人力资源审计报告(定稿).docx
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审计报告
审字2010年第[004]号
对某某人力资源的审计报告
根据工作安排,审计人员于2009年11月18日-12月25日对某某的人力资源进行审计,本次审计重点是了解某某人力资源各项工作的开展情况,明确人力资源各项规章制度、流程是否建立健全,基础工作是否落实,人员资质是否符合岗位要求,及审核相关内部控制流程的规范性。
一、人力基本情况:
按某某对《审计报告(征求意见稿)》的反馈意见分析
(一) 截止至2009年11月5日,某某(含集团总后勤)共有42个部门,员工963人。
见表一、二、三:
(明细见附件一)
(二) 员工分别按工种、学历、籍贯划分:
工种
人数
占总人数
学历
人数
占总人数
籍贯
人数
占总人数
普工
457
47.46%
初中
582
60.44%
湖南
184
19.11%
技工
193
20.04%
高中
157
16.30%
广东
172
17.86%
管理
171
17.76%
大专
82
8.52%
云南
164
17.03%
文职
82
8.52%
中专
73
7.58%
四川
106
11.01%
销售
58
6.02%
本科
25
2.60%
河南
83
8.62%
设计
2
0.21%
小学
20
2.08%
广西
72
7.48%
合计
963
100.00%
中技
10
1.04%
湖北
55
5.71%
职高
3
0.31%
江西
48
4.98%
高技
1
0.10%
陕西
22
2.28%
中师
1
0.10%
福建
19
1.97%
其他
9
0.93%
安徽
12
1.25%
合计
963
100.00%
贵州
10
1.04%
其他
16
1.66%
合计
963
100.00%
备注:
1、管理:
指总经理、副总、厂长、经理、主管、主管助理、正副班长、领班、主任、领队、正副队长等职务。
2、 文职:
指文员、跟单员、统计员,及财务部、人力部职员。
3、 技工:
指操作各种机械设备的生产一线员工。
l管理人员大专以下学历的占管理人员总数的83.04%,素质有待提升。
见下表:
(明细见附件二)
管理人员学历
合计
小学
初中
高中
职高
中技
中专
大专
本科
无资料
管理人员人数
171
2
85
38
1
5
11
16
10
3
占管理人员总数
100.00%
1.17%
49.71%
22.22%
0.58%
2.92%
6.43%
9.36%
5.85%
1.75%
(三)2009年1月1日-11月5日,全年离职率为24.92%,离职人数321人。
见下表:
(明细见附件
三)
项 目
异动人数
占异动总人数比
离职类别
辞职
234
72.90%
自离
63
19.63%
辞退
23
7.17%
调到其他公司
1
0.31%
工龄
不满1年
173
53.89%
1-3年
81
25.23%
3-5年
36
11.21%
5-10年
21
6.54%
大于10年
10
3.12%
学历
初
204
63.55%
高
54
16.82%
中专/中技/职高
26
8.10%
大专
21
6.54%
小学
9
2.80%
本科
7
2.18%
工种/岗位
普工
234
72.90%
技工
35
10.90%
文职
22
6.85%
销售
17
5.30%
管理
13
4.05%
备注:
离职率=全年离职人数/(统计期末的在职人数+全年离职人数)
l离职人数排在前5名的依次为A车间28人、B车间28人、C车间27人、D车间25人、E23人,离职原因:
①认为工资低(普工以此为由离职是正常情况);②影响身体;③同行业挖角;④车间主管与员工沟通少,管理不细致。
l 10年以上工龄员工离职10人,人力部所述离职原因简单,未见详细的离职面谈记录。
见下表:
二、审计发现:
审计人员抽取了60位员工的人事资料进行检查,抽查人数占员工总人数的6.2%,发现:
1、 岗位测评做得较好。
对部份岗位进行入职心理素质测试(性格测试)、智能素质测评(文字运用能力、人际交往能力)、文案测评、电脑操作测评,做得较好,但应明确规定哪些岗位需做测评,做哪些测评,并且设定测评的评分标准。
2、 企业文化建设较好。
文体娱乐活动丰富,促进了员工的凝聚力,并且有企业内刊,在宣传企业文化、提高企业知名度方面走在了整个集团公司的前列。
3、 部门设置不够合理。
l至09年11月5日,某某员工963人,却有42个部门,易造成管理人员多、班组长多、岗位重复、职责重叠、管理权限模糊、相关部门接口不清晰等问题。
l某某人力资源部提供的《员工花名册》中的部门与“反馈意见”中的部门不相符。
4、 人事基本档案资料管理不完善。
① 入职档案记录不完整,档案表格未按要求填写,不够规范。
如:
lA的聘用员工协议无人力资源部负责人签名。
根据集团公司FTG/CO(外)文字第2009001号规定:
有关集团总后勤部管理由某某全权负责。
对移交过来的人事资料,人力部也应进行审核并补全、增加相应手续。
l入职登记表中人力部未填写“面试情况记录”和“用人部门复试情况”;
l司机《特种设备作业人员证》过期;
l某的《安全管理制度》,人力部漏签名;
l某的转正有员工转正表,但未见到转正考核的具体内容资料;
l没有规定哪些岗位转正时需要详细考核;
l张龙,原名张弟,96年6月22日入职,改名无户籍当地派出所的更名证明,入职登记表无审批记录;
l身份证复印件可以将正、反面复印在A4纸的同一面上,并放入档案;
