word文档打印及其他使用技巧.docx

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word文档打印及其他使用技巧

打印及其他使用技巧

 快速打印Office文件

做好很多Office文件给领导审查后，要再进行重新打印，通常一般是先打开这个文件，然后再选择打印，如果有很多的话，这样一个个打开进行打印确实很麻烦，有没有更好的办法呢

答：

有，在找到这个文件所在的地方后，然后用鼠标右键单击该文件图标，在弹出菜单中会看到有个打印选项，然后选它就可以直接打印了，如果有很多文件需要同时打印，可以按住“Shift”或“Ctrl”键选取批量文件，然后单击鼠标右键打印，可以省去很多时间，在Excel中也可使用。

 使Word打印更清晰

对于使用的针式打印机的用户，在打印Word中图片时，常发现效果不清晰，请问有没有办法增强清晰度呢

答：

在Word中，可以对插入的图片进行属性设置，使其以灰度方式打印，这样可以把图片中纯白色部分去除，从而使得打印效果更加清晰。

具体操作方法为：

单击“插入→图片→来自文件”命令，将图片文件插入后会出现“图片属性”窗口，单击“属性”工具栏的第二个按钮，选择“灰度”，或者在图片上单击鼠标右键，选择“设置图片格式”选项，再在“设置图片格式”窗中选择“图片”选项卡，在颜色栏选择“灰度”即可。

小提示：

如果是以彩色方式打印，此技巧不起作用。

 轻松进行缩放打印

有些用户需要利用Word来制作一些文件，但有时为了只打印一个大致效果，为了节约成本而想进行缩放打印，请问在Word中可否实现

答：

在Word2000以前的版本中，文件编辑与打印使用的“纸型”必须相同。

而在Word2000及WordXP中，只需单击菜单栏“文件→打印”命令，在“打印”对话框中单击“按纸型缩放”下拉列表，从中选择打印所使用的纸张。

如果当前页面设置为A4，而想使用B5纸进行打印，可以在下拉列表中选择B5，Word会通过缩小字体和图形的尺寸，将A4纸型的文件打印到B5纸上。

反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较小纸型的文件打印到较大的纸张，同时不会发生版式变化。

小提示：

在Word使用过程中，有没有碰到这种尴尬，即按某种纸张大小设置好了版面，却发现要打印纸张大小不一致，此时该怎么办呢难道按新纸张大小重新更改版面设置吗其实此时也完全不必，同样可利用上面讲方法在“按纸型缩放”下拉列表中选定新打印纸型即可。

 在Word中进行多版打印

按上面介绍的方法在进行缩放打印时发现一个新问题：

有没有办法在一张纸上打印多个页面，以更好地节省纸张及观看效果呢

答：

可以，打开欲打印的文件，单击“文件→打印”命令打开“打印”对话框，在对话框中单击“每页版数”下拉列表，选择每张纸打印的版数。

对于A4之类的小规格纸张，可选择“2版”或“4版”。

使用8开纸时选择“2版”，可以打印“公文”格式的两分栏文件（即在一张8开纸上打印两页16开文件）。

只要打印机的分辨率足够高，甚至可以在1张纸上打印16版，从而节约大量纸张。

小提示：

Word2000以前的版本没有提供多页文件打印到一张纸上的功能，如果有这类打印需要，可以借助Fineprint虚拟打印软件完成。

 轻松实现文件异地打印

有些需要把家里制作好的Word文件带到单位进行打印，但单位的机器没有安装Word，请问有没有办法在单位机上不安装Word的前提下完成打印任务呢

答：

可以，首先在自己的计算机上安装一个和单位相同型号的打印机，方法是：

进入“控制面板”，打开“打印机”进行添加，然后按提示放入打印机安装盘进行安装即可。

接下来再打开要带到单位打印的Word文件，再单击“文件→打印”命令打开对话框，选中其中的“打印到文件”复选框，按“确定”按钮后弹出“打印输出到文件”对话框，在其中输入文件名并选择保存位置，如D:

