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盘点培训资料.docx
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盘点培训资料
宏
昌
百
货
营
运
盘
点
培
训
资
料
攒稿:
深圳市金典方略策划管理有限公司
部门:
营运部
日期:
2009.9.28
盘点作业
第1节盘点作业的目的和作业流程
一、盘点作业的目的
超市每进行一次盘点,从事前的准备到盘点后的处理均需投入很多的人力和时间,而这些投入非但无法提高业绩,甚至还可能会稍微影响业绩(如营业中盘点或停业盘点)。
另一方面,员工们也不喜欢盘点,因为盘点工作枯燥,会延长工作时间(如营业后盘点),甚至可能追究失职责任)如盘亏异常。
不过,即使盘点有某些负面的影响,但对企业经营而言,仍是一件非常重要的工作,因为它可以达到下列目的:
1.了解商店在一段时期间内的经营损益情况。
2.了解商店的存货水平、资金的积压情况以及商品周转情况。
3.了解目前商品的存放位置、缺货情况。
4.发掘并清除滞销品和快过期商品。
5.发现盘盈、盘亏,并尽早采取防漏措施。
6.对异常的门店或部门采取抽查方式,可发现弊端或管理不足之处。
7.整理环境并清除死角。
二、盘点作业流程
盘点作业流程如图3-1所示。
说明如下:
1.盘点制度确立:
含盘点方法、实地盘点周期、账务处、重大差异的对策及盘亏奖惩规定等。
2.组织编制:
成立任务编组,统一负责盘点作业的实施。
3.盘点配置图:
针对盘点所涵盖的区域(包括后场仓库、冷冻库、冷藏库),制定完整的商品
分区配置图,以便于分配责任区域。
4.
事前准备:
含员工出勤计划、环境整理、盘点工具、顾客告知(停业盘点时)、厂商告知、盘点培训和工作分派、进货传票及商品变动资料的整理等。
5.盘点中作业:
含初盘作业、复盘作业、抽盘作业。
6.事后处理:
含资料整理、计算、盘盈(损)调整、重大差异处理、奖惩实施等。
第2节盘点制度的建立
一、盘点方法
▲按账或物来区分
按账或物来区分,盘点方法可分为账面盘点法和实地盘点法。
1.账面盘点法:
书面记录进出货的变动情况,从而得到期末存货余额或估算存货成本。
2.实地盘点法:
实际清点存货数量。
账面盘点法和实地盘点法的优缺点如表3-1所示。
表3-1账面盘点法实地盘点法的优缺点
盘点方法
优点
缺点
账面盘点法
1.时间短、效率佳
2.可很快掌握库存状况
3.可作为实地盘点的理想标准
1.资料准确性较差
2.无法掌握坏品、滞销品情况
实地盘点法
1.较能掌握实际存货情况(在作业无疏失的情况下)
2.可了解坏品、滞销品、存货堆积或缺货的真实性
1.耗费人力、时间
2.有时会影响顾客购物
▲按盘点区域区分
按盘点区域区分,盘点方法可分为全面盘点和分区盘点。
4.全面盘点:
有固定的盘点日期,在规定的时间内将店内的所有存货进行盘点的方式。
5.分区盘点:
将店内商品按类别分区,每次依序盘点一定区域,最后再从第一区重新盘
点,如此周而复始。
全面盘点和分区盘点的优缺点如表3-2所示。
表3-2全面盘点和分区盘点的优缺点
盘点方法
优点
缺点
全面盘点
1.盘点日期明确,易于事前准备
2.周期固定,易于比较周转率及存货水平的变
动
每次盘点均须劳师动众
分区盘点
1.可机动掌握库存动态平衡
2.不必花费太多的人力、时间
3.盘点作业分散,人力较易安排
1.各区盘点时点不一致会影响损益估算
2.每天分区盘点也会导致员工对盘点不重视
