污水厂行政管理制度档案管理印信管理商务接待保密管理车辆管理食堂员工宿舍合同管理.docx

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污水厂行政管理制度档案管理印信管理商务接待保密管理车辆管理食堂员工宿舍合同管理

第三章行政管理

一公文管理办法

1目的

为加强运营公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和工作质量，根据国家有关规定，结合公司实际，制定本办法。

2适用范围

本办法适用于公司及各部门公文管理。

3定义

公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法管理的重要工具。

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4组织机构及职责

综合部是公文管理工作的主管部门，设专职或兼职人员负责公文的管理、整理、归档等工作。

5主要内容

5.1公文种类

公司行政公文分为内部文件和外部文件。

内部文件是对内部重大公司事务的处理及执行、管理制度的发布、人力资源的管理、向集团公司请示汇报等事项以公文的形式下发。

外部文件是指向政府等主管机构就公司的重大事项请示、报告的文书。

5.1.1决定：

对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

5.1.2通告：

公布应当在一定范围内遵守或周知的事项。

5.1.3通知：

发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属机关的公文，批转下级部门的公文，传达要求下级单位办理周知或者执行的事项，任（聘）免（解聘）人员。

5.1.4通报：

表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5.1.5报告：

向上级公司领导汇报工作，反映情况，答复上级的询问。

5.1.6请示：

向上级请求指示、批准。

5.1.7批复：

答复下属各部门的请示事项。

5.1.8函：

不隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

5.1.9会议纪要：

记载和传达会议议定事项和重要精神。

5.1.10简报：

情况的简明报道，为及时反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题而编发的一种内部事务公文。

5.2公文格式

公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

5.2.1涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级公文分为―绝密‖、―机密‖和―秘密‖。

其中，―绝密‖、―机密‖级公文还需标明份数序号。

5.2.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明―特急‖、―急件‖。

同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。

5.2.3公司发文标识为套红―XX公司‖。

公司正式公文，标题中使用公司名称时，一律使用全称；正文中多次使用名称时，第一次使用全称，后加括号，括号内注明―以下简称XXXX‖，之后用

―XXXX‖代替。

5.2.4发文字号应当包括机关代字、年号、序号。

公文年号、序号一律用阿拉伯数码标识，年份应当标全称，用六角括号―[]‖括入，置代字之后、序号之前。

序号不编虚位（即1不编为001），不加―第‖字。

5.2.5―请示‖应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

5.2.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由公司全称或规范的简称、公文主题、公文种类三部分组成。

转发类公文标题，应当避免冗长。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5.2.7主送机关指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，置于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。

主送单位的称谓应使用统一的概念和序列表达，不得经常变换。

5.2.8公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前，注明附件顺序和名称。

附件序号使用阿拉伯数码（如―附件：

1.XXXX‖）；附件名称后不加标点符号。

5.2.9印章应当上距正文一行之内，端正、居中下压成文时间。

当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上，不再落款。

当空白处不能下印章的位置时，应当采取调整行距、字距解决，印章与正文必须同处一面，不得采取加页标识―此页无正文‖的方法。

5.2.10成文日期以负责人签发的日期为准。

―成文日期‖右空4字标注于正文之后。

用汉字将年、月、日标全，―零‖写为―O‖。

5.2.11公文如有附注（需要说明的其它事项），应当列于印章、成文日期下一行，加圆括号标注。

5.2.12公文应当标注主题词。

主题词标注于抄送单位之上。

5.2.13抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

抄送单位间用逗号隔开。

5.2.14印发单位、印发日期。

印发单位列抄送单位之下，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

5.2.15页码。

公文超过三页以上标识页码。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

5.2.16公文标题用二号宋体加粗，正文用三号仿宋体，行间距固定值28磅。

5.2.17公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

左侧留出不少于30mm的装订线；右边白26mm；上下边白为37-35mm。

5.3行文规则

5.3.1行文应当确有必要，注重效用。

5.3.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

5.3.3向下级的重要行文，应当同时抄送上级机关。

5.3.4―请示‖应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

5.3.5―报告‖不得夹带请示事项。

5.3.6除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级机关负责人报送―请示‖、―意见‖和―报告‖。

