行政后勤部门建设方案.docx
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行政后勤部门建设方案.docx
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行政后勤部门建设方案
行政后勤部门建设方案
篇一:
行政后勤策划方案
二、行政管理工作。
1)制度的监督执行与完善。
目前各部门的管理制度已建立起来,行政管理制度以《员工手册》的形式传达至每位员工。
11年制度的执行力很差。
在**年的工作中,行政部将以“持续改善”为工作原则,以下达《改善通知单》为主要方式,来加大制度执行力度。
2)公司会议组织及有关事项落实与传达
会议组织讲求效率,每次会议行政部至少提前10分钟做好会议现场布置工作,并知会与会人员准时参与会议,以保证会议准时召开。
会议中有关事项的落实,行政部在12年度将不再以会议纪要的形式进行记录,直接以《事项责任书》的方式进行记录,并跟进落实事件进展情况。
会议精神的传达由各部门执行,行政部仍以抽检的方式督促传达情况。
3)规范办公秩序与员工行为的引导。
开展此项工作,以日常抽检作为主体,当场发现,当场进行纠正引导,抽检次数每周至少两次。
4)公司硬件规划及管理,网络系统建设与管理。
公司的硬件规划以“提高客户满意度”“确系办公所需”等为购置依据,结合各部门12年经营目标的设定,行政部拟出硬件购置计划如下:
硬件购置回来后,由使用部门进行日常管理,行政部做月度使用抽查记录。
目前公司的网站建设已开始,域名已申请到位,网站内容的更新主要由CR部策划人员完成,行政部对更新频率从旁督促,年度内网络信息更新目标为每天更新一次。
行政部督察更新的频率不低于每周2次。
公司日常网络维护和DTS系统的使用维护由行政部网管人员具体负责,每周至少做一次全面检查,并做巡检记录。
月底报行政部汇总备档。
DTS权限分配情况,也由网管人员负责记录和跟进。
每月汇总一次。
5)引导员有效实施及公司企业理念的宣讲与加强。
12年引导员岗位将由保安兼任。
在保证安全的前提下,对前岗亭保安人员将安排具体的引导员岗位培训工作。
首先让保安熟悉引导员岗位职责内容,在此基础上,讲解HMCI对引导员在流程中的角色定位要求,在具体的日常工作中仍将引导员工作纳入流程考核内容,以考核结果来不断督促保安人员对引导员工作的实施。
对企业理念的学习一般安排在晨会上进行,日常工作中有能积极反映企业理念的事件,行政部将适时将以挖掘,进行积极正面的企业理念。
6)部门间协调与沟通
部门间的协调与沟通,有助于提高工作效率,减少内耗。
但部门间因职责不同,工作重点不同,常会有很多矛盾,行政部将充分发挥“促进剂”的作用,积极调查工作事实,本着团队绩效第一,安全及客户第一的原则,积极协调工作,化解各部门工作矛盾,保障公司各部门之间业务的正常开展。
12年行政部至少每周与各部门负责人就部门工作进行沟通一次,收集有关工作协调的问题,进行妥善协调与处理。
7)公司凝聚力建设
公司的凝聚力,有时体现在员工对于公司开展活动的积极参与性上,有时体现在部门协作时的工作成效上,有凝聚力的公司,员工精神饱满,士气高涨,团队绩效高。
公司凝聚力的建设,需要行政部长时间的投入精力,积极开展员工文化活动,公平公正地执行各项管理制度,积极关注员工需求,同时让员工时刻感受到公司给予的关注和支持。
当员工对企业产生了强烈的归属感和认同感时,公司的凝聚力建设也就有了成效。
三、5S管理。
1)卫生保洁与维护。
店面环境管理中,以物业公司保洁员的工作为主要管理对象,行政部实行日检制,每天至少抽查一次卫生情况。
对于不合格的地方及时提出整改意见并督促整改,年度内目标设定为日缺失点≤3个,为保证现场清扫及时率≤10分钟,需要业务部门工作人员的共同协助,为保证清扫及时率的达标,行政部除了对内不断提高对保洁员的工作要求,加强对保洁员的监督管理之外,在部门间进行工作沟通时,会不间断地强调业务部门在此项工作中应起到的推进作用。
