文件与资料管理作业程序.docx

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文件与资料管理作业程序

文件名稱：

文件與資料管理作業程序

文件編號：

SV-24-01

制訂部門：

文管中心

制訂日期：

20070305

文件制修訂記錄

NO

發行日期

修訂申請書編號

制修訂內容

修訂頁次

版本

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

核准

審核

制訂

發行章

注：

每次文件修訂，請文管中心將修改位置、主要修改內容予以記錄，以便對照使用。

1.目的:

為有效地管理各項文件與資料,確保文件與資料的完整性、正確性、機密性及分發的適當性，以便指導各項活動,特制定本程序文件。

2.範圍:

凡指導各項活動之內外文件與資料（含文本資料、音像資料、電子資料）,均屬本程序管理範圍。

3.權責：

3.1文件之制定、審核、核准許可權見下表：

文件類別

制（修）定部門

審核

核準

品質手冊

管理代表

管理代表

總經理

作業程序書

相關人員

部門主管

管理代表

支援文件

作業規範

相關人員

部門主管

管理代表

表格表單

同文件一起産生

部門主管

管理代表

3.2外來文件管理權責:

外來文件類別

接收

轉換

確認

文件分發、回收及原件保管

國際國家標準機構標準、國家法律

工程部

工程部

管理代表

文管中心

國家行政機構

管理部

管理部

管理代表

文管中心

客戶標準、要求性文件等關於產品的技術資料

業務部

工程部

工程部主管

文管中心

包裝資料

業務部

工程部

工程部主管

文管中心

4.定義：

4.1外來文件:

凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均為外來文件，文件將規範與公司品質管理和行政管理具有密切關係之行

為活動。

4.2品質手冊（第一階文件）:

闡述系統活動總體政策、經營宗旨,並為此描述總體架構之綱領性文件。

4.3作業程序（第二階文件）:

規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管理與實施職責的部門之部門關聯性文件。

4.4支援文件;管理辦法（第三階文件）:

為實現某項具體活動而詳細描述其步驟、方法的文件。

4.5表單（第四階文件）:

規定用於記錄活動內容、狀況或結果之證明性文件。

4.6電子資料：

指在電腦伺服器、電腦硬碟、光碟、軟碟以及其他移動式存儲媒體中存儲的資料。

4.7非電子資料:

指以紙張文件、音像（VCD、DVD）等方式存儲的資料。

5.作業說明：

5.1文件與資料管理作業流程圖見附件一；

5.2文件制定:

5.2.1內部文件由公司各權責部門,依照公司管理需要,填寫〖文件制定/修訂/廢止申請單〗經文管中心勾選會審部門,會簽後產生。

5.2.2內部文件之格式參照【文件格式規範】；

5.2.3外來文件,各權責部門接收後,應檢討文件的適用性。

如可完全適用,無須進行修改,可直接使用；需進行修正時,責成相關人員根據公司管理需要,在外來文件的基礎上,重新産生新文件,新文件依照內部文件的處理方式予以處理。

5.3文件適用性審核:

文件申請後（含外來文件轉換後）或外來文件可直接使用時,交由相關權責人員進行文件的審核和核準，審核核準通過後,交文管中心進行文件制定/修訂/廢止，如適用性審核不合格，退回原申請部門,召開協調會議,重新申請。

5.3.1文字檔案，審核核准人員應於文件首頁簽名確認；

5.3.2外來文件，於原稿文件上加蓋“外來文件章”並由文管人員簽名確認,登錄於〖外來文件一覽表〗中。

5.4文件核查:

文管中心接到文件及〖文件制定/修訂/廢止申請單〗後，應進行如下核查:

5.4.1文字檔案是否已簽名確認，並符合3權責規定之要求；

5.4.2如爲根據外來轉換而來之文件，相關部門是否隨同交來原外來文件；

5.4.3文本、音像文件是否完整；

5.4.4電子資料接收後，文管人員應以正版最新病毒碼查毒軟體（PC-CILLINOR瑞星等）進行病毒確認，無毒方可使用；

5.5文件編號:

5.5.1文件編號系統:

SV10

分類別（0指涵蓋全部品質系統）

第一階文件

東莞光景光電科技有限公司

5.5.2第二階文件:

SV–2X-XX

流水號（01-99）

依ISO9001（2000版）系統項目之流水號

第二階文件

東莞光景光電科技有限公司

5.5.3第三階文件:

SV–3X–XXXX

流水號為四位即（0001-9999）

部門代碼

第三階文件

東莞光景光電科技有限公司

5.5.4第四階文件:

SV–4X–XX-XX

流水號（01-09）

二階文件編號後二位流水號

依第二階文件編號4-8碼為准

第四階文件

東莞光景光電科技有限公司

5.5.5版本（由A-Z）及版次由（0-9）；

5.5.6頁次以B/A表示,A表總頁數,B表該頁之頁次；

5.5.7部門代碼對照:

R:

工程部P:

制造部Q:

品保部D:

文管中心

M:

管理部S:

資材部N:

業務部

5.5.8文管中心依照文件編碼原則予以編號，外來文件可以直接在文件上手寫光景光電內部內號。

5.5.9外來文件編號:

SV-X–XXXX

流水號為四位即（0001-9999）

外來文件代碼

東莞光景光電科技有限公司

5.5.10外來文件代碼對照:

W:

外來文件

5.6所有一、二階文件經確認後，文管中心管理人員應將文件基本情況登錄於〖文件總表〗以利管控。

5.7分類儲存:

