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考核部文档
文王酒业·酒类有限公司
稽
核
部
工
作
规
划
肖成敏编订
2009年度
根据公司关于2009年度总体工作的部署,以及关于考核工作的整体要求,结合目前公司发展状况和运行趋势,现对2009年度的公司稽核工作做出如下调整、规划和部署:
一、稽核部的职能与作用:
1、稽核部四大基本考核职能:
1、对工作计划的考核(先期考核);
2、对工作执行的过程进行考核;
3、对工作执行的结果进行考核;
4、对随时出现的违规问题进行跟踪考核处理。
2、稽核部八大重要作用:
1、监督作用:
监督公司各职能部门、办事处以及各级经销商业务计划的落实与进展;
2、引导作用:
引导公司各职能部门及各办事处科学、合理、有效地开展工作;
3、核查作用:
核查公司各单位阶段性工作任务的完成情况;
4、激励作用:
依据相关绩效方案,对工作表现突出的单位和个人提出及时激励的建议;
5、惩戒作用:
依据考核标准,处罚在工作中落后与违规的单位和个人;
6、规范作用:
通过各项考核,可以最终达到规范管理秩序的目的;
7、提升作用:
通过考核,可以不断完善各单位的工作计划,相互借鉴,进而提升各单位的业务水平;
8、信息整合:
通过市场稽核,可以为公司决策提供各类市场和员工信息。
二、2009年度稽核部的工作目标:
1、保障公司年度目标的达成;
2、创造良好的营销环境;
3、监督公司各项政策的有效、及时地执行;
4、促进规范化、科学化的秩序建立。
三、2009年度稽核部工作的四大业务板块:
1、稽核部的四大业务板块:
①、公共职能考核板块;
②、市场秩序考核板块;
③、销售业务考核板块;
④、营销费用考核板块。
2、四大业务板块的工作内涵:
第一板块:
公共考核板块
1、考核对象:
公司各单位及所有员工;
2、考核内容:
公司各单位及个人日常行为规范、工作态度、工作作风以及生活和学习情况;
3、考核标准:
见附件1《文王酒业酒类有限公司公共考核办法(09版)》;
4、考核措施和方法:
A、定期考核和不定期考核相结合;
B、采取即处即罚的原则,被处罚个人当场缴纳罚金;被处罚单位根据考核标准扣除年度考核分。
并给被处罚单位和个人开出处罚通知书和相关收据;
C、抓典型、奖先进、树榜样。
对于工作表现突出者和有创新成果者,依据标准将给予适当奖励;鼓励其他单位和个人向样板单位和个人学习;
D、对二次违规或问题较多的单位和个人给予通报处理;要找出原因,挖出根本;
E、跟踪问题,并对经常性出现的问题进行分析,找出解决问题的有效方法。
5、考核工具:
A、见附件2:
《文王酒业酒类有限公司员工处罚通知单》;
B、见附件3:
《文王酒业酒类有限公司奖励公告》;
C、见附件4:
《文王酒业酒类有限公司罚金收据》。
第二板块:
市场秩序考核板块
①、考核对象:
文王酒业各级经销商、公司各办事处及所属业务人员;
②、考核内容:
公司所有产品的物流秩序(窜货)和价格秩序(价格体系)以及其他的市场违规操作;
③、考核标准:
见附件5《文王酒业酒类有限公司关于市场秩序管理的规定(09版)》;
④、考核措施和方法:
A、设立稽核部专用账户(可以由财务部统一管理)。
凡是违反市场秩序管理规定的罚款,营业室凭签发的《处罚通报》从责任人的款项中直接将其汇入该指定账户,款到帐后财务部出具收据给责任人;
B、后勤部定期把发货清单传到稽核部备案,清单应包含客户名称、产品品项、产品批次、产品代码、数量;
C、主动核查和接报核查相结合。
核查小组在指定区域例行稽核时,应随机抽取几个路段进行市场秩序方面的核查,发现问题及时取证、跟踪处理。
同时对举报的市场违规事件要及时地调查、取证、跟踪处理,要形成结果,并把结果或处理意见告知举报人;
D、讲证据。
在进行市场秩序稽核工作时,要做好取证工作,包括收购窜货/低价产品的发票(或收据)、店面名称、路段、门牌号以及实景照片;核查人员要有两人及以上(至少有一名稽核部人员和一名所在地市场的业务人员);
E、进行市场秩序稽核时,运用一些技巧,防止与终端客户发生矛盾,尽量不要暴露厂家的身份,以免造成不必要的抵触情绪,降低终端客户销文王酒的积极性;
F、对市场秩序违规情况的处理通报,一经批复,必须无条件执行到位,真正做到:
“制度严让人不能,处罚严让人不敢”!
