合同台账格式工作范文.docx
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合同台账格式工作范文.docx
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合同台账格式工作范文
合同台账格式
篇一:
采购
篇一:
采购合同付款台账
采购合同付款台账
篇二:
采购合同台账
采购合同台账篇三:
采购台帐的精细化管理
谈谈工程采购台帐的精细化管理
各行各业都有采购业务,怎样把采购工作管理好,笔者认为实行精细化管理是一种行之有效的好办法。
精细化管理是一种管理理念和管理技术,是将系统化规则运用程序化、标准化、数据化的手段,使组织管理各个程序环节能够精确、高效、协同、持续运行。
采购工作每天要面对产品价格、采购进度、交货进度、供应商、付款等等诸多问题。
将这些问题进行系统化的处理,建立一套完整的数据库并利用数据库带来的好处,就可以起到提高采购效率和提高采购性价比的目的。
以下本文仅就工程物资采购中关于合同台帐和付款台帐的建立以及用款计划的编制,谈谈笔者在实践中的做法和体会。
限于篇幅和行业的限制未尽之言和偏颇之处欢迎批评指正。
一、关于合同台帐的建立
合同所纪录的内容是本单位宝贵的采购信息资源也是采购工作需要经常查阅的,是采购物资、备品配件供应的重要参考依据,如何能够方便快捷的查阅和共享这一信息资源,笔者介绍一种用excel表建立合同台帐的方法。
限于篇幅这里只将它的内容和作用进行介绍谨供参考。
至于excel电子表格自身的功能和使用方法大家都明白也不赘述了。
将合同主要内容记录在表格内并借助于电子表格的各项目功能,不但查阅起来方便、灵活、快捷、清晰,一目了然,而且还可以根据需要,取舍不同的内容快速的编制统计报表。
它所带来的好处,相信亲自使用后便知。
笔者根据工作经验结合实际情况设计的一种电子式的《采购合同统计台帐》,经多年实际应用效果很好,大大提高了工作效率。
(见表一)
本表的主要栏目有:
1、经办人、合同编号、应用工程;2、供应商名称、联系人/电话;3、货物名称、规格型号、参数等;4、单位、数量、单价、金额、5货物合计、各项小计、合同总额;6、付款方式、质保金、质保期限/时间、交货周期/时间。
每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。
在这个表格内以合同为单元进行登记,有两组数据是互相关联和平衡的。
一组是“数量、单价、金额、货物合计”,其中:
金额=数量×单价、货物合计=各项金额相加,如果合同中只有一种品种,那么金额等于货物合计;一组是“货物合计”、“各项小计”、“合同总额”,其中:
合同总额=货物合计+各项小计,各项小计为除合同标地物之外的其它如运费、包装费、技术服务费等各项费用的合计。
利用excel电子表格的功能,将所输入的数据之间设计成等式关系,这样,数字输入后在结果栏内数字就会自动显示,在简化操作的同时避免错误输入保证了数据的正确性。
从这本台帐中我们可以方便的了解到单位或个人在以往所有采购工作中的详细情况,如价格、型号规格、供应商信息、工程供货信息、采购人员的采购情况等。
当然,要想达到这一目的,如何根据本单位实际情况对栏目进行设计和使用者如何正确填写则至为关键。
根据上述所设内容和excel电子表格的功能可以方便的汇总查阅以下主要信息。
⑴、按工程项目查阅,可将该工程采购信息,如采购品种、金额、供货厂家、交货日期等信息全部汇总;⑵、按供应商查阅,可将与该供应商的业务往来,如采购量、采购品种、用于工程、采购日期等全部汇总;⑶、按设备名称或规格型号查阅,可将该品种单价、供货厂家、用于工程,采购日期等信息全部汇总;⑷、按合同签订人查阅,可将经办人的采购工作情况,如采购了哪些物资、用于哪些工程、完成采购量、采购价格等信息全部汇总;⑸、按统计需要,可将年度或月度采购情况全部汇总;
