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edoc2ECM文档管理系统解决方案
Edoc2文档管理系统解决方案
itochina™
2015年6月16日
项目背景
随着企业的发展,内部的各类档案资料、项目文档的有效管理和检索利用已经成为公司各部门正在考虑并迫切需要解决的问题。
这也对公司内部档案资料管理水平提出了更高的要求,例如文档数据的有效检索利用、安全保密性、权限控制机制、规范化管理机制等。
在文档数据爆炸式增长的同时,给各个部门和项目组带来了一些切实的问题:
⏹文档的数量太多,无论是文档编码、格式,还是管理制度都没有统一规范化。
⏹文档存放在企业的各个位置,需要人工翻阅,查找比较困难,效率低下。
⏹文档版本过多,无法确定哪一个是最新版本;给各个部门项目组之间的协作增加了沟通管理成本。
⏹企业内部文档传递困难,较大型的文件无法有效传递并保证文件的安全。
⏹企业内部人员流动造成的企业知识的流失。
⏹企业机密文档不能安全化管理,数据没有安全保障。
⏹出差在外无法快速有效获取相关资料。
针对这些问题需要形成一个统一的文档集中管理平台,这个平台需要做到:
●方便文档的快速阅读、共享、查找、更新。
●对项目报告、审批、分析报告等统一格式文档,需要应用规范化模板。
●系统安全性保障,包括访问安全、防病毒安全、灾备安全、离线数据安全等方面。
●详细的权限控制体系,管理到对文件权限的最小粒度。
●全面的日志记录机制,能对系统登陆过程、操作过程进行全面审计管理。
●建立以各种业务文档为中心的知识文档管理体系,提高知识文档的利用率。
文档管理信息系统的实施,能对我公司带来以下收益:
✓标准化管理,高效准确地检索(文档查找提高80%效率),降低管理成本。
✓集中存储和备份机制,避免丢失的隐患。
✓提高工作效率,加强项目与人员的关联性。
✓协同作业可以让用户的注意力尽可能集中在与自己有关的信息上,提醒、订阅和事件通知机制能提高工作效率。
✓自定义多级别的权限,增加文档安全性(特别是局域网以外);精准到每一个动作的权限设定,对于文件安全性有很大帮助。
✓完善的系统操作日志,方便追踪和事后调查。
✓提高协作水平,提高对外服务能力。
1系统基本功能需求
对于企业级的文档管理平台,除了保证数据文档的集中管理控制,还需要从方便日常应用的角度,做到快速查找、有效分类组织、不影响日常工作习惯。
经过对企业内部各个部门的需求讨论汇总,企业文档管理平台的功能需求主要集中在以下几个方面:
(一)功能需求
1.集中存储:
✧文档的上传下载,能够实现多种方式的文档上传下载,并支持批量处理;
✧分类管理和查看,能够将文档进行分类管理,这样就能够有效的去查看相关文件,了解详细信息。
2.方便应用
✧能够快速查看项目各个节点的进展情况,可以方便的提交项目节点文档。
✧文档在线查看,对于日常工作中涉及到的各种电子文档,能够直接在网页上进行查看,而不需要用户安装相应软件(如Office/PDF/视频/音频/图片/图纸等)。
✧文档搜索引擎,支持对文件名称,关键字的搜索,支持各个条件的混合式搜索,保证我公司快速的工作效率。
✧文档的在线修改和版本管控功能,能够解决下载修改的问题,直接在线编辑,然后通过版本控制来对文档的版本进行管理控制,支持从发布起就开始记录历史版本,能够查询每个修改后的版本。
✧共享与协作的方便性,针对用户的电子资料,可以很方便快速的实现对外共享,并能保证文档的安全性,以促进项目协作的效率。
3.文档安全
✧文档的权限,能够通过权限控制来保证我公司相关文档的安全性,定义角色,分层管理,明确相关人员管理的目标。
✧日志管控,基于访问日志及时掌握文档和用户的动态,实现动态化的管理。
✧对于下载到本机的电子文档,也有相应的安全管控机制。
4.知识管理
✧知识地图,支持能够全局预览本企业知识架构的知识地图和不同岗位具有不同知识结构的岗位知识地图。