如销售顾问送客户离店后,发现没有保洁员及时清场,应立即知会保洁员清扫现场,以保证待客环境的整洁。
2)绿化及环境维护。
绿植的清洁工作及绿化率的提高是12年与绿化相关的目标。
行政部已向绿植租摆方提出绿植清洁一个月至少两次。
目前,绿植数量120盆左右,在不增加租摆费用的情况下,一个季度内将陆续提高到150盆,以满足HMCI对于店面绿化率的要求。
行政部对于绿植的质量和清洁将以抽查方式进行,一个月至少两次。
另外,绿植摆放的格局在12年度将以两个月一次的频率进行调整,以丰富店面装饰效果。
四、安全管理
1)门禁管理
车辆是门禁管理的主要对象。
12年此项工作的开展,以完善和落实车辆出门制度为重点。
目前行政部主要是日检保安车辆记录,及查看出门证收取情况来衡量门禁管理工作是否落实到位。
10年的工作中已反映出一些弊端,制度流于形式化,保安安全意识不够,并不能100%执行出门制度,12年行政部将结合现有车辆进出情况,重新编制记录表格,并加强对车辆进入情况的核查工作。
10年保安工作会议对于安全工作的开展有所帮助,在12年的工作中,将继续实施会议,并将门禁管理作为每次的会议重点加以强调,对每月门禁管理中存在的问题进行
总结和改善,强化制度的重要性,提高保安对于车辆进出安全的重视。
同时,保安在制度执行中如出现执行不力的情况,行政部将及时反馈到物业公司,督促物业公司加强内部管理力度,从侧面强化我公司安保制度的执行。
2)安全保卫管理。
自12年1月起,行政部加强对保安的监管,实施白班签到,及岗亭交接班制度。
并对每个班次的工作职责进行明确,后期将以书面形式落实到岗位及个人。
岗位职责将作为对保安岗位工作表现优劣进行评定的依据。
目前店面人流量及车流量都较小,行政部除了在门禁管理上下功夫,保证车辆安全,在12年对于人员的进出也会予以重视。
所有进入岗亭范围内的人员,都必须询问来由,特殊人员及车辆进出要记录备查。
内部资产的管理以行政部为主,各部门协作进行。
行政部每月对固定资产进行清查,对调整,存库,报损的资产予以记录。
日常工作中发现不恰当的使用行为及时予以制止。
3)消防管理
“防大于消”是行政部进行消防管理的工作指导方针。
行政部拟在12年组织每季度1次的消防培训,强化消防意识的灌输,同时,完善消防设施,每月至少一次对消防安全重点区域(地毯区、烤漆房等)进行现场检查,发现有烟头焚烧地毯或易燃物存放等消防隐患情况,进行及时的信息公布及督促改善,从提高员工消防意识及消防行为自觉化两个方面开展消防管理工作。
5.日常行政事务处理。
日常行政事务是行政部最基础的工作。
在此项工作上,行政部将以书面记录清晰可查、手续完备率100%、办事效率高但忙而不乱为工作指导方针来开展工作。
1)证照年审。
行政部对需要办理手续的证照进行登记,提前确定办理时间,安排在正常时间段内办理完企业证照和车辆证照的相关年审工作。
年度目标为办理及时率100%。
2)资料管理。
11年公司的文件资料上半年度几乎无任何登记和整理。
12年行政部将严格执行资料管理制度,进行资料分类存档。
文件资料收发登记率要做到100%。
3)办公易耗品的采购与保管
行政部已通过10年第四季度的用量核算出每季度各部门办公用品基本用量,自12年1月起,以季度为单位,由固定供应商送货上门的方式进行采购。
办公用品由各部门领用后,用量由部门内进行控制,保管落实到各使用人。
一年以上的耐用办公用品依照以坏旧换新的原则,予以领用。
4)行政用车及公务车管理
目前公司并没有专门的公务车。
因工作用车时,车辆驾驶员限由通过了行政部驾驶考核的人员来担任。
行政部在出车前以及还车时执行验车制度。
在进行验车时,如发现较为严重的车辆损伤时,及时定责,进行处理。
另外,行政部将关注公司车辆的保养及外观情况,进行及时的清洗和保养工作。
5)报刊及印刷品管理
报刊杂志由岗亭保安进行收取,并填写收取记录。
过期的报刊杂志由使用部门进行存档,一定量后与废旧包装盒一起卖掉,废品费用上交财务部。