如需汇总查阅上述任何一项内容,或栏内任意一个单项采购信息都可以方便快捷的查找,如价格、交货期、生产商等,只需使用excel的“筛选”功能,轻点鼠标即可轻松实现。
利用
本表可以很方便的统计出某工程采购合同签订情况、某供应商合同签订情况、某类设备订货情况和制造周期、交货周期、某业务人员采购合同签订情况等等。
只要以栏目内某项为单位汇总,那么与其相关的内容就会无一遗漏的全部呈现,而且对汇总的内容还可以进行二级或三级查询。
至于表格究竟应设立多少个栏目和内容,完全根据需要可增可减自行设计。
如果有些单位建立了办公软件系统,那么表格中这些数据的取得就会更加便捷和容易。
这里须着重谈谈这个表格的另一个重要作用。
采购订货时,经常需要查询所购产品的价格、型号规格、供应商、交货周期、付款方式等信息,而这些大量的信息除了自己积累,可以说目前在任何一本工具书上也是查不到的。
这里汇集了本单位详实的采购数据,给采购工作提供了具有实际意义的参考坐标。
不论以往还是以后,采购价格都会一目了然清晰的摆在眼前。
特别需要明确提出的是“型号规格”栏内的内容必须完整无误的纪录下来,否则就失去了采购参考价格的意义。
它既可以约束目前的采购价格又可以知道以往的采购价格,在某中程度上间接起到了防止采购腐败的作用。
实事求是地说把它作为本公司的一个具有参考价值和指导意义的采购信息库是毫不过分的。
二、关于付款台帐的建立
付款是采购工作中至关重要的环节,合同一旦签订,付款便始终伴随合同直至合同履行完毕。
任何单位对付款环节都是非常重视的。
如何掌握付款金额、付款进度、如何准确做好付款计划;哪些合同、哪些供应商、哪些项目的付款情况如何等等;合同总额、付款方式、已付款、未付款、质保金等等所有这些都需要有翔实准确的数据。
作为采购人员,对于合同付款执行情况的账目必须清清楚楚、明明白白。
每个单位的财务部门都会严格把住付款关的,但采购人员作为付款第一人必须把好第一关,为公司采购资金的运用建立第一道防火墙。
多付少付、早付晚付、缓付拒付都应当在采购人员的计划和掌控之中。
那么怎样才能做到这些呢?
除了公司建立严格的付款制度和流程之外,采购人员建立一套完整的付款状况信息台帐是做好这些工作的前提。
哪些款该付、该付多少、哪些款不该付、已经付了多少、待付款还有多少、哪些款可以缓付、如何根据公司或工程运转情况做出合适的用款计划等等,所有这些都需要有严格的准确统计,这里向大家介绍的一种《采购付款统计报表》的电子表格,也是笔者结合实际工作需要编制并经多年应用,对于提高工作效率起了重要作用。
该表采用的excel的形式与上述表格具有同样效果。
(见表二)
本表基本栏目有:
1、经办人、合同编号;2、应用工程;3、供应商名称、联系人/电话;4、货物名称;5、付款方式;6、合同总额;7、已付款;8、待付款;9、质保金、质保期;10、付款率;11、发票开具。
同样每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。
本报表是在《采购合同统计台帐》的基础上建立的。
在这个表格中,以合同为单元登记,数据之间的关系如下。
合同总额=已付款+待付款,待付款=应付款+质保金,质保金支付额=质保金比例×合同总额-质保金。
根据所设栏目每项均可进行汇总查阅并可编制所需报表。
如查阅某工程付款状况,根据excel的“筛选”功能,用鼠标点击“应用工程”栏目内黑三角下拉列表中的项目名称,即可将该项目的付款状况汇集起来一览无余。
这个表可以非常清晰的记录业务往来账目的付款情况、需要强调说明的是业务人员必须把信息规范的输入在表格内才能有效发挥作用。
同样,在汇总的内容中可根据需要进行二级或三级查询。
它的主要汇总功能如下。
