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程序文件
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-00
版本号
B/0
页码
第1页
页数
共32页
标题:
目录
生效日期
2011年05月27日
目录
序号
文件名称
文件编号
责权部门
1
文件控制程序
QP—001
行政人资部
2.
记录控制程序
QP—002
行政人资部
3
目标管理程序
QP—003
行政人资部
4
管理评审程序
QP—004
总经理
5
培训控制程序
QP—005
行政人资部
6
设备控制程序
QP—006
生产部
7
6S管理程序
QP—007
质量管理部
8
客户沟通和服务控制程序
QP—008
营销部
9
合同评审控制程序
QP—009
营销部
10
配方调试及更改控制程序
QP—010
技术部
11
采购控制程序
QP—011
物资供应部
12
生产过程控制程序
QP—012
生产部
13
物料控制程序
QP—013
仓储物流部
14
产品防护控制程序
QP—014
仓储物流部
15
监视和测量设备控制程序
QP—015
技术部
16
顾客满意调查控制程序
QP—016
技术部
17
内部审核控制程序
QP—017
质量管理部
18
进料检验控制程序
QP—018
质量管理部
19
过程检验控制程序
QP—019
质量管理部
20
最终检验控制程序
QP—020
质量管理部
21
不合格品控制程序
QP—021
质量管理部
22
数据分析管理程序
QP—022
各部门
23
纠正与预防措施控制程序
QP—023
各部门
24
物资入库控制程序
QP—024
仓储物流部
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页码
第2页
页数
共32页
标题:
文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
1.0目的:
使质量管理体系所有文件与资料正确流通,以保证各相关部门能够适时获得正确有效之文件与资料。
2.0范围:
本公司所有生产之产品,从合约审查、原料采购、生产、检验、储运至交货及服务等各级段工作中之文件与资料管制均适用之。
3.0权责:
3.1内部文件与资料之制定,废止与收发管制权责表:
文件级层
核准
审核
制定
收发管制单位
一级文件
最高管理者
管理者代表
质量管理部
质量管理部
二级文件
最高管理者
管理者代表
权责部门主管
质量管理部
三级文件
最高管理者
部门主管
单位人员
质量管理部
3.2文件审核过程中发现问题时,如有手改现象,由审核人在手改处盖章或签名确认.
4.0定义:
4.1一级文件:
质量手册:
说明质量管理体系原则与管理重点之体系指导文件。
4.2二级文件:
程序文件:
供管理者控管各部门之作业流程是否顺畅且符合标准之文件。
4.3三级文件:
作业规范:
规范作业者行为或动作的各类标准或指导书。
4.4四级文件:
记录(各类表格):
采用记录的形式来显现执行结果之表格或报告书。
5.0作业内容:
5.1文件管制流程图(如附件一).
5.2文件制作规范:
本规定限于一二级文件适用
5.2.1封面制作规范:
A.公司名:
B.文件名称:
一、二级文件名称;
C.文件编号:
详见文件编号规则(5.5);
D.制定单位:
编制本文件之单位;
E.版本:
详见5.7相关内容;
F.页数:
详见5.7相关内容;
G.制定日期:
制定文件的时间;
湖南中汉高分子材料科技有限公司
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文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页码
第3页
页数
共32页
标题:
目录
生效日期
2011年05月27日
H.发行日期:
文件被核准后正式发行实施的时间;
I.核准、审查及制定人签名:
核准、审查人必须签名确认.
5.2.2内页制作规范:
内页制作必须包括:
A.文件名称:
位于正文中间.
B.文件编号,版本版次及页次;位于正文之上方.
C.正文:
正文必须位于页面内.
5.3文件制定、修订、废止作业
5.3.1文件制定作业:
文件需要制定时,同权责部门进行制作,经相关部门会审,权责人
员核准,质量管理部按文件编号原则对新文件进行编号.
5.3.2文件修订作为
A.若文件不符合现时要求需修订时,由权责部门提出修订原因,填写“文件修订及废止
申请单”交原制定部门研议修订,并经相关部门会审,权责人员核准.
B.修订后之文件由文管中心负责发行.
5.3.3文件废止时,同提出部门填写“文件、修订及废止申请单”交原制定部门废止,原
编号列入管制,不得重复使用.
5.4文件审核与核准作业:
文件制定、修订及废止之审查及核准作业依照3.1作业.
