中小企业信息化建设管理方案规划设计.docx

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中小企业信息化建设管理方案规划设计

中小企业信息化建设管理方案规划设计

一、信息化建设规划

公司信息化建设需要涉及整个业务流程和管理过程，它包括公司的的经营、计划、合约、技术、质量、安全、施工、材料、设备、人力资源以及成本管理等各个重要环节，几乎涉及公司所有人员。

因此，这将是一个非常庞大的工程。

公司信息化建设的目标是达到“一个中心、两级管控、三个集中、四控三管一协调”的目的。

为此，需要建立以项目管理系统为核心，结合合同管理、计划管理、质量管理、材料管理、采购管理、设备管理、客户关系管理、人力资源管理、财务管理、行政办公管理、文档管理等功能的统一的企业管理信息平台。

建立这样一个涉及公司方方面面的系统，工作量将十分巨大，绝不可能一蹴而就。

为了有效地完成公司的信息化工作，建议采取统一规划、分步实施的建设方式。

一次性进行公司信息化建设的整体规划，完成需求分析和系统的整体涉及；实施过程则按照业务的重要程度和对信息化要求的紧迫程度和准备完善程度排序，逐步进行实施，保证实施一块成功一块。

一方面可以保证信息化实施的有效性，同时也可以避免一次性投入过大，从而尽可能减少信息化建设对资金的压力。

根据目前公司的现有系统情况：

财务部已采用了网络版的用友财务系统，实施了部门级的信息化；合同部则采用广联达造价软件作为业务应用，但均为桌面系统，尚未做到联网，数据、信息没有实现共享；其他部门均没有任何针对性的应用。

因此，公司的信息化可初步分为几大部分：

（一）企业级办公自动化系统（OA）

建设覆盖全公司（含子分公司和各项目部）的办公自动化管理系统。

以此将日常的事务性工作先行纳入系统，并建立各级领导与员工使用网络和电脑进行事务管理的习惯。

将各种日常工作的流程进行科学的梳理和合理的规划，通过系统的建立和使用的过程，逐步改善工作流程、规范管理、提高效率。

OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。

公司需要建立的协同办公（OA）系统就是基于现代网络技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口，使公司内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

公司的OA应包括一些基本的功能模块：

管理工作流程、知识目录架构、信息门户框架，以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常OA办公需求。

公司应用协同OA系统，总体具备以下几大价值点：

（1）.落实管理制度、工作流程自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。

目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。

通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。

（2）.知识文档自动化管理的自动化

使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

（3）.信息发布平台

内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。

（4）.内部通讯平台

建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。

（5）.辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。

（6）.信息集成

在公司内部，已存或将要建立一系列的专业业务管理系统，如财务、造价、项目管理等。

办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。

（7）.实现分布式办公

就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。

公司的项目和分支机构分布面越来越广，距离越来越分散，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

（二）人力资源管理系统

由于知识经济的来临，所谓人力资本的观念已经形成，人力资本的重要性更不下于土地、厂房、设备与资金等，甚至超越，除此之外，人是知识的载体，为了有效运用知识，将知识发挥最大的效用，便需要妥善的人力资源管理，才能够发挥人力资源的最佳效用，通过建立人力资源管理系统，公司可以借由此系统，将人力资源运用到最佳经济效益。

