2采购付款循环.docx
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2采购付款循环.docx
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2采购付款循环
文件名称
贰、采购及付款循环
制定单位
总经理
制定日期
2005/12/31
文件编号
IC-G-P-02A
修订日期
版次
A
页次
1
2-01供货商管理作业
1、适用范围:
本作业程序适用于原物料、商品、各项设备、及一般用品等购置项目之供货商管理事宜。
贰、作业程序:
1.采购单位寻找具能力提供本公司所需之供应商或供应商自行推荐时,应填具「供应商调查表」由权责主管依下列原则进行审核:
A.经政府立案领有营业执照及税务登记证者。
B.供货商之制造及品管能力足以提供本公司所需。
2.原物料供货商若有需送样审核者,应尽速将其样品及分析报告转予品保单位进行产品检查及判定,经品保单位主管审核后,通知采购单位其审核结果。
3.合格者,由采购单位填注于「供应商调查表」并纳入「合格供应商一览表」,建立一供货商代码,呈权责主管核准;不合格时,得由采购单位通知供货商限期改善,并于间隔适当时日后再申请评鉴,若再评鉴不合格,则取消资格。
4.采购单位应随时搜集并适时更新采购相关资料。
参、控制重点:
1.抽查「供应商调查表」是否建立完整。
2.是否对于评估合格之厂商登录「合格供应商一览表」,并建立供应商代码,有变更时,是否随即修正。
3.是否定期对供应厂商做评核。
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贰、采购及付款循环
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2005/12/31
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2
2-02请购作业
1、适用范围:
本作业程序适用于原物料、商品、各项设备、及一般用品等购置项目之请购事项处理。
2、作业程序:
1、原物料及商品:
1.各权责单位依据原物料、生产性消耗品之库存状况,并按生产与营运需要,随时做料况重整,如有缺料即填制「请购单」,并依核决权限送呈签核。
2.商品为未经本公司加工制程即予出售之货品。
接到订单需求时,由生管单位执行填写请购数据,并依核决权限送呈签核。
3.「请购单」呈核后送交采购单位办理采购事宜,后续作业参阅「采购作业」。
4.若原物料及商品有安全库存之需要者:
应由生管单位依照采购时间,使用频率等因素提出请购申请,经权责主管核准后,交由采购单位执行。
未依安全库存量请购者,应填写签呈叙明原因并送呈权责主管签核。
2、一般用品:
1.一般用品系行政类事务性用品。
经常性采购之项目,由各单位先行填写申请表,经权责主管核准后转总务课统一请购。
总务课汇整各单位之申请表合并填写「请购单」,经权责主管核准后,送采购单位办理采购事宜。
2.特殊规格或急需使用之项目,总务课平时所备库存亦不敷使用时,可由需求单位自行填写「请购单」,经权责主管签核后,送采购单位办理采购相关事宜。
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3
3、紧急请购:
1.需求单位视情况紧急,依实际需求填写「请购单」并加记「紧急」提示,依核决权限送呈签核后,送采购单位办理采购。
2.采购单位取得紧急采购之「请购单」时,应暂时搁置一般之请购、采购案件,项目优先处理该项采购事宜。
4、各项设备:
固定资产类相关作业参阅「固定资产循环」。
3、控制重点:
1.各项请购资料是否确实审查,并依核决权限表,经权责主管审核。
2.确定紧急采购之必要性,应查明是否为不可抗力及为何须用紧急采购之原因,且是否符合作业程序并经适当授权核准。
3.是否有金额过大藉由分散请购,以避开审核程序之情形。
4.需用品名、数量及交期是否明确填写。
5.请购单据是否采连续编号控管。
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2-03采购作业
