用CRM-多方通话模块
1.4同事圈
1.4.1功能用途
同事圈(分享)是一个企业内部的自由的分享平台,员工可在同事圈中查看到公司的公告及同事之间分享的资料、信息,培养员工主动关心企业或部门内部其他同事的工作,相互交流、共同成长。
1.4.2功能特点
●支持图文、附件分享
●可选择分享对象
●分享内容可评论
1.4.3应用场景
●小李想到了一个改善运营部工作效率的想法,并将之发到同事圈中和部门成员一起分享。
很多运营部的员工因这个想法产生共鸣,纷纷在同事圈中发表评论,阐述自己的建议。
●客户的要求的工作完成了80%,负责项目的李工在同事圈中,发表了该工作的进展和下一步的工作要求,大大减少了团队协作沟通的压力。
●王总看到一篇非常好的文章,在同事圈中分享给了本部门所有人,供大家一起阅读、思考。
1.4.4功能优势
●支持更多分享内容,如投票,可以分享客户和联系人,且可以设置需要回执。
1.4.5关联模块
无。
1.5工作动态
1.5.1功能用途
工作动态(足迹)作为用户登录掌狐之后第一眼看到的页面,主要的作用就是让员工关注自己及下属的所有工作信息。
便于员工清楚的知道哪个人在什么时间做了什么事,并且能第一时间处理与自己相关的任务或工作。
1.5.2功能特点
●即时展现用户以及相关同事的工作动态
1.5.3应用场景
●王总登录掌狐后,可以通过足迹查看其下属刘经理、小李、小张的任务、流程、文档、客户、审批、日程、报告等所有负责和参与的事项。
1.5.4功能优势
●工作动态能查看到相关同事的分享、日报、审批、任务、日程、指令、CRM及外勤签到的信息,除此之外还可看到相关同事的其他模块的全部工作动态。
1.5.5关联模块
●需要启用办公协同、CRM、自定义对象、外勤/寻访、工作流、通信/坐席中的子模块,才会显示该模块生成的动态。
1.6审批
1.6.1功能用途
审批应用于企业内部请假、报销、差旅,借款等流程表单的现实审批流程电子化。
方便有关人员进行审批,判断审批情况是否合理并做出批示。
系统内置了部分企业常用的审批流程模板,您还可以通过审批流程自定义和本企业实际情况相关的审批流程,如培训费用报销、公司车辆使用申请等。
1.6.2功能特点
●审批流程可根据企业实际流程进行自定义
●审批的流转过程可查询
●审批可添加意见反馈
●支持多人审批/会签
1.6.3应用场景
●深圳某公司,公司请假流程的审批规则如是:
员工请假需要所有上级依次审批同意后,人事专员备案。
在自定义好请假流程后,不同的部门会根据各部门的组织架构进行审批。
市场部的人事关系为员工->主管->部门经理,员工小刘发起请假流程后,需要依次由上级李主管、王经理审批;而客服部人事关系为员工->部门经理,小张发起请假流程后,只需要上级冯经理审批即可。
●培训部小王需用报销本月的培训费用,上级领导李总通过在PC端或手机APP上审核该费用报销申请,判断培训费用使用情况是否合理并作出批示,小王成功报销该笔费用。
1.6.4功能优势
●图形化的审批流程设置,清晰明了。
支持多分支流程,可根据不同条件流转到不同审批人,且支持多人审批/会签。
一次设置可应用在多部门多场景下,发起审批后系统自动提交给审批流程中设置的审批人。
●采用单独模块展现,管理方便,且流程支持多人审批/会签,可以添加附件、图片,适应的工作场景更广。
1.6.5关联模块
●无。
1.7报告
1.7.1功能用途
报告是指向上级汇报每周、每月、每年的工作情况、做法、经验、问题及下一步工作计划的报告,工作报告主要是在汇报例行工作或临时工作情况时使用。
系统内置了部分常用报告模板,您还可以基于本企业实际运营情况,自定义报告模板,如季度述职报告等。
1.7.2功能特点
●报告支持图片、附件
●支持报告阅读回执
●可统计报告人的工作成果(如,赢单、电话量、客户数、成交量等)
1.7.3应用场景
●业务部门员工小王需要在每周五下班前将本周工作报告提交给本部门领导李经理,李经理在查看小王的工作报告时不但可看到小王这周工作的收获及心得,还能看到小王本周的电话量和新增的客户数。
经过和之前小王提交的周报数据对比,李经理判断出小王最近业绩有下滑迹象,于是在周报中对小王的工作上有误的地方进行了指导。
●开发部门进行某项目研讨会,每次会议都由小王进行记录,整理后通过系统后台预先配置好的会议报告发给全部参与人。
1.7.4功能优势
●工作报告内容支持文本、图片、附件、统计报告人工作成果等,可按不同部门需求定制,如会议报告等。
●可以为公司的各部门按需定制,如会议报告等。
1.7.5关联模块
●统计工作成果功能需要启用CRM、自定义对象、外勤/寻访、工作流、通信/坐席中相应的子模块。
1.8任务