\文件.prn，完成后再单击“确定”按钮。

接下来把该文件拷贝到单位计算机上（如C:

盘根目录下），再在MS-DOS窗口提示符号后输入命令“copyc:

文件名.prnprn/B，即可将编辑好的Word文件打印出来。

 轻松进行选择打印

在Word中，可以根据页码范围进行打印，但究竟是如何操作呢

答：

打开要选择打印的文件文件，再单击“文件→打印”命令，在“打印”窗口“页面范围”下便可进行打印页面选择，如只打印该文件第1页及第5页，则可在“页面范围”栏直接输入“”，再单击“确定”按钮便可打印第1页及第5页。

而利用短横线可起到起始页至终止页的作用，如输入“2-10”，则会打印第2页至第10页；并且可对多个连续页中用逗号进行分隔，如打印第3～7页和第9～11页，可输入“3-7，9-11”。

如果只要打印某节文件，则可按“S节号”的格式输入指令，例如“S3”表示打印第3节。

对于不连续的节，仍然用逗号加以分隔，如“S2，S6”表示打印第2节和第6节。

若打印一节内的某页，可输入“P页码S节号”，例如“P5S3”表示打印第3节的第5页，“P3S2-P4S5”表示打印第2节的第3页至第5节的第4页。

如果仅仅打印文件的某一部分，可以将该部分先选中，再单击“文件→打印”命令打开“打印”窗口，在“页面范围”下选择“所选内容”复选框，再单击“确定”按钮进行打印即可。

 任意调整打印Word文件

在打印一些文件的文字内容时为了追求美观需按非常规的方式来打印，比如需要将文字信息旋转一定的角度再打印到纸上，请问该怎么实现

答：

其实要实现这种旋转打印文字信息是办得到的。

可以通过把文件信息转换成图片的形式，然后再设置旋转该图片，最后打印的效果是一样的。

具体操作如下：

首先选择要打印的文件信息，然后单击“复制”按钮，然后再单击“编辑”菜单栏中的“选择性粘贴”选项，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“图片”格式，单击“确定”按钮，将内容粘贴到文件中。

这样，刚才选定的文件信息就转换成了一张图片，可以通过“绘图”工具箱对其进行任意的调整（当然也包括旋转），设置好后再进行打印即可得到不错的效果。

 如何实现双面打印

在使用Word编辑打印文件资料时，需要将编辑出的文字资料打印在同一张纸的正反两面上，要求在装订后，不能使反面的资料被遮挡。

请问该如何操作。

答：

要实现在同一张纸上实现双面打印，并且反面内容不会因为装订而被遮挡，这就要求正反两面的宽度不能设为一致，要使其中一侧的宽度比另一侧宽一些以便装订。

具体实现步骤如下：

首先单击“文件”菜单栏中的“页面设置”选项，在弹出的设置对话框中，主要是对“页边距”选项卡中内容进行设置，它决定能否进行双面打印。

对页边距中的上、下、内侧、外侧、装订线等值进行设置，内侧、外侧一般可以按默认的，装订线的值一般为1～厘米左右，也可根据纸张和用户的要求来具体设置。

然后选择“对称页边距”复选框。

使其处于启用状态，这样双面打印的页面设置完毕。

接下来还要对打印进行设置。

单击“文件→打印”命令，再单击“设置”按钮进入打印设置窗口，在其中选择双面打印。

需要注意的是由于激光打印机出纸的顺序的不同，在设置时也要有所区别，如使用打印机为上出纸，要进入“选项”设置，在“双面打印”选项中，将“打印顺序2”选中。

如果使用下出纸，就不要进行该步设置。

通过打印设置后，就可实现上述的双面打印效果了。

 即时取消后台打印

在使用Word进行打印时，有时刚刚执行完打印命令，突然发现还要修改，想取消打印。

不知道是否有什么好方法取消打印

答：

一般来说，当执行了打印命令后，系统会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现“打印机”图标，“打印机”图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。

