办公用品管理制度.docx
- 文档编号:11173253
- 上传时间:2023-02-25
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:20.07KB
办公用品管理制度.docx
《办公用品管理制度.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《办公用品管理制度.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
办公用品管理制度
办公用品管理制度
目录
一、总则1
1、目的1
2、适用范围1
二、日常管理1
三、采购管理1
四、日常领用管理2
五、办公用品的保管2
六、办公用品使用3
七、用品转移3
八、物品维修4
九、遗失物品管理4
十、附件4
一、总则
1、目的
为加强公司办公用品管理,控制费用开支,规范公司办公用品的采购与使用,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据我公司实际情况,特制定本制度。
2、适用范围
公司全体成员,公司行政办公室负责本规范的实施和督促。
二、日常管理
1、制度中的办公用品主要区分为固定资产和一般办公用品。
1)固定资产主要指:
桌椅、公文柜、电脑、打印机、复印机等。
固定资产需要遵守固定资产管理制度。
2)一般办公用品是指日常办公中所需要的各类物品,包括但不限于电话机、剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信封、打印纸、复印纸、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、文件夹、文件袋、档案袋(盒)、标签、纸杯、计算器、电池等。
2、员工应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则使用办公用品。
对于消耗品第二次发放起,必须实行以旧换新。
3、办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用,不得将办公用品随意丢弃废置。
精心使用办公设备,认真遵守操作规程。
三、采购管理
1、公司所有办公用品均有行政办公室统一采购,其他各部门不得自行随意采购;
2、公司办公用品实行先申请,后采购原则,各部门应于每月25日至30日根据工作需要据实编制下月的办公用品需求计划,填写《办公用品采购申请单》,由部门经理签字后,交行政办公室进行审核及采购,具体物品发放依据实际采购情况而定。
如遇大额、特殊物品或需求量临时增多的,须由董事长签字审批通过后方可购买。
月底不提交《办公用品采购申请表》(附表一)或审批流程未完结的,均不予采购。
3、采购流程,
1)办公用品管理员确认库存无可用或可替代的物品后,填写《物品采购计划表》(附表二),并报告办公室采购人员,提交公司副总经理审批后,按表采购;
2)办公用品采购一般由公司指定配送公司送货上门,验收完毕后填写入库单,签字入库;
3)办公用品管理员凭发票及入库单申请采购费报销;
4)各部门若需采购临时急用的办公用品或其他所需物品,需填写《特殊物品采购申请单》(附表六),并注明急需采购的原因,经副总理批准,后由行政办公室实施采购任务。
四、日常领用管理
1、一般办公用品的发放,根据各部门提供的《物品采购申请单》,在登记好《办公用品领用登记表》(附表三)后,直接发放给使用部门或个人。
2、领取时,领取人须在《办公用品领用登记表》(附表三)上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项并签字。
同时,办公用品管理员需做好物品出库,出库单需由管理员和领用人共同签字。
1)员工领用单价在100元以上的物品,须经部门领导人核准同意;
2)领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领;
3)特殊办公用品的发放,应由行政办公室指定专人负责,经使用部门办理有关领用手续后,交使用部门具体使用和管理。
3、领取的原则是:
工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。
4、办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。
对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。
明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权拒付。
五、办公用品的保管
1、办公用品由行政办公室管理员统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。
常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。
要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应即时入库存储,做好入库登记,如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字。
4、加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;替换下的各类办公设备应由行政办公室统一保管,对于闲置设备、物品等要及时回收。
登记造册,修旧利废,充分利用。
5、定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。
随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
六、办公用品使用
1、使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。
定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。
复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;大头针、曲别针等要反复使用;纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品,各部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。
使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;因使用不当,人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。
七、用品转移
1、员工离职时应将其所领物品一并退回(消耗品除外),办公用品管理员在其离职申请表签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移,需先向行政办公室提出申请,做好变更登记后,方可执行变更。
八、物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护(加碳粉)时由使用部门向行政办公室提出维修申请。
2、若发现用品为人为故障,应追究使用人或责任人的责任。
3、如无法维修,可联系供应商或外部维修机构进行维修,并填写《办公用品维修记录单》(附表四)。
4、维修经行政办公室和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证,相关费用由办公室相关人员按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况,维修费用较高,需淘汰或新品替换,则需对于该物品进行报废处理,填写《办公用品报废申请》(附表五)说明情况,并说明是直接淘汰还是需要购置新设备,该表将提交公司行政办公室,有财务部审核后,根据具体情况决定是否需进行报废处理。
九、遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约的办公用品,同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失,应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如公司出现被盗、抢劫等情况,导致贵重办公物品及公司机密文件被盗,遗失部门应积极配合警察侦破案件,如能追回遗失物品和遗失文件,则相关人员应被处口头警告,同时被警告人应加强防盗、防劫观念,积极建议改进防盗措施;如遗失物品及文件不能追回,则由相关人员及部门负责人对该事件负责,具体处罚措施由公司管理层商议决定。
4、如公司出现内盗情况,一经查出,直接送至公安局。
该人员应归还被盗物品,并对公司及公司员工所受损失负责,承担相应责任,公司应视情节给予严厉处罚。
一十、附件
附表一《办公用品采购申请表》
附表二《物品采购计划表》
附表三《办公用品领用登记表》
附表四《办公用品维修记录单》
附表五《办公用品报废申请》
附表六《特殊物品采购申请单》
附表一
办公用品采购申请表
申请部门:
申请日期:
序号
物料名称
规格
单位
申请数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
部门负责人意见:
附表二:
月物品采购计划表
采购人:
年月日
序号
物料名称
规格
单位
库存量
申请量
采购量
单价
金额合计
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
总金额合计:
附表三:
办公用品领用登记表
公司:
发放人:
日期
领用人
领用物料
领用数量
领用人签字
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附表四:
办公用品维修记录单
日期:
________年____月____日填表人:
_____________
编号
申请部门
申请人
维修品名
数量
维修内容
损坏性质
维修时间
是否可
正常使用正常使用
使用人签字
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
备注:
损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏,人为损坏需将赔偿金额附备注。
附表五
办公用品报废申请
申请部门
申请时间
物品名称
购置时间
物品编号
放置区域
报废说明
申请人签字:
日期:
部门意见:
签字:
日期:
财务部意见:
签字:
日期:
行政办公室
意见:
签字:
日期:
附表六
特殊物品采购申请单
申请部门
申请时间
物品名称
经办人
申请原因说明
申请人签字:
日期:
部门意见:
签字:
日期:
行政办公室
意见:
签字:
日期:
财务部意见:
签字:
日期:
总经理意见
签字:
日期:
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 办公用品 管理制度