电大办公室管理复习资料.docx

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电大办公室管理复习资料

一、单项选择题

1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？

（B．决策性）。

2．办公室布置要注意（D．各种沟通、保密）。

3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？

（C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）。

4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？

（B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些）。

5．在办公室里，（D靠近窗户）的位置是上座。

6．传真机的使用哪一项是不对的？

（B随时随地可向对方发送）。

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？

（A接通电源可立即复印操作）。

8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？

（A录音时需将监听开关至于“ON”位置）。

9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？

（D应设置电脑的桌面屏幕保护功能）。

10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？

（B制造）。

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？

（B让员工们随意领取办公用品）。

12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？

（B文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力）。

13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？

（D可以按照文员自己的习惯进行工作）。

14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？

（C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）。

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？

（D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）。

16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？

（C标准的零用现金单据有一个签名）。

17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？

（A传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见）。

18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？

（B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己）。

19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？

（C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系）。

20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？

（A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）。

21．文员在接打电话时，正确的做法是（B在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来）。

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？

（B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）。

23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？

（C按私人公务标准分拣）。

24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开）。

25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（A在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）。

26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？

（D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）。

27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？

（D爱好）。

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C姓名、部门、地址、国名）。

29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？

（D感谢信）。

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（C双方有很多人时，可以交叉握手）。

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？

（A初次写信，或有过激言行的）。

32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。

33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？

（C作会议记录时离开会议室接听电话）。

34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定）。

35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C与发言者用词不一致但意思完全一致）。

36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D征求主持人意见，停止笔录，关录音机）。

37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A只在便笺上写好会议名称）。

38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？

（C圆桌型）。

39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？

（A审查功能）。

40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？

（B发表意见）。

41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？

（D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）。

42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？

（D程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃）。

43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：

一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B说话的技巧），了解要求约会者的心理。

44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？

（A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认）。

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？

（B代替上司制定约会计划）。

46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？

（D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）。

47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？

（D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认）。

48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？

（D应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助）。

49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？

（D各自只能当面递送，寄去是不礼貌的）。

50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（D请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？

）。

51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？

（D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰）。

52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（B以右为尊）。

53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D查证消息的可靠性）。

54．文员协助举行宴会时，不用考虑（D有无休息室）。

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？

（C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可）。

56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？

（D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去）。

57．以下餐巾的使用方法是正确的（C用来擦嘴唇嘴角）。

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？

（C未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内）。

60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A通知上司家人把衣服送达）。

61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？

（B由过程先说）。

62．接受忠告的正确反应是（D切勿感情用事）。

63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？

（A有共同利益的话题）。

64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（A骑边章）。

65．值班人员不应该做以下哪类事情？

（A签发文件）。

66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A下级单位报送的报告，统计报表等）。

67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。

如问函与复函等用（A按通讯者特征立卷）。

68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（B归档范围、归档时间、归档耍求）。

69．文书立卷的归档制度包括三方面：

归档范围、（A归档时间）和归档要求。

6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的（A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要）。

二、判断题

1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。

（∨）

2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

（×）

3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。

（×）

4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。

（∨）

5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。

（×）

6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。

（×）

7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。

（×）

8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。

（×）

9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。

（×）

10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。

因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。

（×）

11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。

（∨）

12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。

（∨）

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。

（∨）

14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。

（×）

15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。

（∨）

16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。

（×）

17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。

（×）

18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。

（×）

19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。

（×）

20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。

（∨）

21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。

（∨）

22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。

（∨）

23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。

（×）

24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。

（∨）

25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

（∨）

26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。

（∨）

27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。

（×）

28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。

（×）

29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。

（∨）

30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。

（×）

31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。

（∨）

32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，