资料管理实施细则.docx
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资料管理实施细则
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宁夏发电集团六盘山热电厂
工程资料管理实施细则
1.总则
1.1目的
为了加强宁夏发电集团六盘山热电厂工程竣工资料的管理工作,使档案管理与工程建设同步,确保工程竣工资料能够准确、齐全、完整、及时地移交,使其在工程建设、机组试运行及生产运行、维修和技术改造中充分发挥作用,依照有关文件和规定,特制定本实施细则。
在本实施细则中明确了工程资料的各参建单位的管理职责、编制范围及内容、编制要求、装订要求以及验收和移交要求等,使工程竣工资料最终满足工程达标投产要求。
1.2引用文件(以下有页号标识的引用文件与陈秀菊2006年10月编写的“电力科技档案管理手册(第二版)”一书中的一致)
1.2.1《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)(P133)
1.2.2《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)(P146)
1.2.3《电力工程竣工图文件编制规定》(DL/T5229-2005)(P186)
1.2.4关于印发《火电企业档案分类表(6-9大类)》的通知(总文档[2002]29号)(P212)
1.2.5关于印发《电力工程达标投产管理办法》(2006年版)的通知(中电建协工[2006]6号(P312)
1.2.6《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)(P375)
1.2.7《技术用图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3—1989)
1.2.8《火电、送变电工程重点项目工程质量监督检查典型大纲》(火电、送变电部电建质督[2005]57号)
1.2.9《火电工程质量监督站质量监督检查典型大纲(试行)》(电力部建设协调司建质[1995]84号)
1.2.10《电力建设施工及验收技术规范》(现行版本、全套)电力部
1.2.11《火电施工质量检验及评定标准》(现行版本、全套)电力部
1.2.12《火电工程调整试运质量检验及评定标准》(电力部建设协调司建质[1996]111号)
1.2.13《国家电力公司火电优质工程评选办法》(2000年版)
1.3术语
1.3.1工程文件:
是指从工程立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文件材料,包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。
1.3.2工程前期文件:
是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。
1.3.3工程竣工文件:
是指工程竣工时形成的反映工程建设(包括土建、安装及调试、监理等)过程的文件。
主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及机炉安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。
1.3.4工程施工文件:
是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。
1.3.5工程竣工图文件:
是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸(简称竣工图)。
1.3.6工程竣工验收文件:
是指工程竣工后试生产(试运行)中以及竣工验收时形成的文件。
1.3.7竣工验收:
是指工程竣工、试生产后,由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。
1.3.8工程档案:
即建设工程档案,是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的。
1.3.9档案移交:
一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位(以下简称“建设单位”)移交的经系统整理过的全部文件;另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。
1.3.10原件:
所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料,经签字、加盖单位图章后,称为“原件”。
1.3.11正本:
所有手写和打印的表式、文字、数据资料,经签字后的复印件,再加盖单位图章后,称为“正本”。
1.3.12副本:
指所有正本的复印件。
1.4组织管理原则
1.4.1贯彻统一领导与管理的原则,确保工程档案的完整与安全,为工程建设提供有效地服务。
