燃料油销售业务控制矩阵.docx

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燃料油销售业务控制矩阵

4.8燃料油销售业务内部控制矩阵

业务目标

业务风险

控制点

适用单位

不相容

岗位

控制点分值

控制点相关资料

相关制度索引

会计报表认定

会计报表项目

1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性

1

2

3

4

5

6

1.上报采购需求计划

1.1

经营风险：

需求计划上报不合理、不及时，影响目标制定。

1.1燃料油销售部门（客户经理）根据当地市场需求变化，编写月度燃料油需求计划。

省（市）分公司燃料油经营部门汇总经分管副经理审批后，于每月15日前向油品销售事业部上报下一月度进口资源、石化资源和外部采购资源需求计划。

省（市）分公司

2

月度需求计划

2.14.9

2.下达采购计划

1.1

经营风险：

未按规定平衡下达采购计划，影响正常生产经营。

2.1油品销售事业部汇总省（市）分公司的需求计划，综合平衡后编制下一月度进口、石化资源、外部采购计划，按规定权限审批后于每月28日前下达。

油品销售事业部

5

月度采购计划

3.进口资源采购

1.1

3.2

经营风险：

进口采购方案与实际不符或未经审批，影响正常经营。

合规风险：

代理协议不符合法律、法规规定。

3.1油品销售事业部根据省（市）分公司上报的进口需求计划，结合国内、国际燃料油市场行情，制定燃料油进口采购方案，进口采购方案经分管副主任审批后,中国石化销售有限公司与联合石化签订《进口采购委托代理协议》，并签发《重要工业品自动进口许可证明申请表》。

油品销售事业部

联合石化

1

进口采购方案

进口采购委托代理协议

重要工业品自动进口许可证明申请表

1.12.1

1.1

3.2

经营风险：

未经审批办理许可证，造成损失。

未按规定维护采购订单，不能实现系统控制。

3.2联合石化根据油品销售事业部签发的《重要工业品自动进口许可证明申请表》，办理燃料油进口许可证。

【ERP】省（市）分公司燃料油经营部门根据装船提单，在ERP系统中维护采购订单,及时创建内向交货单。

联合石化；省（市）分公司

2

燃料油进口许可证

装船提单

1.1

1.3

2.1

经营风险：

进口资源异常问题处理不及时或违反规定，造成损失。

财务风险：

交易不真实，影响财务报告。

3.3如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情况，省（市）分公司燃料油经营部门应及时查明原因，分清责任，提出处理意见报分管经理审批后书面通知联合石化，同时抄报油品销售事业部。

联合石化负责向外商索赔。

省（市）分公司

联合石化

验收

计量

质检

审批

2

索赔处理资料

2.14.9

√

其他应收款

3.4进口燃料油期（纸）货保值业务参见《10.1石油保值业务流程》。

省（市）分公司

联合石化

4.石化资源采购

1.1

经营风险:

计划执行衔接与分析不及时，影响正常经营。

未按规定维护订单，不能实现系统控制。

4.1根据油品销售事业部下达的季度石化资源分配计划，省（市）分公司燃料油经营部门与炼化分（子）公司进行月度衔接，并将执行情况书面报分管副经理。

【ERP】燃料油经营部门根据合同或发货通知单在ERP系统中维护采购订单。

省（市）分公司

2

发运记录

执行情况书面报告

合同或发货通知单

2.10.1

5.外部资源采购

1.1

1.2

2.1

经营风险、财务风险：

未按规定进行供应商信用等级评价，造成损失，影响财务报告。

5.1省（市）分公司燃料油经营部门统一组织对外部供应商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司信用管理领导小组（经理任组长）审批。