1、适用范围:
本作业程序适用于原物料、商品、各项设备、及一般用品等购置项目之采购事项处理。
贰、作业程序:
1、原物料及商品:
1.采购单位平时应致力于开发材料来源的计划,及执行采购降价计划,以确保材料供应无虞,及降低材料成本,因而提高公司经营利润,争取公司有利的经营环境。
2.采购单位收到经核准之「请购单」后,须审核库存状况,是否需进行采购。
3.每月結束應由總務單位覆核連續編號之請購單是否皆依流程執行採購程序或做費程序。
4.采购单位依据「合格供货商一览表」挑选可能之供货商。
5.采购人员应依请购案件之缓急及申请请购日期之先后排定作业顺序,初次采购,除因独家代理厂牌且无替代品等之特殊情形外,应向二家〈含〉以上审查合格之供货商询、比、议价,并填具「询比价呈核表」,选出其中最有利于本公司之供货商,呈权责主管核准,若不通过则再次寻找适合供货商进行询、比、议价。
6.于下列状况时,采购人员不需每次均通过询、比、议价之程序:
A.经常性采购项目,因单价低且价格稳定不常发生变动,但可视实际需要进行询比议价作业程序。
B.供货商为独家制造商,并无其它替代料项,只需于「请购单」备注栏叙明即可。
7.采购人员与供货商议定交易条件后,应依核准之「请购单」填制「采购单」,内容载明厂商名称、品名、数量、单价、交期等数据,必要时应征询请购部门意见,并依核决权限签核后,以电话或传真通知供货商确认订购无误。
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准
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核
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订
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8.采购单位应随时确认是否所有已核准之请购案件均已进入采购程序。
9.财务部人员应定期覆核请购单,以确认均经采购人员办理。
2、一般用品:
1.采购单位依请购单位主管核准之「请购单」,视实际情况选定拟采购对象并打印「采购单」,经权责主管核准后以电话或传真通知供货商确认订购无误。
2.单价低于50元,且总价低于500元,不需书面比价者,可以访价方式向最低价厂商采购;签有供货合约或项目报准之买卖合约之厂商,可依长期合约方式采购,惟合约需定期议价更新之。
3、各项设备:
固定资产类相关作业参阅「固定资产循环」。
参、控制重点:
1.选择供应厂商是否为「合格供应商一览表」之厂商,是否有向被除名之厂商进货。
2.是否适当执行询、比、议价动作,并查核比价的正确性。
3.「采购单」是否请供货商签回,以确定完成订购。
4.采购内容发生变动,采购人员是否尽速更改原采购单并呈权责主管签核后,正式通知供应商,并请其签回。
5.各项采购资料是否确实审查,并依核决权限表,经权责主管审核。
6.已核准之「请购单」有无延迟采购情形。
7.采购单据是否采连续编号控管。
核
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审
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2-04验收作业
1、适用范围:
本作业程序适用于原物料、商品、各项设备、及一般用品等购置项目之验收事项处理。
2、作业程序:
1、原物料及商品:
1.收料人员依「采购单」及厂商送货单核对品名、规格、数量无误后,开立「进货验收单」并同物品交品保单位检验会签。
2.塑胶粒、药水、漆、及油墨等属应检验者,品保人员应执行进货质量检验,并送呈签核。
3.验收合格者,将「进货验收单」并同物品交仓库或使用单位办理入库作业,仓管人员应将验收数量据实登录于库存帐。
4.验收不合格者,由收料人员办理验退作业,参阅本循环─与合约不符作业。
2、一般用品:
收料人员依据「采购单」验收,核对供货商出货单之所送物品规格与数量是否相符,并实际清点数量,必要时会同请购单位办理验收无误后,由请购单位领用并依「资产管理办法」保管。