1.8.1功能用途
任务是团队执行的最重要基础元素,相比日程,任务有明确目的,且更重视过程和结果。
上级通过对下属进行任务分配,达到便捷、高效的任务执行目的。
同时,在任务模块中会显示任务的主题、任务的相关信息、任务的执行人、任务的执行状态等信息,便于任务发起人和参与者查看、掌控任务进度。
1.8.2功能特点
●任务可以关联客户、机会、联系人等业务类型
●自动通过日程模块进行提醒
●支持上传图片、附件
●可分配给多人执行
1.8.3应用场景
●公司市场部本周有一个产品推广的活动,部门领导通过任务模块添加了该任务,并将活动的主题、商品价格、库存数量以及活动的起止时间,记录在任务详情内。
该任务的参与人即可根据这些信息在指定的时间内筹备、完成该活动的任务。
●项目部为某项目建立了一个任务,该项目现场施工时出现了状况。
现场负责人员将问题拍照并在任务中上传,与其他任务成员在线即时沟通,讨论解决问题的办法。
1.8.4功能优势
●可以支持客户、机会、联系人三种,执行人员可选择接受或拒绝任务。
●支持文字、图片、附件三种,执行人员可选择接受或拒绝任务,并可以设置自己负责的任务是否完成。
1.8.5关联模块
关联业务功能需要启用CRM的客户、机会、线索模块。
1.9网盘
1.9.1功能用途
网盘是基于云存储的企业文件协同与管理模块,企业成员可随时随地通过网盘进行共享文档资料、沟通交流、收发邮件等操作进行协同办公。
1.9.2功能特点
●支持设置文件夹编辑、下载权限
●支持共享文件夹/文件
●支持移动、修改文件夹/文件名称
●支持手机端上传、下载文件/图片
●储存容量可扩充
1.9.3应用场景
业务部门需要对以往案例、数据资料进行统一存放,以便需要时查看。
但很多纸质案例资料不仅占用空间大,分类也比较复杂,难以管理。
使用网盘功能,将纸质案例转换为电子文档,分类存放后不但安全性更高,检索更快,还可根据需要将文件共享给其他部门同事检索、查看。
1.9.4功能优势
●可以通过后台分配权限,前台进行管理操作,权限控制比较严格。
而且可根据企业需要购买储存空间为网盘扩容。
1.10考勤
1.10.1功能用途
替代传统的考勤方式,灵活的考勤规则设置,尤其是对有多个部门采用不同的考勤规则的公司,避免企业消耗无谓的人力、物力。
1.10.2功能特点
●支持Wifi打卡、地点范围打卡设置
●打卡时间支持三班倒、大小周上班设置
●考勤次数灵活设置
●按部门设置考勤规则
●完善的考勤统计
1.10.3应用场景
公司的考勤规则是:
9:
00-18:
00,使用手机客户端考勤必须在公司500米范围内签到,周一至周五上班。
通过简单的设置后,员工在距离公司500米的范围内均可使用手机客户端进行打卡签到或签退。
每月月底,人事部门即可通过考勤统计来查看、导出全员出勤情况。
1.10.4功能优势
●可以灵活设置考勤打卡方式、考勤次数、可按部门设置考勤。
1.11工作报表
1.11.1功能用途
工作报表模块帮助用户对办公协同各子业务模块审批、报告、任务、签到等数据进行分析统计。
1.11.2功能特点
●可查询审批、报告、任务、签到模块数据
●支持导出
1.11.3应用场景
●针对部分业务人员每日提交工作日报不是拖就是敷衍的情况,业务部李经理通过报告模块查看本部门业务人员提交工作日报的统计数据,对拖延严重的人员进行批评指正。
●业务部统计业务人员外出申请情况,
1.11.4功能优势
可以在线查询或导出查看审批、报告、任务、签到等数据。
1.12企信
1.12.1功能用途
企业里的员工不用互相添加联系人,就能通过组织架构,搜索等方式随时随的通过企信给其他员工发起:
文本、图片、语音、文件等保持有效沟通。
1.12.2功能特点
●企信支持单聊、群组两种聊天方式
●阅读回执功能,消息被对方查看后,即可获得消息的已读状态
●支持文本、图片、语音、文件消息
●可即时发布审批、签到、报告、任务
1.12.3应用场景
●开发团队的leader夏冰使用企信建了一个teamview项目开发群组,并将该团队的所有成员加入到这个群组中。
夏冰将teamview项目的规划、项目文档发在群组中,团队成员可以很方便的在群组中下载项目文档,以及围绕该项目通过文字、表情、图片、语音与团队其他成员在线沟通。
●业务员小李拜访完客户,使用手机端将拜访情况通过语音消息即时汇报给领导,并在坐公交车回公司的路上将工作报告写完后通过发给了领导。
1.12.4功能优势
●支持文本、图片、语音、文件消息,支持表情,可即时发布审批、签到、报告、任务。
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