l入职登记表设计欠科学合理,很难一眼看到必须的信息栏位,如:
入职日期、应聘岗位等信息,且入职登记表、员工档案、员工简历表三个表有设计重复的地方。
如果表格是政府劳动部门下发的指导性意见,可以根据公司实际情况调整表格内容。
② 抽查的60份劳动合同,32份合格,28份不合格,合格率为53.33%。
如:
l劳动合同签署不全,留有空白处未填;
l 劳动合同没有试用期,但入职申请表或聘用员工协议中试用期为3个月;
l的劳动合同期限时间填错,合同附件有涂改,且合同的“不定时工资或固定工资”低于政府规定的最低工资标准770元/月,存在劳资纠纷风险。
③ 人事档案未定期更新,后期管理不严谨。
如:
l的临时居民身份证未换正式身份证;
l林身份证过期;
l身份证未更新为二代身份证,若能提倡逐步将身份证更新为二代,安全系数更高。
④ 离职交接清单不完善,并且应对离职人员做出全公司、关联单位通告,以免产生法律纠纷。
如:
l陈的离职交接清单不够详细;
l和业务一部年7月20日入职,09年9月9日辞职,工龄12年)是自动离职,未办理手续,人力部对于这种情况可以在其档案里做出说明,使后续管理人员和需要查阅档案的人员清楚明了;
l调动人员没有职位异动单。
如:
莫姬,2005年4月1日调动,没有调动程序。
5、 人员招聘程序不规范。
① 各部门需招聘人手时,用白纸书写招聘申请,无用人需求申请表。
无论是缺员补员还是扩编,都应填写用人需求申请表。
② 员工体检无书面定点医院,体检医院不统一,无指定的入职体检项目,今后尽量避免特殊情况。
6、 教育培训方面存在不足。
① 未结合培训需求调查结果、全年培训预算来制订合理详细的培训计划;
② 培训结束后未进行培训评估,无法评判培训效果是否达到预期目标;
③ 培训考试题目设计不太符合岗位要求,应符合岗位特点;
④ 部分2、3、4月入职的员工在5月才进行新员工培训,时效性差;
⑤ 员工培训无论费用多少从未签过培训协议约定服务期,若公司重点培养的员工辞职,公司投入的培训成本得不到回报。
8、质量管理、安全措施不到位。
①09年1-9月员工受处罚160次,罚款金额21,230元。
处罚最多的3个部门见下表:
(明细见附件四)
部门
处罚次数
占总处罚
处罚金额
占总处罚金额
A车间
43
26.88%
3,300.00
15.54%
B部
17
10.63%
3,250.00
15.31%
统计部
14
8.75%
4,250.00
20.02%
合计
74
46.25%
10,800.00
50.87%
② 员工受处罚及工伤较多,造成不必要的经济损失。
如:
09年1-9月发生工伤34次,共支付医药费87,337.98元。
明细见下表:
(明细见附件五)
③ 新员工训练不够及时,且安全管理制度只是放在档案里,未发放给员工。
9、资料销毁过于随意。
一些人事资料因保密原因被销毁,但无授权销毁审批手续、无指定销毁人员和清单记录,这样处理
一是过于随意,二是可能将不能销毁的资料也一并销毁了,三是如果将来涉及到劳资纠纷法律诉讼,公司会因无证据而处于劣势。
10、部门内同户籍人员比例过高,有存在搞小团体、架空领导的风险。
²某某厂共有125人,其中湖南籍45人,占板材厂总人数36%,超过某某全公司湖南籍比例(19.03%)
16.97%。
²45位湖南员工中“平江”籍共24人(含厂长本人),占湖南籍员工的53.33%。
²厂管理人员共19人,其中湖南籍11人,占管理人员总数的57.89%,而这11位人员中有6人都为湖南“平江”籍;板材开料部4个管理人员,3个来自湖南平江。
见下表:
根据以上审计发现,我们认为:
某某整体人事行政制度、流程已初步建立,但各项人力管理工作的深度不够,对已有的制度流程落实情况一般,需进一步强化执行力度,尤其要加强基础性工作的执行力;人事行政制度和流程还需更新和健全,以求适应公司的发展;组织实施以后的工作要继续跟进到位,不能只表面执行,无后期跟踪评估;薪酬、绩效与激励机制工作较为薄弱(。
受实际情况影响,人力部未全权参与调薪方案的制定与执行,公司无配套的薪酬绩效体系,公司高层对人力资源管理重要性的认识有待加强。
)
三、审计建议:
(一) 精简机构,梳理组织结构。
1、 重新修订组织架构,减少管理岗位,合并相关职位和重叠部门,明晰各岗位职责。
2、人力资源部按“42个部门”提供一份新的《员工花名册》,经总经理批准后报审计部备案。
(二) 完善“选人、用人、育人、留人”上的配套管理方式与理念。
1、各岗位职责与资格应标准化,明确规定哪些岗位需做入职测评和转正考核,并且设定测评和考核的评分标准。
2、规范人员招聘程序,无论属于缺员补员或新增编制都应用“用人申请表”进行书面申请。
3、提前做好教育培训需求调查,编制全年培训费用预算,制定培训计划,提高培训时效性,培训课程与考核题目要符合岗位要求,培训后应作评估和总结培训效果。
4、拟定外训管理制度,对超过规定费用的培训签订培训协议,对违反协议的离职员工,按培训协议中约定的服务期按比例追缴培训费用,以免培训成本没有回报。
5、规范员工调动程序,完善相关手续。
6、完善离职手续,视实际所需要做好离职面谈记录、离职审批手续及离职清交登记。
7、人力部应按相关制度对各部门用人严格把关和审批,对各部门用人申请进行分析审核,对部门内同户籍比例过高的进行合理调配,并定期对人员结构进行分析。
8、特种设备作业人员应有管理部门的批准证明,并持相关证
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