5.4发文办理

5.4.1发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发等程序。

5.4.2拟稿要求

5.4.2.1符合国家的法律、法规及集团公司内部的有关规定；

5.4.2.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，调理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；

5.4.2.3公文的文中应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；

5.4.2.4拟制紧急公文，应根据实际需要确定紧急程度；

5.4.2.5拟文或审签公文时，必须使用黑色或蓝黑色墨水笔书写；

5.4.2.6人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

日期应当写明具体的年、月、日；

5.4.2.7结构层序数，第一层为―一、‖，第二层为―

（一）‖，第三层为―1.‖，第四层为―

（1）‖；

5.4.2.8应当使用国家法定计量单位；

5.4.2.9文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

5.4.2.10公文中的数字，除作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

5.4.3发文要点

5.4.3.1标准文件要求形成书面红头文件，统一格式，采用打印机打印，采用手写或非标准格式的一律无效。

书面红头文件要求一式两份，一份由拟文部门留存，一份交文件管理员存档。

5.4.3.2文头使用统一表述方式，规范表述单位公章全称。

5.4.3.3以公司名义对外发文均有综合部负责编号和管理，加盖公司公章；公司内部日常性通知、通告、报告以及简报等文件以综合办公室名义发文，无需加盖公章；

5.4.3.4发文加盖印章后一般不需落款，确需落款的，落款要以本单位名称为标准，不得以简写表示，也不能在单位名称中加入其他无关字符。

5.4.4审核：

公文送单位负责人签发前，应先由拟稿部门负责人核稿，主办部门的分管领导进行审批，重点是拟发文的实质内容。

5.4.5签发：

公司所有行文均由总经理签发。

5.4.6印制、发送

5.4.6.1公文正式印制前，由拟稿人校对。

并由综合部进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

5.4.6.2打印须确保打印质量，不得出现错字、别字、漏字等错误。

5.4.6.3盖章，分发。

5.4.6.4保密文件要严格按保密工作的有关规定分发，确实不泄密。

绝密公文一般不可用计算机、传真机传输。

5.5收文办理

5.5.1收文办理指对公文的办理过程，包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

5.5.2收到各部门上报的需要办理的公文，综合部应当进行审核。

经审核，对符合本办法规定的公文，综合部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理。

需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合本办法规定的公文，经综合部负责人批准后，可以退回呈报部门并说明理由。

5.5.3承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由部门办理的，应当及时退回综合部并说明理由。

5.5.4收到上级机关下发或交办的公文，由综合部负责送交有关领导批示后办理。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

5.6公文归档

5.6.1公文办理完毕后，应当根据《档案法》和公司的有关规定，及时整理、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

5.6.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，便于保管和利用。

5.7公文管理

5.7.1公文由综合部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

5.7.2公文除绝密级和注明不准翻印的以外，经单位负责人批准可以翻印。

5.7.3不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经本单位负责人批准，可以销毁。

5.7.4部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

5.7.5工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

6附则

6.1本制度由综合部负责解释。

6.2本制度自发布之日起施行。

二档案资料管理办法

1目的

为加强公司档案管理工作，规范各类文件、资料的收集、整理和立卷归档，根据公司实际情况，制订本办法。

2适用范围

凡公司各部门在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料，在办理完毕后，均应及时移交档案管理部门，实行统一归档，集中管理，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。