6、考核工具:
A、见附件6《文王酒业酒类有限公司市场秩序稽核记录表》;
B、见附件7《文王酒业酒类有限公司处罚通报》;
C、见附件4《文王酒业酒类有限公司罚金收据》。
第三板块:
销售业务考核板块
1、考核对象:
公司各办事处及所属业务人员和文王一级经销商;
2、考核内容:
A、公司各单位工作计划的考核,包括计划制定的科学性、合理性和可执行性以及对计划执行的过程和结果进行跟踪客考核;
B、市场基础建设考核,包括市场铺货率、展示率和动销率以及服务体系建设情况;
C、阶段性促销方案的考核,包括方案的合理性、执行的程度及效果进行评估;
D、各级业务人员的业务能力的考核。
3、考核标准:
A、见附件8《文王酒业酒类有限公司09年度各单位工作计划》;
B、见附件9《文王酒业酒类有限公司促销方案签呈表》;
C、见附件10《文王酒业酒类有限公司岗位说明书》。
4、考核措施和方法:
A、坚持时间过半,任务过半的原则;
B、重点突出的原则,对全局有重大影响的工作要重点考核,确保其顺利完成;
C、加强过程考核,发现问题及时整改,并提出整改的措施和意见;
D、横向对比考核,通过本品与主竞品市场要素的对比分析,找出差距及问题所在,以便及时调整策略,提高市场竞争力;
E、每月形成市场稽核报告,就市场营销中存在的常见性问题进行剖析,并提出解决问题的系列性方案。
5、考核工具:
A、见附件11《文王酒业酒类有限公司市场基础调查表》;
B、见附件12《文王酒业酒类有限公司促销跟踪反馈表》;
C、见附件13《文王酒业酒类有限公司员工业务能力评鉴表》。
第四板块:
营销费用考核板块
1、考核对象:
公司各办事处及经销商;
2、考核内容:
因市场而产生一切销售费用,包括促销费用、宣传费用、办公费用、车辆费用、人员工资等;
3、考核标准:
A、见附件14《文王酒业酒类有限公司09年度预算汇总表及各办事处09年度预算表》;
B、见附件9《文王酒业酒类有限公司促销方案签呈表》;
C、见附件15《文王酒业酒类有限公司车辆管理规定》;
D、见附件16《文王酒业酒类有限公司个人费用使用规定》;
E、见附件17《文王酒业酒类有限公司财务管理规定》。
4、考核措施和方法:
A、分类整理,快速进行考核;
B、深入市场,摸出费用的使用方向;
C、至下而上,找出费用使用的细节;
D、认真分析,评估费用使用的效果;
E、对不合理的费用和超预算的费用,及时叫停,并提出整改的意见或措施。
5、考核工具:
A、见附件18《文王酒业酒类有限公司营销费用使用评估表》;
B、见附件19《文王酒业酒类有限公司费用稽核记录表》;
C、见附件20《文王酒业酒类有限公司办事处月费用明细表》。
四、09年度稽核部工作分工安排:
1、将公司整体市场划分为三个工作区域:
①、一号区域:
临泉办、阜阳办和蚌埠办事处;
②、二号区域:
安九办、六安办和合肥办事处;
③、三号区域:
滁州办、皖南办以及省外办事处。
2、对应三个区域成立三个稽核小组,成员配置如下:
①、第一组:
郝庆、董杰、钱光辉、李宗英;
②、第二组:
马卉、孙昌宝、田盼盼、张超;
③、第三组:
段启亮、刘安龙、马磊、肖成敏。
3、从五月份开始,以上三组对应三个区域,每月轮流换一个区域,以达到考核的公正性、合理性和有效性;考核以四大板块为基础进行,每月每个小组要提交一份稽核报告至公司总经理。
五、稽核部工作纪律:
1、坚持原则,履行职责,保守秘密,不得提前泄露检查计划。
2、严禁接受被检查部门或个人的任何馈赠、报酬。
3、不准参加被检查部门或个人安排的宴请和娱乐活动。
4、不得在被检查部门或市场为自己、亲友或其他人谋取私利。
5、严禁隐匿不报或串通编造虚假检查报告。
六、稽核部09年度工作指导思想:
1、一讲:
讲原则,稽核工作要坚持原则;
2、二看:
一看计划、二看行动;
3、三抓:
抓主动、抓效率、抓结果。
以上规划,需在以后的工作中不断完善,不断总结,使之真正成为稽核工作的纲领性文件,同时也希望得到相关部门的理解与支持!