✧企业知识视图的自由设置,支持自主定义文档相关属性,查看文档必要相关信息。
✧文档扩展属性(元数据),可以根据特定需要自定义相关属性,能使知识得以更有效地管理和更充分地应用。
✧企业内部知识共享,能够做到大容量的文档传递时,确保快速安全的传递。
5.其他要求
✧提供类似Windows资源管理器的模式,通过本地虚拟磁盘可以和服务器产生远程连接,自动获取远程服务器上的文档目录以及文档的列表在本地资源管理器中生成目录结构图,用来方便的进行批量上传下载。
✧企业消息传输,通过预先定义订阅规则,可订阅知识库中的知识更新,当有使用者所关心的知识更新后,可动态的通知使用者,使其能够及时的学习。
✧支持邮件自动提醒。
✧简单易用,操作人性化,易于推广。
(二)技术指标要求
✧基于系统的安全性和便捷性,要求支持B/S架构。
✧能支撑公司快速发展,实现集团化部署。
✧系统扩展性方面,提供软件的集成接口,便于未来与我公司其他系统的整合。
✧系统用户方面,可与企业内部AD集成。
✧考虑到后期维护,系统需具备本地研发和维护能力。
✧具备成熟的业务扩展解决方案,例如文档审批流程、纸质文档管理、企业门户、数据安全管理等。
2Edoc2 ECM解决方案
edoc2ECM是一套高度灵活、高度稳定的海量文档管理系统,目标客户为中大型企业,政府机构以及科研机构。
edoc2ECM作为专业级文档及知识管理平台,提供强大的文档管理套件,为那些存在文档数据管理问题的企业和部门提供一个可靠、强大、安全的企业文档管理平台,使得他们能够进行可靠存储、快速查询和获取、 查看、流转、审批、重用、发布各类业务文档的同时,并能保障企业文档的安全。
2.1系统架构
系统框架主要分为四层
(一)存贮层(StorageLayer)
系统存贮层包括实体文件和数据库存贮,通过edoc2特有的三层动态文件存贮技术实现了海量存贮,并实现在各存贮服务器之间I/0读取的均衡分配。
(二)服务层(Service Layer)
为增强系统开放性、稳定性和负载能力等,系统功能都以后台服务形式运行,主要包括基础服务、转档服务、索引和检索服务、消息服务等,各服务支持分布式部署。
(三)接口层(APILayer)
系统所有服务都以Web Service和.NetRemoting两种方式开放所有接口,基于这些API接口可完整实现B/S或C/S类型客户端,并可与基于.NET或Java等语言开发的各种第三方系统进行深度集成。
(四)展现层(PresentationLayer)
基于API接口,edoc2目前提供的客户端包括标准WEB端,C/S客户端,OfficeAdd-in,个人同步,Watch-Folder,Watch-Fax等
2.2遵循的技术规范
edoc2遵循的国际标准技术规范有
ﻩ技术
描述
.Net Framework
一种采用系统虚拟机运行的编程平台,以通用语言运行库(CommonLanguage Runtime)为基础,支持多种语言(C#、VB、C++、Python等)的开发
ASP.Net
一种使嵌入网页中的脚本可由因特网服务器执行的服务器端脚本技术。
指Active ServerPages(动态服务器页面) ,运行于 IIS之中的程序
JavaScript
由Netscape的LiveScript发展而来的原型化继承的面向对象的动态类型的区分大小写的客户端脚本语言,主要目的是为了解决服务器端语言,比如Perl,遗留的速度问题,为客户提供更流畅的浏览效果
ADO.Net
一组用于和数据源进行交互的面向对象类库;提供许多DataProviders,允许与不同的数据源进行交流
ODBC
ODBC(OpenDatabaseConnectivity,开放数据库互连)提供了一种标准的API(应用程序编程接口)方法来访问DBMS(DatabaseManagementSystem)。
XML
可扩展标记语言(ExtensibleMarkupLanguage),是与平台、语言无关的一种简单数据存贮语言