如果突然想要取消该操作的话，只要用鼠标右键双击“打印机”图标打开“打印”窗口，在要取消的打印项上单击鼠标右键，选择“取消打印”选项即可，不过动作得快，要赶在打印机真正开始打印之前才行，一般也就在10秒之内。

小提示：

另外也可把打印机的联机关闭，使其处于未联机状态，稍等便会弹出一个对话窗口，从中单击“取消”按钮即可取消打印操作。

 自动按纸张大小调整打印

若在打印时想让Word配合纸张大小，自动进行调整页面大小进行打印，请问这可以做到吗

答：

是的，可以如下操作：

单击“文件→打印”命令，在“缩放”中选“按纸型缩放”即可把多页文件打印在一张纸上。

 减少多余页

在编辑好Word文件进行打印多份时，总会在打印完两页后产生一张白页。

查看文件内容，发现空白页（无内容）是由于前一个表格而产生的，请问有没有办法去掉这一张空白页

答：

对于多出的空页，很多朋友都是采用调整字号或删去字符的方法来进行，其实在Word中为我们提供了这项功能，单击菜单栏“文件→打印预览”命令，单击工具栏中的“缩至整页”按钮，Word就会通过缩小字号等方法消除孤行，如果不满意，可以单击“编辑”菜单下的“取消缩至整页”命令还原。

小提示：

我们也可尝试采用这种方法来去掉空页，只需要把插入点移到文件的最后一段，把这一段的行间距设置为固定值“1”就可以了。

 消除Word打印文件时的空白页

在用Word2000打印文件时，最后有时会出现一张空白页，但文件中最后并没有空白页，请问这是什么原因，该如何消除

答：

出现这种情况是因为最后一页可能存在空白段落。

只要单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”选项，显示段落标记。

这样文件最后一页中的文字的段落标记会显现出来，删除它即可。

然后可以再单击“打印预览”按钮，预览打印出的文件的外观，确保在文件结尾没有空白页即可。

打印及其他使用技巧

（2）

 页面版式精确打印

在打印时有时发现用Word打印出的页面版式有误，和设置的版式有明显差别。

请问这是什么原因，该如何解决

答：

出现这种情况很可能正是因为在打印用其他语言版本编辑的Word的文件，并且文件的纸张大小也与当前打印机的要求不同。

要使Word为文件设置格式，并使其符合所用打印机的纸型，请按如下操作：

单击“文件”菜单中的“打印”命令，在“缩放”下的“按纸型缩放”框中选择所用纸型。

这样Word将会自动调整页面使其适合所用的纸型。

如果想要在每次打印时都以这种方式调整文件比例，可单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调A4/Letter纸型”复选框即可。

 巧妙隐藏不需打印的部分文本

在Word打印过程中，有时候不想打印其中的某一部分文本，又不能把它删除。

有什么好的办法能够实现这一要求吗

答：

方法如下：

首先选中要隐藏的文本，然后单击“格式”菜单中的“字体”命令，再单击“字体”选项卡，选中“隐藏”复选框即可。

如果要取消该隐藏，只要重复前面的步骤就可以了。

 打印隐藏的文字

对于已设置为隐藏的文字，如果想在不更改其属性的情况下，能否打印出这些被隐藏了的文本呢

答：

可以，单击菜单栏“工具→选项”命令打开“选项”对话框，然后再选择“打印”选项卡，选择“隐藏文字”复选框，再单击“确定”按钮即可。

 让Word当翻译

在平时处理文件时，如果碰到一些不知其意的英文单词，有没有办法让Word翻译

答：

单击“工具→语言→翻译”命令，然后在“文字”栏输入要翻译的英文单词，并在“词典”栏要选择好翻译的类型，如“中文（中国）到英语（美国）”，最后按回车键即可在“结果”栏得到该英文单词的含义。