1.4.2宁夏发电集团六盘山热电厂档案室对工程档案实行集中统一管理,负责对施工、设计、调试、质监、监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导。
1.4.3工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络,由一位公司(或厂)级负责人挂帅,统一协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。
工程开工前各参建单位的专职、兼职资料员必须到位。
1.4.4工程档案管理工作要注重工程过程管理,贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。
工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分,各单位应把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划,纳入工程质量保证体系,纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位经济责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。
1.4.5为保证工程档案资料的完整性、准确性、系统性,宁夏发电集团六盘山热电厂工程执行档案保证金制度,并在招投标文件和合同文件中明确档案管理职责,档案保证金为合同项目结算价的1%。
档案保证金的提留和支付由建设单位计划部门、财务部门、工程部门和档案室负责实施。
对不按本规定移交档案的,视为合同违规,不返还档案保证金。
对按规定移交档案的单位,档案保证金预以返还。
2.工程档案管理职责
2.1建设单位职责
2.1.1对工程各参建单位的档案工作统一组织、管理、协调、指导、监督和检查。
2.1.2档案部门负责工程建设依据性、管理性文件的收集归档工作。
2.1.3档案部门负责设备图、施工图及相关施工文件的收发工作。
2.1.4档案部门应参加单位工程验收,负责对工程竣工资料进行检查,发现问题,及时整改。
2.1.5对工程各参建单位移交的工程竣工资料进行检查验收,整理归档。
2.1.6财务部门在收到档案部门签认的竣工资料移交证书后方可与工程各参建单位进行资金结算。
2.1.7档案部门负责生产准备及试生产竣工资料的收集归档工作。
2.1.8建立符合要求的工程档案保管库房,集中统一保管档案,配备必要的装具和设备,其费用列入工程总概算,为工程建设提供有效服务。
2.1.9配备与工程规模相适应的档案人员,未经档案专业业务培训,没有档案上岗资格证的人员不能上岗。
档案人员应具备档案专业知识和电力生产知识,不断提高综合文化素质和业务素质,为工程建设提供有效服务。
2.1.10建立工程档案管理网络,按照建设项目的布局和档案工作自身特点,布网建点设人,以点联线,以线联网。
2.2监理单位职责
2.2.1负责对监理资料的管理工作。
2.2.2负责监理竣工资料的组卷移交工作。
2.2.2负责监督检查工程资料的真实性、完整性及准确性,负责监督检查工程资料的收集整理工作,负责竣工资料和竣工图的初审签认工作。
2.2.3监理单位资料室负责所有工程竣工资料的传递、检查工作,同时要求各参建单位的工程竣工资料从资料室传递并监督其完成情况。
2.3施工单位职责
2.3.1各施工单位负责各自的工程施工资料管理工作。
2.3.2负责各自施工竣工资料的组卷移交工作。
2.3.3负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管理工作。
2.4设计单位职责
2.4.1负责设计变更资料的管理工作。
2.4.2负责竣工图的编制移交工作。
2.4调试单位职责
2.4.1负责调试资料的管理工作。
2.4.2负责调试竣工资料的组卷移交工作。
2.5质监单位职责(质量监督中心站、质量监督站)
2.5.1负责质监资料的管理工作。
2.6设备厂家职责
2.7.1编制移交清册,在设备开箱验收前移交建设单位档案部门。
2.7.2在设备到货时,必须同时按照合同要求提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸(合同中另有规定的除外)。
3.工程资料的编制内容及组卷方式
3.1工程建设依据性、管理性文件
1)工程项目建议书及审批文件
2)工程‘初可’阶段文件及其审查和批复文件
3)工程‘可研’阶段文件及其审查和批复文件
4)工程征地的文件、协议、合同等
5)工程环保、五通一平、消防、工业安全等方面的合同、协议、执照、许可证等来往文件
6)工程招投标文件和中标通知书
7)工程项目的融资、贷款合同、协议
8)工程项目开工报告和批复文件
9)工程项目开工前的审计文件
10)工程所有租赁文件
11)工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录等