Web Srevice
一种面向服务的架构的技术,通过标准的Web协议提供服务,目的是保证不同平台的应用服务可以互操作
.NetRemoting
是微软 .NETFramework中的一种网络通信技术,与XML WebService不同的是,它可以使用SOAP以外的协议来通信,而在服务端和客户端之间所操作的方法近乎相同,客户端可以不必考虑使用的协议,即可访问服务端所开放的对象
SOAP
简单对象访问协议(SOAP,全写为SimpleObjectAccessProtocol)是一种标准化的通讯规范,主要用于Web服务(web service)中
AJAX
为“AsynchronousJavaScriptandXML”(异步的JavaScript与XML技术),是一种广泛应用在浏览器的网页开发技术
HTTP
超文本传输协议(HTTP,HyperTextTransferProtocol)是互联网上应用最为广泛的一种网络协议。
所有的WWW文件都必须遵守这个标准
MD5
信息摘要算法(Message-DigestAlgorithm5),它生成一个128位的散列结果
COM
组件对象模型,也称组件对象模型,英文为ComponentObjectModel,缩写COM,是微软对于网页服务器与客户端、增益集与Office系列软件之间交互的一项软件组件技术
Active Directory
是微软WindowsServer中,负责架构中大型网络环境的集中式目录管理服务(Directory Services),它处理了在组织中的网络对象,对象可以是用户,组群,电脑,网域控制站,邮件,设置档,组织单元,树系等
3核心技术介绍
3.1存贮技术
3.1.1海量存储架构
Ø系统将文件存贮分为文件存贮区、索引存贮区、备份存贮区和预览存贮区,用户可增加其他文件存贮区
Ø一个文件存贮区可包括多个实际的存贮路径,可无限扩展
Ø系统支持按照存贮路径编号根据是否存贮已满选择存贮路径;也支持自动均衡各存贮路径存储量选择自动存贮
3.1.2动态均衡存储
每台服务器存贮文件夹由系统自动产生,默认为3级(系统可配置),每级文件夹命名00,01,02,一直至FF,共256个,文件夹总量是256*256*256=16777216。
另外,存贮机制基于均衡技术,保证各服务器各级文件夹下文件数量趋于平衡。
Ø支持存贮服务器或存贮介质的无限扩展
Ø系统路径与存贮路径无关,突破操作系统的路径层级数量限制
Ø系统移动、重命名等操作勿需操作实体文件
Ø因采用了均衡技术,当有多台存贮服务器时,可分散各服务器的I/O压力
3.2文档安全控制
edoc2内容安全及防扩散模块采用edoc2中国研发中心自主研发的独有技术控制涉密数据流向,任何涉密数据在物理介质上存在如果未经允许,无法私自离开企业内部
edoc2内容安全及防扩散模块用于进一步保护企业的知识产权、客户资料、财务数据、技术图纸等一切机密信息化数据不外泄。
简单地说,edoc2防泄密系统使企业机密数据“拷不走”、“屏幕截取不走”、“另存不走”、“打印不走”、“内容复制不走”
3.3预览技术
edoc2支持office、pdf、图片、CAD、音频和视频格式以及设计类软件格式的在线预览,主要分为插件预览和转档预览技术;转档预览是指当用户上传、更新文件后,通过后台的转档服务将文件转化为网页可识别的格式,该技术不要求用户安装任何软件,通过IE即可浏览文件;另外,为了满足不同用户对于预览内容细节上的不同要求,一种文件格式可支持多种预览方式
3.4文档权限管理技术
(一)权限作用对象包括文件夹、文件
(二)权限成员包括人员、岗位、部门和用户组
(三)权限单元包括显示、预览、打印、下载、草稿、修改、删除、发布、共享、归档、管理等
(四)权限计算优先级
a)用户
(1)、Creator(1)、职务
(2) 、部门(3)、用户组(3)、Everyone(4)
b)记录权限优先级高于模板权限
(五)支持权限的继承和重载
(六)权限类别自定义