只有这样,我们的工作才能更加和谐、更加高效,我们的目标也才能顺利地得以实现!
文王酒业酒类有限公司稽核部
2009-4-19
附件1:
文王酒业酒类有限公司公共考核办法
附件2:
文王酒业酒类有限公司员工处罚通知单
编号:
同志:
你于年月日在违反了公司的有关规定,依据《公司公共考核办法》条之规定,特对你做出处罚元的决定!
请你两日内将罚款交到财务部。
望引以为戒!
特此通知:
文王酒业酒类有限公司稽核部
年月日
附件3:
文王酒业酒类有限公司奖励公告
编号:
同志:
由于您的努力和创新,在
工作中表现突出,为公司树立了一个好的榜样!
根据公司相关规定,特奖励您当月考核分分。
望再接再厉,争取更大的成绩!
特此公告:
文王酒业酒类有限公司稽核部
年月日
附件4:
文王酒业酒类有限公司罚金收据
编号:
今收到部门同志罚款金额
元整。
此据!
收款人:
年月日
附件5:
市场秩序管理制度
(一)总则
第一条、维护正常的市场销售秩序,保障销售渠道各环节的利润,给市场提供良好的销售环境,切实维护公司及经销商的共同利益特制订本制度。
(二)范畴
第二条、秩序分类
1、物流秩序:
指在公司规定的区域或渠道内销售,任何直接或变相的跨区域、渠道销售,均属窜货。
2、价格秩序:
遵照公司指定的销售价格,包括对通路各环节的促销政策执行。
(三)具体管理规定
第三条、物流管理规定
物流秩序:
经销商因直接责任、间接责任或其它原因造成的跨区域或渠道销售,均视为经销商窜货。
一、窜货性质界定:
窜货性质由经营公司各级业务代表提出初步意见,由稽核部审定后报经营公司副总经理审批,分为严重窜货与一般性窜货。
符合下列情况之一的,视作严重窜货:
(其他均为一般性窜货)
1、一次窜货超50箱或超出当批发货量的1/4;
2、一年内,累计窜货3次以上;
3、破坏外箱打码、盒内打码、生产批号或防伪标志的窜货;
4、窜货查处时不积极配合或处罚后未于三日内全面执行处罚决定的。
二、对经销商的处罚
1.一般性窜货,单处或并处:
(1)书面警告
(2)限三日内收回全部窜货,并承担因回收窜货发生的费用、回收价与文王供价的差额
(3)罚款5000—10000元。
2.对严重窜货处理的下限为“窜货方相应批次的发货无法获得任何利益”。
具体方式为单处或并处:
(1)限三日内收回全部窜货,并承担因回收窜货发生的费用、回收价与文王供价的差额。
(2)不予兑现当批发货的促销费用、折扣与返利。
(3)视情节轻重处以1-5万元的罚款。
(4)取消单品供货权直至取消文王代理权。
3、被窜货市场的客户,未经文王公司书面同意擅自降价销售的,上述处罚对其同样适用。
4、对于在规定期间内拒不执行回收窜货者,稽核部书面请示经营公司副总经理同意后,将指定被窜货方代行收货,所发生的合理费用经公司驻点业务员核实后,由窜货方承担;收货费用的赔付由窜货方文王驻点业务人员负责执行,纳入本人考核(未完成者可暂扣其工资、奖金等)。
第四条、价格秩序
1、经销商应按厂方指导的价格销售,如价格变更,应经经营公司书面同意后方可执行;
2、对于本公司的促销政策,经销商应严格执行,不得截留;
3、未按上述政策执行的,将对经销商处以3000-10000元罚款,并酌情减少供货量,情况特别严重的,对总经销商处以断货直至取消其经销资格。
第五条、市场秩序不稳定,将视情况对业务部人员作相应处罚。
1.据窜货性质,对具体市场代表单处或并处:
1)书面警告
2)罚款100-500元,发文后一周之内必须上交经营公司
3)降薪、降职直至辞退
2.据连带责任的大小,对其上级经理单处或并处:
