采购控制程序.docx
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采购控制程序.docx
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采购控制程序
科技有限公司
文件编号
MP-11
版次
A
采购控制程序
页数
19
编写/日期
审核/日期
批准/日期
1目的
为确保所购生产用的产品和相关需求服务符合设计文件和有关规范、标准和技术规格书的要求,特制定本程序。
2适用范围
本文件主要针对公司产品和服务采购过程的控制。
包括采购工作的责任、采购文件的编制、选择和评价供方、产品和服务的验收等采购主体活动。
3职责
3.1营销采购部
a)组织、编制归口产品的采购文件,并按要求进行采购;
b)负责组织对归口物项供方的选择、评价和定点工作;
c)负责组织对所购产品和服务在提供过程中的质量监督和最终验收工作;
d)负责公司采购产品的仓储管理工作。
3.2生产技术管理部
a)组织、编制产品外协加工的采购文件,并按要求进行外协采购;
b)负责组织对产品外协加工供方的选择、评价、定点工作;
c)负责组织对产品外协加工过程中的质量监督和最终验收工作。
3.3科技部
a)提供产品和服务的技术要求;
b)参与供方选择、评价和定点工作,考查其正确、准确应用相关标准、技术要求的能力以及工艺技术水平可否满足我方产品制造与加工的要求。
3.4质量管理部
a)负责提出采购质量管理要求,确定适用于产品或服务采购的质量管理要求条款;
b)负责对采购产品和服务进行试验、检验及验证;
c)参与对供方执行任务情况的监督检查工作;
d)负责放射源的采购、无损检测以及理化分析的外协工作;
e)参与供方的选择、评价、定点工作,实施供方质量管理体系审核,评价潜在供方的质量管理体系的有效性;
f)参与对供方执行任务情况的监督检查工作。
3.5工程设备管理部
a)组织编制设备、非标配套件、工装等归口采购文件,并按要求进行采购;
b)组织对所购产品和服务的最终验收工作;
c)负责监视和测量装置的计量分包工作。
3.6各部门、车间
按需要和采购要求提出产品和服务的需求计划。
4工作程序
4.1采购控制流程
采购需求部门制定采购技术要求、性能指标及验收要求等,负责人审核后,报部门领导审批。
采购部门根据审批后的采购文件从合格供方中选择供应商实施采购;采购产品由采购部门组织验收,检验人员检查合格后办理入库。
4.2采购产品分类
根据采购产品和服务的特性、用途和对产品质量影响的程度,公司将采购物资分为A、B、C三类(见附录5.1:
“采购物资分类表”)。
A类产品为重点控制对象,包括对产品质量有直接影响的原材料、分包产品、检测用耗材、焊接材料和服务等;吊具、特保用品等。
此类供方的开发及变动要进行慎重研究与考察。
B类产品是指间接影响产品质量及其稳定性,直接影响工程进度、产品制造加工的辅助材料、耐火材料以及有特殊要求的材料等。
对此类产品应及时抽检并收集生产一线的使用反馈意见,加强对采购产品的验证及对供方的评定。
C类产品是指A、B类以外的产品,该类物项注重质优价廉,交货迅速,资金融通好,以随时满足生产的需要。
此类供方可结合以上情况直接进行选择即可。
采购过程的控制主要是指对A、B类产品和服务的控制及其供方资格管理。
4.3确定采购信息
使用部门根据需要编制“物资需求计划表”或“外协加工(采购)申请单”,经部门负责人审核和部门领导批准后提交营销采购部,采购人员制定《采购计划》进行采购。
实施采购前,采购部门须审核充分、适宜的采购要求,确保采购行为受控实施。
如需要,采购信息内容应包括:
a)供方生产、经营以及运输的资质要求;
b)有关产品和服务提供的要求:
—供方生产或服务提供的过程要求(如制造工艺要求等),
—供方设备方面的要求;
c)供方人员资格的要求(如特种检验、工艺、操作人员的资质等);