3、各项设备:
固定资产类相关作业参阅「固定资产循环」。
四、各项进货验收单应连续编号并按月序号归档备查,同时应定期与存货明细帐核对。
3、控制重点:
1.供货商是否于预定日期交货,有无延误供货之情况。
核
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2.收料人员是否依供货商随货附送之送货单、发票核对所应收之数量是否无误。
3.需会同请购或品保单位人员会验时,是否确实办理。
4.是否有已收料,但尚未经检验合格即入库者。
5.是否有已收货,并经检验合格之原、物料、商品或各项设备尚未入帐者。
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2-05与合约不符作业
1、适用范围:
本作业程序适用于原物料、商品、各项设备、及一般用品等购置项目与原采购合约不符
时之事项处理。
2、作业程序:
1.交货与采购合约不符之处理方式:
A.办理退货
B.要求补货或赔款
C.以特殊方式处理
2.逾期未交货之交易,以电话或传真方式催办。
3.违约情形需经法律途径解决者,则委请律师提出告诉。
4.所交货品之质量、规格不尽符合但可使用,亦属违约之一。
如因急需,不能等候更换,则依「特采管理程序」处理,或,由采购单位与供货商协商改以减价收货,由采购人员将计算处理方式填入「进货验收单」,呈权责主管核准后,始办理折让事宜。
5.所交货品无法使用需退回原供货商时,尚未验收入库且未作帐务处里者,应由采购单位将原供货商发票联及税款抵扣联,连同货品主动通知该供货商办理退货携回;已验收入库并已作帐务处里者退货时,应由采购单位开具「退货单」及「折让报告单」记入退回规格及数量,经权责主管核准后转交会计单位,并通知仓管单位办理退货,交予厂商携回扣款或补货。
若因等侯更换造成本公司生产排程延误,应考虑是否提出索赔。
参阅「生产循环─仓储管理作业」之退料作业程序。
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6.会计单位取得「退货单」及「折让报告单」后,应取得当地主管税务机关开具之进货退出或索取折让证明单,证明联送交供货商,以作为供货商开具红字专用发票予本公司之合法依据。
7.收到红字专用发票之发票联及税款抵扣联后,应将其所注明之增值税额自当期进项税额中扣减。
8.「退貨單」應連續編號並按月份歸檔備查。
3、控制重点:
1.质量不合格欲退货者,是否尽速由采购人员通知供货商办理扣款或退货事宜。
2.对于所交货品之质量、规格不尽符合,但可使用,是否依有关程序进行收料,或办理折让事宜。
3.违约厂商是否重新评定等级。
4.经决定退回之货品,若已记入会计帐,采购人员是否尽速通知会计单位办理扣款。
5.「退貨單」是否連續編號並按月份歸檔備查。
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2-06应付供货商货款及记录作业
1、适用范围:
本作业程序适用于原物料、商品、各项设备、及一般用品等购置项目之应付供货商货款
及记录事项处理。
2、作业程序:
1.采购单位取具相关进货验收单据时,应核对「采购单」、发票或收据、合约书等资料是否相符,并查阅是否有扣款、索赔等事宜,据以开立「请款单」。
经核对无误并经权责主管核准后,所有表单转交会计审核立帐,如单据不符规定应责成供货商查对更正。
2.会计人员收到自采购单位转来之相关原始凭证单据核对无误,将「请款单」取出留存后,应据以编制传票,呈请权责主管签核后,记入应付帐款或其它应付款明细帐内。
倘核对不符,会计人员经查明后,则将如述之表单及相关单据退回予采购部门。
3.会计人员进行各项应付帐款单据审核时,应注意下列事项:
A.所附原始凭证是否合乎税法规定
B.各种请购与验收手绩是否齐全,相关人员是否签章证明,相关单据内容是否相符
C.申请单位主管及相关人员对请款单据之核签是否合乎核决权限
D.受款人所出具之发票或收据是否记载下列事项:
a.开立发票(收据)日期
b.货品名称、规格、数量、单价及总价等
c.须加盖受款人发票专用章或财务专用章