12)工程的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录等
13)工程的施工合同及其执行文件、纪要、备忘录等
14)工程的调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等
15)工程的监理合同及其执行文件、纪要、备忘录等
16)工程主管及其上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、纪要、备忘录等
17)工程管理部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等
18)工程前评估的材料、谈判议定书、纪要、备忘录等
19)工程前期依据性的有关会议材料、纪要、备忘录等
20)工程地质的‘初勘’报告
21)工程地质的‘详勘’报告
22)施工中补测的基础资料及主厂房各点位置标高图
23)灰场、煤场的地形测量、工程地质、水文地质和水文气象资料
24)概念设计文件
25)初步设计文件及概算书
26)施工图设计及预算书
3.2竣工图
3.3监理竣工资料
监理竣工资料内容及组卷方式
档号
监理竣工资料内容
组卷方式
备注
监理规划
监理规划
各单独组卷成册
监理2级网络计划
合在一起组卷成册
工程创优计划
监理实施细则
土建、安装
监理月报
单独组卷成册
会议纪要
工程协调会纪要(包括第一次工地例会)
单独组卷成册
专题会纪要
土建、安装
进度控制
工程开工报审表
土建、安装
工程暂停令、停工申请表及复工申请表
合在一起组卷成册
施工进度计划(调整计划)报审表
按施工单位名称组卷
质量控制
施工组织设计报审表
土建、安装
施工质量检验项目划分报审表
土建、安装
施工测量放线报验单
土建、安装
质保、质量管理体系及质检人员、特种作业人员资质报审
各单独组卷成册
旁站监理记录及汇总表
土建、安装
质量缺陷与事故处理文件(工程质量事故报验单,工程质量事故处理方案报审表,质量事故处理结果报验表
合在一起组卷成册
造价控制
工程进度款申请表
按施工单位名称组卷
预付款申请表
按施工单位名称组卷
设计变更、洽商费用报审表
单独组卷成册
工程竣工结算审定书
单独组卷成册
安全控制
监理实施细则
合在一起组卷成册
安全措施报审表及专项安全措施报审表
安全保证监督体系及特种作业人员资质报审表
主要施工机械设备报审表
安全工程联系单
安全监理工程师通知单及回复单
安全整改通知单及报验单
安全会议纪要
安全监理日志
安全工作总结
分包资质
分包单位资质报审表
单独组卷成册
试验单位资质报审表
单独组卷成册
供货单位资质报审表
单独组卷成册
监理通知
工程联系单(监理出版)
土建、安装
监理工程师通知及回复单
土建、安装
整改通知单及报验单
土建、安装
合同与其它事项管理
工程临时延期申请表及审批表,工程最终延期审批表
合在一起组卷成册
费用索赔申请表及审批表
合同争议、违约报告及处理意见
合同变更材料
监理日志
专业监理日志
土建、安装
试运值班日志
单独组卷成册
监理工作总结
单位工程质量评估报告
土建、安装
专题总结、月度总结、工程竣工总结
监理业务手册和监理大事记
3.4土建竣工资料
3.4.1每个单位工程竣工资料应由以下1-8项内容组成:
3.4.1.1工程概况:
①编制说明
②工程概况(简介、工程范围、设计与设备主要特点及尺寸、主要工程量、主要施工方案、开竣工日期、造价及总结、上级质监站检查评价、施工大事记)
3.4.1.2施工记录:
①施工定位测量记录
②砼浇筑通知单
③砼搅拌记录
④砼浇筑记录
⑤砼养护记录
⑥大体积砼测温记录
⑦砼、砂浆试配合比设计
⑧土建交付安装中间验收交接表
⑨隐蔽工程验收记录(地基验槽、钢筋工程、地下砼结构工程、地下防水、防腐工程)
⑩其他有关施工记录
3.4.1.3检验记录:
①钢筋、预埋件焊接试验报告
②砼抗压、抗冻、抗渗试验报告(包括见证取样试验报告及汇总表)
③砼数理统计
④砂浆试块强度报告(包括见证取样试验报告及汇总表)
⑤回填土试验报告(包括见证取样试验报告及汇总表)
⑥其他有关检验记录
3.4.1.4质量验收记录:
分部(子分部)、分项及检验批质量验收记录要求按照《施工质量检验项目划分报审表》中的顺序依次排列。
1单位(子单位)工程质量控制资料核查记录
2单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
3单位(子单位)工程观感质量检查记录
④单位工程质量等级评定记录
⑤施工现场质量管理检查记录
⑥单位(子单位)工程质量竣工验收记录
⑦分部(子分部)工程质量验收记录
⑧分项工程质量验收记录
⑨检验批质量验收记录
⑩其他有关验评记录
3.4.1.5不合格品及重大质量问题处理记录
①质量问题及事故处理
②施工质量整改及处理
③不合格品处理
④各类事故报告
3.4.1.6设计变更
①设计修改通知单
②设计变更申请单
③工程技术联系单
④材料代用单
3.4.1.7重要文件
①开工、停工、复工、竣工报告
②技术交底、图纸会审记录