1、按项目查询,可汇总该项目已付款、未付款、质保金等全部信息;2、按供应商查询,可汇总与该供应商所有业务往来的付款情况;3、按经办人查询,可汇总该经办人负责办理的全部业务付款情况;4、在上述查询结果中,还可了解到每次付款金额、付款日期、余额、质保金及日期等信息。
三、关于编制用款计划
采购用款计划的编制一般分两种情况,一是按实际需要编制计划,二是按可支付资金编制计划。
由于我们系统的整理了采购信息,所以,不论按哪种情况编制计划我们都有可靠的数据作为参考。
编制采购用款计划是和工程进度、到货情况、质量状况、欠款额度、时间长短等
情况紧密结合的,是一项细致严谨的工作,那种临时拍脑袋报计划的粗糙作法是不可取的。
用款计划的严谨细致和透明公开可使资金用在哪里、付了多少、什么时间用一目了然,同时也在某种程度上避免了暗箱操作。
笔者根据实际经验采用了一月一报的《双月用款计划》形式,即一月份报一、二月份用款计划;二月份报二、三月份用款计划,以此类推。
见表三这样做的目的在于如果资金没有按计划到位(这样的情况是经常发生的)或有其它变化可在下月计划中进行调整。
从这个付款计划中我们可以明明白白地看出用款的依据及合理性。
它的前半部就是来自《采购付款统计台帐》。
本用款计划只限于采购部门应用在工程物资采购方面,是紧紧围绕工程进度考虑的。
至于月报还是双月报或是季报可根据实际情况决定。
笔者在此只就如何利用上述所建立的台帐数据来编制《用款计划》做一简单介绍。
付款属于财务管理范畴,本文不对该业务的具体分属和责任进行讨论。
工程采购管理涉及到的内容很多,以上主要是针对涉及到采购台帐的细化管理进行了分析和探讨,谨供同行参考。
薛庆松
篇二:
合同台账管理办法
合同台账管理办法
第一条为保证合同台账资料完整、统一,规范企业各类合同的管理,根据公司《合同管理制度》制定本办法。
第二条凡以各工厂或集团名义签订的合同,均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,并向法务部备案。
第三条合同管理人员为签订合同的联系人和各工厂的法务联络员,负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。
第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账,并对重大合同进行备案审查,协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。
第五条合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。
第六条合同台帐应包括以下内容:
(一)合同名称;
(二)合同主体;
(三)合同内容(含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);
(四)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);
(五)合同所附资料;
(六)其他应当记载的重要内容。
第七条合同台帐应附以下资料:
1、合同正本或副本;
2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;
3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明;
4、补充合同、会议纪要、往来函电;
5、有关的重要资料。
第八条合同台帐管理人员,有权对合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。
第九条使用或借用合同台帐资料,应当办理使用或借用手续,使用人或借用人
应妥善保管合同资料,不得损坏或遗失,更不得擅自涂改或更换;办理结束后,应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。
若违反前款规定给企业造成不良后果,将追究相关责任人责任。
