参观接待流程完整版.docx
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参观接待流程完整版.docx
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参观接待流程完整版
泰济生参观接待服务流程
一、参观预约
1、网上审批流程预约
(1)预约操作流程:
登录KM系统→新建审批流程→选择“KM流程”→选择“公用流程”→选择“G泰济生参观预约申请流程”→填写“基本信息”→填写“审批内容”→选择“流程:
分支条件中的总部或海外”、“处理意见”等→提交→完成预约申请流程。
(2)审批预约流程:
登录KM系统→查看代办事项→打开审批流程→审核申请内容→合格的选择通过、点击提交,不合格的选择驳回、写明驳回原因、建议并点击提交→完成审批预约。
(3)记录
审批通过的参观接待任务,记录详细信息到参观预约表中,并做相应提示标识。
2、电话预约(限2小时以内的紧急参观预约、无法登录KM系统的参观预约)
当出现紧急参观需求时,可以先通过电话进行预约,具体流程如下:
(1)对方拨打预约电话
(2)接到电话,详细记录参观信息:
预约人、预约人部门及联系方式、参观单位、参观时间(具体到上、下午的几点)、参观人数、参观级别、参观区域、讲解时长、讲解语言、陪同领导及其他要求等信息
(3)根据对方要求,进行预约成功与否的判定及调整
(4)预约成功,记录详细信息到参观预约表中,并做相应提示标识。
3、邮件预约
当客户无法登录KM时,也可通过邮件进行预约,具体流程如下:
(1)预约人发送预约邮件
(2)接收对方的预约邮件
(3)详细确认邮件中的预约信息是否完整,需要包含的内容有:
预约人、预约人部门及联系方式、参观单位、参观时间(具体到上、下午的几点)、参观人数、参观级别、参观区域、讲解时长、讲解语言、陪同领导及其他要求等信息
(4)如信息不完整,需要通过电话、邮件等方式与对方再次确认,如信息完整,则根据实际情况进行预约成功与否的判定级调整
(5)预约成功,记录详细信息到参观预约表中,并做相应提示标识。
4、纸质预约
当客户无法登录KM时候,也可通过填写纸质版预约申请表进行预约,具体流程如下:
(1)预约人填写纸质版预约申请表
(2)接收到纸质版预约申请单
(3)详细确认申请单中必填的信息是否完整,需要包含的内容有:
预约人、预约人部门及联系方式、参观单位、参观时间(具体到上、下午的几点)、参观人数、参观级别、参观区域、讲解时长、讲解语言、陪同领导及其他要求等信息
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