(七)权限模板自定义
(八)权限回收机制
(九)分层权限设置
(十)动态系统用户组Creator和Everyone
(十一)权限动态显示
(十二)断层权限显示
(十三)权限体系的扩展
3.5搜索技术
ﻩ搜索引擎基于Lucene引擎二次开发而成,为保证对超大量索引数据的快速搜索支持,系统采用索引文件分块技术,并支持批量索引和复合搜索,支持相似度、推荐等数据挖掘技术
3.6扩展与整合能力
edoc2提供完整的SDK开发包以及相关的示例。
3.7传输机制
3.7.1基于RFC1867标准的传输协议
ﻩRFC1867协议与其他协议在传输效率、安全性、稳定性、扩展性和大文件传输方面比较如下
ﻩ
3.7.2采用分块读取分块保存技术
edoc2传输采用分块读取分块追加保存方式,其具有如下优势
1.传输效率高
2.理论上支持无限大文件上传
3.对服务器内存消耗少,占用CPU小
3.7.3基于FileAgent的高效传输机制
•文件的上传和下载全部交由FileAgent来统一处理,一个agent负责一个文件服务器
•agent负责文件的读、写、获取磁盘信息以及文件的加解密
3.8分布式应用架构
edoc2支持主WEB服务器、从WEB服务器、转档和索引等各应用服务器的分布独立运行;从WEB服务器主要负责和和文件磁盘操作相关的而又会很影响系统性能的上传下载动作,转档和索引的独立服务器运行也大大分解了主WEB服务器的运行压力,该运行架构可保证主WEB服务器的持续稳定高效运行
3.9分区域架构
(一)总部端包括主WEB服务器,数据库服务器和文件存储服务器;分部端包括子WEB服务器和文件存贮服务器
(二)整个系统只有一个主系统,部署在总部端,所有用户都通过主系统登录操作,从而保证系统的统一性管理
(三)每个分部端需安装从WEB服务器,用于接受主WEB服务器指令以对本区域文件作上传、下载、转档等处理,以此实现本区域文件操作由本区域WEB服务负责,实现了本地化快速操作文件目的
(四)总部端、各分部端文件支持策略性同步,快速操作跨区域文件
(五)分部端操作文件内部执行逻辑如下:
分部端用户登录总部端主系统,当请求上传、下载等动作时,主WEB服务将指令下发至该用户所在区域的从WEB服务,该从WEB服务和本区域文件服务器上的FileAgent沟通以执行相关动作,当动作执行完毕后,从WEB服务以消息形式通知主WEB服务,主WEB服务结束操作。
3.10网站集群技术
Ø站点应用采用插件模式,可以通过实时上传插件,增加应用功能,无需重启服务器。
Ø采用动态网址技术,可以实时在线创建新的站点,每个站点配置单独的域名。
Ø每个站点都拥有独立的权限、配置。
Ø站点内的页面在线配置,内置丰富的应用,也可以根据接口规范二次开发应用。
Ø站点群采用统一的认证登录。
Ø经过优化的缓存机制,具有很高的响应速度。
Ø通过内置的应用,可以将多个站点通过导航菜单的方式整合起来。
Ø自定义站点主题,站点可实时更换主题皮肤。
Ø采用页面模版机制,可以快速建立统一布局的站点页面。
3.11二次开发说明
3.11.1ﻩSDK整体框架说明
ØWeb Service接口是edoc2ECM的核心接口,接口包括文档对象及其操作、元数据对象及其操作、权限对象及其操作、组织对象及其操作、检索、存贮等
Ø.NETDLL是对WebService接口的.NET包装,便于基于.NET二次开发
ØJavaPackage是对WebService接口Java包装,便于基于Java二次开发
ØBusinessComponent是对edoc2ECM关键业务的组件化,可直接被第三方应用系统调用,以快速实现系统集成
ØWeb Development Kit是用于edoc2Web界面的二次开发,其包括aspx,javascrip,css,xml等使用
ØOrganizationConnector,是指通过标准组织接口实现,edoc2组织数据可直接从第三方系统中获取,其一般应用于以第三方系统为中央组织