第十条本办法由法务部制定并解释,自颁布之日起执行。
某集团法务部
二○一○年八月二十四日
篇三:
合同台帐格式
租赁合同台帐格式
租赁合同台帐格式
融资租赁合同是指出租人根据承租人对出卖人、租赁物的选择,向出卖人购买租赁物,提供给承租人使用,承租人支付租金的合同【融资租赁合同是指出租人根据承租人对租赁物的特定要求和对供货人的选择,出资向供货人购买租赁物,并租给承租人使用,承租人按约定币种支付租金,在租赁期满时,按约定的办法取得租赁物所有权的协议】。
一、合同形式:
融资租赁合同应当采用书面形式。
二、合同内容【主要条款】:
1.租赁物名称/数量/规格/技术性能/检验方法;
2.租赁期限;
3.租金构成及其支付期限和方式、币种;
4.租赁期间届满租赁物的归属等条款。
三、融资租赁合同的当事人:
1.出租人和承租人;
2.供货人:
A.供货人是否列为第三人由法院根据案件具体情况决定;
B.供货合同有仲裁条款的不列为第三人。
3.实际使用人:
融资租赁合同中的承租人与租赁物的实际使用人不一致时,法院可以根据实际情况决定将实际使用人列为案件的当事人。
四、融资租赁合同出租人/承租人/出卖人之间的法律关系,出租人根据承租人对出卖人、租赁物的选择订立的买卖合同:
1.出卖人应当按照约定向承租人交付标的物:
承租人享有与受领标的物有关的买受人的权利。
2.出租人/出卖人/承租人可以约定,出卖人不履行买卖合同义务的,由承租人行使索赔的权利:
承租人行使索赔权利的,出租人应当协助。
3.未经承租人同意,出租人不得变更与承租人有关的合同内容。
五、融资租赁合同的出租人/承租人法律关系:
1.出租人享有租赁物的所有权:
承租人破产的,租赁物不属于破产财产。
2.融资租赁合同的租金:
(1)确定标准:
A.应当根据购买租赁物的大部分或者全部成本以及出租人的合理利润确定。
B.当事人另有约定的除外。
(2)承租人应当按照约定支付租金。
(3)承租人经催告后在合理期限内仍不支付租金的:
A.出租人可以要求支付全部租金;
B.也可以解除合同,收回租赁物。
(4)租赁物从境外购买的,融资租赁合同当事人约定用外币支付租金,应认定为有效。
3.租赁物不符合约定或者不符合使用目的的:
(1)出租人不承担责任;
(2)出租人应当承担责任的除外情形:
A.承租人依赖出租人的技能确定租赁物;
B.出租人干预选择租赁物的。
4.出租人应当保证承租人对租赁物的占有和使用。
5.承租人占有租赁物期间,租赁物造成第三人的人身伤害或者财产损害的,出租人不承担责任。
6.承租人应当妥善保管、使用租赁物。
7.承租人应当履行占有租赁物期间的维修义务。
8.出租人和承租人可以约定租赁期间届满租赁物的归属。
(1)当事人约定租赁期间届满租赁物归承租人所有:
出租人只能收回欠付租金部分的租赁物;承租人享有部分价值返还请求权。
A.承租人已经支付大部分租金,但无力支付剩余租金;
B.出租人因此解除合同收回租赁物的;
C.收回的租赁物的价值超过承租人欠付的租金以及其他费用的,承租人可以要求部分返还。
(2)对租赁物的归属没有约定或者约定不明确:
A.依照《合同法》第61条的规定确定;
B.仍不能确定的,租赁物的所有权归出租人。
六、融资租赁合同管辖:
1.融资租赁合同纠纷案件的当事人,可以协议选择与争议有实际联系地点的法院管辖:
A.当事人未选择管辖法院的,应由被告住所地或合同履行地法院管辖。
B.租赁物的使用地为融资租赁合同的履行地。
2.涉外融资租赁合同纠纷案件的当事人可以协议选择处理合同争议所适用的法律;当事人没有选择的,适用承租人所在地的法律。
七、融资租赁合同的效力认定和处理:
1.应认定融资租赁合同不生效:
融资租赁合同所涉及的项目应当报经有关部门批准而未经批准的。
2.应认定融资租赁合同为无效合同:
A.出租人不具有从事融资租赁经营范围的;
B.承租人与供货人恶意串通,骗取出租人资金的;
