设备文件资料管理制度.docx

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设备文件资料管理制度

设备文件资料管理制度

№：

K/ZD.SB-2002001

1.目的

为加强公司设备管理方面的文件资料的管理，清晰设备文件资料的控制过程，使之能完整、系统地保存，为公司的生产设备维修及保养提供客观依据及文件支持，特制订本制度。

2.适用范围

本制度适用于与生产部生产设备及工程有关的资料管理。

3.原则及定义

3.1设备文件资料的管理应遵守公司有关文件资料管理的相关规定，并有利于设备管理工作的有效进行。

3.2设备文件资料是指涉及设备管理方面的所有技术性资料及各种文件、工作表格等，包括各种合同文件、设备使用资料及随机备件、设备运行程序资料、工程及改造图纸资料、设备档案资料以及各种管理文件、日常设备管理表格及各种特种设备的检测资料、报告等。

4.设备文件资料的管理

4.1合同文件的管理

4.1.1合同文件包括设备采购合同、备件购买合同、工程合同以及相关合同的技术协议和附件等。

4.1.2合同文件的签定根据《经济合同管理制度》（No.K/ZD.BG-98075）的相关规定执行。

4.1.3合同文件的编号由生产部设备管理科资料管理员负责管理并提供，编号根据《企业标准》Q/CRK-1996《技术文件编号》的规定，制定其编号方式：

HLAC/SB.××××－××××

相关合同附件及技术协议序列号，用A~Z表示

合同签定的顺序号，用000~999表示

合同签定的年份

生产部设备管理科合同标号

4.1.4合同文件的归档保存

合同文件签定后，合同签定负责人应将合同文件原件一式两份交设备资料管理员，设备资料管理员将一份合同原件交财务部相关会计人员，并将另一份合同原件复印后按年度及合同编号顺序保存在设备管理科资料室，复印件则按合同年度另外装订成册保存，合同文件原件与复印件要求分开独立保存。

4.1.5合同的查阅及借阅

生产部本部人员因工作的需要而需查阅有关合同文件时，可直接向设备资料管理员申请，一般情况下资料管理员可提供合同文件复印件予查阅人员，如查阅人员因实际需要需借阅合同文件原件时，必须在资料管理员处办理文件借阅手续；非生产本部人员需查阅有关合同文件时，应先向生产部部长申请同意后，方可办理有关查阅手续；合同文件原件及复印件的借阅期限为一天。

4.2设备使用资料及随机备件（工具）的管理

4.2.1设备使用资料包括设备使用及维护说明书、设备随机图纸等。

4.2.2设备使用资料的移交

设备开箱验收时，生产部设备管理员应根据设备装箱清单即时清点并回收随机资料，并将设备使用及维护说明书、设备随机图纸等设备使用资料在设备开箱后第二个工作日前移交给设备资料管理员，并在《资料移交登记本》上登记。