1)书面警告
2)罚款500-1000元,发文后一周之内必须上交经营公司
3)降薪、降职
3.文王业务各级代表出现下列情况之一者,一律从严、从重、从快处罚。
1)忽视对市场监管、窜货查处重要性的认识,放任对流向的管理
2)粉饰太平、知情不报、包庇纵容
3)肆意夸大事实,造成市场、客户、产品销售动荡
4)阻挠、干扰、不积极配合公司对窜货的查处
5)未全面执行处罚决定或督办不力
第六条、查处办法。
(1)物流:
如出现外来倒酒,受害市场业务员发现后,经调查确认后,填写《市场秩序稽核登记表》传至稽核部。
稽核部核实后,要求倒货市场业务员和经销商前往被倒货市场收回窜货产品,并按相应条款进行处理。
(2)价盘:
由经营公司市场部、稽查部或分管领导进行市场走访、调查过程中一旦发现违反指导价销售的,由经营公司按相应条款进行处理。
(3)对于市场秩序问题,一经稽核部核实、认定,由经营公司部根据相关规定处理。
(4)业务部对内部倒酒或违反价格行为可协调解决。
业务部不得直接对经销商进行停止供货、罚款及取消合同等处理,如需要做出上述处理必须经经营公司书面同意后方可执行。
第七条、查处流程:
(1)文王业务代表填报《市场秩序稽核登记表》,详细列明产品名称、批号、客户代码(或其它识别码)、预估数量及造成的影响,与产品装箱单一并传真给稽核部。
(2)稽核部核实确认所查情况,本着“一级对一级负责”的原则,按照如下方式办理;
1)属于同一市场内部窜货的,由办事处主任明确处理意见,传回稽核部;由稽核部上报经营公司副总经理批准后执行;
2)跨大区的窜货,由稽核部上报经营公司副总经理决定处理。
3)办事处主任接到窜货查实通知后,务必于两工作日内,依“窜货处罚”的规定确定处罚意见,并及时发回;
(4)窜货方的文王业务代表负责公司处罚决定的落实,稽核部负责执行的督办,核算室负责对罚款的收取、对促销费用的取消。
(5)经销商和各级业务代表所承受的罚款必须以现金交纳,保证金直接从客户帐户转入公司指定帐户。
罚没的现金和保证金由公司统一调配。
罚款交纳的完成以公司营业室的收据或通知为准,并备案告知稽核部。
第八条、跟踪程序
(1)稽核部负责对处罚的全面跟踪检查,凡客户在规定期限内未能够履行公司处理决定的,一律自动进入跟踪程序;
(2)进入跟踪程序后,首先由稽核部向驻点人员发放《处罚跟踪表》(附件二),驻点人员和经销商自收到3日内签署意见传回稽核部;
(3)驻点人员签署意见从以下几种类型中选择一种,并由经销商签章确认但不得做虚假承诺,否则从重处罚。
1)保证在7日内如数缴纳回收费用及罚款;
2)同意从其在文王经营公司的帐户货款内扣除;
(4)回复意见经经营公司副总经理批复后,交后勤主管室执行;
(5)后勤主管室在核扣促销费用或任何产品之返利后,将费用扣除证明单交一份给稽核部留存;
(6)有下列行为之一的,由稽核部报经营公司分管副总经理审批后,暂停驻点人员工资、奖金的发放,直到客户履行公司处理决定。
1)未按规定传回《处罚跟踪表》和未按规定签署处理意见的;
2)“保证在7日内缴纳”而未缴纳的;
3)未能及时收回窜货的;
注:
接任一窜货反映材料后,稽核部必须及时查复。
稽核部有权要求任何部门、个人限期完成相应事务。
稽核部
附件6:
文王公司市场秩序稽核登记表
日期:
年月日
窜货信
息内容:
品种:
规格:
批号(物流标):
窜货具体地点:
店名、电话、路段
窜货数量:
影响:
稽核部查证情况:
稽核人员于年月日在市场查出以上窜货产品,经核实,此批窜货产品属市场客户经销的产品,此窜货属实。