d)供方质量管理体系的要求。
采购信息以采购合同的形式由采购部门负责传递给供方,但供方资质文件应在合同签署前获得。
4.4采购文件控制
采购文件包括需求计划、采购合同、采购技术文件(含技术标准、制造加工图纸等)、验收规程、质量证明书、安全技术说明书等,必要时公司的相关程序文件也可以作为采购文件。
此外,采购文件中还应包括相应的商务条款。
同时,必须在采购文件上清楚地标明顾客要求供方提交给顾客批准或提意见的文件,这些要求批准的文件包括设计文件、检查和试验报告、制造和试验程序、维护程序/手册,以及供方的管理手册概述。
除采购合同、询价单等采购操作性文件由采购部门负责编制外,其余涉及采购技术要求、采购质量管理要求的采购要求的文件(简称“采购技术文件”),由提交需求计划的部门负责组织科技部、质量管理部制定。
科技部等相关部门编制各种采购产品和服务的采购技术文件。
采购技术文件须符合国家法规及其他相关质量标准要求,并酌情包括(但不限于)以下内容:
a)规定供方的工作范围;
b)技术要求,包括:
—准确描述顾客关于待采购产品和服务的有关标准、规范、图纸、程序、技术条件及其修订本的技术要求,
—与技术要求相关的检查、试验和验收要求,以及用于诸如标识、包装、装卸、运输和贮存等工作的专用说明及要求,
—供方人员具有规定的资格以满足特定工作的要求;
c)确定用于所供产品和服务的质量管理要求;
d)由我方指定代表和(或)授权的其他方进入供方现场,检查记录,进行验证、审核和评价等的要求;
e)确定供方须编写并提交我方审查或认可的各类文件和记录要求,包括:
—确定所需文件,如应编写并提交我方审查和认可的说明书、程序、图纸、技术条件及记录等,
—确定提交文件的期限,
—确定记录的分发、保管、存放和处理的管理原则和方法;
f)出现不合格需填写“不合格报告”进行处理。
4.5供方管理
4.5.1对供方的评审
A类产品和服务的供方开发及变动要进行慎重研究与考察。
采购部门应组织相关部门进行供方评审。
联合评审可通过文件评审方式进行,也可通过源地评审方式进行。
由采购部门向潜在供方发送“供方质量保证能力调查表(生产商)”或“供方质量保证能力调查表(经销商)”(简称调查表),根据调查情况填写“供方资格评审表”,附加调查表及供方资质证明材料等文件,并确认评审结果,对符合我方要求的,经部门领导批准后,列入“合格供方名单”,并纳入合格供方档案管理。
对于提供A类物项或产品分包服务的供方,必须通过联合评审的方式获取资格,必要时可采取招标方式选择供方。
4.5.2对供方工作的监督
相关部门应按规定的范围审查供方工作程序、工作中产生的文件和记录等,以验证是否偏离合同规定或承诺范围。
必要时采购部门应组织合格的监督人员到供方现场对其工作情况进行适时监督。
派驻供方现场的监督人员对规定的控制点要进行现场见证,并核对供方是否切实遵守合同的要求。
这类见证可以在供方执行工作过程中,也可以在供方作最终检查或试验时进行。
如发现不合格,采购部门应会同供方一起根据责任范围审查、处理出现的不合格,采取必要的纠正措施,消除不合格。
4.5.3对供方的连续评价
对经常采购的产品和服务,通常应保持两家以上的合格供方,防止供方质量、市场、资金的波动影响本公司的产品质量及生产经营。
在采购合同执行过程中采购部门将组织有关部门对供方的供货能力和质量管理能力进行有效性评价(一般每年进行一次)。
对不符合合格供方要求:
重复产生不合格,或总体上提供的产品和服务质量不可接受,供方不能按要求采取纠正措施时,将取消其合格供方资格。
对供方的连续评价内容应包括(但不限于):
a)供方自然情况的变更情况,以及是否导致体系控制环节出现严重失效;
b)供方供货业绩(产品质量、数量、交货期、服务质量、供货价格);
c)体系文件起草、修订及实施情况,体系运行的有效性和效率;
d)人员资质、生产设备、监视和测量装置的有效性。