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4.会计单位应付帐款明细帐之记录应每月结算,并与总分类帐统制科目账户相核对调节。
5.厂商寄来之对账单应与应付帐款明细帐互相核对。
6.预付厂商之款项,应取得发票以凭入帐。
收到厂商请款发票时,应核对是否已抵扣预付款项之金额,以免重复付款。
7.会计应不定期抽样与主要供货商进行对帐,以便追踪应付帐款付款情形及帐载之正确性。
8.固定资产类相关作业参阅「固定资产循环」。
3、控制重点:
1.采购单位是否确实汇总供货商之出货单、「进货验收单」(F-SO-09-03C)、发票等付款单据,并开立「请款单」,以送会计单位审核入帐。
2.入帐时,会计单位是否就请款单据之合法性、正确性、及完整性加以审核,并编制凭证。
3.质量验收不符之扣款是否确实入帐。
4.依应付帐款及应付费用之明细表,观察本期增减项目。
若有需要,依金额较大者详查之。
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2-07付款作业
1、适用范围:
本作业程序适用于一般采购付款处理程序及预付帐款处理程序。
2、作业程序:
1.电汇者,由会计人员于应付款到期之当日,取出到期之「请款单」并编制付款凭证,转由出纳人员填制汇款凭证后,汇整呈请权责主管签核。
2.开立支票者,由会计人员于应付款到期之当日,取出到期之「请款单」,转由出纳人员填制转帐支票送交主管呈请用印。
转帐支票上之到期日,为受款人领取支票之当日。
受款人领取支票之当日编制付款凭证,连同签收记录呈请权责主管签核。
3.出纳人员应于「请款单」及原始凭证上加盖「付讫」章,以避免重复付款情形。
4.出納人員應按月編製銀行調節表呈請全責主管審核。
5.当采购单位需预付货款时,应填具「预付单」,经权责主管核准后转交会计单位审核。
6.付款金额重大者,不得以现金方式支付。
7.固定资产类相关作业参阅「固定资产循环」。
8.零用金相关作业参阅「融资循环-零用金作业与一般费用报支作业」。
3、控制重点:
1.出纳人员于付款时,是否于「请款单」上加盖「付讫」章,以免重复付款。
2.付款金额重大者,是否以非现金方式支付。
3.印鉴之保管是否依相关办法办理。
4.出納人員是否按月編製銀行調節表呈請权責主管審核。
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2-08投保作业
1、适用范围:
本作业程序适用于公司之固定资产与存货投保作业。
2、作业程序:
1.公司应保险标的及种类:
A.主要购买之机器设备、厂房建筑投保火险及相关意外险。
B.库储存货及现场制品投保火险。
C.国外交运货品投保全险。
2.投保项目应于权责主管核准后,始可办理。
3.各项标的物计价基准,应依保险标的价值或会计所提供报表上之数据为参考基准。
4.仓储存货之保险单由会计管理,并设置档案载明各项投保记录。
5.投保标的如因增设、移转、拆除等原因,发生重大变动时,应通知保险公司办理相关作业。
6.投保标的发生事故时,应即通知保险公司,并依规定程序请求赔偿。
7.固定资产类相关作业,参阅「固定资产循环─投保作业」。
3、控制重点:
1.保单到期是否已办妥续保手续。
2.保险单、保险合约之管理是否良好。
3.发生理赔情事时,是否于理赔期间内洽议保险公司办理。
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2-09差异分析作业
1、适用范围:
本作业程序适用于公司采购至付款等各项作业处理。
2、作业程序:
1.实际购料价格与以往之购料价格比较,分析差异原因是否合理。
2.大宗购料其成本是否较一般者为低。
3.分析采购数量、时机及运送方式是否经济。
4.对差异原因提出改善之方法,其目的在于评估各项购置之成本与方式,能否再降低。
3、控制重点:
1.实际购料价格与以往之购料价格比较,分析差异原因是否合理。
2.分析采购数量、时机及运送方式是否经济。
3.大宗购料其成本是否较一般者为低。
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