3组织机构及职责

3.1综合部是档案管理工作的主管部门，其任务是负责公司档案室内的档案收录、整理、立卷、鉴定、保管和提供利用。

3.2除人事、财务等专门档案可由各相关部门管理，其余档案根据《中华人民共和国档案法》有关规定的收录要求移交档案室集中管理。

公司各部门应有专人兼职负责未移交档案室收录资料的记录、整理、保管工作。

3.3公司在各项活动中形成的具有保留价值的文件、材料，由承办、主办人负责将其中己办完的文件、资料及时交档案室统一归档。

4主要内容

4.1归档范围及保管期限

4.1.1凡是能反映公司主要职能活动，具有查考利用价值的文字、图表、声像等材料，均属归档范围。

4.1.2结合公司实际情况，应归档的文件材料包括管理档案、业务档案、建设档案、人力资源档案、会计档案、声像实物档案等。

4.1.2.1管理档案是指公司在日常管理过程中所形成的各种资料包括：

（1）上级机关发来的通知、决定、决议、指示、规定、条例等文件材料；

（2）各种通知、通报、请示、报告、批复、函、审批单等；

（3）各种规划、纲要、计划、总结等；

（4）各项规章制度；

（5）经营目标责任书、安全目标责任书等；

（6）各种重要的会议材料，包括会议资料、会议纪要、领导讲话、典型发言等；

（7）向上级单位上报的工作请示、年度计划、发展规划、重大事项报告等文件资料；（8）与有关单位的往来文书（包括重要信函）；

（9）公司经营基本文件，包括注册登记的各类文件、证照、章程、资产管理、股权管理、产权变动、清产核资、审计报告等。

4.1.2.2业务档案是指公司在开展相关业务过程中所形成的反映业务过程或者成果的各种资料。

包括：

（1）项目投资档案，含可研报告、立项申请及批复、招标文件及澄清材料、勘察报告、批准项目文件、标书、中标通知书、特许经营报、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、请示、报告、批复等；