人力资源分为人力资源规划、人员招聘与配置、培训开发与实施、绩效考核与实施、薪酬福利、人事管理、职业生涯管理和员工关系管理八大模块。

（三）项目管理系统

随着行业竞争压力逐步加剧，无序竞争、过度竞争以及工程项目微利性明显、合同毛利率低的同时，企业本身管理费用居高不下，因此要求开展项目操作成本控制。

而且，在公司规模扩张，人员快速增加的情况下，逐渐显示出内部管理跟不上业务发展需要：

总部职能弱化、以包代管，未能发挥公司的规模效益，诸如，资金、物资采购、分包等，因此要求梳理总公司管理结构，提升业务链上游竞争力。

通过项目管理系统的建立，构建总公司项目管理层级体系，彻底理顺“高-中-低”业务管控方向以及形成“自上而下”的业务管控模式。

同时，逐步解决项目管理中存在的一些问题：

1、项目多且分散，开户众多，资金管理相对混乱，如何及时掌握总公司及子分公司的现金流量、流向与存量？

2、如何发挥总公司资金的规模效益，降低资金的使用成本；

3、如何减少企业内部交易而产生的不必要的资金流动；

4、垫资较多，资金积压严重，回款不及时如何维持现金流动的均衡性，防止支付危机；

5、如何动态核算工程项目占用公司的利息，以及内部拆借的利息；

6、如何有效控制下属企业资金的体外循环，盘活集团资金使用。

总而言之，工程建设项目是公司生存和发展的中心，是公司的核心能力，也是公司的生命线。

工程项目管理能力是施工企业管理之命脉，它创造了施工企业的价值，一切能力都是为了服务于工程项目管理能力。

因此，项目管理是公司信息化建设的核心模块。

综上分析，项目管理信息化的核心需求是：

建立企业的决策指挥中心，及时掌握项目生产状态，对公司人、财、物、信息以及技术资源进行集中整合和统筹调度，以数据为依据，有效做出决策指令，最大程度的发挥企业品牌、资金、技术和资源整合优势，提高决策效力；建立企业的多项目管理平台，实现“企业集约化管理”和“项目精细化管理”的和谐统一，有效控制项目建造成本，提高公司整体经营收益；对于单项目管理，进一步规范并优化项目管理流程，做到“有计划可依，有过程可控，有监控可循，有整改可鉴，有改进可用”，实现PDCA闭环管理。

建立企业的风险监控中心，加强异常和重大事项的监控与反馈机制，帮助公司更有效地各种经营风险进行监控，及时预警并采取规避措施，降低公司整体运营风险。

二、建设模式

为更好地获得专业的IT服务，获得各个领域最优秀的软件，同时最好地满足公司的信息化要求，建议采用IT总包的建设模式。

将公司的信息化工作整体交由一家有实力的专业服务商进行项目总包，由其完成公司整体信息化方案的设计和实施。

从过程上，应考虑整体规划、分步实施、平台先行的原则。

平台先行有利于信息化各系统的集成整合，也可通过平台最好地实现管理层与作业层分离，又保证信息的无障碍沟通。

整体规划、分步实施则是保障信息化工作少走弯路，并最大限度地保护公司信息化方面的投资的有效措施。

一个能为企业发挥巨大价值的系统，就像盖一栋美观、实用、质量过硬的房子，必须要有完整的设计图，必须要先打好基础。

体现在信息化中总体规划和实施路线就是设计图，而企业协同工作平台就是基础。

三、实施步骤

根据前期的调研，公司信息化建设需要以下步骤进行是时候：

1、项目准备阶段

这一阶段主要完成信息化项目建设规划，选择IT总包服务商，确定项目实施的大致时间过程和项目实施总体预算、分年度预算以及项目实施的总体规模和分年度规模。

设立公司内的项目实施领导机构、工作机构，进行公司内的组织准备和人力、财务和物资的准备。

2、需求调研、编写解决方案

这一过程是由公司内信息化工作机构配合IT总包服务商进行信息化的需求调研，编写信息化系统建设的解决方案。

确定信息化过程中需要采用的技术，等等。

3、办公自动化系统

这一阶段的工作是由IT总包服务商进行办公自动化系统的开发，并在开发结束后上线进行测试运行。

4、人力资源系统

这一阶段完成人力资源管理系统的开发和上线测试。

5、综合项目管理系统

这一阶段完成综合项目管理系统的开发和上线测试。

6、档案、知识管理等辅助系统

这一阶段完成档案管理、知识管理等辅助系统的开发和上线测试。

7、数据准备

这一阶段进行上面各个系统进入实际应用前的数据准备，即是把公司运行过程中产生的各项数据实时地录入系统，使系统中具有公司运行的历史记录，可以根据准备的数据顺利地进行后续的管理工作。

8、核心员工培训

这个过程完成信息化系统中关键岗位的员工培训，使其能熟练掌握系统的操作和简单的维护技能。

培训结束后，信息化系统各个环节都有人能进行操作，保证系统能够顺利的运行。

并在日常管理中发挥其作用。

9、试点项目运行

上一阶段的培训结束后，应选择一个典型的项目进行信息化管理的试点进行实际应用。

在试点工作中，可以发现系统存在的问题，进行修改、调整，完成了这一阶段的试点，才有可能保证全公司范围信息化工作的成功。

10、全员培训及推广应用

通过试点的成功，就可以进入全员培训和推广应用阶段，进入这个阶段，就可以基本确定公司信息化的成功了。

11、项目验收

在全公司范围的信息化系统顺利运行一段时间以后，项目即可以进入验收阶段。

项目验收后才是信息化工作阶段性完成的标志。