▲按实地盘点时间区分
从实地盘点时间来看,盘点方法可分为营业中盘点、营业前(后)盘点及停业盘点3种。
6.营业中盘点:
盘点时商店仍对外营业。
7.营业前(后)盘点:
在商店开门之前或打烊之后盘点。
8.停业盘点:
在正常的营业时间内,停业一段时间来盘点。
表3-3是以上3种盘点方法的优缺点分析。
表3-3营业中盘点、营业前(后)盘点及停业盘点的优盘点
盘点方法
优点
缺点
营业中盘点
1.节省盘点时间
2.员工较乐于工作
3.节省加班费
1.盘点资料准确性较差
2.会影响顾客购物
营业前(后)盘点
1.盘点资料较准确
2.不会影响正常营业
1.员工不方便,可能会消极抵制
2.增加加班费等支出
停业盘点
1.盘点资料较准确
2.员工易于接受
会减少营业额,并造成顾客不便
▲按实地盘点的周期区分
按实地盘点的周期区分,可分为固定周期和不定期两种盘点方法。
9.固定周期:
每次盘点间隔时间一致,如每月一次、每季度一次或每半年一次等。
10.不定期:
盘点间隔时间不一致,在商店发生主管人事变动、意外事件(如火灾、水灾)或经营异常等情况下采用。
表3-4是固定周期盘点法和不定期盘点法的优缺点分析。
表3-4固定周期盘点法和不定期盘点法的优缺点
盘点方法
优点
缺点
固定周期
1.周期一致,易于进行趋势比较
2.可事先做好准备工作
1.未能考虑节庆、假期等到特殊情况
2.易于让图谋不轨的人有可乘之机
不定期
机动弹性大
1.人员准备没有计划性
2.无法很好地进行趋势比较
二、存货成本的计算
零售业的存货成本计算方法有3种,分别是成本法(移动平均法)、零售价法和毛利率法。
▲移动平均法
虽然在会计学上计算存货的成本法中有先进先出法、后进先出法、简单平均法等,但由于零售业的销售品种繁多,而且进出频繁,因此这些成本法均无法适用。
只有在电脑记录准确的情况下,可采用移动平均法。
所谓移动平均法,是指从第一次进货起,每次进货都将本次进货金额、进货数量与前期累计的进货金额、进货数量分别相加,从而得出本期累计的进货金额和进货数量;再将本期累计的进货金额除以本期累计的进货数量,得到单位移动平均成本;再用单位移动成本乘以实地盘点得到的存货量,即求得该商品的存货金额。
理论上,使用移动平均法可求出比较真实的存货成本,但实际上,超市经营者在销售生鲜商品时对买进的原料按重量计算,加工制造后则以包、盒、袋等方式卖出,加工制造的成本根本无法记录,导致账务处理不完善,因此税务部门只能采用核定法对毛利率进行认定,也就是用行业利润率标准来加以认定。
目前超市业被核定的毛利率为17%,净利率为7%。
▲零售价法
零售价法是指用成本占零售价的百分比来计算期末存货成本的一种方法。
采用零售价法时,每次进货时都要记录成本价和零售价,通过将当期可供销售的商品(期初存货+净进货)的成本价总额除以零售价总额,得到成本率,再用这个成本率失算期末存货的成本,并算出销货成本。
由于考虑了零售业的行业特性——商品种类繁多、单价较低,因此零售价法被零售业普遍用来估计商品的存货成本。
采用零售价法估计存货的步骤及计算公式如下:
1.期初存货成本+本期进货成本-本期退货成本=本期可供销售商品成本。
2.期初存货总零售价+本期进货总零售价-本期退货总零售价+本期增高总零售价-本期降低总零售价=本期可供销售商品总零售价。
(1)本期增高总零售价=增高零售价(标价)的货品数量×(新定标价-原定标价。
)
(2)本期降低总零售价=降低零售价(标价)的货品数量×(原定标价-新定标价。
)
