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采购比选管理办法
采购比选管理办法
第一章总则
第一条为了规范公司采购当事人的采购行为,加强对公司采购货物、资产、劳务及其它服务招标投标活动的监督管理,维护公司利益,依据国家法律法规及公司规章制度,制定本办法。
第二条本办法适用于公司采购固定资产、项目物资、劳务分包以及其他各类适于公司集中采购的物资及服务等的价格谈判及供方确认的活动。
第二章采购原则及方式第三条采购谈判过程的原则
一、质量和服务保障是采购比价的前提,同等质量比价格,同等价格比质优。
二、公开、公平、公正和诚实信用原则。
三、保密原则:
保守商业比秘密,符合内控保密原则。
四、回避原则:
招标小组的成员如有下列情况之一的,应当回避:
(一)与投标人或投标的主要负责人有亲属关系。
(二)与投标人有其他利害关系的。
(三)曾在投标方工作(追溯时限为3年),后入职我司的人员应该回避。
第四条采购方式及供方的选择
供方比选的方式可采用比询价、定向议价、招标的方式进行。
本制度内的招标,主要是指内部邀标和议价,所有入围供方须认可。
如涉及法定必须招标的内容,可以委托有资质的招标公司进行公开招标。
一、采用邀请招标的形式确定供方的
可以分为现场招标与电子招标,具体招标形式由招标小组确定,招标条件及要求如下:
(一)集中采购的设备或材料,采购额度单笔比大于100万元;
(二)采用年度一次性定价的:
如生产类产品用的原材料、办公用品、车辆租赁等;
(三)100万以上的非单一来源、非紧急采购的劳务分包;二、采用定向议价的方式确定供方的
(一)单一来源(包括原厂针对项目出具唯一授权或渠道报备、业主指定的分包商及集采设备);
(二)同一项目、同一期、同一品牌设备延续性采购;
(三)同一项目、同一期、同一分包商延续性分包。
(四)公司经营管理层批准的特殊紧急采购或劳务分包。
三、采用询比价的方式确定供方的
(一)按照项目采购的物资、未到达招标或邀请招标的固定资产、低值易耗品等,包括设备、材料以及服务等;
(二)100万以内且谈判周期10天以内的劳务分包;
(三)其他能够找到多方供货资源的小额度或者常规采购;
四、特定采购内容如需要委托公开招标的,由采购部提出申请,经总经理同意后,委托有资质的招标公司招标。
第三章比询价及议价
第五条项目常用器材及物资、未到达招标或邀请招标的固定资产、低值易耗品,由采购专员负责比询价,根据谈判过程和结论形成《采购确认表》,经审批后,确定供方。
比价及议价过程中,需留存比价议价记录。
报价需要明确报价有效期,需要另外承诺的内容需要书面签署。
第六条对于劳务分包或者需要面对面谈判的,需要组建谈判议价小组。
谈判小组由采购部负责组建,要求2人及以上了解相关业务且不同岗位人员参与,做到不相容岗位职责分离。
谈判小组对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查,根据调查情况,进行价格测算。
根据项目不同确定谈判要点,应当包含价格、技术方案、售后服务承诺等主要内容。
谈判围绕谈判要点,谈判小组与供应商分别进行谈判。
逐家谈判一次为一个轮次,谈判轮次由谈判小组决定。
在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。
谈判结束后,谈判小组根据谈判的情况输出谈判过
程记录表,将各供应商的报价、售后服务承诺、方案等信息汇总,按投标报价由低到高顺序排列。
输出《采购确认表》,提出建议意见,经审批后确定供方。
第四章招标
第七条采购发起人根据实际需要提出申请,并填写指导价格,作为指导采购的依据。
需求申请应清晰明确,至少包含以下内容:
(一)需实现的功能或者目标;
(二)需执行的国家相关标准、行业标准或者公司标准、规范;
(三)需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求;
(四)需求数量、采购项目交付或者实施的时间和地点;
(五)满足的服务标准、期限、效率等要求;
(六)验收标准;
(七)其他技术、服务等要求。
第八条采购部收到采购申请后,组织采购部、运营管理部等相关人员组成招标小组。
标的总额在200万元以内的,由采购部副经理任招标小组组长;200-500万元的,由采购部经理任招标小组组长;500万元以上的,由采购主管副总任招标小组组长。
第九条采购执行人根据采购申请以及策划会明确的交底内容,在《合格供方名录》内选择合格的潜在入围单位。
公司所有人员都有权推荐优质供应商,新引进的单位,需要进行考察,并填写《供方信息登记审批表》,经审批后,才能进入入围候选单位。
第十条采购执行人根据项目的要求,对潜在投标人进行资格审核,提交入围名单,经招标小组组长审核确定。
第十一条投标邀请书应当同时向所有受邀请的供应商发出,为了保证公开、公平、公正的原则,不得公开受邀单位的名单。
第十二条采购执行人根据采购项目的特点和采购需求编制招标文件。
招标文件应当包括以下主要内容:
一、投标邀请;
二、投标人须知(包括投标文件的密封、签署、盖章要求等);三、投标人应当提交的资格、资信证明文件;
四、需满足的要求,以及投标人须提供的证明材料;
五、投标文件编制要求、投标报价要求和投标保证金交纳、退还方式以及不予退还投标保证金的情形;