ØOrganizationEvent,通过接口可实现edoc2组织数据变动后触发第三方系统的自定义事件,其一般应用于以edoc2为中央组织或独立组织
ØContentCustomEvent(文档主动事件),通过扩展服务的实现,可自定义文档动作后触发个性化事件
3.11.2CoreService
ﻩCore Service是系统的核心服务,主要功能都接口开放,包括
Ø文档操作接口
Ø组织相关接口
Ø权限管理接口
Ø元数据相关接口
Ø转档和预览接口
Ø索引和搜索接口
Ø文件存贮接口
Ø流程开发接口
Ø知识地图接口
Ø日志接口
Ø文档策略管理接口
Ø系统设置接口
Ø门户接口
3.11.3业务组件
ﻩ业务组件是对接口实现的封装,目的是为了快速集成
ﻩ主要包括:
Ø上传组件
Ø下载组件
Ø预览组件
Ø成员选择组件
Ø元数据选择组件
Ø文件夹列表
3.11.4搜索组件
3.11.5组织集成
(一)以edoc2为中央组织
–组织事件(Org.Event)
可加载组织动作时执行自定义程序,举例:
edoc2中央组织系统中删除用户后,自动删除SAP系统中某些数据
–组织动作记录(Org.ActionRecord)
将部门、用户、职位和用户组的新增、修改和删除动作记录至该表,用于第三方系统增量同步组织数据,举例:
K3系统组织同步于edoc2中央组织系统,K3只要监控该Action表就可更新差异数据,勿需全表重新同步
(二)以第三方系统为中央组织
–组织数据通道(Org. Connector)
通过edoc2中央组织系统API接口实现,第三方系统内不存在组织数据,而直接从edoc2组织中获取,非数据同步方式
–同步(不推荐)
3.11.6内容主动事件扩展
ﻩ内容主动事件是指以文档为主体,以事件机制驱动内容业务的一种全新内容管理模式,其让内容从原来利用的“客体”转变成了“主体”,内容从静态转成了动态,其经常被应用于自定义内容业务实现和系统集成。
ﻩ系统预置主动事件包括调用Web Servcie,执行.Net程序集,移动到文件夹等,如下图
ﻩ通过实现CustomEvementManagement相关接口,可扩展增加其它主动事件,以实现特定业务需求
4基础平台特性
4.1开放性
edoc2ECM是完全基于SOA面向服务架构设计,SOA是一种架构模型,它可以根据需求通过网络对松散耦合的粗粒度应用组件进行分布式部署、组合和使用。
服务层是SOA的基础,可以直接被应用或第三方系统调用,从而有效控制系统中与软件代理交互的人为依赖性,以最大程度开放系统系统。
edoc2提供的主要服务如下
ﻩ以上服务都开放完全遵循国际统一标准的Web Service和.NetRemoting类型接口,通过这些接口可实现文档操作、文档权限、文档事件、元数据管理、文档消息、转档服务、索引服务、检索服务、文件存贮等各类系统功能的直接调用。
4.2可扩展性
我们可以为用户在其原有或新建的综合门户、垂直门户、增值应用系统、政府门户、OA或工作流中,将edoc2紧密结合进去,成为其有机的组成部分。
4.3可集成性
系统提供标准的webservice接口,以方便和第三方系统集成。
4.4可靠性/稳定性
ﻩ为保证产品稳定性,edoc2ECM整个产品开放过程严格遵从统一事务处理机制,从而保证实体文件和数据库数据的一致性;同样,产品中所有Object对象都继承edoc2Exception类,从而可捕获各种对象可能发生的各种异常并加以处理。
另外,系统主要服务支持群集处理,当其中一个服务发生异常而停止工作后,其将自动由另外一个服务接管,从而保证系统的持续稳定运行。
ﻩ经过长期测试,产品可靠性/稳定性测试数据汇总如下
文件总量
在线用户
动作数/秒
持续运行时间
异常发生数
200G
50
20
72小时
0
500G
100
50
72小时
1
1T
200
120
72小时
3
4.5安全性
ﻩEdoc2的产品在用户应用整个体系上提供全面的安全解决方案.