4.2.3设备使用资料的归档

设备资料管理员接到有关设备使用资料后应及时进行归档处理，并按照本制度的有关规定对设备使用资料进行编号，同时对原始资料进行复印合订工作。

4.2.4设备使用资料的编号

4.2.4.1编号形式

设备使用资料的编号准则依据《企业标准》Q/CRK-1996《技术文件编号》的规定，制定其编号形式为：

K/SBZL.××－×××—×—××

设备使用资料复印件合订本序号

相同设备使用资料原始文件版本序号

设备使用资料原始文件序号

设备使用部门代号

设备资料代号

公司文件代号

4.2.4.2编号原则

4.2.4.2.1设备使用部门代号按使用部门名称前两字的拼音首位字母组成，具体编码参照附表一（表中未列部门如有设备购进，其代号可按上述方法确定）。

4.2.4.2.2相同使用部门的设备使用资料原始文件序号根据设备使用资料移交的时间先后由001～999之间顺序排号。

4.2.4.2.3同一设备有多本相同的原始文件时，制定原始文件版本序号，版本序号由英文字母A～Z之间排号。

4.2.4.2.4设备使用资料复印件合订本序号由01～99之间顺序排号。

4.2.5设备使用资料的借阅

4.2.5.1生产部人员因设备操作、维修及保养或因工作需要，需借阅有关设备使用资料时，可直接到设备资料管理员处办理借阅手续。

4.2.5.2非生产部人员需借阅设备使用资料时，须经生产部设备管理科科长以上人员批准后，方可到设备资料管理员处办理借阅手续。

4.2.5.3设备的原始文件和资料原则上不允许借阅，资料管理员只能将原始文件和资料的复印件合订本借予有关人员。

4.2.5.4设备使用资料的借阅期限为七天，借阅人员应在此期限内归还所借的全部资料，如需续借，应在到期之日到设备资料管理员处办理续借手续。

4.2.5.5借阅人员应爱护所借资料，不得污损、涂改资料，不得将资料擅自复制、抄录、转借或转阅。

4.2.5.6所借资料如超出借阅期限且并未办理任何续借手续，或遭到人为损坏、涂改时，设备管理科有权根据公司相关制度对借阅人进行适当的处罚。

4.2.5.7设备资料管理员负责对所借出的资料进行跟踪管理。

4.2.6设备使用资料的保管

4.2.6.1根据公司文件资料的管理制度，设备使用资料原件的保存期限为长期保存，设备使用资料复印件合订本应根据其实际耗损情况及时进行更新换版工作。

4.2.6.2生产线所属各台设备的原始资料A版本作为设备管理课封存文件，该版本的使用须经得设备管理科科长或生产部部长同意后，才能借出使用。

4.2.6.3设备资料管理员负责设备原始使用资料及其复印件合订本的日常保管工作。

4.2.6.3.1设备使用资料的存放按使用部门、资料顺序号分类分区域存放。

4.2.6.3.2设备使用资料编号完成后，设备资料管理员应制作资料标签，并将标签粘贴于使用资料正面封面左上角以及资料封皮的中缝处，资料标签的内容包括资料编号、资料名称。

4.2.7设备使用资料的补充修改

4.2.7.1设备使用资料如需补充或修改时，由生产部设备管理员提出修改意见及修改内容，并填写《设备资料修改确认表》交设备管理科科长审核、生产部部长确认。

4.2.7.2修改内容经确认后，由相关设备管理员到设备管理资料员处领取设备使用资料原始文件及复印件合订本作统一修改，并在修改处签字确认。

4.2.7.3使用资料经修改后，资料员应将经确认的《设备资料修改确认表》与原始文件A版本共同封存。

4.2.7.4任何人不得在任何设备使用资料上作未经确认的补充修改。

4.2.8设备随机备件（工具）的移交

设备管理员根据设备装箱单及有关合同文件清点随机备件（工具）的实际数量后，根据《备件管理软件录入方案》（No.K/ZD.BG-99120）的规定对随机备件（工具）进行编号和标准化，然后将随机备件（工具）移交给设备备件仓办理入库手续。

4.2.9设备随机备件（工具）的管理

设备随机备件（工具）的管理由设备备件仓负责，需领用随机备件或借用随机工具时可到设备备件仓办理领（借）用手续。

4.3设备运行程序的管理

4.3.1设备运行程序是指设备操作运行时，根据人工设定的运行指令进行步骤性、程序性的运作，该运行指令则称为运行程序，由于运行程序由程序控制器（PLC）控制，则又称为PLC程序。

4.3.2设备运行程序（以下简称PLC程序）的管理。

4.3.2.1带有GOT程序的设备，其GOT程序的管理纳入设备运行程序管理。

4.3.2.2带有PLC程序及GOT程序的设备进入公司，并经调试完毕交付使用后，生产部设备管理科电气设备管理员应与生产部电修线线长一起将PLC程序及GOT程序利用计算机复制一份，并将程序复制内容存入3.5＂软盘或利用光盘刻录机刻入光盘交设备资料管理员保存管理。

