财务培训资料.docx

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财务培训资料

财务培训资料

为赶快适应XX物流企业的财务工作，厦门分企业组织以下财务人员上岗培训资料，以供新来财务同事赶快熟习工作、借鉴经验，希望能达到事半功倍的成效。

培训内容主要分以下几大块内容：

一、财务各有关制度

二、财务各岗位工作职责

三、财务各岗位操作流程

一、财务各有关制度

（一）、物质采买制度

１、低值易耗品及办公用品采买

①原则上由使用人所属部门于每个月月初填制“物件采买申请表”上报总务，由总务负责定点采买，

以月结的方式支付款项。

②每个月由总务负责申请付款时，应供给相应的发票及当月采买的物件清单提交财务审察并报经理审

批后方可付款。

２、固定财富采买

①由详细使用人向总务提交申购单，并经分企业经理审批署名后，由总务向总部邮件申请，总部同

意后方可进行采买。

②在提交托款时，应将相应的申购申请书附在付款申请后一并交由财务审察，财务审察无误报经理

审批后付款。

（二）、平时报销制度

１、零星支出报销制度

关于零星报销支出，如市内交通费，由总务采集后按财务制度的要求，依据报销人供给的真切、

合法、有效的单据予以支付，每周四按规定进行整理后提交财务审察报经理审批后于每周五一致支

付；

2、零星业务成本支付，由操作员按业务支付的所需时间，依据财务制度的要求，由操作员供给真

实、合法、有效的单据后予以报销支付；

1

3、业务款待费报销制度

A、款待费的开销应早先进行申请，经理及副理级以上人员需邮件向总部领导申请，其余业务员需

填制“业务应酬费申请表”，向经理申请，在提请财务报销时，应将审批后的申请表附在发票后边，

以便财务审察，财务在估算内对业务费的金额及单据的合法性有效性进行复核，提交经理审批后付

款。

B、款待费的暂时补申请限额，一般款待后再补申请的，经领导赞同后能够报销，但报销金额有受

限制，一般暂时补申请报销金额，不超本月个人报销金额总数（含暂时补申请金额）的30%，超支

部分，不予报销。

（三）、其余支付制度

1、分企业财务支付的第一审批人为分企业经理，即所有有关企业的支付（包含成本支付、花费报

销、提款、零星借钱、企业内不一样银行账户之间转账等）均需分企业经理赞同，假如一些特别事项

的支付，比方差额还款、房租付款等事项，需要总企业的总经理加批的，则提交给总企业总经理加

签。

2、分企业财务室人员任何状况下都无权在未获得审批的状况下，进行支付（包含成本支付、花费

报销、提款、零星借钱、企业内不一样银行账户之间转账等）。

3、分企业财务室推行备用金制度，备用金金额为RMB1000.00，由出纳人员申请和保留备用金。

总

务也推行备用金制度，备用金金额为RMB2000.00。

4、借钱申请

因企业业务展开需要才能够向企业申请借钱，个人事项不行向企业借钱

A..借钱推行审批制度，每笔借钱均需获得部门经理的赞同才能够借钱

B..借钱采纳“现金借钱单”填写，支付借钱后，由出纳归集至会计处入帐；送还剩余借钱时，出纳填写“收条”，填写收入剩余部分金额，其余有报销的，则在报销凭证上注明借钱冲销，由会计人员冲其个人借钱金额；

