商务会议接待流程.docx
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商务会议接待流程.docx
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商务会议接待流程
会议团队跟进程序
Commented
Commented
任务
程序
标准
团队销售及接待与标准
预订会议
1、在电话铃响三声以内接听电话,首先礼貌地向客人问好,然后通报所在部门和接听者的名字。
2、如客人临时到访,需在短时间内相迎接待,准备好会议资料后,礼貌地向客人表示问好。
3、要主动询问客人对宴会的需要,程序包括:
单位名称、预定日期、时间、参加人数、活动性质、服务要求、客人姓名、联系电话及等。
4、如客人电话预订,可建议客人预约时间到宴会场地亲自视察,如客人来访预订,可在洽谈的同时为客人提供有关宣传资料,并亲自陪同客人视察相关的宴会场地。
协会议跟进实落书议及细节
根据客人确定的活动内容(包括房间数、1量、会议形式、人数、餐饮安排等)服务要求,在中软电脑系统上预留所需房间数量,然后在会议预留本上用铅笔在所预留的会议厅清晰地写下客户资料;
视不同的项目实际操微软用1]视不同的项目实际操2]微软用
Commented
2、凡举办大型宴会及重要接待活动,必须事前召集主办单位和酒店有关部门开沟通会议,解决保安、消防、批文、准办证、工程方面的配合、停车位、公关协助及卫生检疫等事宜,落实具体安排,以确保宴会顺利进行。
3、如客人取消预订,需填写生意流失记录,并跟办有关更改手续,包括:
取消预留房间和会议室通知。
4、向客人拟定会议团队协议书,协议书的内容有如下必须要素:
日期、抵离时间、1)入住房间安排:
注明抵离
人数、房间类型及数量、房间价格、住房
条款;
)会议安排:
注明会议日期、时间、地点、2
人数、形式场租、布置场地时间、会议及
音响设备设施安排和价格、会议茶点、指
示牌内容、横幅内容;
)餐饮安排:
注明用餐日期、时间、地点、3
用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐
厅的联络人;
不写入住时3]微软用
4)娱乐安排:
注明使用娱乐场所的日期、时
间、租场金额;
5)交付定金条款:
①清楚注明客人需于协议书规定的时间内可
用现金、支票、信用卡、汇票形式交纳30%
的金额给予酒店作为定金;
②如遇到一些重要的客户申请免受定金,需
通知对方出示一份公司担保函(必须盖上
公司印章)到酒店,经部门总监审核后再
交财务部审批后方可生效。
6)取消及更改条款:
若公司在签订协议书后
临时取消,定金恕不退还。
7)付款方式:
1.会议团体在会议活动结束后,于当天统一
把剩余70%的款项付清。
2.如客人是属于挂帐类别,则要求客人在指
定的日期内付清。
3.确定当次会议是由会务组于会议结束后退
房时统一结算,客人杂费自付;或是由
客人自付房费、会务组只承担房费及会议
费;
8)有效签单人:
注明有效签单人姓名、签名
模式、及手机号码;
9)酒店联系人:
注明当次会议的跟进人、职
位、手机号码、传真号码;
10)对方联系人:
注明当次会议对方公司的
联系人姓名、性别、公司电话、手机号码、
传真号码;
11)补充说明:
清楚注明客人确认传真的具
体时间,并说明如有未尽事宜,双方需
协商后另行补充;
12)交主管审阅,由主管交部门经理签名确
认并盖章后传真给客人;并跟进协议签定
进程;
准备工作
1、根据宴会确认书的内容制作宴会工作安排单,部门总监签署后分发给有关部门,
以便做好准备工作。
2、活动开始前,会议跟进人需检查有关部
门的接待准备工作,发现问题及时解决,