4.3.2.3设备运行程序复制盘实行编号管理，其编号形式为

K/SBCX.××－×××—×

相同设备运行程序资料版本序号

设备运行程序资料序号

设备使用部门代号

设备运行程序资料代号

公司文件代号

具体内容参照4.2.4“设备使用资料编号”的相应规定。

4.3.2.4设备管理科电气设备管理员及电修线线长负责设备运行程序的监控维护工作，并在每年的12月31日前对公司所有带运行程序的设备的PLC及GOT程序进行最新的年终备份，备份数据应录入CD-RW可读写光盘，并交设备资料管理员存档。

4.3.2.5设备资料管理员在接到程序复制盘后，应根据上述编号方式对程序进行编号，并制作程序标签，用于对程序复制盘进行明显、清晰的标识，标签内容包括程序编号、程序所属设备名称。

4.3.2.6设备资料管理员负责对公司所有设备运行程序登记造册，设备管理科负责设备运行程序的监控维护工作。

4.3.2.7设备运行程序复制盘的借用必须经设备管理科科长以上人员同意，并由设备管理科电气设备管理员及生产部电修线线长借用，程序盘借用时必须办理借用登记手续。

4.3.2.8设备运行程序的修改及更新必须由生产部设备管理科组织实施。

4.3.2.9当使用程序运行的设备出现运行异常情况时，设备管理科及设备保全科负责对运行程序与保存在设备管理科的运行程序复制品进行校对，如果两者出现偏差时应根据程序复制品对设备运行程序作出必要的调整，同时填写《设备维修记录表》及《设备程序新增、更改、校对记录表》交设备资料管理员存档。

4.3.2.10设备运行程序如需要修改时，必须先将根据需要而修改的软件梯形图交设备管理科科长审核，并交生产部部长批准后方可将程序下载到设备中，并在设备运行的初期进行跟踪管理，当出现异常情况时应立即终止设备的运行，并对程序重新作出修正。

设备运行程序的修改与程序初运行的监控由电气设备管理员及生产部电修线线长负责。

4.3.2.11设备运行程序修改后，修改者应将设备最新的运行程序复制后交设备资料管理员保存。

4.3.3本制度所述的设备运行程序主要是指设备的动作控制程序，对于因不同产品而涉及设备的不同工艺参数，且该参数可通过设备本身的参数设定装置进行设置，则该设备的动作运行参数确认由生产部生产技术科负责，不同产品所要求的不同设备运行参数由生产技术科负责归档管理。

4.3.4本制度所涉及的设备运行程序的控制的有关规定如与公司已在运行的相关管理规定相冲突，应以本制度为准。

4.4工程及改造图纸资料的管理

4.4.1工程及改造图纸资料包括由生产部设备管理科负责实施的安装工程、改造工程、土建工程的设计图纸以及设备管理科自行设计的设备改造图纸、零件加工图纸等。

4.4.2工程及改造图纸资料的移交

4.4.2.1安装工程、改造工程、土建工程等非本部设计的图纸资料由工程负责人负责移交，要求工程负责人在收到设计图纸的第二个工作日，将设计图纸原件两份与设计部门的送图单原件交设备资料管理员存档，并办理移交登记手续。

4.4.2.2设备管理科自行设计的设备改造图纸、零件加工图纸由图纸设计者负责移交，设计者在设计图纸经标准化、科长审核、部长审批等会签程序完成后，将会签后的图纸原件交设备资料管理员存档，并办理移交登记手续。