省（市）分公司

经办

审核

审批

2

供应商信用等级审批表

√

应付账款

预付款项

1.1

经营风险：

未经审批作价，造成舞弊或损失。

5.2根据油品销售事业部下达的外部采购计划，省（市）分公司燃料油经营部门建议采购价格，填写《外部资源采购申请表》，报分管副经理审批。

省（市）分公司

经办

审核

审批

3

外部资源采购申请表

1.1

2.1

3.2

经营风险、财务风险：

合同未按规定签署，造成损失或纠纷，影响财务报告。

未按规定维护采购合同和订单，不能实现系统控制。

合规风险：

合同不符合法律、法规。

5.3省（市）分公司燃料油经营部门依据经法律事务部审定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商订立采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、承付方式、损耗率、违约责任等）。

合同复印件交财务等部门。

对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。

【ERP】燃料油经营部门在ERP系统中维护采购合同，根据采购合同创建采购订单。

省（市）分公司

3

采购合同

2.10.1

1.12.1

√

存货

6.验收入库

1.1

经营风险：

未按规定收油计量或报批超耗，造成损失。

6.1油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。

计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》和《商品运输损溢处理单》（包量运输的无需填写《商品运输损溢处理单》），出具收油凭证。

出现运输超损耗，按规定填写《验收及复测记录》，查清原因，提出处理意见，报省（市）分公司数质量管理部门批准后处理。

省（市）分公司

经办

计量

验收

审批

2

收油凭证

2.14.4

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

未按规定办理入库，造成实际入库与合同约定的数质量不符或管理信息失真。

6.2卸油前,油库工作人员核对货物的品种、数量等与收货通知单是否一致，做好油品的取样化验工作，出具质量验收报告。

油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。

【非ERP】验收后，仓库保管员凭收货通知单、质量验收报告、收油凭证办理入库，并签发入库单。

入库单由经办人和复核人签字后，连同收货通知单、验收报告存档或送相关部门。

收货通知单、入库单需连续编号。

【ERP】验收后，仓库记账人员凭收货通知单、收油凭证，核对系统采购订单，按照收油凭证数据在系统中录入相关计量数据。

省（市）分公司

保管

验收

复核

2

收货通知单

收油凭证

入库单

2.14.4

2.10.1

√

√

存货

1.1

经营风险：

进口资源未按规定商检，造成损失。

6.3进口采购须由相关经营部门取得中国商检或SGS等权威商检机构出具的油品数质量检验报告。

省（市）分公司

2

商检报告

2.14.9

7.采购付款

1.2

2.1

资产安全风险、财务风险：

未经审批办理对外付款，造成损失，影响财务报告。

7.1货到付款：

在油品采购确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验收单（或收货确认单）等凭据，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。

进口采购根据中国石化销售有限公司发出的《付款通知书》，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。

【ERP】财务部门根据发票核对价格、入库数量，并在ERP系统进行发票检验，并由不相容岗位人员对凭证进行稽核。

省（市）分公司

业务部门

财务部门

审批

4

付款审批单

2.10.1

√

√

√

应付账款

货币资金

1.2

2.1

资产安全风险、财务风险：

未经信用评价及超权限办理预付款支付，导致资产损失，影响财务报告。

7.2预付款：

除石化资源以外的其它油品采购原则上不允许预付货款，确实需要预付货款时，省（市）分公司燃料油经营部门根据供应商信用等级和采购合同填制预付款申请单，按规定权限审批后，交财务部门审核付款。