③施工组织设计、施工方案、施工作业指导书
④各类施工技术会议纪要
⑤大纲规定的质量监督检查资料(及其它质监检查签证)
⑥施工方案重大修改总结报告
⑦施工总结、技术总结
⑧竣工验收(竣工报告、验收报告)
⑨特殊工种证件
3.4.1.8声像资料
声像资料包括录像资料、照片资料,完整竣工资料电子光盘一套。
3.4.2原材料质量证明文件(合格证、出厂质量证明书、检验报告等)、试验报告要求按照如下物资种类单独组卷,钢筋、水泥及砂、石料跟踪管理记录要求组在相应的原材料后面。
⑴钢筋⑵水泥⑶黄沙⑷碎石⑸外加剂⑹粉煤灰⑺装饰涂料⑻混凝土管道⑼防水卷材⑽钢窗⑾龙骨⑿塑钢窗⒀塑钢外门⒁防火涂料⒂型钢⒃防腐涂料⒄橡胶止水带⒅胶粘剂
3.5.3设计变更单、工程联系单及沉降观测记录要求单独组卷。
3.4.3除要求单独组卷的文件材料外,其它文件材料以单位工程为单位编制、整理、组卷。
3.5安装工程竣工资料
3.5.1每个单位工程竣工资料应由以下1-8项内容组成:
3.5.1.1工程概况
①编制说明
②工程概况(简介、工程范围、设计与设备主要特点及尺寸、主要工程量、主要施工方案、开竣工日期、造价及总结、上级质监站检查评价、施工大事记)
3.5.1.2施工记录:
1)主要轴线的测量记录(含水准点)
2)设备安装技术记录和签证(包括汽轮机扣缸、发电机抽转子、变压器吊芯检查与电机、变压器干燥记录)
3)热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置校验记录
4)电气热工试验报告
5)电缆敷设记录(包括接头位置、路径)和原始安装记录
6)水压、酸洗、通球、严密性试验等各类签证
7)安全阀校验记录
8)钢架、受热面、设备、烟风道等组合记录
9)钢架、受热面、设备、烟风道、四大管道等安装记录
10)主、再热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度记录
11)注明蠕胀测点、监查管段、膨胀指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、主给水管道系统的单线立体图
12)分部试运的方案、措施、记录与报告(包括接地电阻)和验收签证
13)隐蔽工程中间验收记录和签证
14)其他施工记录
3.5.1.3检验记录:
1)焊接、热处理检验记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量评定及总结
2)金属材料等的金相理化检验记录
3)合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录
4)其他检验记录
3.5.1.4质量检验评定:
分部(子分部)、分项及分段质量验检验评定表要求按照《施工质量检验项目划分报审表》中的顺序依次排列。
1)见证点签证书
2)停工待检点验收签证书
3)隐蔽工序验收签证书
4)严密性试验签证书
5)单位、分部、分项工程质量验评记录
6)其他质量检验评定
3.5.1.5不合格品处理
①不合格品处理报告
②质量事故报告
3.5.1.6设计变更
①设计修改通知单
②设计变更申请单
③工程技术联系单
④材料代用单
3.5.1.7重要文件
①备品、备件、专用工具移交清单
②需要作为生产依据的与总承包单位往来的文件和重要的会议纪要
③施工方案、施工作业指导书
④未完项目的分工协调纪要
⑤大纲规定的质量监督检查资料(及其它质监检查签证)
⑥其它质监检查
⑦安装工程施工总结
⑧开工、停工、复工、竣工报告、技术交底、图纸会审纪录
⑨特殊工种证件
3.5.1.8声像资料
声像资料包括录像资料、照片资料,完整竣工资料电子光盘一套。
3.5.2燃、机、炉、化设备管线施工安装文件中的焊接记录、试验报告和材料出厂证书以及设计变更、工程变更、材料代用单单独组卷。
3.5.3除要求单独组卷的文件材料外,其它文件材料以单位工程为单位编制、整理、组卷。
3.6质监文件(由质监单位负责收集、归档)
1)质量监督中心站:
质量监督中心站的质监计划、评价报告、纪要、总结等全部质检活动文件。
2)质量监督站:
质量监督站的质监计划、监检记录、纪要、呈报、评价报告等全部质监活动文件。
3.7调试竣工资料
1)整套启动调试大纲
2)整套启动调试方案、措施
3)整套启动试运指挥部的文件、命令、纪要、记录等
4)整套启动试运交接班记录和试运记录
5)各专业调试质量验评资料和签证单
6)整套启动调试报告
7)试运阶段的缺陷、故障分析记录与事故处理意见
8)调试工作总结
3.8生产准备及试生产文件
3.7.1由生产单位负责收集、归档的文件
1)移交试生产后1个半月内,提交机组的移交试生产和移交生产的交接书。
2)移交试生产后1个月内,提交整套启动试运工作总结
3)移交生产后1个半月内,提交试生产工作总结
4)本企业技术标准(包括各类运行、操作、事故规程、管理制度规定与措施等)
5)系统图、程序图等必备图纸
6)操作票、工作票、运行日志等运行台帐
7)培训教材
8)试生产记录
9)试生产期间事故分析、处理记录与结论