4.4.2.3设备管理科自行设计的设备改造图纸、零件加工图纸实行统一格式的图纸编号管理，图纸编号的形式如下：

SBTZ—×××××××

图纸顺序号

图纸设计的年份

设备管理科图纸代号

图纸编号由设备资料管理员统一管理，设计者在设计时应到设备资料管理员处领用图纸编号，并进行登记。

4.4.3工程及改造图纸资料的归档保管及更新

4.4.3.1设备资料管理员在接收图纸后，应根据图纸涉及的位置——工程内容（设备）——图纸的类别——图纸的编号等四方面内容按上述先后顺序采用图纸存放盒分类存放，要求每个存放盒必须注有明显标识，标识内容必须包括图纸所涉及工程（设备）的位置、工程内容（设备名称）、图纸名称、图纸编号。

4.4.3.2当原设计图纸需要更新修改时，工程负责人或图纸设计者应将最新的、完整的图纸交设备资料管理员，同时负责将对应的原图通过资料管理员查找出来后根据公司相应技术资料管理管理制度做作废处理，资料管理员应在旧图作废后将新图存放在原旧图位置，如图纸编号发生更改，资料管理员应作废原旧图编号，并重新记录新图编号。

4.4.4工程及改造图纸资料的借阅

4.4.4.1非生产本部人员借阅工程及改造图纸资料必须经生产部设备管理科科长以上人员同意后，方可到设备资料管理员处办理图纸借阅手续。

4.4.4.2生产本部人员借阅工程及改造图纸资料可直接向设备资料管理员办理借阅手续。

4.4.4.3借阅工程及改造图纸资料时必须在《图纸借阅登记本》上记录相关的内容，包括借阅时间、图纸名称、图纸编号、借阅人等。

4.4.4.4借阅工程及改造图纸资料的期限为七个工作日，借阅人必须在此期限内归还所接图纸资料，如需继续借阅，必须到设备资料管理员处办理续借手续，否则设备资料管理员有权向设备管理科提出处理意见。

4.5设备档案资料的管理

4.5.1设备档案资料包括设备档案卡、固定资产档案资料、设备验收调试资料及试运转报告等。

4.5.2设备档案卡的建立，设备管理员负责《生产设备档案卡》（No.ZZ01-1-09）的建立工作，填写人员必须如实填写档案卡上的内容，并将填写后的档案卡交设备管理科科长以上人员审核，最后将档案卡交设备资料管理员存档。

4.5.3固定资产档案资料包括《固定资产移交验收单》、《固定资产台帐》、《固定资产卡》、《生产设备报废申请表》、《生产设备停用、启封申请表》。

4.5.4固定资产的定义、固定资产档案资料的建立程序以及固定资产的管理程序参照《固定资产管理规定》（No.K/ZD.BG-98076）的具体要求。

4.5.5生产部设备管理科设备资料管理员负责在SAP系统中创建由生产部归口管理的固定资产的SAP系统资产主数据，资产主数据的创建必须符合公司ERP系统的管理要求，并接受ERP项目组的监督管理；生产部归口管理的资产包括所有生产用的机械设备、电子设备、模具、其他设备、在建工程—非建筑工程。

4.5.6设备验收调试资料及试运转报告由设备管理员在设备验收调试阶段负责整理，并在设备调试完毕后将验收调试资料及试运转报告交设备资料管理员保存。

4.5.7生产设备档案资料由设备管理科设备资料管理员负责归档管理，设备资料管理员应将每一台设备所对应的设备档案卡、固定资产档案、设备验收调试及试运转报告等资料统一存放，并在相应存放处注有明显标识，标识内容包括设备名称、设备型号以及安装位置等资料。

4.5.8设备档案资料的查阅必须经生产部设备管理科科长以上人员同意后方可到设备资料管理员处查阅；设备档案资料原则上不允许借出，如因工作实际需要，则必须取得生产部部长的同意后方可借出。