省（市）分公司

业务部门

财务部门

审批

4

供应商信用等级

预付款审批单

√

预付款项

货币资金

8.市场细分

1.2

经营风险：

市场策略和营销措施不合理，导致市场份额下降、经营效益流失。

8.1省（市）分公司燃料油经营部门调查当地市场，了解、分析消费规模、客户分布和竞争状况。

根据竞争态势和消费特点，细分目标市场，制定相应的市场策略和营销措施。

省（市）分公司

3

年度市场分析报告

9.确定销售目标

1.1

经营风险：

计划未按规定分级下达，影响经营。

9.1根据油品销售事业部下达的年（月）度经营目标，省（市）分公司燃料油经营部门制定年（月）度销售计划。

年度计划报经理审批；月度计划经分管副经理批准后分解落实到各燃料油销售部门（客户经理）。

省（市）分公司

3

年（月）度销售计划

10.销售及客户管理

1.1

2.1

3.2

经营风险、财务风险：

合同未按规定签署，导致损失，影响财务报告。

合规风险：

合同不符合法律、法规规定。

10.1合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销售合同示范文本与客户签订销售合同。

对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核；进行实质性修改的，报法律事务部审核。

省（市）分公司

3

销售合同

1.12.1；

1.6.4

√

营业收入

1.1

经营风险：

未按规定建立和更新客户档案，导致管理信息失真。

10.2各级燃料油经营部门应走访客户，了解客户意见和需求，根据需要填写区域市场客户档案更新表，报本部门负责人审批。

【非ERP】燃料油销售部门（客户经理）建立客户档案管理岗位负责档案维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。

【ERP】各级燃料油经营部门填写客户主数据维护表，经部门负责人审核确认后，由主数据维护员在系统中维护。

省（市）分公司

经办

审核

2

客户档案

客户主数据维护表

2.10.1

11.信用核定和控制

1.2

2.1

经营风险、财务风险：

未按规定实施信用管理，造成损失，影响财务报告。

未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。

11.1省（市）分公司信用管理领导小组负责制定相应的信用政策和信用总体规模。

燃料油经营部门根据客户的资金、信用等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。

【ERP】财务部门根据审批后的客户信用在ERP系统中维护信用主数据。

省（市）分公司

经办

审核

审批

5

客户信用审批表

2.10.1

1.6.4

√

应收账款

1.2

经营风险：

违规赊销，造成损失。

11.2燃料油销售部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按规定权限办理信用销售业务，对超出信用规定的，报省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组审批。

合同签订人应签订《货款回笼责任书》，并与绩效考核挂钩。

省（市）分公司

经办

审核

审批

5

客户信用审批表

货款回笼责任书

1.6.4

1.2

资产安全风险：

反馈不及时，造成货款不能及时收回。

11.3财务部门每月向相关部门反馈客户欠款情况。

经营部门督促货款回笼，采取止损措施，并将月度清欠结果书面报分管副经理。

省（市）分公司

3

月度清欠结果报告

1.6.4

12．制定价格策略

1.1

2.1

经营风险：

未按规定定价，造成损失。

未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。

财务风险：

交易不真实，影响财务报告。

12.1省（市）分公司燃料油经营部门结合市场实际情况，制定销售的最低限价，经部门负责人审核后报经理（价格领导小组）审批。

燃料油销售部门（客户经理）按规定价格执行，超出规定价格的逐级上报审批。

【ERP】财务部门（或经营管理部门）根据批准的价格文件，在ERP系统中维护价格主数据。

省（市）分公司

经办

审核

审批

6

价格文件

价格审批记录

2.10.1

√

营业收入

13．开票与收款

1.2

2.1

经营风险、财务风险：

未经复核擅自开票，造成损失，影响财务报告。

13.1现款销售：

开票人员根据业务人员的销售单、财务收款凭据，复核无误后开具销售发票或提货通知单并加盖印章。

省（市）分公司

经办

收款

4

销售发票

销售单

提货通知单

财务收款凭据

√

√

营业收入

1.2

2.1

资产安全风险、财务风险：

未经审批擅自赊销，造成货款损失，影响财务报告。

13.2信用销售:

业务经办人根据销售合同填写信用销售审批单，经部门负责人审批后，填写《开票通知单》交开票人员，开票人员确认客户欠款金额不超过规定的信用范围，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。

【ERP】根据签订的销售合同，由经营部门开票人员在ERP系统建立标准销售订单，经确认客户欠款金额不超过规定的信用范围后开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。