（四）放单放货制度

1、放单放货应知足的条件

①出口放单：

有关的应收款项须所有到账（应收外国代理为月结的除外）

②入口放货：

A..收到应收款的水单（应收外国代理为月结的除外）

B..回收经收货人或通知人背书的正本的H/BL（电放或做SEAWAYBILL的除外）

2

未知足以上条件的放单和放货行为，一律须提交经审批赞同后的“特别放单放货审批表”后方可进行。

2、特别放单放货：

关于未知足放单放货条件的但因商务上的原由需进行放单放货操作的，一律需提交“特

殊申请放货、放单审批表”进行有关的审批程序

①关于应收账款在RMB2000.00以下的，而且我们企业掌握有该企业控制点（含核销单）的特放申请，

部门经理签批“赞同建议”后，财务部门即可履行放货放单动作，无需提交总经理加签

②关于控制点的柜量大于所累欠工作单柜量的二分之一时，在财务建议与经理建议一致赞同放单放货的

前提下，可不用提交总部审批;不然，一律须提交总部审批后方可进行放单放货的操作

③在审察“特别申请放货、放单审批表”时，应要点审察以下几点：

A、审察“特别申请放货、放单审批表”上的有关信息能否填写正确，包含工作单号、客户名称、提单号码、毛利、应收账款等有关基本信息

B、控制点（柜量、离港日或到港日）真切性及相应状况说明书的有效性，如状况说明书应加盖货代单上所注明的收货人的公章，如不一致，应在财务建议上予以说明

C、在财务建议上应注明该客人已累欠的柜量及金额、已到承诺付款期但未兑现的状况等

（五）印章保留束度及企业名贵物件保留束度：

1、印章包含：

分企业公章、分企业财务专用章、分企业发票专用章、XX物流提单章、领导私章、“密”