4.6设备管理文件的管理

4.6.1设备管理文件包括设备操作规程、设备管理制度以及设备维修计划、备件计划等支持性文件。

4.6.2设备管理文件的编号应按相应的文件性质、文件类型根据《企业标准》Q/CRK-1996《技术文件编号》的规定执行。

4.6.3设备管理文件由设备管理科设备管理员根据固定格式负责编制，并经生产部部长批准后（必要时交公司领导批准）方可实施。

4.6.4设备管理文件的管理参照《文件资料管理制度》（No.K/ZD.BG-98001）的相关规定执行，设备管理文件的归档管理由设备资料管理员负责。

4.6.5设备资料管理员应对管理文件进行分类、分编号存放，便于查找，并对同类文件作好分类标识工作。

4.6.6设备管理文件的修改由生产部设备管理科负责，修改内容必须经生产部部长审核后方可对原件作出修改，并作好版本的修订工作，对以公司名义发布并运行的管理文件，修改后应提交公司办公室归档，并由办公室同意后统一发布实施。

4.7日常设备管理表格的管理

4.7.1设备管理日常表格包括《设备运转情况日报表》、《设备检查表》、《设备维修记录》等设备日常维护表格以及有关设备管理方面的各种管理表格，具体表格名称见附表二。

4.7.2设备日常维护表格的填写由生产线及设备保全科等执行部门负责，设备管理科负责收集各种表格，并根据表格内容统计设备的运行情况；对《设备维修记录》中经常出现的问题应由相应设备管理员制定解决措施，并提交设备管理科科长以上人员审核同意后予以实施。

4.7.3设备资料管理员负责对收集到的日常设备管理表格进行分类统计工作，并根据表格内容统计设备的运行信息；同时，设备资料管理员应将管理表格对应每台设备进行归档管理，统一存放，以便设备管理员可随时了解设备的运行状况及有关的维护记录。

4.7.4日常设备管理表格的编号由生产本部统计员统一管理，设备资料管理员负责所有设备管理表格的存档管理工作，具体表格的保存年限见附表二。

4.7.5设备管理表格的新增应根据实际使用需要由相应设备管理员负责，新增表格应在设备管理科科长或生产部部长同意后才能实施，并交设备资料管理员进行归档管理。

4.8特种设备检测资料、报告的管理

4.8.1特种设备包括锅炉、压力容器、叉车、电梯、吊车等国家有关部门监控使用的设备。

4.8.2由于特种设备的管理受国家有关监督部门的监控，因此有关特种设备的各种文件资料一定要齐全、规范，并设立单独的存放区。

4.8.3特种设备的使用资料、技术资料、安装及竣工资料、检测资料等原始资料要求统一存放，并要求将每台特种设备设立单独的资料存放盒，并注有明显的资料标识，标识内容必须包括设备固定资产编号、设备使用资料编号、设备名称。

4.8.4特种设备资料的管理由资料管理员负责，有关特种设备的检测及各种运行管理工作由相关设备管理员负责跟踪管理。

5.设备文件资料的数据库管理

5.1设备资料管理员负责对合同文件、设备使用资料、设备运行程序资料、工程及改造图纸资料、设备档案资料、设备管理文件、特种设备资料以及设备管理科的有关书籍资料等设备管理方面的资料进行信息化管理。

5.2设备资料管理员负责根据设备管理资料的类别分别设立目录清单，目录清单内容包括资料类别、资料编号、资料名称、使用范围、存放位置等，并将目录清单利用EXCEL或ACESS软件制成相应格式的数据库，统一管理。