3.成本率=本期可供销售商品成本÷本期可供销售商品总零售价。
4.本期可供销售商品总零售价-本期销货净额=期末存货的总零售价。
5.期末存货的总零售价×成本率=期末存货成本。
6.本期可供销售商品成本-期末存货成本=本期销货成本。
例如:
成本价零售价
期初存货250000300000
本期进货净额185********000
本期可售商品总额21000002800000
成本率2100000÷2800000=75%
本期销货净额2400000
期末存货400000×75%=300000400000
采用零售价法时,除应在存货账或进货账中登载成本外,还应记载商品的零售价,以便计算成本率。
商品种类及成本率如有不同,则应分别记载。
同时,国家税务决局规定:
纳税人采用计划成本法或零售价法确定存货成本销售成本,必须在年终申报纳税时及时结转成本差异或商品进销差价。
▲毛利率法
毛利率法则是运用过去的毛利率,来估计本期的期末存货。
这种成本计算方法的优点在于计算容易,但往往过于粗略,不适于精算,公适用于以下情况:
1.会计师及内部审核人员用来查核公司存货计价的合理性。
2.可通过账面估计当期的销货成本和期末存货,不必实际盘点,可节省人力。
3.因意外灾害(如火灾、水灾)而使存货受损时,可用本法估计损失金额,并以此为依据请求保险赔偿。
4.账簿记录遗失或毁损时,可用本法估算存货金额。
例如(估计历年毛利率为30%):
期初存货1000000
本期进货净额+16000000
本期可售商品总额=17000000
减估计销货成本-15000000
本期销货净额=2000000
减估计销货毛利2000000×30%=600000
估计期末存货1400000
三、重大差异的对策
实地盘点存货之后,可得出账货与实地存货的差异,即盘亏数值也计算出商品的实际毛利率。
所谓重大差异,是反映盘亏率大幅超过行业标准或公司目标以及毛利率水平远低于行业标准或公司目标。
▲盘亏率
计算公式:
盘亏率=盘亏金额/(期初存货+本期进货)。
若将各单品的实地存货与账面存货加以比较,既可能产生盘亏,也可能产生和肋盈。
但若比较各商品分类或全店的实地存货与账面存货的差异,则仅可能发生盘亏。
大致上来说,盘亏发生的原因有下列10种:
1、盘点错误(漏盘)。
2、计算错误。
3、偷窃。
4、进货验收错误或虚进货(账多实物少)。
5、坏品丢弃未登记。
6、采用零售价法计算成本,但未计算降价损失。
7、生鲜处理步留率低。
8、生鲜品失重。
9、商品出库未登记。
10、商品变价未登记或任意变价。
超市因销售生鲜食品,因经坏品丢弃或限时降价不可避免,其所带来的损失经常导致盘亏率偏高。
按日本超市的标准,盘亏率在1.5%以下均属正常;对我国的超市来说,若维持在2%以上则属重大差异。
发生盘亏重大差异时,应立即采取下列措施:
1、重新确认盘点区域,看看是否漏盘。
2、重新计算存货额。
3、检查进货传票,了解是否有大量异常进货。
4、查看坏品统计表和降价统计表。
5、检查是否有新进的或技术不熟练的生鲜处理人员。
若仍无法查出原因,只有认定盘亏是由门卫管理不善、发生偷窃行为所致,日后应加强对顾客、厂商人员及本店员工的出入管理。
▲毛利率
目前超市的行业毛利率为15%~18%,当然也有超市经营者运用价格策略使毛利率不在这一范围内。
然而,实际毛利率与目标毛利率的差异若达到2%以上,就属于重大差异。
毛利率发生重大差异的原因有:
1、大幅盘亏。
2、销售结构比改变(季节因素、陈列调整)。
3、创利商品缺货。
4、新商品促销。