3.7.2由监理、建设单位负责收集、归档的文件
1)机组启委会批准的基建未完的项目清单
2)未完成项目后的验收交接文件
4.竣工资料的编制要求
4.1竣工图编制要求
1)竣工图应按照《国家重大建设项目项目文件归档要求与档案整理规范》中竣工图编制要求进行编制。
竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映工程竣工时的实际情况。
2)应编制“竣工图编制总说明”,在说明中应说明竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。
对每册修改图纸,应编制分册说明,内容包括:
修改内容、修改原因、编制“竣工图编制总说明”,在总说明中应叙述更单号、提供修改资料单位等。
3)没有设计变更的施工图用作竣工图时,编制单位应逐张审核,确认与现场相符后直接在蓝图上加盖竣工图章,竣工图章样式见《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)要求(见附表1);涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图。
重绘图按原图号编号,末尾加注“竣”字,或在新图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
(竣工图修改图标见附表2)
4)凡四级图有修改的,又需要修改五级图或清册的,应继续修改。
5)与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更等文件材料单独组卷。
在填写卷内文件目录时,以“图号”作为“文件编号”。
6)竣工图按GB/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》,“手风琴式”折叠,统一折叠成210㎜×297㎜(A4)图幅,图标朝外。
7)所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。
竣工图章中的内容填写齐全、清楚,不得代签。
竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下脚向上折叠后空白处;竣工图章应使用不褪色红印泥。
8)国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目,外方提供的竣工图应有外方签字确认。
9)竣工图内容应与施工图设计、设计变更、恰商、材料变更、施工及质检记录相符合。
10)竣工图编制完后,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补充。
11)录音、录像文件应保证载体的有效性,电子文件的长期存储介质另行规定(竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致,以保证其唯一性)。
4.2工程变更资料的编制要求
4.2.1作为竣工图编制依据的工程变更资料,由各有关施工、调试等单位应在施工及起动调试过程中及时、准确地做好变更记录并根据合同范围负责编制。
4.2.2所有已实施的工程设计变更文件,必须毫不遗漏地列入工程变更资料,包括:
设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等。
4.2.3所有工程变更资料,编制单位应负责向宁夏发电集团六盘山热电厂移交二份,必须是原件,并交一套电子版资料。
4.2.4工程变更资料以表格形式按单位工程划分列出清单,内容包括:
1)变更文件编号;
2)变更文件提出单位及日期;
3)变更文件涉及施工图图号、版本、内容及原因;
4)变更文件实施状况。
4.2.4工程变更资料汇总表,见下表。
工程变更资料汇总表
单位工程编号:
序号
变更号
图纸号
变更内容
变更日期
变更原因
变更类型
实施情况
4.3竣工文字资料的编制要求
4.3.1文字资料必须是二份原件及对应的电子光盘一套,电子版应扫描成PDF(*pdf)格式。
4.3.2声像资料包括录像资料和照片资料。
录像资料由录像带和盒内目录两部分组成。
盒内目录包括:
内容、时间、地点、摄像者等,每个标段提供一段时间为20分钟左右录像,录像内容要求能够反映工程整体情况。
照片资料由照片和文字说明二部分组成。
文字说明要求简短、完整、明了,一般不超过200个字。
其内容包括:
背景(标识为宁夏六盘山热电联产新建工程)、专业、时间、地点(标识为单位工程名称及具体位置)、摄影者、编辑、事由七要素。
要求每个单位工程有4-6张工程照片。
照片尺寸为5寸,移交1套整理好的,再移交一套对应的数码照片。
4.3.3编制统一用A4幅面,个别情况下允许用A3,但装订时必须折成A4,所有印刷或自行编制形成的版面,其误差应掌握在±1mm以内,凡误差出入±2mm以上
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