实用参考会务及客服服务管理方案.docx

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实用参考会务及客服服务管理方案

会务及客服服务管理方案

一、会议服务人员配置

工作时间：

周一~周五、周六日及节假日休息

注：

跟甲方会议需求可以安排节日加班

会议区人员配置

人员

工作时间

人员数量

会议服务

8:

00-18:

00

2人

音响师

8:

00-18:

00

1人

保洁员

7:

30-17:

30

1人

二、会议服务岗位职责

会议服务人员岗位职责

1.接受各单位、各部门的会议预定。

2.协助业主并合理调度安排会议室中心和其他楼层部门会议室。

3.领导楼层会议室由专职服务人员负责。

4.按业主会前要求，提前做好座牌、鲜花的摆放、茶水、音响调试等各项准备工作。

5.会议期间，及时做好迎侯、引导、拉椅、续水、送别等服务工作。

6.会后及时做好会场清理清洁、茶具清洗消毒。

7.关闭照明/音响/空调等电器电源，关好门窗等。

音控师岗位职责

1.专人负责楼宇内会议室音控视频管理和操作。

2.做好设备的值班操作管理。

3.音控师应根据预定会议召开时间及相关要求。

4.提前1小时或根据要求对音响、视频、网络视频终端等会议相关的设备进行试机。

5.据会议规模，将音响、视频等调至最佳效果。

音响、视频、网络等相关设备。

6.音控师专人按操作规程操作，会议时间，音控师应坚守岗位，不得串岗、离岗。

7.音控师有突然故障处理预案。

8.会议期间，如遇设备故障，应及时启动处理预案程序，并灵活机动进行处理。

9.加强设备运行状况监控，做好设备的养护管理和预防维修。

10.搜集和整理设备资料，建立设备档案。

会议区保洁员职责

1.负责会议前公共区域及会议室的清洁工作。

2.负责会议中客户请求打扫的工作。

3.负责会议后整理并恢复会议室各个区域的卫生工作。

4.遵守公司的规章制度，穿戴整洁。

（按公司统一服装配备）。

5.按本岗位的要求按时上岗，忠于职守。

6.严格执行本岗位工作的操作规程和作业标准。

7.严格执行本岗位的安全规程，避免自身及其他人人身财产造成安全风险。

8.在工作期间不得为他人做自己职责以外的事。

9.不损坏公物，使用、保管好所有工具。

三、会议服务工作内容及标准

会议服务人员工作内容与标准

会议

工作内容

标准

会议前

1.明确会议室。

1.了解整体会议安排和自己所负责的工作、分工、协作做好准备工作。

2.使用会议室的单位（部门）。

3.开会时间及大约散会时间。

2.茶具统一干净、无破损，按会议人数配放，并准备好备用杯子：

水具准备充分，加好开水。

茶叶准备充足，会前水杯放好茶叶摆放到位（要求：

杯子摆放在客人右上角约50公分位置，杯柄与桌面约成45度，同排杯子成一条直线。

4.参加会议的人数。

5.会议中需要注意的事项及布置要求。

6.是否还有其它服务要求、，如：

是否摆放花卉、是否上湿巾、是否摆放水果或茶歇，是否使用视频、投影、台签等。

7.会议保密程度、与会人员习惯。

3.根据会务组的具体要求，将水果、鲜花、台签、文具用品等摆放在指定位置，要求排放整齐划一。

（除特别要求，台签摆放在客人正前方桌子中间位置，水果、湿巾、纸抽应摆放在两位客人中间，以方便两人使用。

鲜花摆放在主席台、发言席或会议桌中间位置。

）以上各项准备工作应在会前30分钟准备完毕。

8.人员调配、分工负责。

了解整体会议安排和自己所负责的工作、分工、协作做好准备工作。

9.根据以上内容及相关要求，整体布置会场布局，搞好卫生。

（要求桌面及地面要整洁干净，照明灯正常开启，各种用具干净齐全，会议使用物件摆放整齐。

）

10.准备并摆放好会议需要物品。

11.根据情况提前打开空调，调整好室温，开灯。

4.服务员上岗前要按规定化妆、修饰，认真整理工装、工牌，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满。