5、调整价格策略,以适应竞争。
6、厂商调高进货成本,而商店零售价保持不变。
7、零售价大幅下降,店内存货过多。
毛利率发生重大差异时,超市经营者应立即采取下列措施:
1、若是盘亏所致,可采取前面所介绍的措施。
2、若是销售结构比改变、创利商品缺货或新商品促销的原因,则需扩大创利商品的陈列空间或将其调整到更显著的陈列位置,并掌握到货量。
3、若是价格策略调整或进货成本上涨的原因,则可调高较不敏感的商品的价格,并改善较佳的陈列地段。
四、盘亏奖惩规定
商店在经营一段时间后,盘点个别商品时难免会发生盘盈、盘亏。
整体而言,盘点的结果大都为盘亏,但只要盘亏在合理的范围内(参照行业标准),应视为正常。
商品盘亏率的高低可以反映超市从业人员的管理水平和责任感,故有必要对表现优异者予以奖励,对表现较差者进行处罚。
至于奖励或处罚的内容,则应视超市的自身条件而定。
一般常用的奖励方式有颁布发奖金或行政鼓励,奖金要保留一部分,以防日后盘亏率过高作为处罚扣回,到年度结束时再将余额发还营业单位。
处罚则可采取扣奖金或行政的方式。
目前,日本超市的标准盘亏率为1.5%。
由于中国超市的管理水平比日本低,生鲜处理水平比日本超市低,果菜类商品产地分级不佳、损耗比日本超市大,生鲜商品同温配送处理不佳、损耗比日本超市大,因此建议采用下列标准:
1、盘亏率为2%~2.5%,视为正常。
2、盘亏率在2%以下,予以奖励。
3、盘亏率在2.5%以上,进行处罚。
第三节盘点组织的编制
一、组织编制
一般而言,实地盘点作业并非常日常性工作,因此超市大都是在盘点前成立一个临时任务编组,统筹盘点计划的实施以及重大差异的追踪。
只是某些超市已发展成多店连锁经营,这时公司应该成立正式的盘点小组,赴各门店巡回盘点,既可集中作业、避免影响店铺正常营运,又可收到检查的效果。
▲盘点组织的结构
盘点的组织结构如图3~2所示。
图3-2盘点组织的结构
职责说明:
1、总指挥:
一般由总公司管理部门或财务部门的最高主管担任,统筹盘点日程计划和人员安排。
2、副总指挥:
由总公司营业部门的主管担任,负责调派人员,协助总指挥。
3、初盘复盘组:
每店为一单位,由店长担任组长,负责店内初盘、复盘的准备作业和盘点实施。
4、抽盘组:
可由连锁总公司参谋部门的人员组成;如果是单店经营,可由店长和店内后勤人员组成,负责对已完成盘点的区域进行抽查。
5、账务处理组:
可由总公司电脑部门(若未设立电脑部门也无妨)配合会计部门组成,负责盘点资料的整理、计算和存货账的调整。
6、资料分析组:
可由总公司企划部门或管理部门组成,负责商品经营绩效的分析(如存货资金、周转率、毛利率、交叉比率、盘亏率等),并提出改进措施。
▲盘点小组
超市的规模一般来说大都在450平方米以上,故盘点小组至少要有6人才给符合需要。
6人作业时,可分成3组同时作业,盘点小组最后隶属总公司财务部门或管理部门。
为使盘点小组发挥机动性和高效率,盘点时必须使用盘点机(HandyTerminal)。
6人盘点小组一天可完成1~2家超市的盘点工作,盘点后的资料应立即输入电脑统计运算。
▲盘点日程安排
无论是采用任务编组或正式盘点小组,都应预先规划好本年度的盘点日程表,以便于事前准备。
如果设定超市的盘点周期为1个月,则盘点日程表如表3—5、表3—6所示。
有此人认为盘点日程表不应事先公布,以免给图谋不轨的员工以可乘之机。
不过站在企业经营的立场,还是应该以较正面的心态去看待员工,而且成功的盘点依靠事前充分的准备。
只要企业拥有一套严密的稽查控制系统,少数不轨员工又有何惧?