印刷品由使用部门按人数核发定用量,以季度为单位找行政部领用,行政部进行领用登记,年末进行消耗汇总。
6)钥匙管理
行政部按照钥匙管理制度,进行钥匙备用及领用登记,每季度核查一次钥匙使用情况。
六、人员及组织规划。
12年公司的经营目标决定了人员的规划及配置。
行政部将在第一季度着重开展人员规划和配置工作。
1月份工作安排:
1)进行工作岗位分析。
确定各岗位人员任职条件、工作职责、工作权限等,为人员引进后能很好地进入工作状态做好必要的准备工作。
2)选择合适的招聘渠道。
控制好招聘费用。
3)准备好应聘表、面试提纲等书面资料。
4)确定一个适当的招聘周期(15天为宜)。
落实面试考官人选、面试地点以及面试方式。
2月份工作安排:
5-15号:
组织面试。
15--20号:
进行甄选,确定人选。
21号以后,实施新员工入职培训课程。
七、员工的培养及成长
员工的培养通过培训、选拔、职业规划等不同方式来实现。
12年行政部除了开展必要的新员工入职培训工作以外,根据各部门培训计划,督促培训工作的实施,进行培训效果培训,不断改进培训方式,以达到培养员工的目的。
考虑10年培训实施情况,12年的培训计划按每周一次的频率来开展,员工较能接受,且培训效果较好。
另外,行政部将在12年在公司内部加强自我培训和学习的引导。
变被动受训为主动求知。
关注员工心理需求,根据员工特性制定适合的职业发展规划,是稳定员工的有效方式。
当心理需求适当得到满足,员工的工作积极性和稳定性都会提高。
行政部
在12年度会加强与员工的交流,每位员工每月至少有一次交流机会,及时收集员工思想动态,对于不稳定因素及时地化解,引导员工认同企业文化。
八、绩效考核机制的建立与推行。
绩效考核机制的建立以激励员工发挥工作潜能为工作目标。
首先行政部将做好绩效考评的准备工作,如对员工进行分类,设定各类别人员相适应的考评标准等。
此工作拟在第一季度内完成。
鉴于目前公司还处于初步发展阶段,人员配置较为紧张,行政部实施半年度考评和年度考评。
与考评工作相对应的设置则是半年度以及全年度的调薪、晋升、或奖金制度的实施。
考评实施过程中,行政部将积极收集各方数据,对考指标的设定,考评的公正性或其它方面进行不断改善。
最终确定一个适应于企业现状的考核体制。
推行绩效考核,需要各部门的共同协作,各部门负责人应能正确理解绩效考核的意义及体制的实施方法,只有这样,才能在部门内推行绩效考核体制。
同时,在推行绩效考核前,行政部将通过多种方式引导员工对绩效考核进行正面认知,理解绩效体制实施对于个人职业发展的有利性。
只有员工正确认识了绩效考核,其推行的效果才会是正面的,积极的。
在12年第二季度会重点开展此工作。
九、薪酬及福利方案的优化与实施。
绩效与薪酬是密不可分的。
在推行绩效考核机制的同时,薪酬方案的调整同时要进行。
依据绩效考核的不同评分标准,设置对应等级的薪酬,这是较为直接明了又简单易行的方式。
十、员工关系建设。
员工关系建设工作的成效,很大程度上反映在员工队伍的稳定性上。
妥善处理好员工关系,不仅是企业社会良好形象打造的侧面,更是企业寻求长远发展的致胜法宝。
行政部除了开展员工关怀工作,将引导员工与公司多进行沟通,多多发挥建设投诉渠道的作用,拉近企业与员工的距离,增加员工对企业的归属感。
十一、企业文化建设。
在12年的企业文化建设工作中,对外,行政部将向其它兄弟单位积极学习,了解职能部门相关信息,进行积极必要的联络,保障公司业务的正常开展。
对内,计划每季度至少组织一次员工集体活动,提升企业凝聚力。
适时开展小规模的、有针对性的竞赛活动,活跃企业氛围。
拟在第一季度,组织员工进行《员工手册》学习竞赛;第二季度,组织员工参加健康体验活动,传达企业关怀;第三季度,组织防暑知识学习,第四季度,组织以部门为单位的小型体育竞赛活动。
篇二:
行政后勤主要工作职责
行政后勤主要工作职责:
(一)行政事务管理工作:
1、协助部门领导制定工作计划,起草文件、报告、总结规划、决定、及以公司名义发出的
行政公文;