六、采购项目预算金额(如需);
七、采购项目的技术规格、数量、服务标准、验收等要求,包括附件、图纸等;八、拟签订的合同文本;
九、货物、服务提供的时间、地点、方式;十、采购资金的支付方式、时间、条件;十一、评标方法、评标标准和投标无效情形;十二、投标有效期;
十三、投标截止时间、开标时间及地点;
第十三条招标文件的主要条款需经需求部门确认后,报招标小组组长进行批准。
第十四条要求投标人提供样品的,应当在招标文件中明确规定样品制作的标准
和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。
需要随样品提交检测报告的,还应当规定检测机构的要求、检测内容等。
采购活动结束后,对于未中标人提供的样品,及时退还或者经未中标人同意后自行处理;对于中标人提供的样品,由需求部门进行保管、封存,并作为履约验收的参考。
第十五条投标有效期从提交投标文件的截止之日起算。
投标文件中承诺的投标有效期应当不少于招标文件中载明的投标有效期。
投标有效期内投标人撤销投标文件的,可以不退还投标保证金。
第十六条采购部可以在招标文件提供期限截止后,组织已获取招标文件的潜在投标人现场考察或者召开开标前答疑会。
组织现场考察或者召开答疑会的,应当在招标文件中载明,或者在招标文件提供期限截止后以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人。
第十七条采购部投标邀请书进行必要的澄清或者修改,但不得改变其资格条件。
澄清或者修改应当在投标截止日期之前。
澄清或者修改的内容为投标邀请书的组成部分。
第十八条投标截止时间前,任何人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。
第十九条采购部发出投标邀请书后,除因重大变故采购任务取消情况外,不得擅自终止招标活动。
终止招标的,采购部应当及时正式通知已经获取被邀请的潜在投标人,并将项目实施情况和采购任务取消原因报告分公司。
第二十条开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间进行。
开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
风险控制与合规部可对开标、评标现场活动进行全程监督。
第二十一条开标、评标由招标小组主持,公司组织的邀标可采用现场投标和电子投标。
现场开标的,招标组织部门首先应密封检查投标文件的情况;经确认无误后,当众打开投标文件,宣布投标人名称、投标价格和招标文件规定的需要宣布的其他内容。
投标人不足3家的,不得开标、评标。
电子投标的,投标文件与密码分开发送。
第二十二条评标委员负责具体评标事务,并独立履行下列职责:
一、审查、评价投标文件是否符合招标文件的商务、技术等实质性要求;二、要求投标人对投标文件有关事项作出澄清或者说明;
三、对投标文件进行比较和评价;四、形成评标结果及排名;
第二十三条评标委员会的组成应由招标小组在开标前一天在专家库中随机抽取,成员人数应当为5人及以上单数。
专家库由人力资源部确定并提供。
第二十四条评标委员对符合资格的投标人的投标文件进行符合性审查,以确定其是否满足招标文件的实质性要求。
第二十五条对于投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容,评标委员会应当以书面形式要求投标人作出必要的澄清、说明或者补正。
第二十六条投标人的澄清、说明或者补正应当采用书面形式,并加盖公章,或者由法定代表人或其授权的代表签字。
投标人的澄清、说明或者补正不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。
第二十七条评标委员按照招标文件中规定的评标方法和标准,对符合性审查合格的投标文件进行商务和技术评估,综合比较与评价。
按照招标文件的评分办法,对参与投标的供应商进行排名。
第四章评标方法
第二十八条评标方法分为最低价法、合理低价法、综合评分法和性价比法。
第二十九条最低价法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,且投标报价最低的投标人为中标候选人的评标方法。
采用最低价法的,评标结果按投标报价由低到高顺序排列。
投标报价相同的并列。
投标文件满足招标文件全部实质性要求且投标报价最低的投标人为排名第一的中标候选人。
第三十条合理低价法,合理低价法是指对通过初步评审和详细评审的投标人,不对其施工组织设计、财务能力、技术能力、业绩及信誉进行评分,而是按招标文件规定的方法对评标价进行评分,并按照得分由高到低的顺序排列,推荐前3名投标人为中标候选人的评标方法。
第三十一条综合评分法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为中标候选人的评标方法。
第三十二条评审因素的设定应当与投标人所提供货物服务的质量相关,包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等。
资格条件不得作为评审因素。
评审因素应当在招标文件中规定。