提前到达会场。

会议中

1.会议开始后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子。

2.会议开始后，会议服务人员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务。

3.会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场保持会场周围的安静不要有噪音或异味影响会议进行。

5.会场内卫生整洁，会场所需物品摆放整齐、美观。

4.委托代办服务，可以为了方便客人帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件递送物品等。

6.迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑来宾到达时要热情迎候，依次接待。

5.出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：

“先生，请问需要帮助吗？

”引领客人去洗手间等地方。

7.给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确。

会议后

1.宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。

如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主并登记。

8.给来宾引位要及时，客人入座后1分钟内需倒上茶水，递上香巾。

2.撤会议物品，桌椅、餐具。

9.会议进行中，服务员应站在合适的位置，悉心观察会场状况。

3.清洁会场。

4.关闭电器设备。

10.送客人时，要及时提醒客人拿好物品，并道“请走好”。

5.检查清理情况。

6.服务人员撤出，锁闭会议室。

11.会后清理工作要及时、仔细。

音响师工作内容及标准

会议

工作内容

标准

会议前

1.提前一小时进行会议前的准备工作。

1.受管理人员领导，管理使用所有音响设备。

2.打开会议服务器，给麦克风装上充满电的电池，并准备好备用电池。

2.定期巡视音响设备所在地，利用非营业时间进行音质调试及学习。

3.调试好音响，麦克风，电视，检查好会议系统，保证运行正常。

3.维护音控系统、视频系统，必要时与工程部沟通，共同维修处理。

4.发现有设备损坏时要进行及时维修，如果需要更换零件，在会议前不能修好的，要马上跟项目部联系，把已经订了的会议室和能用的会议室做好准备工作。

4.音控管理员要定期检查音控设备、多媒体设备，出现故障要及时处理，并做好记录。

会议中

1.保持最好精神状态，由最快的速度，最准确稳当的方式把音响调试工作做好。

5.对甲方要求的音控任务需提前一天进行调试，如遇重要会议或不具备完全操作能力，应及时联系工程部配合协助。

2.随时响应有需要调音的会议室。

6.如临时有音控任务，音控员工有义务放弃休息时间服从工作安排。

3.调音时，除了满足客人的要求，还要保护好每一路设备处于正常的运作范围，不能因超负荷而损坏。

7.操作结束后要及时关闭电源，并整理好仪器设备，应立即将设备的设置复原，仪器如有损坏，或故障，要及时声明，报请领导处理。

4.会议中途要经常巡视，避免有的音响音量过大以至于烧毁音响设备。

8.重要会议前检查各种音响设备是否正常工作。

9.熟悉所有的灯光音响设备，名称、型号、功能、存放位置，操作及保养方法。

会议后

1.做好登记，签好名字，并检查麦克风有无损坏。

做好设备数目记录，关闭会议设备并整理。

10.熟悉业务知识，掌握音响功能和打灯技能，保证系统设备正常运行，延长使用寿命。

四、会议服务要领

多年来的实践摸索，我们积累了一套自己的会议服务经验，大致可以归纳为四个字：

细、稳、轻、活，而整体工作流程大至可以如下进行：

个人仪容仪表——赏心悦目

会议服务的第一步是服务员给人的第一感觉，从着装、发型甚至于指甲修剪、个人清洁卫生等，要给人一种整洁利索的印象。

从微笑服务到礼貌用语，时刻保持良好的精神状态和饱满的服务热情，让我们的形象赏心悦目。