5.5文件编号规则
5.5.1一级文件编号:
QMS-01:
质量手册
流水号
体系
管理
质量/环境、ROHS
湖南中汉高分子材料科技有限公司
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文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页码
第4页
标题:
目录
生效日期
2011年05月27日
5.5.2二级文件编号:
QP:
QMS程序文件
EP:
EMS程序文件
P
流水号
程序文件
中汉
5.5.3表格编号:
QR:
质量记录ER:
环境记录
C
流水号
表格
中汉
5.5.4三级文件编号:
QW:
质量管理体系三级文件EW:
环境管理体系三级文件
W
流水号
作业指导书
中汉
湖南中汉高分子材料科技有限公司
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文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页码
第5页
页数
共32页
标题:
文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
部门代码:
最高管理层:
GM01、营销部:
SL02质量管理部:
QA03技术部:
TN04
财务部:
CW05生产部:
SC06仓储物流部:
SP07物资供应部:
RS08
行政人资部:
HR09
5.6.1文件级层:
一级文件—1,二级文件—2,三级文件—3。
5.6.2文件流水号:
以三位数字表示,从:
001“开始编号,002,003…依此类推。
5.6.3表格流水号:
以三位数字表示,从“001”开始002,003…依此,表格版本:
此限
于表格使用权用,用小写英文字母表示,”a”开始,修订号为“b,c”依此类推。
5.7一、二、三级文件版本/版次用页次管理
5.7.1第一次制定之原本以A/O表示,A版第一次修订为A/1版,依此类推。
5.7.2为避免版次修订太多影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后,或文件修订后总
页数有变化时原制定单位进行版本变更,发行B版、C版,依此类推。
5.7.3一、二、三级文件总页数包括封页、正文和附件部份,随附之表格不计入总页数,
由该文件之表格附于后面;由其余文件引出之窗体而该文件也用到者,不再附于文件后,
以表格编号管制。
5.8文件发行,回收管制作业
5.8.1一、二、三级文件收发管制,由质量管理部按各部门需求份额填写“文件分发回收记录表”进行发行,并在发行文件封面上加盖蓝色发行章。
5.8.2修订及废止时,旧版本失效,记录于“文件分发回收记录表”备注栏。
5.9文件保存,销毁作业:
5.9.1文件保存作业:
A、现场使用之文件须置于现场,非现场使用之文件由各部门自行集中管理。
B、使用部门不得影印正式发行文件(四级文件不限制影印)。
C、质量管理部在增加新文件或文件有修订版本、版次的次月发行“文件最新版次一览表”供使用部门在“文件最新版次一览表”上自行做好记录。
D、文件发现有破损,字迹模糊,份数不足等需要补发时,由需求部门申请,经单位主管审查后由质管部予以补发,损坏之文件须回收并做记录于“文件分发回收记录表”上。
湖南中汉高分子材料科技有限公司
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文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页码
第6页
页数
共32页
标题:
文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
E、任何人不得于一、二、三级文件加标记或书写任何字符。
F、所有文件之原件由质管部指定专人管理,文件管制须纳入内部品质稽查项目中,以确保文件资料之正确使用。
G、各单位看板需引用文件时,在看板上标明文件编号及版式本版次,文件修订时应随文件而改变。
H、文件之借阅,须经权责部门审查核准后由质管部办理。
5.9.2文件销毁作为:
由各部门回收旧版本文件,统一交文管中心销毁,文管中心保留一
份原版本文件并加盖“作废章“存档,并登记在“作废文件登记一览表”中。
5.10外来文件管理
5.10.1外来文件之接收由各权责部门负责,接收后统一交到登录于《外来文件登记一览
表》内。
5.10.2外来文件需引用时,由权责部门主管确定,确定引用之文件由文管中心依受控文
件要求管制发行并记录。
5.10.3外来文件含:
相关法律、法规、行业标准、国家标准、ISO标准条文、客户提供之
检验标准及技术或品质图等。
客户与本公司往来之订单及因订单回复的沟通资料不列入外
来文件管理,只依四级文件要求作业。
6.0相关文件/资料:
6.1记录控制程序;
6.2内部审核程序;
7.0使用表格:
7.1文件修订及废止申请单;(ZH-QR-001)
7.2文件分发回收记录表;(ZH-QR-002)
7.3文件最新版次一览表;(ZH-QR-003)
7.4外来文件登记一览表;(ZH-QR-004)