字章、“此件与原件符合，再次复印无效”章等。

保留的财务人员不行擅自将自已所保留的印章移交

别人使用，不行私用以上印章，不行擅自带出，防备丢掉或被盗。

2、企业名贵物件包含：

企业注册工商税务资料、银行基本户开户资料、私户存折和卡、及建行U键、公

司申领的空鹤发票、企业空白提章及有效提单：

推行领用登记制度、专人保留，不行擅自移交别人使

用，不行擅自带出，防备丢掉、被盗和无故作废。

（六）文件存档保留束度

财务部的任何纸制资料都不可以够任意抛弃，已过保留限期的资料经向总企业财务负责人申请后，按负

责人的有关指示再进行相应的办理，有关文件按以下要求存档：

1、凭证分月按凭证号装订成册，永远保留；

2、报表按月打印，按月寄存在指定文件夹，永远保留；

3、花费结算单和改单申请分月按凭证号归档，保留期三年

4、水单分月按付款日期归档，保留期二年

5、特放申请分月按特放日期归档，保留期二年

6、出口作废提单分月按提单编号归档，保留期一年

7、入口回收的货代单分月按回收日期归档，并需要在回收的货代单上注明“作废”字样，保留期一

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年

8、客服申请填制发票的资料按开票时间次序归档，保留期一年

9、已开发票的存根联和作废发票按税局要求归档，永远保留

10、速递纸存根联按寄单日期归档，保留期一年

11、每周五对电脑中的财务数字资料进行备份，详细备份地点按服务器的配置进行设置

12、财务部有关规定，包含编号文件及邮件指示，打印寄存在文件夹中，以形成分企业财务部的财章制

度，此中编号文件按号码排序，邮件指示按日期排序，永远保留

二、财务各岗位工作职责；

（一）各岗位职责概括

财务主管主要负责分企业财务的各个方面的把控环节，对各样风险起着主要担当责任；

会计人员主要负责帐务平时办理及放单放货保函保留发下班作，以及业务款项支付申请等工作；出纳主要负责款项的进出及发票的开具等工作

因为各个岗位均负有重要而又不行或缺的责任，事情多，任务重，故要求每个岗位财务人员，要起着对企业负责的态度，要仔细、仔细、耐心、专心的对待每项工作。

工作岗位职责

一、财务主管

①负责财务平时进出及花费结算单的审察工作

②负责特别事项的报批审察，如特别放单放货

③辅助总部合理兼顾资本，保证企业平时经营的资本需求

④负责与协作单位的交流,贯彻履行公

司各项规章制度

⑤负责分企业公章、财务专用章及重要

资料的保留

⑥负责报表剖析工作

⑦负责有关的涉税事宜

要求

拥有优秀的专业胜任能力、遵守职业道德及团队协作精神

①审察进出凭证的完好性及合法性

②审察花费结算单手续的完好性及数据的正确性，如跨月汇率的调整

①把控特放中欠款金额、回收期及正本提单能否已回收的全

面状况；

②审察控制点的真切性

①审察资本的回笼状况，对异样款项及时敦促追踪

②审察付款状况，防备多付款或因漏付款项而影响放货放单的顺畅进行

严格保留章、证，不行擅自带出，防备丢掉或被盗

每个月月初，针对上月的经营状况，写出财务剖析报告上报总部财务及领导，以供知情分企业业绩状况及时正确地做好纳税申报工作

①每个月15日前达成营业税及附带费、个人所得税、印花税的

申报工作

②每个月20日前达成社保申报工作

③每季末次月7日前将所得税申报资料上报总部，15日前完

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二、会计岗位

①负责放单放货单证的审察、保留、控制、邮寄

②负责特别放单放货的初步审察，如旧欠状况，帐期等

③负责银行水单的审察、统计、追踪

④负责KIS及FMS软件有关财务数据信息的录入

⑤负责当天花费结算单上应支付款项的

申请

⑥负责已付款发票的及时回收

成所得税申报工作

④每年3月1日至20日达成上半年的房产税及土地使用税申报；每年9月1日至20日达成下半年的房产税及土地使用税申报工作；每年8月申报上一年度残疾人保障金；

拥有会计从业资格、遵守职业道德及团队协作精神

①掌握放单放货应知足的必需条件

②掌握提单作为物权凭证的特别作用

③娴熟运用工具软件进行审察

④严格履行寄单制度，做好单证的登记、保留、交接签罢手续

⑤对特别事项的放单放货应获得受权人员的赞同方可进行

⑥做好特放统计表，及时追踪客人承诺的付款期

⑦关于作为特放控制点的工作单，即便知足条件也不行进行放单放货的操作，应从头申请特放程序

查问特放欠款金额的正确性、旧欠的回收状况、及正本提单的回收状况

①审察水单上的企业名称及账号能否正确、大小写金额能否一致、能否有注明相运的用途及银行受理章②每天下班前应将采集到的水单及时上传

③每天应及时依据总手下传的进账状况更新水单统计表，对

异样未进账的水单应及时查明原由

①应依据总手下传的付款及进账明细于第二天前录入KIS软

件

②应及时依据当天的收付状况进行KIS的凭证输入工作，

并在FMS系统进行核销办理，以便查问

③应于第二天前将前一日的花费结算单及时录入KIS系统，

缩短单证的滞留时间

