英文写信的格式范文.docx
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英文写信的格式范文.docx
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英文写信的格式范文
英语信件的种类比较多,有一般信件,邀请信,推荐信等。
但几乎所有信件的格式都大同小异。
书写英语信件要注意下面几点:
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(一)英语书信结构、书写款式及要求?
1.书信结构?
英语书信结构一般有以下几个部分组成:
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1)信封(envelope)英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。
只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。
发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。
国家名称的每一个字母都要大写。
如下:
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2)信头(heading)
公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。
在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码。
3)封内日期(DateLine)
封内日期是写信或打字时的日期。
封内日期写在信头或作者地址的下两行。
4)封内地址(InsideAddress)
封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。
封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。
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以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:
【注】如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略。
5)称呼(Salutation)
称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。
称呼后可以写冒号或逗号。
在商业信函或其他正式书信中,用冒号。
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在非正式书信中,称呼后用逗号。
(注意:
尽量避免使用“ToWhomItMayConcern”或“DearSirorMadam”,因为这种称呼已经过时,并且不很友好。
改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“DearHumanResourcesManager”,“DearFriends”这样的称呼。
在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。
同样,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“GeorgeBush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中。
)
6)头衔(Titles)?
除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔。
7)提示句(选择性)AttentionLine(optional)?
提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。
另外,在指明的收信人不在时,它也允许组织中其他人查看信的内容。
提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。
8)主题句(选择性)SubjectLine(optional)?
主题句简要说明信的内容。
通常写在封内地址和称呼之间。
如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。
为了收到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写主题句。
9)正文(BodyoftheLetter)?
正文的格式多种多样。
商业信函最好使用齐头式。
而私人信件通常不用齐头式。
在齐头式书信中,全部内容包括日期和信尾问候语,都从左侧顶格开始。
段落开头不空格,各段之间空两行。
修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。
使用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适。
与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写。
其余部分从左边开始。
10)写信人签名(Writer'sIdentification/Signature)?
写信人的签名、名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。
应亲笔签上写信人自己的姓名。
如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。
11)附注(Notions)?
附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。
附注写在左侧。
12)信尾问候语(ComplimentaryClosing)?
信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如Sincerely,;Sincerelyyours,;Yourssincerely,;Friendlyyours,;Trulyyours,;Yourstruly,;Cordiallyyours,;Yourscordially,通常位于正文两三行以下。
第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾。
13)附言(PostscriptPSor.)?
附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。
通常在附注下两三行的地方,从左侧顶格写起。
在促销和私人信件中,附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑。
除以上几个部分外,有时一些英语书信还包括:
(1)附件(Enclosure),以Enc.表示,如“附有。
。
。
。
。
证明”应写为Enc…Certificate;
(2)再启(Postscript),以.表示;(3)抄送件(CarbonCopyto…),以.表示,说明一式多份抄送其他有关人员。
这些都是次要的补充部分。
.主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。
Enc.和.大都用在商贸信函中。
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2.书写款式?
英语书信的款式一般有两种:
齐头式(BlockStyle)和折衷式(Semi-BlockStyle)。
齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,可靠性。
而折衷式则显的比较随便,主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。
如果两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。
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以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。
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A:
齐头式信件款式:
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(范文1)?
【注】用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空格,但段与段之间需要空一至二行。
齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。
第一种写在左下方,这是最常用也是最正式的。
另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。
下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式:
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(范文2)?
B:
折衷式信件款式:
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用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行。
第一段第一句的第一个单词必须在Dear称呼的直接下面。
以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。
信尾的客套话和签名都写在右下方。
朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行。
具体款式和要求参见后面的一些信件。
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以下是一封折衷式信件。
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3.信件书写要求:
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写英语信件一般可以使用打字机、电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔。
不管你用什么形式书写,一些重要的信件,签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。
(二)各类常用信件?
1)感谢信?
2)祝贺信?
3)邀请信?
4)一般信件?
5)商业信件?
6)求学信?
7)出国留学推荐信(RecommendationLetterforStudyingAbroad)?
随着我国出国留学生日年增多一般,大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信,从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。
如果推荐信是写给对方某某人的,开头用Dear…,如果是写给对方单位或学校的,则开头可以用Towhomitmayconcern,或ToWhomItMayConcern,(意为:
有关负责人)。
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以下是一封出国留学推荐信
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