2、协助领导做好公司各部门的考核、监督及协调工作,督促检查各部门工作计划的落实情
况与规章制度的执行情况;
3、负责公司各部门周计划和周总结的收集、汇总工作;
4、负责公司所有报表的汇总工作。
(二)办公事务管理工作:
1、负责公司办公用品的领用、发放、使用、保管工作;
2、负责公司员工因公外出请车工作;
3、负责公司卫生和值班安排工作;
4、负责公司会务安排工作。
(三)文书资料管理工作:
1、负责公司各种公文、函电、报表等文字资料的签收、拆封、登记、呈报、传阅、催办工
作,并整理归档;
2、负责公司资质证明材料的保管工作;
3、负责公司印章管理工作;
4、负责公司合同和档案管理工作。
(四)人力资源管理工作:
1、负责公司员工考勤管理工作;
2、负责公司员工绩效考核基础数据的收集工作。
(五)财务管理工作:
1、负责公司费用报销和请款工作;
2、负责每月与财务核账工作,并整理、编制、审核、上报相关报表。
(六)涉外事务管理工作:
1、负责公司客户接待及接待物品领用工作;
2、负责公司活动的组织落实工作。
(七)上级交办的其他工作。
篇三:
总部职能部门建设方案
总部职能部门建设方案
一、集团职能部门组织结构图
根据集团目前所处发展阶段及管控模式,集团拟设三个职能部门,即:
总裁办、财务部、审计部
二、部门定岗定编、职能职责、员工岗位职责
(一)总裁办
1、定岗定编
部门定编7人,实际在岗4人,缺编3人
2、部门职责
(1)、行政管理职责:
1)、负责公司制度、文件的起草、下发、汇编工作,并负责归档、保存。
负责行政文件的流转、收发;行政指令的上传下达,各项工作的督促、落实等日常行政事务管理;
2)、负责公司日常接待、对外联系;公司与政府各职能部门及园区的衔接和沟通,保证公司外部关系的融洽和协调;
3)、负责公司各类证照、资质和其它项目申报、审批文
件的办理、变更、升级与年审工作;负责公司各种印鉴、重要证照、资质、文件资料、档案的管理;
4)、负责办公用品的采购申报与管理;负责公司固定资
产管理;环境卫生等管理工作;
5)、负责公司信息化建设及办公设备、通信设备、网络
设备的维修保养工作,保证公司信息化系统的正常运行;
6)、负责公司会务工作组织与管理(集团年会、大型会议、高层领导会议、例会等);
7)、负责公司后勤管理工作(含车辆管理、宿舍管理、卫生管理、保密管理、水电费管理、维修管理等);
8)、负责董事长的日常办公服务。
(2)、人力资源管理职责:
1)、负责根据公司的战略规划,提出机构设置和部门职
责设计方案,编制各部门职责及各岗位职责,并按照各部门
职责做好定岗定编定员工作,合理调配内部人员(包括员工内部调入和调出),促进人员的优化配置,提高人力资源使用效率。
2)、负责制定招聘计划和流程,负责招聘渠道管理与维护,负责公司所需人才的招聘、引进、挖掘,组织应聘人员的筛选、面试、测评、报批与录取。
3)、负责工资核算与发放管理。
负责按时提供各项人事报表、工资发放资料等。
负责调查、掌握同行业、同地区人力资源动态,制定合理的薪酬政策和福利政策等。
4)、负责公司培训计划的制定、组织与落实,特别是公司级培训与高管人员、营销人员培训,检查督促各子、分公司、各部门内部培训。
5)、负责制定绩效管理制度(含子、分公司、各部门目标责任制),并组织有效实施和过程监控,及时解决出现的问题,并不断完善绩效管理体系。
6)、负责员工关系的管理,包括劳动合同的签订与管理、各项社会保险的缴纳、变更、员工劳动争议处理等。
建立公司内部的沟通机制,及时了解员工的思想动态,受理员工投诉、并组织相关部门妥善解决。
7)、负责企业文化的建设、维护与推进,及时更新企业形象宣传媒介的资料和信息;负责工会等组织的团队建设活动;
8)、配合公司其他部门开展相关工作,完成公司领导交
办的其它工作。
3、部门人员职能、职责分配:
4、员工岗位职责
行政总监岗位说明书
(二)财务部
(三)审计部
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