①由总部支付的应于每天10：

00前提交托款申请

②厦门支付部分应于每天12：

00前提交托款申请

做好付款发票的状况统计，追踪早先支付款项的发票回收

三、出纳岗位拥有会计从业资格、遵守职业道德及团队协作精神

①负责支票、进账单等空白银行单据的①依据银行单据的使用状况及时领购，保证付款需要

领购、保留②做好空白银行单据的保留，防备丢掉或被盗的情况发生

②负责支票的打印、银行支付业务①每天应依据已审察的付款申请及时打印银行单据

②每天15：

30前出门办理银行有关业务

③负责发票保留、开具、统计①查对开票信息，及时无误开具发票，减少因主观原由作废

发票

②每周五将深圳发票开具状况统计表上传总部并将相应的

发票存根寄回总部

④负责资本平时进出的登记、核实①每天应依据进出状况序时在资本统计表进行逐笔登记，做

到账账、账实符合

②每周五应将资本统计表及每周最后一日有表现余额的账

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单上传总部

⑤负责财务单证的扫描上传工作

①

应于第二天将前一工作日单证进行扫描上传

②

将已扫描的单证及时转交至有关人员办理，

缩短单证的滞留

时间

③

关于当天需由总部付款的单证，应于当天

10：

00

前扫描上

传

⑥负责银行收付凭证的采集整理

①依据银行付款回单，及时附上相应的付款发票，

做到发票

与付款金额符合，不然应及时查明原由

②所有银行收付凭证应于次月3日前整理完成并转交至会

计岗位，节假日顺延

⑦负责发票专用章及银行预留私章的保

严格保留发票专用章及私章，不行擅自带出，防备丢掉或被盗

管

三、财务各岗位操作流程

（一）财务主管操作流程

1、花费确认（上单）

客服提交花费结算单分企业经理署名财务审察及确认

扫描上传总部输入金碟

注意：

A、以上“输入金蝶”及“扫描上传总部”两个步骤有时能够不分前后，看事情的紧迫状况而定，假如是入口上单，不用急着让总部付款的状况下，能够让会计先输入金蝶做凭证，一般状况下，能够让会计

先输入金蝶，如出口业务的上单（因为出口业务的付款均由安分企业直接支付）。

B．入口确认单调般是由总部直接付款给代理或船企业，在当天清晨的10点从前，假如确认单上有注明

今日付款的状况下，要先上单并及时扫描给总部查对付款，一般状况下，安分企业会计会先统计当天应由总部付款明细给总部，总部再与上传的确认单进行查对无误，且在发票收到后付款；

上单确认的注意事项：

a．依据客服给到的花费确认单，第一先鉴别出入口业务，从上单单号上鉴别，如尾数是500以下的，

均是出口业务，尾数是500以上的，是入口业务，尾数是300X的，是拖车业务，当前拖车业务一

般是入口自揽业务，业务员是袁长浩；入口也有拖车业务，但其上单会以入口单号显示；b．鉴别几个要点项目能否误选：

第一进入货代系统的操作界面“业务”→工作单→在查问处选择“工作号”→输入相应“工作号”→双击进入后选择“花费管理”，查察以下内容：

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工作单号

出入口种类

指定货（注意指定代理的选择，如MERKONT（属入口），MERKONTKONTERY（属出口）

自揽货（注意业务员的选择）

第二进入“海运”中确认目的港能否有选择代码，以防备漏选使报表取数不全的影响；

c．花费项目有美元或欧元的，因为汇率差，应收或对付部分的款项中美元花费要查问能否属上月及以

前月份开票，有上月开票的，要在单据上注明，且FMS中的录入日期应为上月日期；如本月月初

上单的，特别要注意操作经常会有上月输入花费，本月打印，而又无开出发票的美元部分月份仍是

上月的，特别留神，有错误要及时让操作改正

d．查问入口能否已开票，要进入“上报总企业发票”中按“Carl+F”，输入工作单号查问开票时间；

一般在月初错误率许多，因为好多是上月刚输入花费，但还没有在当月输出确认单致使的错误；

e．入口业务，原则上一般由深圳收付，除目的地是厦门的港口，操作费由厦门收取，其余目的地非厦

门港口操作费全由深圳收取；依据业务及资本需要，也能够安排部分入口收款部分由厦门开票收款，

此中几大客户一般不调为厦门开票：

华辉、金大鹏、汇石、海沧经贸

出口业务除应收对付代理、广州芭美、泰凯国际外，其余均由安分企业收付；

．对付DEYI,一般由安分企业支付，特别状况，如对付“芭美”DEYI，应标由SZ付；

f．入口审单（花费确认），对付代理企业款，必定要有对方的对帐单（Invoice），并与确认单调同上传

总部，方便我司总部与外国代理对账；

查对能否有预支款项未上单，如订仓费、换单费等；

出口审单（花费确认），应收代理企业款，我企业要自制DB（DebilNote），并与确认单上传总部,

方便司总部与外国代理对账；

g.入口上单时，若有应收对付其余分企业的收益分红，要供给异地工作单号；

h．出口上单时，若有应收“广州芭美”、“泰凯”，均记为深圳收，KIS做账时记入“应收账款-XXX”;