（2）与有关单位的合同、协议、备忘录等；

（3）各类业务单证、记录、台账、登记表等；

（4）业务过程中形成的各类客户资料；

（5）各类业务计划统计报表等。

4.1.2.3建设档案是指公司在建设过程中所形成的各种资料包括：

（1）建厂时原始设计资料，各种招投标文件，各种普查、调查形成的文字材料。

其它需要存档的文字材料。

（2）工程施工过程中形成的各类施工文件，包括各类图纸会审记录、现场签证、设计变更、隐蔽工程检查记录、施工记录、验收记录等；

（3）各类（建筑材料、构配件和设备）出厂合格证、质量证书、试验报告及进场报验文件；

（4）在工程设计、施工等过程中所形成的监理资料。

4.1.2.4人力资源档案是指公司在人事管理过程中所形成的各种资料。

包括：

（1）员工名册、劳动合同、员工个人档案记录；

（2）人力资源管理统计报表；

（3）人员招聘文件：

如人员简历、面试情况记录等；

（4）人事任免、奖励、处罚等文件；

（5）薪酬、福利、社保、公积金、商业保险等文件；

（6）绩效考核相关文件；

（7）企业文化相关资料等。

4.1.2.5会计档案是指公司在财务管理过程中的各种相关资料。

包括财务管理规章制度、财务报表、财务凭证以及其它财务资料等。

4.1.2.6声像实物档案是指公司在各种活动中直接形成的对公司具有保存价值的录音、录像、照片等各种历史记录。

包括：

（1）反映公司主要职能、业务活动工作成果的声像、实物资料；

（2）公司组织或参加的重要会议、考察以及外事活动的声像、实物资料；

（3）反映公司的历史沿革、大事记等的声像、实物资料。

4.1.3档案保管期限

各类档案保管期限根据《中华人民共和国档案法》及集团档案管理制度相关规定执行。

4.2档案的收集、鉴定与整理

4.2.1档案管理部门除了通过正常渠道外，应经常向有关部门和个人收集文件资料。

有关部门和个人应主动配合，定期检查应存档资料，主动向管理部门资料室移交，在外开会等带回的文件资料，应及时向综合部作收文登记，个人确需的，经批准可以复印留用。

4.2.2档案管理部门在收到有关归档资料后，应根据其内容，对其价值进行鉴定，确定是否存档。

4.2.3每年十二月十日前，各档案管理部门应完成上年度12月之本年11月间的资料的清理和归档工作。

无归档和存查价值的文件资料，经过技术人员鉴定和总经理批准后可以定期销毁。

凡应存档文件，应按内容进行分类、组卷、装订、编号上架，并编制检索工具，以便于查找利用。

4.3档案室保密制度

4.3.1档案人员必须认真执行《档案法》、《保密法》，确保本单位涉密工作的安全。

4.3.2加强对档案材料利用管理，凡属重大技改、科研成果、发明创造、经济数字、人事材料等档案，不得向外泄密。

4.3.3严禁非档案室人员进入档案室。

本室人员进出时必须关锁好文柜、门窗，检查安全防盗设施，以防意外。

4.4档案的查阅

4.4.1借阅档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

4.4.1.1外单位凭证件，经领导批准，在指定的阅览室和规定的范围查阅。

4.4.1.2凡属本厂管理人员，原则上均可查阅与本职工作范围有关的档案。

4.4.1.3如需查阅非本职工作或非本部门范围档案和重要档案时，须报总经理同意后才能查阅。

4.4.1.4查阅档案时，须填写登记簿，不得将档案带出室外查阅。

如需抄录或复印，必须经总经理批准。

4.4.1.5查阅者必须保护档案原貌，不得进行任何勾划、涂改、拆损，对确需拆卷的档案，必须总经理批准，由档案人员办理。

4.4.2借阅档案必须严格履行登记手续。

归还的档案要进行检查、清点，并在登记簿上注销。

借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

4.4.3严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所、探亲访友；严禁丢失或泄密。

如发生失泄密事件，应立即向领导报告并采取补救措施。

4.5档案保管

4.5.1文书档案室是本厂机要重地，非本室管理人员严禁入内。

4.5.2每年组卷完成的档案，必须收集齐全，按时入库（柜）并作移交登记。

4.5.3档案柜、架应按规定整齐排列，并与墙壁保持适当距离。

4.5.4对所藏档案要定期检查，掌握保管情况，定期打扫，清理柜架，确保档案保存完好无缺。

4.6档案室防火安全

4.6.1档案室都是重点防火部位。

4.6.2档案室必须经常保持清洁，室内不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蚀性的物品。

4.6.3档案室不准吸烟、动火、不准使用电炉，照明灯不得超过60瓦，下班或人不在时作到人走电断、灯灭。

4.6.4管理人员翻阅、装订档案时不得吸烟。

4.6.5档案室应配备必要的消防器材。

5附则

5.1本制度由公司综合部负责解释。

5.2本制度自发布之日起施行。

三印信管理办法

1目的

为保证公司印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，明确使用印章的责任和权限，规范印章刻制及使用流程，特制定本办法。

2适用范围

2.1公司各种印章的刻制及使用，公司印章包括：

公章、法定代表人章、合同章、财务专用章、党工团印章和部门专用章等。

2.2财务专用章仅作为公司对外开具的票据和公司相关的金融事务以及财务报表之用途。

2.3部门专用章对外不具有法律效力，只用于本部门对外的一般业务宣传；代表本部门向公司书面汇报情况或提议；代表本部门处理公司内部业务流程。

3组织机构及职责

3.1公司各类印章应由公司总经理指定部门保管。

3.2各部门印章由各部门指定专人保管。

4主要内容

4.1印章的刻制和启用

4.1.1印章刻制必须符合国家有关印章刻制的规定，印章的材质和规格按国家有关规定执行。

4.1.2公司印章刻制均须报总经理批准，由公章主管部门凭公司介绍信统一到当地公安机关办理刻制及备案手续。

4.1.3未经审批，任何部门和个人不得擅自刻制公章，擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现，必须追究其责任，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担。

4.1.4印章启用应事先发布启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。

4.2印章的管理

4.2.1公司各类印章应由公司总经理指定的部门保管。

4.2.2公章、合同专用章、投标专用章等由公章主管部门指派专人保管；财务专用章、法定代表人章由财务部门指派专人保管且应分开保管，监督使用，财务专用章及法定代表人章的使用除按本办法执行外还应符合集团财务管理相关制度的规定；部门专用章由各部门负责保管；党工团印章由各支部委员会领导指定专人保管；工会印章由负责工会事项的领导指定专人保管。

4.2.3印章保管须有记录，注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领用人、保管人、图样等信息，并同时将此资料存档。