表3-5月度商品盘点日程表(盘点小组)
受盘店铺
盘点日期
备注
1、本表适用于有专门巡回于各分店盘点的盘点小组的超市
2、本有由盘点小组于上一年度的12月份提出
3、盘点日期应避免节庆日或假日,且应营业中进行
4、年底大盘点仍应以全体连锁店同时进行为宜
核定
盘点小组
表3-6年度商品盘点日程表
月别
日期
盘点时间
备注
营业中
营业前后
停业
1
1、商品盘点日程表必须由财务会计部门于上一年度12月份提报
2、本表适用于单店或多店同时盘点
3、盘点日期应避免节庆日或假日
4、初盘、复盘人员名单应于盘点前3天提出
5、若使用人工盘点单,则必须在盘点日的3天前送达盘点单位
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
核定
财务部主管
承办人
二、盘点配置图
每家超市在开业之初,大多已将全店配置的图设置图设计妥当,该配置图即可作为盘点之用。
一般而言,盘点配置图上除包括卖场的设施(冷冻柜、冷藏柜、货架、大陈列区等)之外,还应包括超市后场的仓库区、冷冻库、冷藏库。
也就是说,凡是储存或陈列商品的地方均要标明。
为了易于规划和掌握盘点态势,必须在盘点配置图上将通道、陈列架(含冷冻柜、冷藏柜、货架等)标示编号,并将此编号写在贴纸上,粘贴在陈列架的右上角,这样就可以周详的分配责任区域,盘点者也可明确各自的工作范围。
若在营业外盘点,则可采用每小时确认进度的方法,这样就可通过盘点配置图掌握全局,并可及时调度人手支援进度较慢的区域。
盘点配置图如图3-3所示。
仓库L1
冷藏库
k1
冷藏库
k2
冷藏库
L1
冷藏库
L1
GF4
G5
F6
G3
F4
G1
F2
GF1
FE4
F9
E10
F7
E8
ED3
GF4
G9
F10
G7
F8
GF3
CB4
C9
B10
C7
B8
CB3
DC4
D9
C10
D7
C8
DC3
ED4
E9
D10
E7
D8
FE3
DC4
D5
C6
D3
C4
D1
C2
DC1
ED4
E5
D6
E3
D4
E1
D2
ED1
EF4
F5
E6
F3
E4
F7
E8
FE1
CB4
C5
B6
C3
B4
C1
B2
CB1
收银区
第4节事前准备
事前准备工作越周详,盘点工作就越能顺利进行。
下面介绍超市盘点前的一般准备事项。
一、人员出勤计划
由于盘点作业必须动用大量人力,因此原则上盘点当天应停止任何休假,而这种出勤计划至少应提前1周安排妥当(包括加班延长时间),由各部门提出人员名单并呈报店长核准。
、
出勤计划如表3-7所示。
表3-7水产部门盘点日出勤计划
年月日
姓名职位
6:
007:
008:
009:
0010:
0011:
0012:
0013:
0014:
0015:
0016:
0017:
0018:
0019:
0020:
0021:
0022:
0023:
00
张××组长商品整理传票整理卖场检查商品检查清洗
林××职员进货陈列后场整理盘点冷库、冷藏库
李××职员
陈××兼职
吴××兼职
打工
王××学生
店长组长备注
补货陈列
、
鲜度检查
包装
陈列补货
清洗
盘点
清洗
商品整理
盘点
清洗
本次次采用营业中盘点,自15:
00开始,组长、职员均
加班2小时,兼职员加班1小时
24:
00
二、环境管理
在盘点的前一天,即可开始整理环境,以提高盘点效率、及早清除不良品。
环境整理的项目有:
1、检查货架或冷冻柜、冷藏柜的标示卡是否与商品陈列位置一致(如果不是,可将其调事成一致),检查是否缺货待补。
2、将商品陈列整齐(尤其是杂货商品),以便于清点数量。
3、清除坏品,装箱、标示并记录。
4、将退货品装箱、标示并记录。
5、清理卖场和作来场的死角,非公物不准旋转。
6、将各种设备、备品、工具存放整齐。