另与主办单位负责人一起检查宴会场地
的布置情况,听取对方的意见,处理临
时性的变化。
3、视乎预订宴会的规模,将预订人数和客
人的特别要求向厨房当值主管通报,以
便做好工作安排。
4、对如期举办的宴会和活动,要提前准备
感谢信,以便在宴会结束后发给客户。
与客人作进一步的联络
酒店与客人双方签署协议书后,对于举办
宴会、展览、展销、会议等活动需作以
下的确认程序:
天,要主动征询客人是举办日期的前151)
;否有调整补充的意见
天,要再次致电征询客7)2活动举办前的
;人的意见
天,要向客人汇报我方活动举办前的33)
的具体工作落实情况。
的实活动落前期工作安排
1、对于一般的会议活动,会议跟进人要向部门主管汇报活动的具体情况,以便部门
主管对人手作出适当安排。
如属大型的、
重要的活动,要及时向酒店行政领导汇报
情况,必要时要由行政指定一名高级行政
领导为总负责人,组织安排有关的协调会
议,会议要作好记录,并根据记录写出接
待大型活动的行动计划,并及时发至各有
关部门。
2、草拟备忘录,由主管审阅,在部门总监并
签名确认后分发各部门,备忘录的主要内
容有如下要素:
1)抬头:
填写呈送部门(总办),档号、备
忘录页数、事由(会议名称)及制作时间;
2)主办者:
注明主办会议的单位及具体部门;
3)入住房间安排:
注明抵离日期、抵离时间、
人数、房间类型及数量、房间价格、各个
部门需做的各项准备条款:
房间预定数量、
保证数量、领取钥匙时间、电话是否保留
外线、是否保留迷你吧酒水、交付定金情
况、到店时的付费方式;
4)会议安排:
根据协议与客人商定内容注明
会议日期、时间、地点、人数、形式、场
租;于后附条款清楚注明会场具体摆设、
鲜花安排、酒店提供的免费设施(麦克风、
欢迎牌、指示牌、签到牌)的各项安排;
收费项目(内容、数量、价格、时间、场
所等)的各项安排;
5)餐饮安排:
注明用餐日期、时间、用餐人
数及标准;于后附条款清楚注明各部门需
安排准备事项:
用餐形式、用餐地点、保
证人数、鲜花安排、餐厅联络人;
6)娱乐安排:
注明使用娱乐场所的日期、时
间、场租金额;
①付款方式:
根据协议中与客人商议好的付
款方式清楚写明当次会议是由会务组于会
议结束后退房时统一结算,或由客人自付
杂费;或由客人自付房费、会务组只承担
房费及会议费等情况及各类特殊情况(例
如挂帐类别);
②负责人及有效签单人:
注明当次会议有效
签单人及会议预定联络人和本部门跟进及
联系人的姓名、性别、签名式样、手机号
码;
的天会宴当工作安排
1、整理、归纳当天的宴会、会议及各种活动资料和预订表格,联络各有关部门查
询工作的完成情况。
2、检查活动场地的布置、摆设、卫生、安
全等情况是否符合客人的要求。
3、主动迎接客人(或主办单位负责人),向
客人汇报活动的具体落实情况,如客人
有任何临时性的要求,要尽快联络有关
部门协助解决。
4、要亲临现场,监督和指导服务工作。
现场跟进
、客人进场布置时,营业员需在现场协调客1
人与酒店各部门之间的工作。
早到达宴会现场,、宴会当日,营业员必须提2
检查所有布置是否符合要求。
大型宴会营
业员必须在宴会现场当值,做好现场的协
调与沟通。
宴会结帐
、支票、信用卡、1、宴会结帐形式包括:
现金等;汇票、签入房间、MASTERBILL
、宴会工作单上应清晰注明,客人已预交定2
金的金额与收据号码、宴会结帐负责人、
结帐形式等信息;
、所有宴会结帐完毕后请将宴会帐单、发票3
复印归档;
客户意见的收集与反馈
了解客人对宴会安排的意见,并对客人的意见及建议作出及时的反馈。
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