投标文件满足招标文件全部实质性要求,且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为排名第一的中标候选人。
第三十三条性价比法,是指按照要求对投标文件进行评审后,计算出每个有效投标人除价格因素以外的其他各项评分因素(包括技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度等)的汇总得分,并除以该投标人的投标报价,以商数(评标总得分)最高的投标人为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。
评审因素应当细化和量化,且与相应的商务条件和采购需求对应。
商务条件和采购需求指标有区间规定的,评审因素应当量化到相应区间,并设置各区间对应的不同分值。
评标时,评标委员会各成员应当独立对每个投标人的投标文件进行评价,并汇总每个投标人的得分。
第五章争议及处罚
第三十四条有下列情形之一的,属于投标人相互串通投标:
一、投标人之间协商投标报价等投标文件的实质性内容;二、投标人之间约定中标人;
三、投标人之间约定部分投标人放弃投标或者中标;
四、属于同一集团的组织成员的投标人按照该组织要求协同投标;
五、投标人之间为谋取中标或者排斥特定投标人而采取的其他联合行动。
第三十五条有下列情形之一的,视为投标人相互串通投标,应当出具违法违规认定意见并作投标无效处理:
一、不同投标人的投标文件由同一单位或者个人编制;二、不同投标人委托同一单位或者个人办理投标事宜;
三、不同投标人的投标文件载明的项目管理成员为同一人;
四、不同投标人的投标文件异常一致或者投标报价呈规律性差异;五、不同投标人的投标文件相互混装;
六、不同投标人的投标保证金从同一单位或者个人的账户转出。
第三十六条有下列情形之一的,属于招标人与投标人串通投标:
一、招标人在开标前开启投标文件并将有关信息泄露给其他投标人;二、招标人直接或者间接向投标人泄露标底、评标委员会成员等信息;三、招标人明示或者暗示投标人压低或者抬高投标报价;
四、招标人授意投标人撤换、修改投标文件;
五、招标人明示或者暗示投标人为特定投标人中标提供方便;
六、招标人与投标人为谋求特定投标人中标而采取的其他串通行为。
在开标、评标过程中发现以上违法违规情形的,首先由评标委员作出认定,对认定确有以上违法违规情形的投标人,按无效投标处理,再进入正常评标程序。
第三十七条违规处理
投标人有下列情形之一的,列入黑名单,两年内禁止参加公司采购活动:
一、提供虚假投标材料谋取中标、成交的;
二、采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人的;三、与招标人、其他投标人恶意串通的;
四、向招标人行贿或者提供其他不正当利益的;五、在招标采购过程中与招标人进行协商谈判的;六、拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的;七、捏造事实或者提供虚假投诉材料的;
八、不按照规定程序以及正常途径质疑、投诉,采用匿名信、匿名电话、发短信息等手段,威胁、恫吓、辱骂、恶意中伤其他相关当事人的;
第三十八条投标保证金管理
一、分包投标方需按标书要求金额与时间缴纳招标保证金,招标保证金原则上不高于标的金额的2%,具体按照招标方案审批通过的保证金额但最低不少于1万元,最多不超过200万元。
保证金的缴纳方式:
协议冻结部分款项、电汇至公司帐号、现场交给财务人员,但禁止在招标现场收取未背书的银行承兑作为招标保证金。
二、招标保证金的退回:
招标完成后,原则上采购部门应在中标通知书发出日起
5个工作日内将将招标保证金退还给参加招标的供应商。
对于中标单位,可将保证金转为履约保证金。
正常履约至项目验收完毕,全额无息退还。
出现恶意投标或不按合同履约的,公司有权没收全额招标保证金。
第六章中标和合同
第三十九条采购部在评标或洽谈结束后2个工作日内将评标报告送分公司。
分公司自收到评标报告或洽谈记录之日起2个工作日内,确定的中标人。
第四十条采购部自中标人确定之日起2个工作日内,通知参与投标公司投标结果。
中标结果内容包括主要中标标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求等。
第四十一条需求部门应当自中标通知书发出之日起10日内,按照招标文件和中标人投标文件的规定,与中标人签订书面合同。
未签署合同或收到未中标通知书之前,不允许开工。
第四十二条本办法由采购部负责解释。
第四十三条本办法自发布之日起执行。
第四十四条附件
1、洽谈记录表;
2、中标通知书。
附件1
洽谈记录表
项目名称
产品
项目区域
谈判时间
谈判地点
供应商名称
供应商参加人员
我司参加人员
项目概况:
合作内容/双方分工界面:
价格及支付方式:
需供应商提供人员/设备等要求:
供方开工或到货时间及相关要求:
供应商人员签字:
我司人员签字:
附件2
中标通知书
公司
针对位于的项目,经我公司评定,现确定贵公司中标,中标金额。
请收到本通知后天内,到公司接洽合同事宜,并签署合同。
如期未到,视为自动放弃中标。
分公司地址联系人及联系方式
公司名称:
年月日
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