7.5作废文件登记一览表;(ZH-QR-005)
湖南中汉高分子材料科技有限公司
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文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页码
第7页
页数
共32页
标题:
文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
文件控制流程图:
文件需要
NG
取消
确认
OK
落实编写部门
编写
NG
审批批
OK
质量管理部
编号、版本、目录
受控发放
相关部门执行
评审需修改
受控新版发放
修改
旧版回收(作废)
审批
NG
OK
更换版本、更新总表
质量管理部
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页码
第8页
页数
共32页
标题:
文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
文件发放流程图:
签名、审核、批准
文件作成
接收部门签收
发放相关部门
发放前登记
(复印件)盖
“文件发行章”
复印文件
湖南中汉高分子材料科技有限公司
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文件编号
ZH/QP-002
版本号
B/0
页码
第9页
页数
共32页
标题:
记录控制程序
生效日期
2011年05月27日
1.0目的:
记录质量管理体系执行过程中的重要信息,作为改善和追溯的依据,并据此衡量质量管理体系运作的有效性。
2.0范围:
用于质量管理体系改善,追溯及衡量质量管理体系有效运作的信息记录。
3.0权责
3.1质量管理部:
规范记录收集的表格格式,记录保存期限。
3.2相关部门:
文件记录分类、归档、保存与销毁。
3.3管理者代表:
公司外界人员借阅纪录的核准。
4.0定义(无)
5.0作业内容
5.1凡有关文件制订者,应依本程序的规定,规划有关日后品质运行改善、追溯及衡
量管理体系有效运作的记录,各相关单位应对记录编制索引并建立文件,按表格性质(如:
时间,客户类别或供货商类别等)分类归档保存。
5.2表格规划:
5.2.1相关文件的制订者,应依记录种类的要求,在文件中规划表格格式,以记录有关的品质运行信息。
5.2.2规划表格时,应赋予表格适当的名称,以让使用者能够掌握表格记录信息的种类。
5.2.3表格编号格式管制。
5.2.4表格应依《文件管制程序》的编码规则赋予表格唯一的表格编号,并由品质部每季度以“记录一览表”管制表格格式,版本,记录保存单位及保存期限,分发各部门,保存部门依保存期限予以保存。
5.3记录填写
5.3.1记录填写时应清晰,不得潦草。
5.3.2如记录过程中需要更改时,则由记录人签名或盖章确认。
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-002
版本号
B/0
页码
第10页
页数
共32页
标题:
记录控制程序
生效日期
2011年05月27日
5.4记录的保存
5.4.1记录的保存单位,应以记录的性质或时间分类归档保存,一般保存期限为一年。
5.4.2当记录须装箱储存时,在外箱上写上箱内纪录的名称与记录时间存放,记录保存时,应考虑储存环境,记录的性质(如磁盘)与重要性,避免纪录的损坏,变质与遗失。
5.5记录的调阅
5.5.1非职务上需要,记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录。
5.5.2当公司外界人员须调阅纪录时,应由管理者代表同意,方可借阅或复印。
5.6记录的销毁
5.6.1记录超过保存期限时,由保存单位销毁过期无效的记录。
5.6.2相关文件的制作者,应在规划表格时,规定纪录的保存期限,保存期限的规定可参照以下方式:
A.客户的规定,若客户的保存期和本公司不同时,应由PMC部人员在接受订单前和客户协商,达成一致保存期限。
B.任用和使用期限:
员工训练覆历记录表保存至该员工离职后3个月,供货商资料保存至终止交易后一年。
C.认证机构:
认证或定期的时间间隔。
5.6.3记录销毁:
各单位记录(一般保存期限为3年)超过保存期限时,应由相关人员提出并填写“记录销毁申请单”经各部门主管审核,报管理者代表批准后才可进行销毁作业。
6.0相关文件
6.1文件控制程序
7.0使用表格
7.1记录一览表ZH-QR-006
7.2记录销毁申请单ZH-QR-007
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-003
版本号
B/0
页码
第11页
页数
共32页
标题:
目标管理程序
生效日期
2011年05月27日
1.0目的:
确保组织内的信息畅通及目标达成。
2.0范围:
适用于本公司的目标管理的控制。
3.0权责:
管理者代表负责此程序的执行和维持。
4.0程序:
4.1制订
4.1.1根据公司一贯的经营宗旨、市场动向、客户需求及未来的发展,总经理制订公司的质量方针和目标。