I上单位时注意企业有拜托两家报关行：

隆顺利（月结）、美设

j.入口业务，点击“花费确认”、“达成”、“保留”；

出口业务，点击“花费确认”、“保留”；

2、改单

财务检查上单日期及

客服提交改单申请分企业经理署名业务员，并确认改前毛

利

扫描上传总部金碟入账并登记改单记录FMS系统改单

流程说明：

A、改单申请由客服提交给财务主管，财务主管主要检查有关人员能否均署名（如自揽货业

务员及部门主管，假如是指定货，则由部门主管署名即可）；确认改单内容能否有错误;

改单状况能否正常;改单的原由能否清楚;改单前后的毛利能否正确;注明收付地后署名确认；

B、财务主管提交分企业经理署名

C、分企业经理署名以后再交由财务主管进行FMS系统改单，FMS系统改单时需要注意，

若有跨月改单，以改单当月日期汇率计算；

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操作流程以下：

1、先进入FMS-收付款销账-花费确认-工作单号-查问上单日期，后注明上单日期，待经

理赞同后改正；

2、改正路径：

①FMS-业务-工作单-花费管理-有相应花费的，如无锁死，可直接改正；

有锁死的，用增添一行增减；没有的，要增添一行明细进行调整，一般跨月的，是

用红字冲销，当月的，可用正负调整；

3、再修他日期，进入FMS-收付款销帐-花费确认-工作号-查察改正后毛利-花费确认√-

改正花费确认日期（改正至第一次上单日期）-保留达成

D、再将改单申请交由会计输入金碟，属本月上单的，在本来凭证号长进行改正，属从前

月份改单的，在本月金蝶中单唯一号凭证改正

E、若有波及与其余分企业的收益分红，客服要供给相应的异地工作单号，方便月尾让其余

分企业查问款项能否有回收；如客服不可以自行增添的，财务能够自行增添，路径以下：

FMS-业务-工作单号-海运-其余-其余2，输入异地工作单号（先把达成√去掉，保留，而后再打√）

3、特放

客服提交特放申请财务审察及署名分企业经理署名

扫描上传总部审批若有不一样建议

放货（放保函）：

（入口业务）原则条件：

（1）见水单、

（2）回收正本（货代单）

两条件若无，要有“状况说明书”才可放货

特放条件：

（1）查问水单能否已收到；

（2）代理控货；（3）能否有旧欠；（4）查本单是不是控制点，控制点柜时要大于1/2特放柜量；（5）分企业经理与本财务建议赞同后就放行，如不一

致，要上传总部判决。

查对特下班作单信息：

FMS-收付款销帐-花费确认-工作号-查对

查有否旧欠：

FMS-报表-应收对付统计表-花费确认日期/时间段/客户-查问（客户名）-√-催款2-查明细；若有旧欠，把此单作为控制点，也可直接进入会计资料文件夹中查问从前特

放未收款记录；

查问控制点：

网上街坊-DEMI-放单放货

①代理控货：

是指我企业的合作单位，会配合我司控货，，即便客户拿到提单，代理企业也会配合

我司控货；如无控货，财务一般建议不放货，由经理审批决定；②我企业拖车报关的，货在我司手上，可控；③其余货在我司手上，指控柜量；④核销单在我司手上，可控；

4、付款流程审批：

（1）成本支付流程审批

8

财务主管审察及签

会计统计分企业经理署名

名

出纳安排付款

A、由会计于每天统计付款申请表，连同发票一同向财务主管申请付款，详细原则以下：

1、会计按收到的发票金额与上单金额查对无误后申请付款；

2、发票将来得及拿到，且对方已开具的，以发票传真件为确认金额，与上单金额查对无误后申请付

款；