 Word中直接启动Outlook

有时工作需要而想在Word中完成文件后，立即启动Outlook来进行设置发送，请问有没有办法在Word中直接进行

答：

在Word中可以直接调用Outlook，首先在Word中选择“工具→自动更正→自动套用格式”中的“Internet及网络路径替换为超级链接”选项，然后在文件中输入“Outlook：

inbox”，然后按回车键，此时该文字下方出现下划线，用鼠标左键双击该链接，即可启动Outlook的收件箱。

按照这种方法，输入“Outlook：

contacet”或“Outlook：

calendar”则可打开Outlook的联系人和日历。

 Word启动技巧

有些用户常看到“办公高手”在启动Word时用到了一些很特别的方式，这些究竟是什么，另外它们的作用又是什么

答：

Word在启动时我们可以利用一些参数加以更多控制，单击“开始→运行”命令，然后输入Word所在路径及参数确定即可运行，如“C:

\PROGRAMFILES\MICROSOFTOffice\Office10\/n”，这些常用的参数及功能如下：

/n：

启动Word后不创建新的文件。

/a：

禁止插件和通用模板自动启动。

/m：

禁止自动执行的宏。

/w：

启动一个新Word进程，独立与正在运行的Word进程。

/c：

启动Word，然后调用Netmeeting。

/q：

不显示启动画面。

另外对于常需用到的参数，我们可以在Word的快捷图标上单击鼠标右键，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可。

 Word巧制web网页

初学者常听人家说可以通过Word制作网页，究竟是如何操作呢

答：

网页其实是由超文本标记语言（HTML）来定义的，Word确实可以快速制作初级的Web网页，方法是这样的：

首先在Word中输入并设置好想制作的网页后，然后单击“文件→保存”命令（或单击工具栏上“保存”图标按钮），在弹出的窗口中下端“保存类型”中选择“Web页”，然后再输入文件名及设置好保存的目录，再确定保存即可。

 Word中自动滚动翻页

有些用户常在Word中阅读资料文件，请问能不能在Word中设置出像Readbook那样的自动翻页功能

答：

可以。

首先单击菜单“视图→工具栏→自定义”命令，在打开的对话框中，选择“命令”选项卡中的“所有命令”项，此时在右边便会列出这些所有命令详细信息选项，我们从中找到“AutoScroll”，如图1-33所示，利用鼠标将该命令直接拖至工具栏上，以后在阅读长文件并需进行自动滚动翻页时，可单击该按钮，然后向上或向下移动鼠标便可进行滚动翻页。

图1-33 设置滚动翻页

小提示：

或者在“类别”下选择“工具”项，然后在“命令”下找到“自动滚动”项，并将其拖入工具栏即可。

以后在需要滚屏时，可单击“自动滚动”按钮，鼠标指针就会进入竖直滚动条。

若将三角形指针放在滚动条上半部，页面自动向上滚动。

若将倒三角形指针放在滚动条下半部，页面自动向下滚动，单击鼠标就可以将自动滚屏功能关闭。

如果想停止页面滚动，只需将指针放到滚动条中部（成为双向指针）即可。

上述情况下的屏幕滚动速度可以用指针位置调节，指针越靠近滚动条两端速度越快，反之越慢。

对于阅读长文件是相当方便的。

 选择IE方式的文件前进（后退）

有些用户非常喜欢浏览器IE上的“前进”、“后退”方式，请问在Word中是否也能做成这种方式进行阅读

答：

在Word中同样可以增加类似的按钮，具体做法是：

单击菜单栏“工具→自定义”命令，在打开的对话框的“命令”选项卡中，选中“类别”下的“所有命令”项，然后在“命令”下找到“Nextwindows”按钮，按上面相同的方法拖入工具栏，以后只要打开了多个文件，单击“Nextwindows”按钮就会跳到下一个文件，而“Prevwindows”按钮则可返回前一个文件。

 简体与繁体中文快速转化

有些用户常需输入繁体文字（或者把简体文字的Word文件转换成繁体文字的Word文件），请问在Word中有没有办法帮我轻松完成

答：

中国大陆采用的是GB码，而中国台湾采用的是BIG5码（即大五位码），虽然现在市面上有许多GB与BIG5码转换软件，能够在这两种编码之间相互转换，但只能进行“直译”。