供方资格评价、连续评价情况及相关供货资料由采购部门负责收集整理,与所填写的“供方供货业绩评定表”一同载入“合格供方档案”。
4.5.4合格供方档案
采购部门要为每一个合格供方建立“合格供方档案”,其内容包括(不限于):
a)合格供方资格调查、评价,供货业绩连续评价记录;
b)供方的自然状况、联络方式、资质证明;
c)主要相关设备清单;
d)特种工艺人员资质;
e)类似产品(或服务)供货业绩表;
f)其他需要记录存档的事项。
4.6产品和服务的验收
4.6.1产品和服务的验收
采购产品到货后,采购部门根据采购文件要求,编制“试(检)验委托单”,交检验部门按照检验项目要求进行检验。
主要验收方法有确认合格证书、收货检查、源地验证,不管采用何种方法,必须检查确认合格证书。
4.6.1.1检查和确定合格证书
合格证书是证明供方按合同要求提供了合格物项的文件、记录等文字材料,如材料质量证明书、试验报告、验证报告等。
合格证书最低限度必须满足下列要求:
a)必须标明所购产品,具有符合选定的采购要求,如规范、标准和其他技术条件等;
b)严格履行有关“合格证明文件”的签发规定,所提交的文件正式、有效。
4.6.1.2收货检查
收货检查指在适当的场所,对所到物项某些特定的特性(如几何尺寸、物理特性、化学特性)、标识、清洁度、外观包装等项目的核验,以及对相应文件的符合性审查,以便验证物项满足规定要求。
所要求的收货检查水平取决于物项的复杂性、重要性、已进行的源地验证水平和供方先前的工作表现,当物项兼备下列属性时,仅采用收货检查即可:
a)其设计、制造和试验均比较简单且是标准化的;
b)检验可能有损于物项的完整性、功能或清洁度。
当采购文件要求供方的文件资料以适当方式随同物项在收货检查前提供时,进行收货检查必须和供方文件的审查相配合。
4.6.1.3源地验证
a)待验证物项或服务有下列情况时,应考虑采取源地验证方式:
—对安全极其重要,交货后难以验证其质量特性,
—制造或试验复杂;
b)源地验证活动应根据情况包括(但不限于)下列方面:
—文件已按要求提交,并且文件中提供了有关批准、材料以及所用的检查和试验的验证,
—加工程序和工艺已经获得批准并得到遵循,且备有相关的资格评定、工艺记录和鉴定书,各部件和组件已按要求检查、检验和试验,且备有有关的检查、试验及检定记录,不合格已按要求处理,
—产品已按规定要求进行了清晰、保护和标识;
c)验收采取源地验证的方式进行时,必须以收货检查来保障易损物项在运输中不受损伤;
d)采购部门负责制定所购产品的“源地验证计划”,计划内容应包括验证项目、验证时间和执行人员等细节。
实施源地验证的人员,应按采购文件及源地验证计划的要求逐项实施检查或监督。
4.6.2服务的验收
服务的验收方法可参照物项验收方法执行。
此外,可通过下列方法进行验收:
—对供方服务结果的质量数据实施技术论证,
—对活动进行检查、监视和(或)体系审核。
验证活动结束后,由实施验证的部门负责按规定填写“验证报告”和相关记录,并对这些服务工作进行监控,验收检查和试验的记录应用作评定和监控供方的工作,经授权验证人员签字后,按产品质量记录的相关保存规定管理。
4.7产品和服务变更管理
由于设计修改和变更等原因,以及供方的实际生产条件等原因导致的采购要求变更后,沿用原采购原则而转化的采购技术文件等的失效处置,变更后采购技术文件的审批,由采购部门按《文件控制程序》执行。
采购文件的更改应根据原文件同样的控制方式进行编制、审核、批准和发放。
采购技术文件变更后,须按照本文4.3条规定对其进行重新审查,确认后的变更项目由采购部门及时通知供方。
4.8采购的审核
必要时须进行审核,以验证其是否与产品和服务采购中的质量管理所提出的采购活动相符。
审核可针对以下活动进行:
a)采购文件的编、审、批;
b)采购文件变更的管理;
c)对供方的选择及评价;
d)验证计划的制定及验证活动;
e)对不合格和纠正措施的管理;