C.以融资租赁合同形式规避国家有关法律、法规的;
D.依照有关法律、法规规定应认定为无效的。
3.无效的融资租赁合同的处理:
(1)因承租人的过错造成合同无效,出租人不要求返还租赁物的:
A.租赁物可以不予返还;
B.但承租人应赔偿因其过错给出租人造成的损失。
(2)因出租人的过错造成合同无效,承租人要求退还租赁物的:
A.可以退还租赁物;
B.如有损失,出租人应赔偿相应损失。
(3)因出租人和承租人的共同过错造成合同无效的:
A.可以返还租赁物;
B.并根据过错大小各自承担相应的损失和赔偿责任。
(4)租赁物正在继续使用且发挥效益的,对租赁物是否返还,可以协商解决;协商不成的,由法院根据实际情况作出判决。
八、融资租赁合同法律责任:
1.在租赁合同履行完毕之前,承租人未经出租人同意,将租赁物进行抵押、转让、转租或投资入股:
A.其行为无效;
B.出租人有权收回租赁物,并要求承租人赔偿损失。
C.因承租人的无效行为给第三人造成损失的,第三人有权要求承租人赔偿。
2.出租人应承担赔偿责任:
在融资租赁合同有效期间内,出租人非法干预承租人对租赁物的正常使用或者擅自取回租赁物,而造成承租人损失的。
3.在供货人有迟延交货或交付的租赁物质量、数量存在问题以及其他违反供货合同约定的行为时,对其进行索赔应区别不同情形予以处理:
A.供货合同或租赁合同中未约定转让索赔权的,对供货人的索赔应由出租人享有和行使,承租人应提供有关证据;
B.在供货合同和租赁合同中均约定转让索赔权的,应由承租人直接向供货人索赔。
4.当租赁物质量、数量等存在问题,在对供货人索赔不着或不足时,出租人应承担赔偿责任的法定情形【除外情形,出租人对租赁物的质量、数量等问题一般不承担责任】:
A.出租人根据租赁合同的约定完全是利用自己的技能和判断为承租人选择供货人或租赁物的;
B.出租人为承租人指定供货人或租赁物的;
C.出租人擅自变更承租人已选定的供货人或租赁物的。
5.对供货人索赔的费用和结果的承担和享有:
A.在出租人无过错的情形下,均由承租人承担和享有;
B.如因出租人的过错造成索赔逾期或索赔不着,出租人应承担相应的责任。
6.因租赁物质量/数量等问题对供货人索赔,如出租人无过错,不影响出租人向承租人行使收取租金权利。
7.承租人未按合同约定支付部分或全部租金:
A.属违约行为;
B.承租人应按合同约定支付租金、逾期利息,并赔偿出租人相应的损失。
8.在承租人破产时:
(1)出租人可以将租赁物收回;
(2)也可以申请受理破产案件的法院拍卖租赁物,将拍卖所得款用以清偿承租人所欠出租人的债务:
A.租赁物价值大于出租人债权的:
其超出部分应退还承租人;
B.租赁物价值小于出租人债权的:
其未受清偿的债权应作为一般债权参加破产清偿程序,或者要求承租人的保证人清偿。
九、融资租赁合同当事人请求法院保护其权利诉讼时效应适用《民法通则》第135条的规定。
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【陈其象律师提示】
①融资租赁合同与借款合同的区别:
A.标的物不同:
融资租赁合同的标的物是出租人按照承租人的要求专门准备的/借款合同的标的物是资金。
B.核心内容不同:
融资租赁合同的核心内容是出租人提供租赁物供承租人使用/借款合同的核心内容是债权人向债务人出借资金。
C.对价不同:
融资租赁合同承租人使用租赁物对价是支付租金/借款合同借款人使用资金对价是支付利息。
②企业之间名为融资租赁合同实为借贷合同的,应当认定为无效合同。
③融资租赁合同的标的物:
A.设备(技术含量较高的动产);
B.非房屋/公路/铁路/电力设施等不动产。
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【法条链接】
《合同法》分则第十四章融资租赁合同