稽核人员签字:
被窜货市场人员签字:
销售部
意见:
销售部负责人签字:
稽核部
意见
分管副总批示:
附件7:
处罚通告
文王公司各办事处:
经公司稽核部查实,客户将文王贡酒低价窜入市场,扰乱了正常的市场价格、物流秩序;为规范市场秩序,杜绝窜货行为再次发生;根据公司《市场秩序管理规定》,经公司研究处理如下:
1、自通知下发之日起一周内,要求客户将窜至市场的文王贡酒无条件收回,稽核部将跟踪考核收货情况;
2、按《市场秩序管理公约规定》给予客户元的罚款(由客户自行选择交纳现金或是从公司帐户上扣除);
3、若再次出现此产品窜货,公司将取消该客户该产品的经销权;
4、给予办事处负责人处以元罚款;
5、通报文王公司所有的经销商。
安徽文王经营公司
年月日
附件8:
略
附件9:
略
附件10:
略
附件11:
附件12:
办事处促销活动反馈表
活动类型
受益品种
执行时间
活动概述(背景)
活动预计效果
活动实际效果
存在不足
改进措施
年月日评估人:
附件13:
附件14:
略
附件15:
附件16:
附件17:
促销费用审计结果处理标准
为了确保公司投入的促销费用能够被合理有效的使用,稽核部、财务部将依据相关制度的规定对促销费的使用情况、促销物料的投放比例及使用效果等进行检查。
本制度旨在规范检查中发现问题的处理方法。
一、公司检查促销费用的相关权利
1、公司有权对经销商促销费用的使用情况进行调查,经销商必须要提供相关的支持,不得阻挠公司检查人员的调查。
2、公司有权对经销商的库存商品和公司提供的促销品进行监控,有权盘点库存、检查台帐及出入库单据并到发放现场或使用现场进行调查等。
3、公司有权根据堆头协议或相关合同到相关的商超或签订合同的单位进行调查或进行其他方面的调查。
4、公司有权根据经销商的买赠费用申请或结案评估情况对其分销商和商超等客户进行调查。
5、公司有权按照工资表上的内容到促销员的工作地点、经销商处或与员工本人以查账、翻阅档案、询问等形式核实工资发放的真实性。
6、经销商向公司申请处理的其他相关费用,公司有权根据业务的实际情况采用其他相应办法调查业务的真实性。
7、检查人员采取检查相关的账簿、实地调查、电话联系等形式取得的检查结果需办事处及经销商签署意见。
二、检查结果处理标准
经销商要保留每月的申请、结案评估、公司对账单、商品销售出库单以及堆头、促销人员工资支付的凭证等相关资料二年以上(滚动计算),以便实施检查;对于各种促销活动的执行以公司促销制度为标准。
如存在不符合公司规定的,分别按照以下条款进行考核:
关于执行力度
1、产品买赠的管理要求及考核制度
管理要求:
⑴对于某一期间的买赠活动不得小于公司的批复力度,否则视同未执行该买赠政策;如果已经结案的,按虚报费用处理。
⑵经销商要按照批复的申请开展买赠活动,如果实行分销的地区,总经销商也要监督分销商、终端的买赠活动,否则由于分销商、终端执行的不到位,公司也要对经销商进行考核。
⑶各经销商必须建立正常供货的价格体系表,并且正常供货价格体系表要保留一年以上。
考核制度:
经查实买赠活动的执行小于公司的批复力度:
如执行比例在70%以上,扣回该单品虚报费用,并按照虚报金额的100%处罚;执行比例在70%以下的,除该笔费用全额不予处理外,并按照全额的100%处罚。
如第二次出现不按照公司批复执行活动的,除当月该单品买赠费用不予报销外,并按照全额的200%处罚。
2、堆头、陈列的管理要求及考核制度:
⑴经查实如发现堆头未完全按公司申请执行,第一次扣除未执行费用部分,并且对未执行部分进行100%处罚;第二次该笔费用全额不予报销,并按照全额的100%进行处罚。