二、盘点工具
若使用盘点机进行盘点,必须先检查盘点机是否可正常工作;如果采取人员填写方式,则必须准备盘点表(如表3-8所示)和红色、蓝色圆珠笔各一支(为区别初盘、复盘、轴盘之用);如果是营业外盘点,最好能准备小的自粘贴纸,以便标示各种商品的清点数量、方便填写盘点单或输入盘点机,从而检查是否漏盘商品,此外还可供复盘时核对。
表3-8超市盘点表
流水号
部门
货架编号
口号
品名
小计
数量
规格
金额
零售价
复盘
抽盘
差异
初盘人签名
复盘人签名
抽盘人签名
三、顾客及厂商告知
若在营业中进行盘点,最好能通过广播告知顾客,以取得顾客的谅解;若进行停业盘点,则最好提前3天(目前超市的采购频率大都为一周2次)用广播、公告等方式通知顾客,避免顾客徒劳而返。
盘点之前还应事先通知供货厂商,以避免厂商在盘点时间进货,造成双方的不便。
通知方式可以是在订货时注明、电话告知或正式发函通知。
四、盘点培训和工作分派
▲盘点培训
盘点前一天最好先进行盘点培训。
这是因为虽然部分员工早已十分清楚盘点作业方式,但新进员工却可能一无所知,而且在盘点前再三叮嘱盘点常犯的错误和异常情况的处理方法可以使人为错误降至最低限度。
盘点培训由部门主管实施,盘点当天再由店长召开店内早会,进行重点指示。
原则上,现场的商品销售管理人员不宜自行盘点,但超市面积大、商品品种繁多,只靠后勤人员无法完成盘点任务;加上生鲜之类的商品差异性极大,员工如果对商品不了解,甚至不会盘点。
因此初盘工作最好仍由管理该类商品的员实施,该部门的主管和后勤支援人员则执行复盘和抽盘工作。
▲工作分派
超市经营者可以按盘点配置图(见图3-3)和盘点责任区域分配表(如表3-9所示)来分派盘点工作。
表3-9盘点责任区域分配表
员工姓名
盘点类别
区域代号
盘点单编号
盘点金额
起
迄
张数
合计
五、传票及商品变动资料的整理
盘点工作的时效相当重要,如果能在盘点后立即得知盘盈、盘亏结果,不但有助于确责任,而且可以及时查证;相反,如果在盘点后数日甚至数周之后才得到结果,盘点工作就没有什么意义了,追究责任更是耗费人力。
要及时得知盘盈、盘亏结果,便应事先整理下列数据(总公司会计部门及门店双方均有原始凭证,资料期间均系上次盘点日之后到本次盘点日之前):
1、进货传票汇总(若采用零售价法计算成本,必须同时有成本价及零售价)。
2、进货退回传票汇总。
3、变价单汇总。
4、净销货收入(分为免税和含税两种)。
5、报废品汇总。
6、赠品汇总。
7、调货单汇总(若有调货作业)。
8、前期盘点金额。
完成上述资料的整理工作之后,将盘点数值代入零售价法的计算公式即可得到盘盈、盘亏结果。
第5节盘点中作业
一、初盘作业规定
1、如果是营业中盘点,则先将当天营业的收银机全部读出“查账”。
2、先盘点仓库、冷冻库、冷藏库,再盘点卖场。
3、如果是营业中盘点,卖场内先盘点购买频率较低且售价低的商品。
4、盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时,要按由左向右、由上向下的顺序。
5、每一台货架或冷冻柜、冷藏柜均应视为独立单位,便用单独的盘点表,若盘点表不足,则继续使用下一张。
6、最好两人一组,一人点、一人写。
如果是停业清点或是在非营业时间清点,可在事先准备好的自粘贴纸或小纸张上写上数量,然后贴在商品上或放置在商品前方。
7、盘点表上的数字要填写清楚,不可潦草。
8、如果写错数字,要涂改彻底。
9、对不同特性的商品的盘点计算方式如下:
(1)规格化商品:
清点其最小单位的数量。
(2)生鲜商品:
若尚未处理,则按原进货单位(如重量、箱数等)盘点;若已加工处理但
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