4.2.4印章保管必须安全可靠，须放置保险柜保存。

如发生印章损毁、遗失、被盗等异常现象，应立即上报总经理，并采取适当方式声明作废。

4.2.5如印章保管人和责任人变更，需办理印章移交手续，并交到综合部备案。

4.2.6印章有破损、字迹不清、机构名称变更，要及时向总经理申请更换印章，同时将作废印章销毁。

（印章的申请、更换、销毁需按照单位所在地公安机关审批、备案程序办理。

）

4.2.7印章移交须签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。

4.3印章的使用与审批

4.3.1使用印章，一律实行登记、审批制度，注明用印事由、数量、申请人、用印日期、印章名称及用印部门（印章名称及用印部门根据实际需要可简化），由印章保管部门进行制单登记，经审批后方可用印。

4.3.2一般登记事项用印（例如固定期报表）或需再次用印的文件，应事先与印章主管人取得联系并提供审批资料证明者，可省略再次填写审批单的手续。

印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名登记备查，填写《一般事项用印登记表》。

4.3.3审批手续

4.3.3.1常规印章使用审批必须经过本部门主管负责人批准后，向印章管理部门提出申请，由印章主管部门负责人审批后方可加章。

用印文件范围：

证明、介绍信、在职证明、收入证明、各类报表等。

需提供的支持文件：

电子版盖章文件。

4.3.3.2合同用印除上述审批外还需附合同审批单或OA系统事项请示审批单复印件，经总经理批准后方可加盖。

（一律按集团合同管理系统盖章流程执行）

用印文件范围：

生产运营类合同、技术服务类合同、一般经济往来类合同、合同附属协议类合同（含技术协议、质量协议、安全协议、保密协议、联合体协议等）等。

需提供的支持文件：

盖章版电子文件、OA系统事项请示审批单（此项需要合同审批环节落实）

重点提示：

合同用印流程需完成合同审批后才能发起，此两项流程均需在集团合同管理系统中完成。

4.3.3.3涉及资金事项的文件资料除4.3.3.1的审批外，还须经上级财务负责人签字批准后方可加盖。

4.3.3.4如遇紧急事项需要盖章，相关主管负责人外出的情况下，需电话或邮件请示得到回复后可加盖，待主管负责人归来后补签。

4.3.4印章要在办公室使用，不得擅自拿出办公室和随身携带，不准委托他人代管。

如确因工作需要，公章带出除经印章主管部门负责人审批外，还须经总经理批准，并由印章携带人填写<<公章证照借出登记审批表>>。

4.3.5印章带出时必须密封并由申请人签字，申请用印人将印章借出后应妥善保管和使用，至少有两名人员同时在场时方可开始使用；因使用不当将印章损毁或者丢失的，经总经理批准印章管理部门有权要求相关者责任人承担赔偿或其他责任；公章外借时间原则上不能超过3天，如因特殊原因需要延长外借时限，应取得公章保管部门负责人的批准。

印章外借归还时，由印章保管部门负责归还登记。

4.3.6使用印章时，印章保管人有权对用印文书的审批手续、格式和内容等进行监督审查，发现问题及时请示主管领导，妥善解决。

4.3.7凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章；凡属公司对外签订合同或协议须加盖公章或合同专用章；凡属部门业务范围内加盖部门印章；凡属财务会计业务的用财务专用章；凡属需法定代表人签字的文件可加盖法定代表人印章；凡属党工团事项用章，请按需求分别加盖党、工、团专用章。

4.3.8严禁在空白的信笺、介绍信、授权委托书和合同上用印，印章保管人长期外出时经须将印章妥善移交，以免贻误工作。

4.3.9公司印章应盖在文件正面、公司或部门名称的中部，合同文本须加盖骑缝印。

4.3.10介绍信种类：

存根介绍信、信笺介绍信、证明信（材料）；介绍信一般由综合部制定人员保管；介绍信开具由部门负责人签字后报综合部审批，严禁开出空白介绍信。

4.3.11违反上述规定，印章主管部门上报总经理对直接责任人和其部门主管负责人进行相应处罚。

5附则

5.1本制度由综合部负责解释。

5.2本制度自发布之日起施行。

四例会管理办法

1目的

为确保公司决策及时贯彻落实，会务工作正常、规范开展，记录准确可查，特制定本办法