5.7.1所有原版文件,文管中心均應予以保存；

5.7.2作廢或已修改之舊版文件應與最新版本文件分開存儲，並清楚標識作廢原稿文件或舊版原稿文件，並在文件上加蓋“舊版文件章”；

5.7.3存放於電腦資料，以部門別、文件別進行分開存儲，文件名稱以文件編號命名，以代表文件本身的意義；

5.7.4電子資料、音像資料，均應在不同的媒體上進行資料備份。

5.8文件分發:

5.8.1一、二、三階文件和技術文件分發，統一由文管中心依據文件分發範圍進行分發；並對其各部門發行一份，不足，可申請補發。

5.8.2文件補發:

如文件遺失、損壞、不足或需對外部機構進行分發時,需求部門（外部分發爲相關對口業務聯絡部門）應填寫〖文件分發申請單〗,並經下列部門主管核准同意,方可交文件管理人員分發:

5.8.2.1對內發行,由管理代表核准；

5.8.2.2對外發行,由公司總經理核准。

5.8.3文管人員應核查〖文件分發申請單〗,是否依照規定經過相關人員核准，未經核准同意，退回分發申請。

5.8.4文字文件分發:

文管人員根據〖文件分發申請單〗之範圍,複印相關文件，並於文件上加蓋相關印章；

5.8.4.1對內發行以及向供應商或協力廠商發行之産品品質要求文件，加蓋“受控文件章”予以發行；

5.8.4.2由工程所發出的臨時BOM或規格圖等文件都必須經文管,並且蓋上“臨時發行文件章”後,方可使用。

5.8.5所有文件發行時,相關接收人員均應在〖文件分發/回收記錄表〗中予以簽收；對外發行可由本公司相關對應部門經辦人員代爲簽收。

5.9使用狀況核查:

5.9.1核查範圍僅爲受控文件和公司原版文件；參考文件可不予以核查其使用狀況。

5.9.2核查重點爲文件版本是否爲最新版本、是否保存完整、是否非法修改、是否遺失；

5.9.3核查頻率爲每半年一次；

5.9.4內部文件核查:

由文管人員進行,核查時分部門執行,核查情況記錄在〖文件使用狀況核查記錄表〗中；

5.9.5外來文件核查:

核查前,由文管人員製作〖文件使用狀況核查記錄表〗,列明文件名稱和編號,交由公司生管人員對協力廠商或由採購人員對供應商進行資料核查，核查方式可採用現場核查或傳真由協力廠商（供應商）自行查核、簽回之方式予以處理。

5.9.6當文管人員在核查時，發現使用部門有以下幾種情況的給予罰款的處罰規定:

遺失、損壞、亂塗亂畫、非法修改。

5.10評審文件之適用性:

在以下情況下,應進行文件適用性評審；

5.10.1執行品質系統改善、産品異常改善、過程能力改善、資料分析之潛在異常改善、持續改進專案實施並經過效果確認後；

5.10.2執行管理評審過程中，檢討文件的適用性；

5.10.3執行內部品質審核或外部品質審核後，對問題進行矯正預防時；

5.11決定不適用文件處理方式:

經評審文件不符合要求，各部門均可以提出〖文件制定/修訂/廢止申請單〗，闡述原因，呈交原文件審核、核准人員，確定處理方式；如爲文件修正，則同時指定文件修改負責人員。

5.12文件修正:

5.12.1指定修改人員執行文件修改後,應將修正文件交原審查核准人員進行審核，審核通過後，審核人員應在文件上簽名確認。

5.12.2修改人員將確認文件連同〖文件制定/修訂/廢止申請單〗一同交文管人員,進行文件版本變更。

5.12.3文管人員依照原〖文件制定/修訂/廢止申請單〗收回原文件，並注明回收情況。

5.12.4回收文字可以於背面重復使用,但必須加蓋“作廢文件章”以示區別，同時不能用於印刷公司體系文件。

5.13文件廢止:

經審核核准後，將〖文件制定/修訂/廢止申請單〗指定廢止文件交文管人員進行文件回收；回收依照5.12.3及5.12.4之規定進行。

5.14文件修改或廢除後，文管人員均應製作〖文件總表〗,分發各部門進行比對控制。

5.15有關文件管理的相關記錄依照【品質記錄管理作業程序】進行保存管理。

6.相關文件

6.1【品質記錄管理作業程序】SV-24-02

6.2【文件格式規範】SV-3D-0001

7.使用表單

7.1〖文件制定/修訂/廢止申請單〗SV-44-01-01

7.2〖文件總表〗SV-44-01-02

7.3〖文件分發/回收記錄表〗SV-44-01-03

7.4〖文件使用狀況核查記錄表〗SV-44-01-04

7.5〖外來文件一覽表〗SV-44-01-05

7.6〖文件分發申請單〗SV-44-01-06

8.附件

8.1文件與資料管理流程圖

8.2文件管理樣章格式

流程圖

權責單位

使用表單

各相關部門

管理代表

文管中心

文管中心

各相關部門

管理代表

各相關部門人員

管理代表

文管中心

〖文件制訂/修訂/廢止申請單〗

〖外來文件一覽表〗

〖文件總表〗

〖文件分發/回收記錄表〗

〖文件使用狀況核查記錄表〗

〖文件制訂/修訂/廢止申請單〗

〖文件分發/回收記錄表〗

〖文件總表〗

附件一、文件與資料管理流程圖

附件二、文件管理樣章格式

1、受控文件章2、參考文件章

3、作廢文件章4、舊版文件章

5、外來文件章6、临时发行章