超出规定信用额度的需报部门负责人，重新履行审批程序，或经批准后由省（市）分公司财务部门信用主数据维护员在ERP系统中一次性释放冻结的订单。

非定量订单按ERP系统运行及应用规范操作。

省（市）分公司

经办

审批

开票

4

销售合同

信用解冻审批表

到款通知单或赊销凭证

销售发票

提货通知单

2.10.1

√

√

营业收入

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

未按规定核对收款，造成管理信息失真，影响财务报告。

13.3各级燃料油经营部门每日终了对销售开单和回款情况进行汇总，复核无误后填写收款记录，由财务部门核对。

【ERP】各级燃料油经营部门每日检查、处理系统中未清的销售订单，核对校验自有库存转出数量与代保管转入数量是否一致。

省（市）分公司

经办

审核

2

销售发票

收款票据

2.10.1

√

营业收入

货币资金

14．油库发货

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

油库发货错误，造成损失，影响财务报告。

14.1【非ERP】油库发货人员根据盖有印章的提货通知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。

【ERP】油库发货验单人员接到客户提货通知单,在系统内验证提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统中发货过账，打印油品出库单交客户。

省（市）分公司

2

提货通知单

2.10.1

√

√

√

营业成本

存货

1.1

经营风险、财务风险：

代保管业务未按规定执行，造成损失，影响财务报告。

14.2对于一次不能提完的油品，油库应建立客户代保管台账，并将剩余油品转入客户代保管台账。

按照规定开展油库代保管业务的，应根据客户需求开具分提货通知单。

省（市）分公司

保管

开票

2

客户代保管台账（或ERP：

未清交货清单）

提货通知单

出库单

√

存货

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

核对发货与差异处理不及时，导致管理信息失真，影响财务报告。

14.3【非ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量，编制日发货报表和代保管台账。

油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。

【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报油库记账人员与ERP系统发货数量汇总表进行核对，检查库存是否平衡，发现差异应会同油库发货人员查找原因、及时处理。

省（市）分公司

保管

记账

2

提货通知单

出库单

日发货报表

2.10.1

√

√

营业成本

15．财务记账

2.1

财务风险：

会计核算错误，导致财务信息失真。

15.1各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，由不相容岗位稽核。

【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录，并与ERP系统集成的销售凭证进行核对。

省（市）分公司

记账

稽核

3

销售发票

银行进账单

2.10.1

1.6.11

√

√

√

√

营业收入

2.1

经营风险、财务风险：

往来核对不及时，造成损失，影响财务报告。

15．2省（市）分公司燃料油经营部门和财务部门每月与联合石化、炼化分（子）公司、外部供应商及客户等核对往来款项，做好对账记录。

省（市）分公司

4

往来款对账记录

1.6.4

√

√

应收账款

16．业务统计

1.1

经营风险：

未按规定进行业务统计，导致管理信息失真。

16.1燃料油销售部门（客户经理）每日核对购销发票和业务单据，并按照《销售企业燃料油统计报表制度》的要求，通过业务统计系统燃料油子系统逐级上报燃料油经营日报，及时反映每日商流和物流动态。

省（市）分公司

2

2.14.5

1.1

2.1

经营风险、财务风险：

对账及差异处理不及时，影响财务报告。

16.2每月末各级财务部门、相关经营部门、油库对提货通知单、代保管台账和销售发票等进行对账，发现差异及时查找原因并在当月处理。

省（市）分公司

业务部门

财务部门

2

对账记录

差异处理记录

√

√

营业收入

营业成本

17．分析与考核

1.1

经营风险：

分析不及时、不准确，导致管理信息失真。

17.1省（市）分公司燃料油经营部门每月对市场情况、计划完成、进销存结构、吨油差价、费用构成等情况进行经营活动分析，总结经营工作得失，提出下一步经营策略和工作安排等；并于每月7日前（遇节假日顺延）将月度经营活动分析材料上报油品销售事业部。

省（市）分公司

2

月度经营活动分析

1.1

经营风险：

未按规定考核，降低业务管理控制效果。

17.2省（市）分公司绩效考核部门根据绩效考核办法，对燃料油经营业务进行综合评价、业绩考核,并实施奖惩。

省（市）分公司

5

绩效考核办法

奖惩记录