f)验收方法及活动;
g)记录。
5附录
5.1采购物项分类表
5.2物资采购流程图
6相关文件和记录
MP-11-R01《物资需求计划表》
MP-11-R02《外协加工(采购)申请单》
MP-11-R03《采购计划》
MP-11-R04《供方质量保证能力调查表(生产商)》
MP-11-R05《供方质量保证能力调查表(经销商)》
MP-11-R06《供方资格评审表》
MP-11-R07《合格供方名单》
MP-11-R08《供方供货业绩评定表》
MP-11-R09《试(检)验委托单》
文件修订/更改履历表
更改记录
版本
日期
修订/更改内容
A
2017.12.06
首次编写
5.1采购物资分类表
类别
物项分类
包含内容
A类
焊接材料
产品用焊丝、电焊条、焊剂
检测材料
重要检测材料(PT渗透剂、UT检测混合剂、RT探伤胶片)
其他
分包(加工)的专项产品
B类
气体类
实验室用高纯气体、产品焊接用气体、冶炼用气体
对产品有特殊要求的材料
无铁砂轮、低应力字头、记号笔、胶带、丙酮、切削油(液)、包装物
工模具类
型筒、木模
其他
分包(加工)的非核级产品
流程
责任部门
说明
支持文件/记录
初次连续
需求部门
营销采购部
营销采购部
质量管理部
营销采购部
采购需求部门制定采购技术要求、性能指标及验收要求等。
采购人员根据《物资需求计划》编制《采购计划》。
通过供方评审选择供应商并纳入合格供方名单,并对供方按要求进行监督和连续评价。
采购产品到货后,采购部门根据采购文件要求,编制“试(检)验委托单”,交检验部门按照检验项目要求进行检验。
由采购人员办理入库。
《物资需求计划表》/《外协加工(采购)申请单》
《采购计划》
《供方质量保证能力调查表(生产商)》、《供方质量保证能力调查表(经销商)》、《供方资格评审表》、《合格供方名单》、《供方供货业绩评定表》
《采购物项验收规定》、《试(检)验委托单》
《仓储管理规定》
烟台台海材料科技有限公司
物资需求计划表
表号:
MRP-
序号
物资名称
规格型号
单位
数量
到货日期
入厂复检项目或要求
项目或用途
申请人/日期
部门主管/日期
批准/日期
(必要时)
记录编号/版本:
MP-11-R01/A1页码:
烟台台海材料科技有限公司
分包加工(采购)申请单
单号:
SPA-
序号
项目编号
工件名称
工件标记
规格型号
材质
数量
技术要求
图号
要求回厂时间
备注
质量要求:
申请人/日期
申请部门主管/日期
部门批准/日期
(必要时)
记录编号/版本:
MP-11-R02/A页码:
烟台台海材料科技有限公司
采购计划
计划号:
PSR-
计划编号
项目号
序号
采购内容
供应商
物资需求计划号
需求部门
技术要求
完成日期
备注
编制/日期
审核/日期
批准/日期
记录编号/版本:
MP-11-R03/A页码:
烟台台海材料科技有限公司
供方质量保证能力调查表(生产商)
No:
SQS-
供方名称(盖章)
地址
法人代表
邮箱
联系人
电话/传真
邮编
开户行
帐号
税号
年产值(万元)
质量部门名称
质量部门负责人
职工总数
技术人员数
管理人员数
企业经营范围
授权供货范围
主要业绩
请附业绩清单(或客户清单)
使用或依据的质量标准
a:
国际标准名称/编号
b:
国家标准名称/编号
c:
行业标准名称/编号
d:
企业标准名称/编号
e:
其它标准名称/编号
检验机构及检测设备
□有检验机构及检测人员,检测设备良好。
□只有兼职检验人员,检测设备一般。
□无检验人员,检测设备短缺,需分包。
(请附主要检测设备清单)
检测设备校准情况
□有计量室
□委托外部计量机构
(请附主要检测设备检定合格证书复印件)
记录编号/版本:
MP-11-R04/A页码:
烟台台海材料科技有限公司
供方质量保证能力调查表(生产商)
No:
SQS-
生产特点
□成批生产 □流水线生产 □单台生产
主要生产设备