会前环境布置——大方适宜

空气：

提前喷洒空气清新剂，注意做好通风透气工作。

室温、灯光适宜（投影、会议不同时期灵活掌握）。

卫生合格（注意检查）。

服务用品——清洁卫生

茶杯、托盘、水扎、开水器等会议服务用品按规定进行清洁消毒，无破损。

准备及摆台——整齐划一、标准、规范

1.根据会议需求提前将投影、音响、话筒等设备调试到最佳可用状态，聚光笔、白板、反板笔等会议用品准备齐全。

2.根据会议规模、形式、重要程度等确定茶杯的使用档次：

内部会议——领导使用自己的专用水杯。

有重要来宾参与的会议——使用统一的瓷杯。

——中层干部会议、普通员工会议及普通客人参与会议使用纸杯。

3.稿纸置于客人正前方距桌边两厘米处，铅笔紧贴稿纸右侧标签统一朝上。

4.茶杯置于稿纸右上方，杯柄冲向客人朝右呈四十K五度角，矿泉水置于茶杯左侧，标签统一朝外或朝里。

5.检查台面物品摆放，要求横平竖直，整齐划一。

会议服务——细、稳、轻、活

茶水服务原则：

先宾后主，女士优先，顺序服务，右边上水，左边添水。

细：

进入会场上水前先扫视全场，注意客人有无通过眼神、手势等动作行为以寻求其它帮助。

观察客人有无纸笔、纸巾等其它需求，及时主动提供。

稳：

茶水服务时要注意自我保护，动作稳当，千万不要将水溅出，以免吸引客人注意而影响会议秩序。

轻：

行走、倒水、取物等动作轻缓，不宜过大、过重，让客人在悄无声息中享受各种细致入微的服务。

活：

根据会场实际情况，灵活处理各项临时性任务，不必过于死板遵循会议服务要求，如遇客人扎堆讨论时，不必拘泥于从哪边上水。

当会议时间较长，客人比较疲倦时，可适当增加咖啡。

如茶水需求量较大，可适当缩短上水时间（一般情况下10—15分钟巡视一次）等。

注意维护会场周围无闲杂人员出入，无大声喧哗现象。

会议服务流程

产生会议需求

服务中心按通知内容及要求，准备相关物品、设备，进行会场布置

会前60分钟再次检查会议室灯光、音响等设备，相关物品的准备情况

会议前20分钟会议室留有一人守候

保质保量做好各项会议服务

会议结束，清理现场

客服服务方案

一、客服服务人员配置

工作时间：

周一~周五、周六日及节假日休息

注：

跟甲方会议需求可以安排节日加班

人员

工作时间

人员数量

总台

8:

00-17:

00

1人

邮件收发

8:

00-17:

00

1人

事物管理员

8:

00-17:

00

1人

二、客服服务人员岗位职责

总台工作职责

1.接受来访人员咨询，电话征询被访人，获得同意后对来访人进行证件登记、放行。

2.总台接待人员应熟悉办公大楼各区域分布情况

3.熟悉各部门的服务内容及电话号码。

4.接听服务热线，详细登记报修、投诉，并通知物业相关部门。

5.提供天气预告、雨伞借用、小推车借用、应急包扎、针线包等便民服务。

邮件收发工作职责

1.接收邮件前应仔细核对邮件相关信息是否正确。

2.对于邮件、包裹外包装发生破损情况下及时联系收件人，不得擅自签收。

3.对于仓库货物及一些专业设备，保安应联系收件人自己签收。

4.私人邮件、包裹应及时联系收件人到门岗取件并签收。

5.对于查找不到的收件人或信息不符合的邮件应及时汇总上报。

6.对于每天需要发出邮件应进行登记，当快递公司来取件时。

7.双方做好交接并签字确认，妥善保管好回单。

事物管理员

1.在客服主管的领导下，积极完成岗位本职工作；

2.负责客户的接待、问询；

3.负责物业项目部常规服务项目的受理；

4.受理客户有偿服务的登记办理；

5.定期整理部门文件档案，对客户资料进行更新；

6.受理客户投诉并作好记录，及时汇报经理，并进行服务回访；

7.处理工作中的突发事件；

8.积极完成领导安排的其他工作。

三、客服工作内容及标准

人员

工作内容

标准

总台

1.负责来访客户的接待工作，包括领客户就座、提供茶水，咨询客户来访意图，客户来访登记。

1.员工应在三声电话铃声内接听。

2.接待来访者时，先询问有无明确造访者及有无预约

2.接听总机时的标准用语是：

“您好！

，请问有什么可以帮到您？

”。

“请稍等”。

3.客户或来访者进门，客服马上起