lotus邮件归档设置及操作说明书.docx
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lotus邮件归档设置及操作说明书
综合办公系统(lotus)归档设置说明
一、原理及用途说明1
二、新建归档设置1
三、手动归档操作9
四、查看或更改归档设置12
五、多人共用请加强管理,谨慎使用13
一、原理及用途说明
归档是指把存储在服务器上的保存到本地计算机数据库中,这样可以减小占用服务器上容量的大小,能够更多、及时收发,以满足工作的需要。
二、新建归档设置
1、进入后请点击菜单“操作”---“归档”---“设置”,如下图:
图1:
2、选择“设置”选项卡,分别选择2个默认的归档名称,点击“删除”按钮。
如下图:
图2:
3、删除后点击“添加”按钮,如下图:
图3:
4、输入“归档条件设置描述名”(可随意),例:
我的归档文件;点击“归档数据库按钮”,如下图:
图4:
5、点击文件名后面的图标,如下图:
图5
6、在计算机中选择存放存档文件的目录(请勿选择系统分区),文件夹可自行建立,并无特殊要求,保证空间即可。
如下图:
图6
7、目录选择好以后,在“文件名”处输入要使用的存档文件名称(可根据自己工作方便命名),点击“选择”按钮。
如下图:
图7
8、点击“确定”按钮。
如下图:
图8
9、点击“确定”按钮。
如下图:
图9
10、点击“确定”按钮。
如下图:
图10
11、归档设置完成后,在收件箱左侧列表中出现“归档”文件夹,但从未进行过归档操作时,请不要点击归档。
如下图:
图11
三、手动归档操作
1、选择要进行归档的,可多选。
如下图:
图12
2、点击菜单“操作”---“归档”---“选择文档”,如下图:
图13
3、出现归档提示对话框,点击“是”按钮。
如下图:
图14
4、归档后选择归档的从收件箱消失,点击左侧“归档”文件夹。
如下图:
图15
5、归档与在服务器上的收件箱有相同的视图与操作规则。
如下图:
图16
四、查看或更改归档设置
1、点击菜单“操作”---“归档”---“设置”,如图1。
2、在“设置”选项卡,下方的文字说明框可以查看到数据库名以及存放目录;如需要更改请点击“编辑”按钮。
如下图:
图17
3、然后归档设置更改按照一、4及以后步骤操作。
五、多人共用请加强管理,谨慎使用。
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