□齐全,完好 □基本齐全,尚可 □不齐全
(请附设备清单)
工艺文件
□齐备 □有一部分 □没有
(请附现有文件目录)
环境与安全生产状况
环境、安全设施设备(附设备清单):
□齐全,完好 □基本齐全,尚可 □不齐全
企业环境和职业健康安全管理制度:
□齐全,完好 □基本齐全,尚可 □不齐全
(请附现有文件目录)
是否设立环境和职业健康安全管理和监督部门t.:
□有 □无
职工培训情况
□经常进行正规培训□不经常进行培训
(请附特种工艺人员、特种作业人员情况说明及资质证书复印件)
是否通过产品或体系认证
□是 □否
(请附认证证书、产品制造许可证复印件)
附件清单:
供方负责人签字:
年月日
记录编号/版本:
MP-11-R04/A页码:
烟台台海材料科技有限公司
供方质量保证能力调查表(经销商)
No:
SQS-
供方名称(盖章)
地址
拟采购物项范围
法人代表
邮箱
联系人
电话/传真
邮编
开户行
帐号
税号
年产值(万元)
质量部门名称
质量部门负责人
职工总数
技术人员数
管理人员数
主要代理范围
授权销售情况及进出口权属
拟采购物项的进货验证手段
请附主要从事进货检验人员的情况及资质证明材料的复印件。
主要业绩
请附清单
拟采购物项使用或依据的质量标准
a:
国际标准名称/编号
b:
国家标准名称/编号
c:
行业标准名称/编号
d:
企业标准名称/编号
e:
其它标准名称/编号
记录编号/版本:
MP-11-R05/A页码:
烟台台海材料科技有限公司
供方质量保证能力调查表(经销商)
No:
SQS-
检验机构及检测设备
□有检验机构及检测人员,检测设备良好。
□只有兼职检验人员,检测设备一般。
□无检验人员,检测设备短缺,需分包。
(请附主要检测设备清单)
环境与安全生产状况
环境、安全设施设备(附设备清单)
□齐全,完好□基本齐全,尚可□不齐全
企业环境和职业健康安全管理制度
□齐全,完好 □基本齐全,尚可 □不齐全
(请附现有文件目录)
是否设立环境和职业健康安全管理和监督部门
□有 □无
管理文件
□齐备□有一部分□没有
(请附现有管理文件目录)
职工培训情况
□经常进行正规培训
□不经常进行培训
是否通过产品或体系认证
□是□否
(请附认证证书、产品制造许可证复印件)
附件清单:
供方负责人签字:
年月日
记录编号/版本:
MP-11-R05/A页码:
烟台台海材料科技有限公司
供方资格评审表
表号:
SNQA-版本/Edition:
单位名称
法人代表
传真
地址
联系人
电话
营业执照
税务登记
生产许可证
组织机构代码
质量体系认证证书
安环体系认证
提供的物项或服务
序号
评价项目
生产商
经销商
备注
优
8-10
良
6-8
差
0-6
优
16-20
良
12-16
差
0-12
1
质保能力
(不适用于经销商或代理商)
2
技术能力
(不适用于经销商或代理商)
3
生产及检测设备情况
(不适用于经销商或代理商)
4
人员能力
5
产品质量
6
不合格品控制
(不适用于经销商或代理商)
7
产品价格
8
售后服务
9
交货期
10
是否通过质量体系认证
(不适用于经销商或代理商)
得分
(首次评价的供方,评价项目可选择性打分)
评审结论
□经质量管理体系综合考查,该公司可纳入我方合格供方。
□经质量管理体系综合考查,该公司质量管理保证能力不能达到我方要求。
评审人员签字
质量管理部
科技部
生产技术管理部
营销采购部
编制/日期
审核/日期
批准/日期
记录编号/版本:
MP-11-R06/A页码:
烟台台海材料科技有限公司
合格供方名单
单号:
QSL-版本:
序号
供应物项
单位名称
地址
联系方式
评价日期
有效期至
评价报告号
评价结论
备注
编制/日期
审核/日期
批准/日期
记
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 采购 控制程序