5.3设备资料管理员在每月的第一个工作日应将最新的设备管理资料目录清单用OA系统通知设备管理科所有管理人员。

6.其他

6.1设备管理文件资料的管理工作应遵守公司《文件资料管理制度》（No.K/ZD.BG-98001）的有关规定。

6.2本制度的有关条款内容引用以下制度。

《企业标准》Q/CRK-1996《技术文件编号》

《文件资料管理制度》（No.K/ZD.BG-98001）

《经济合同管理制度》（No.K/ZD.BG-98075）

《固定资产管理规定》（No.K/ZD.BG-98076）

《备件管理软件录入方案》（No.K/ZD.BG-99120）

7.本制度自下发之日起实施。

编制：

黄伟贞审核：

何昆归档：

刘波批准：

邹川

附表一：

设备使用部门

代号

注塑线

ZS

配管线

PG

热交线

RJ

板金线

BJ

涂复线

TF

基板线

JB

室内线

SN

室外线

SW

窗机线

CJ

室外二线

WⅡ

柜内线

GN

柜外线

GW

试验线

SY

机修线

JX

模修线

MX

电修线

DX

公用工程线（动力线）

DL

生产技术科

GY

设备管理科

SB

办公室

BG

质检部

ZJ

开发部

KF

研究中心

YJ

附表二：

设备管理表格清单

序号

内容

编号

有效期

1

各部线月工具、备件领用报表

NO:

QG01-2-01

长期

2

生产设备档案卡

NO:

ZZ01-1-09

长期

3

设备日常检查表

NO:

ZZ01-1-10

1年

4

施工安装单

NO:

ZZ01-1-11

长期

5

设备维修记录表

NO:

ZZ01-1-13

长期

6

塑料模具验收检查书

NO:

ZZ01-1-14

长期

7

塑料零部件验收检查书

NO:

ZZ01-1-15

长期

8

冲压模具验收检查书

NO:

ZZ01-1-16

长期

9

设备验收记录

NO:

ZZ01-1-17

长期

10

模具验收证明书

NO:

ZZ01-1-18

长期

11

生产设备报废申请表

NO:

ZZ01-1-40

长期

12

生产设备停用、启封申请表

NO:

ZZ01-1-41

长期

13

冲压零部件验收检查书

NO:

ZZ01-1-42

长期

14

工具报废、报失单

NO:

ZZ01-1-43

长期

15

冲压模具日常检查表

NO:

ZZ01-1-47

1年

16

注塑模具日常检查表

NO:

ZZ01-1-48

1年

17

污水化验分析记录表

NO:

ZZ01-1-50

长期

18

设备保全计划

NO:

ZZ01-1-61

1年

19

随机备件清单

NO:

ZZ01-1-62

长期

20

设备程序新增、更改、检查记录表

NO:

ZZ01-1-63

长期

21

设备大修计划及实施记录

NO:

ZZ01-1-64

长期

22

模具大修计划及实施记录

NO:

ZZ01-1-65

长期

23

月度有功电量统计表

NO:

ZZ01-1-66

长期

24

模具保全计划

NO:

ZZ01-1-68

1年

25

生产设备利用率、完好率统计表

NO:

ZZ01-2-01

长期

26

生产设备运转情况日报表

NO:

ZZ01-2-08

1年

27

能源消耗月报表

NO:

ZZ01-2-28

长期

28

水、电消耗月报表

NO:

ZZ01-2-29

长期

29

备件采购确认单

NO:

ZZ02-1-05

长期

续附表二：

设备管理表格清单

序号

内容

编号

有效期

30

线涉及程序控制的设备资料

NO:

ZZ02-1-06

长期

31

设备2000年问题的解决方法

NO:

ZZ02-1-07

长期

32

线设备2000年问题的解决方法

NO:

ZZ02-1-08

长期

33

维修记录统计表

NO:

ZZ02-1-09

长期

34

借用叉车（电瓶）交接单

NO:

ZZ02-1-17

长期

35

机加工工作统计表

NO:

ZZ02-1-18

长期

36

锅炉房燃料使用月记录表

NO:

ZZ02-1-19

长期

37

生产线易损件使用情况月报表

NO:

ZZ02-1-20

长期

38

生产线使用工具月报表

NO:

ZZ02-1-21

长期

39

公用工程原料运行报表

NO:

ZZ02-1-22

长期

40

生产设备存在问题整改表

NO:

ZZ02-1-23

长期

41

年各部线工具、配件领用报表

NO:

ZZ02-1-24

长期

42

年各部线备件领用报表

NO:

ZZ02-1-25

长期

43

公用