第二百三十七条融资租赁合同是出租人根据承租人对出卖人、租赁物的选择,向出卖人购买租赁物,提供给承租人使用,承租人支付租金的合同。
第二百三十八条融资租赁合同的内容包括租赁物名称、数量、规格、技术性能、检验方法、租赁期限、租金构成及其支付期限和方式、币种、租赁期间届满租赁物的归属等条款。
融资租赁合同应当采用书面形式。
第二百三十九条出租人根据承租人对出卖人、租赁物的选择订立的买卖合同,出卖人应当按照约定向承租人交付标的物,承租人享有与受领标的物有关的买受人的权利。
第二百四十条出租人、出卖人、承租人可以约定,出卖人不履行买卖合同义务的,由承租人行使索赔的权利。
承租人行使索赔权利的,出租人应当协助。
第二百四十一条出租人根据承租人对出卖人、租赁物的选择订立的买卖合同,未经承租人同意,出租人不得变更与承租人有关的合同内容。
第二百四十二条出租人享有租赁物的所有权。
承租人破产的,租赁物不属于破产财产。
第二百四十三条融资租赁合同的租金,除当事人另有约定的以外,应当根据购买租赁物的大部分或者全部成本以及出租人的合理利润确定。
第二百四十四条租赁物不符合约定或者不符合使用目的的,出租人不承担责任,但承租人依赖出租人的技能确定租赁物或者出租人干预选择租赁物的除外。
第二百四十五条出租人应当保证承租人对租赁物的占有和使用。
第二百四十六条承租人占有租赁物期间,租赁物造成第三人的人身伤害或者财产损害的,出租人不承担责任。
第二百四十七条承租人应当妥善保管、使用租赁物。
承租人应当履行占有租赁物期间的维修义务。
第二百四十八条承租人应当按照约定支付租金。
承租人经催告后在合理期限内仍不支付租金的,出租人可以要求支付全部租金;也可以解除合同,收回租赁物。
第二百四十九条当事人约定租赁期间届满租赁物归承租人所有,承租人已经支付大部分租金,但无力支付剩余租金,出租人因此解除合同收回租赁物的,收回的租赁物的价值超过承租人欠付的租金以及其他费用的,承租人可以要求部分返还。
第二百五十条出租人和承租人可以约定租赁期间届满租赁物的归属。
对租赁物的归属没有约定或者约定不明确,依照本法第六十一条的规定仍不能确定的,租赁物的所有权归出租人。
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最高人民法院关于中国东方租赁公司诉河南登封少林出租旅游汽车公司等融资租赁合同纠纷一案的复函
(1990年7月20日(1990)法经函字第61号)
北京市高级人民法院:
你院京高法字(1990)第66号请示收悉。
经研究答复如下:
国际融资租赁由国际货物买卖合同和国内租赁合同两部分组成,其标的物主要是各种设备、交通工具。
在租赁期间,所有权属于出租方,承租方对租赁物具有使用权,但不得对租赁物进行处分,并按合同规定的期限和币种支付租金。
中国东方租赁有限公司诉河南登封少林出租旅游汽车公司、河南省对外经济贸易委员会融资租赁合同纠纷一案,属于国际融资租赁合同纠纷,有关支付租金的条款,不受《中华人民共和国经济合同法》第十三条第一款的规定的限制,可按租赁合同约定的币种进行支付。
中信实业银行,诉海南省海吉电子工业联合公司、海南省经济计划厅的租赁合同纠纷一案,由于租赁物是彩色电视机的关键散件,并允许承租方将散件组装成整机出售,因此不具备国际融资租赁合同的特征,应认定为买卖合同纠纷,有关支付租金条款,适用《中华人民共和国经济合同法》的有关规定。
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最高人民法院印发《关于审理融资租赁合同纠纷案件若干问题的规定》的通知
各省、自治区、直辖市高级人民法院,解放军军事法院:
融资租赁合同是指出租人根据承租人对租赁物的特定要求和对供货人的选择,出资向供货人购买租赁物,并租给承租人使用,
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