其实在Word中，我们便可轻松做到“两地通”：

首先打开要转换的文件，再单击菜单栏“工具→语言→中文简繁转换”命令打开转换窗口，如图1-34所示，然后根据需要在转换方向下选择转换方式，最后单击“确定”按钮便可快速完成文件语言转换，并且在确定前选择“转化时包括词汇”复选框，则Word在转换时会自动地根据两地语言的习惯进行翻译，转换完成后再进行保存，这样便可根据需要得到简体中文信函或繁体中文信函了。

图1-34 中文简繁转换

 如何加快文件操作

在新建或打开Word文件时，可利用快捷键来加快操作，请问能否介绍一下

答：

当然可以。

在Word中确实有很多的快捷键帮助我们快速进行操作，在对文件操作时，常用的快捷键有：

（1）Ctrl+N：

建立一个Word默认模板的新文件（若要建立其他模板文件的新文件，可单击“文件”菜单下的“新建”命令，再从模板选择框中进行选择）

（2）Ctrl+O：

快速打开文件（它相当于单击菜单栏“文件→打开”命令操作）。

（3）Ctrl（或Shift）键配合选取：

一次打开多个文件（在打开对话框中每次只能选择一个打开，若要一次打开多个文件，可利用“Ctrl”或“Shift”键选择，完成后再单击“打开”按钮）。

（4）Alt+F+1（或2、3、4）：

快速打开最新编辑过的4个文件（相当于单击“文件”菜单，再从其下选择最近打开的四个文件）。

小提示：

如果要在“文件”菜单下显示更多最近打开过的文件，可单击菜单栏“工具→选项”命令，再在选项窗口中选择“常规”选项卡，在“列出最近使用文件数”项中便可设置显示的数目，但最多只能设置为9个。

（5）Ctrl+F6：

在打开的文件中循环切换。

（6）F12：

快速把当前文件另保存其他文件。

（7）Ctrl+F4（或Alt+F4）：

关闭当前文件，若还没进行保存，会弹出确认框选择是否保存。

 保存文件对话框中的快捷键

在看一些“高手”们操作时，心里确实羡慕，他们所有操作都几乎不用鼠标，比如他们在保存文件对话框操作时都可不用鼠标，请问在这有些什么快捷键

答：

这些快捷键其实很有规律，它们分别如下：

Alt+1：

回到上一个文件夹。

Alt+2：

回到当前文件夹的上一级文件夹。

Alt+3：

从网络上搜索文件。

Alt+4：

删除当前选中文件。

Alt+5：

在当前文件夹下新建一个子文件夹。

Alt+6：

循环改变文件显示模式，如预览、详细资料、属性、列表等。

Alt+7：

显示工具菜单，如查找、删除、重命名、打印、添至“收藏夹”、映射网络驱动器等。

 恢复字体所见即所得功能

有些用户在设置字体时发现，在字体栏中以前可以显示字体形状，但现在怎么不可以了，请问有没有办法去恢复它

答：

除少数常用中文字体外，多数字体可能都没有什么印象。

在Office2000中便提供了所见即所得的功能。

要恢复它可这样去操作：

单击菜单栏“工具→自定义”命令，再在“自定义”对话框中选择“选项”选项卡，选择“其他”下“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框，如图1-35所示，完成后关闭自定义窗口，此时再打开“字体”列表，字体的实际外观又可显示了。

图1-35 恢复字体外观

给文件嵌入字体

有些用户也常遇到这种情况，自己花了很多精力制作的漂亮文件但在对方计算机上显示不了，因为没有安装所使用的字体，请问有没有办法解决这个问题

答：

字库是属于系统资源而存在的，如果使用了一个对方系统上没有的字库，则Windows会自动以系统默认的字库来代替，原先的效果就会大减。

但在Word中有一项嵌入字体技术，它能够将一篇文件和这篇文件所包含的字体结合成一个文件，以便传输到另一台计算机上。

具体操作方法如下

打开要嵌入字体的文件，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“保存”选项卡，然后选中“嵌入TrueType字体”以及“只嵌入所用字符”复选框，如图1-36所示。