3、对方不给发票的（即对方要收到我司付款水单后才会开票的），客服要给财务部门花费确认单（即

我司与对方企业确认本次需付款的花费确认凭证），财务依据此确认单与我司上单金额查对无误

后申请付款。

以上三点，请见09-04-17财务邮件“开票付款事宜”通知。

B、外轮企业：

订舱费、检疫费，月结；航都，人民币部分月结

C、财务主管复核：

FMS-收付款销帐-花费确认-查问单位-对付余额表

而后再查金蝶（SZ09）能否有挂账（看能否已付过款项，勿重复支付），但前题是在会计已进行销帐后；

D、财务主管审察无误后署名，再报经理署名后，交由出纳付款。

（2）、花费支付

A零星报销

如市内交通费，由报销人向总务供给车票后，总务先支付给报销人，于周四一同汇总报给财务主管审批，财务主管依据业务的真切性审察业务单据的合法、有效后，报经理审批，再由出纳于每周五

支付；

B零星业务成本支付，由操作员按业务支付需要，提交真切、合法、有效的单据给财务主管，主管确认审批，再报经理审批后由出纳及时支付；

C业务款待费报销

由业务员依据审批后的申请表连同已发生的餐费发票向财务报批，财务针对业务的审批信息对发票及申请资料进行查对确认后，提交经理审批，再由出纳于每周五付款。

（3）、业务提成确认

计算公式：

按季算，每季毛利（加减改单毛利）-基数（6000*3）=余额*20%-（若有未回收款项，要

先扣除）再支付

路径：

FMS-报表-业务员（FRANK）--查察应收款状况；

A若有厦门应收款项未回，能够先告诉业务员确认款项状况，如的确还未能催回，就先在提成

中扣掉折合成的应收款人民币部分，如后有回收的，待下季度做提成时再一同支付给业务员；

B若有其余分企业毛利，应先发邮件恳求分企业财务协查款项能否到账；

C以上状况查问后，再将本季度毛利状况邮件发给总部查对确认，无误后便可制作付款申请表，经自己、财务、经理署名后，交由出纳付款；

（4）、差额还款（每半月一次）

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路径：

FMS-报表-选中“花费确认”-业务员（如HELEN、KIMI（向菊芳）、ANNIE、VALLEY、GARY、ZOE等）-打√-客户-DEYI-对付款余额-打印出来，而后进入“花费确认”中查“业务动向”

A依据每单查问应收款项能否所有回收，若有代理船企业，是月结，可不论，

B若有未回收的，不确认其毛利，若有所有回收的，写下毛利（前提是会计已进行系统核销工作）

C让业务员把已回收款项的DEYI制作差额付款申请，经财务、经理审批后，再上传总部领导审批

后，由安分企业出纳付款

D、特别事项：

如对付DEYI比本单毛利更多，则应由业务员在申请单上写上原由除广州芭美外，差额还款全由厦门支付。

（5）薪资

审察标准

1、婚假、产假：

不扣基本薪资，奖金按假期天数扣；

2、事假：

基本薪资及奖金部分，均按告假天数扣；

3、病假：

基本薪资及奖金部分均按告假天数*40%扣；

4、迟到：

10分钟以上的，挨次扣10元，

超30分钟-60分钟，1-3次扣3天基本薪资；

4-5次扣5天基本薪资；

6-10次扣10天基本薪资

大于10次扣当月基本薪资

流程：

由人事依据考勤表统计出勤状况，报财务主管做薪资，财务主管做完薪资表后再给人事主管进行核

对，无误后署名，再报送经理审批后让出纳于每个月7号前发下班资。

5、发票验旧

每季度应进行现场验旧一次，不然专管员会锁死，不可以购票；

1、先整剪发票段、发票金额、应扣换单费、应摊成本（按损益表成本上涨与收入比率）

可依据每个月出纳开票明细整理，有