我们提供的解决方案是多级别的安全保障,分别体现在:
Ø支持域用户登录
Ø严格的文件/文件夹权限管理机制
Ø支持和防病毒软件集成
Ø不同目录可存放于不同磁盘
Ø支持策略性备份和还原
Ø支持SSL加密传输
Ø详尽的操作日志
Ø文档加密安全套件
4.6可移植性
ﻩEdoc2ECM采用Microsoft .NetFramework、Asp.Net、COM等标准技术开发,支持多种数据库、目录服务器和存贮服务器
另外,C#/VB.NET都支持生成中间IL语言,这是一种类似Java字节码的语言,是一种介于高级语言和基于Intel的汇编语言的伪汇编语言,也是为了能在不同平台移植所生成的中间代码。
示意图如下
5系统功能说明
5.1ECM模块清单
模块
模块描述
系统应用框架
系统基础架构
完全基于Ajax开发,便捷而人性化的操作界面
面向服务的SOA系统设计架构,保证系统的开放性,后期整合的扩展性
支持集成AD活动目录,便捷基础企业内部域组织架构
SDK开发包
基础应用接口
包括登录验证、组织集成、文档操作、预览搜索接口等
开发示例库
完整的接口调用示例,方便开发工作人员调用
开发培训
提供标准开发包培训服务,需要另计工作量
海量存储
支持局域网内文件夹对应存贮区,一存贮区可无限扩展多个存贮路径,可适应企业内部数据量不断增长
支持NAS,SAN存贮架构
分区域应用服务
支持广域网的分布式存储部署
分区域存储
支持主WEB服务、从WEB服务(上传,下载,预览)和转档应用服务的独立服务器运行,以分离需占用很大带宽和系统性能的上传、下载和转档等动作执行,从而保证主应用系统的持续稳定运行。
内容模块
文档采集模块
扫描获取
支持通过通用接口(twain)的扫描仪获取扫描件
文件夹监控ﻫ(Watch-Folder)
支持从服务器本地磁盘中文件导入至edoc2,Watch-Folder只能安装在WEB服务器中,可监控导入服务器本地内路径文件
初始化工具
企业数据快速移植工具(文件实体批量导入工具)
集成获取
支持通过接口实现从第三方软件获取数据
文档共享模块
发布
邮件发送,文件以链接方式发布给其他人共享
发布连接的下载功能可控制、可回收,发布时间可控制,发布链接访问控制
共享
支持个人空间、企业空间文件共享
共享时间可控制
共享权限控制:
预览、下载、打印
文档安全保护模块
登录验证
用户密码高强度加密保护
支持通过AD/LDAP验证登录安全
支持SSL传输加密
支持初次密码强制修改
支持允许和禁止IP访问设置
文档权限
支持对文件夹和文件的权限设置
支持权限的继承和重载
权限细分至最细微文档操作,权限回收机制
基于用户、用户组、部门和职务的权限设置
通过模板权限来集中化管理权限设置
支持权限累加计算,权限的集成和重载,权限对象计算优先级可自定义
密级权限管控机制
后台功能权限
后台系
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