图1-36 给文件嵌入字体

 快速启动屏幕程序

在编辑Word文件时，如需马上离开，请问有没有办法快速启动屏幕保护程序

答：

快速启动Windows屏幕保护程序，不但可以保护屏幕，同时还可利用屏保的密码功能保护他人偷看文件内容。

其实在OfficeXP安装成功后会在安装文件夹中产生一个“”文件，运行时给它加上一个“-s”参数就可以立即启动屏幕保护程序，具体操作方法如下：

首先在桌面上单击鼠标右键，新建一个快捷方式，并在命令行方式输入：

“C：

\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\”-s（前面的路径根据具体情况进行更改），然后修改快捷方式名称为“快速启动屏保”，以后便可双击该快捷方式运行屏保。

小提示：

如果Windows系统中没有设置屏保护程序，则运行此程序后会弹出警告窗口，此时我们可在显示属性窗口中进行设置。

 给Word文件减肥

一篇相同的Word文件，为什么有些用户创建之后的文件要比他人的大，请问有没有办法对它进行“减肥”

答：

也许大家不知道，MicrosoftWord在存DOC文件时只是把一些后来的信息存入，这样就会出现哪怕删除了文件中的内容也会使它的文件越来越大的情况。

因而根据它这种特性，可以通过这四种方法来为它减肥：

1．另存法

在编辑的Word文件中，只要使用“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样可能会使得文件的容量大大减少。

2．选项法

使用第一种方法每次都要“另存为”，比较麻烦。

其实只要我们打开Word，单击菜单中的“工具→选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”复选框，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，这样便可达到“另存为”方法的效果。

另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入Truetype字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的Truetype字体统一“打包”，大大增加文件的大小。

3．“虚假”法

在保存之前，单击“文件”菜单下的“页面设置”打开对话框，然后用鼠标任意单击几下其中的“纸张大小”、“页边距”等选项卡（其中的内容可以不改动），单击“确定”按钮后再保存。

通过这一系列的假动作，会发现文件也莫名其妙地变小了。

4．RTF文件法

我们知道如果把Word文件保存为文本文件，那毫无疑问文件肯定会小很多，但关键是保存成了文本文件后，其中的格式会丢失。

而试着另存为一RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能够被许多Windows应用程序所支持，同时容量还大大地减少。

 让Word2000与WordXP共存

WordXP的功能比Word2000确实要强大，但由于机器为多人共用，有些用户习惯使用不同版本的Word，请问有没有办法让Word2000与WordXP共存

答：

对于Word2000与WordXP不兼容的问题确实有很多用户都感到头痛，在安装最新版本的WordXP时，系统总会先删除以前的版本，这样就无法使得Word2000与WordXP共存。

但我们可以使用一些技巧来完来突破这个限制：

在安装WordXP时不选择“UpgradeNow”选项，而是选择“orchooseaninstalltype”选项，并选择“complete”项，注意把安装文件夹更改至OfficeXP下，与原先安装Office2000安装文件夹不相同；在弹出的下一步窗口中选中“RemovingOnlyThefollowingapplications”，并取消选中所有选项；然后为Word2000和WordXP中的各建立一个快捷方式，要使用时选择快捷图标运行即可。

小提示：

有时可能会出现一个正在安装Office的窗口，不要用管它，过一会儿即可正常使用。

 Word中批量转换文件

如果要对多个Word文件进行另存为其他格式的文件，如纯文本文件，此时若一个个打开进行保存，工作量相当大，请问有没有方法在Word中进行批量转换

答：

如果有多个文件需要转换，而若采用单击“打开→另存为”命令的方法确实会累得要命。

其实在Word中提供了批量转换文件的功能。

首先单击“文件→建立新文件”命令，打开“新建”对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”组合键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件），在右侧“根据模板新建”下选择“通用模板”（而在Word2000中会直接打开“新建”对话框，因而不需上步的选择