⑵在发放陈列奖时,在稽核巡查检查终端客户时,发现有5%的客户所收到的陈列奖品数量与陈列奖发放明细表不符的,则视同该经销商对陈列奖的发放监控不到位,虚报部分不予报销,并对虚报部分进行100%处罚。
陈列奖发放完毕后,必须有终端客户签字确认的证明。
3、促销人员工资的管理要求及考核制度:
⑴报销的促销人员不符合公司规定的范围,或有虚报人员的,扣除虚报部分的费用,并就虚报部分进行100%处罚;第二次除扣回虚报费用外,并按照该项费用的200%进行处罚。
⑵如促销人员实际领取工资的金额小于报销金额的,第一次扣回虚报工资的部分,并对虚报部分进行100%处罚;第二次除扣回虚报费用外,并按照该项费用的200%进行处罚。
4、促销物料、促销品的管理要求及考核制度:
⑴促销品要统一管理,并且建立详细的台账,台帐的要求与库存商品台帐相同,能详细反映日常的收、发、存业务,且要完善实务流程,做到账实相符。
(2)如果未按照本制度的规定使用、管理物料,致使促销物料过期造成浪费的(如DM单、POP宣传画等),按照所剩物料金额的5倍进行处罚。
(3)将促销物料变卖或用在其他用途(未按照原用途投放到市场)的,则按照市场价格全额赔偿公司,并按照赔偿金额的100%处罚。
关于资料保存
对于公司有活动力度投入的产品销售出库单以及堆头陈列、支付促销人员工资的帐簿和相关资料,保存时间必须在二年以上(或有能够证明相关费用投入和支付的相关资料),否则,按照结案金额的5%给予处罚。
如果故意延迟提供资料的,按照结案金额的3%给予考核,如虚报费用考核金额大于3%的考核金额时,按照属高原则执行。
关于阻挠检查
如经销商阻挠相关人员对各项费用进行检查,或以各种理由拒不提供相关资料的,按照检查日上推一年内所报费用的10%进行处罚,最低处罚2万元;第二次出现上述情况,除扣回前期6个月已处理的费用外,同时建议销售大区取消其经销商资格。
对经销商的正激励
经检查,如果经销商同时符合以下情形,或在管理方面存在突出项目,值得推广的,在全公司客户范围内通报表扬,并颁发“诚信客户”铜牌以资鼓励。
1、在经销文王公司产品期间没有截留促销费用;
2、实行公司化运作,财税管理较规范;
3、对库存商品、促销物料的管理规范,且账实相符;
4、积极配合公司审计工作。
5、超额完成销售任务。
关于追溯检查
对有疑点的问题,公司对各市场发生的促销费用有追溯检查的权力,追溯检查结果的处理办法参照正常规定执行。
(六)对营销系统相关人员的激励办法
负激励规定:
1、业务具办人:
对检查中发现的问题(如虚报费用考核项目),业务具办人连带处罚金额的3%;处罚金额不足200元的,按200元执行,处罚上限为1,000元;
2、办事处主任:
考核金额为业务具办人处罚金额合计的30%;处罚金额不足100元的,按100元执行;
3、大区经理:
考核金额为业务具办人处罚金额合计的20%;处罚金额不足100元的,按100元执行;
4、如经销商虚报费用的情节严重,业务具办人试用一个月(当月只发试用工资),办事处主任连带处罚1,000元,大区经理连带处罚500元。
以上所述的“情节严重”,是指存在以下情形之一的:
(检查期间的时间应明确)
(1)检查期间有三个费用项目存在虚报;
(2)当月虚报金额占本项费用的30%以上;
(3)本次检查出的问题是第二次出现;
(4)其他较严重的问题。
5、如经销
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