4.1.2依照各部门担负的责任,总经理分解目标到各部门,并交管理者代表考核。
4.1.3管理者代表负责将公司的质量方针和目标及各部门的目标,以公司文件的形式,分发到各部门实行。
4.2宣传
4.2.1办公室须以黑板报、标语、人员培训及会议,大张旗鼓地宣传贯彻公司的方针目标,力争做到人人皆知,共同为公司目标而奋斗。
4.3实施
4.3.1依照本部门的各项目标,部门经理须组织所属员工开会,研讨目标如何实施及资源需求,需要时可提出书面报告,交由管理者代表处理。
4.3.2各部门经理亦可将部门目标分解到班组及个人,以保证部门目标的顺利达成。
4.4考核
4.4.1每月上旬,管理者代表收集相关数据及计算各部门目标的完成情况,并记录在目标考核表中。
4.4.2对考核达到要求的部门,管理者代表开出纠正预防措施报告于该部门经理,依纠正与预防措施程序处理。
4.5内部沟通
4.5.1每周例会:
总经理及各部门经理准备出席,以协调产销及财务方面的事项,例会须由行政人资部作出会议纪录,以督促决议的实施,并在一下例会上报告决议的实施结果。
4.5.2工作联系单,凡程序文件没有涉及到的事项,可用工作联系单作为公司内联系工作的凭证。
5.0记录
5.1目标考核表
上述记录由管理者代表保存1年。
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-01
版本号
B/0
页码
第12页
页数
共32页
标题:
管理评审程序
生效日期
2011年05月27日
1.0目的:
制定并保持本程序,旨在定期执行管理评审,确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
2.0范围:
适用于公司质量管理体系的管理评审。
3.0职责和权限
3.1总经理:
负责管理评审结果的确认。
3.2管理者代表:
负责组织管理评审。
3.3质量管理部:
协助总经理组织管理评审,并对管理评审要求事项的纠正和预防措施执行验证。
4.0工作程序
4.1总经理、管理者代表负责主持管理评审,对公司质量管理体系的内外部环境和现状进行分析研究,识别评审改进或变更管理体系的需求,包括质量/环境方针、目标与指标;同时将关系到组织发展有关的问题集中起来,由决策层最终做出宏观决策,采取必要措施加以落实和改进。
4.2公司每年至少定期召开一次管理评审会议。
管理者代表制定书面《管理评审计划
拟定评审的主要内容、参加评审人员名单及准备相关资料,提交董长或总经理批示,
通知相关部门负责人参加。
必要时,,董事会或总经理可临时召开管理评审会议。
4.3评审输入
4.3.1质量/环境方针的持续适宜性,质量/环境方针和当前客户要求的相关性。
4.3.2质量/环境目标的达成情况及质量/环境目标与指标的适宜性。
4.3.3组织结构的适宜性。
4.3.4过程的业绩和产品的符合性。
4.3.5人员培训与资源配置是否充分。
4.3.6内审和外审的结果。
4.3.7纠正和预防措施的有效性。
4.3.8客户以及相关方的交流和反馈(包括满意和不满意)。
4.3.9内外部环境变化时,可能影响管理体系的变更。
4.3.10公司的环境绩效。
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程序文件
文件编号
ZH/QP-00
版本号
B/0
页码
第1页
页数
共32页
标题:
管理评审程序
生效日期
2011年05月27日
4.3.11客观环境的变化,包括与组织环境因素和法律法规和其他要求有关的发展变化。
4.3.12上次管理评审结果。
4.3.13改进的建议。
4.4管理评审会议由董事会或总经理依据本程序4.3条规定的内容组织进行评审,评审
输出包括以下方面有关的任何决定和措施。
4.4.1质量/环境管理体系及其过程有效性的改进。
4.4.2与客户要求有关的产品的改进。
4.4.3资源需求得到满足。
4.5评审输出形成《管理评审报告》,经董事会或总经理确认。
4.6对于管理评审输出,由董事会或总经理、管理者代表督促相关责任部门提出《纠正
预防措施报告》分析原因,制定改善对策,并执行纠正和预防措施。
管理者代表负责对纠正和预防措施的效果进行验证。
4.7经过管理评审,由董事会或总经理、管理者代表决定是否需要修改相应管理体系文
件(包括质量/环境方针、质量/环境目标与指标)。
5.0流程图
见评审管理流程图。
6.0相关文件
无
7.0记录
7.1《管理评审计划》
7.2《管理评审报告》
7.3《纠正预防措施报告》
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-01
版本号
B/0
页码
第1页
页数
共32页
标题:
管理评审程序
生效日期
2011年05月27日
管理评审流程图:
管理评审计划
评审准备
评审输入
进行评审
标准化
评审输出
评审报告
纠正和预防措施
效果验证
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-01
版本号
B/0
页码
第1页
页数
共32页
标题:
培训控制程序
生效日期
2011年05月27日
1.0目的:
为有效提升员工素质及专业技术,并灌输正确之品质观念,以促进管理效能达成效率之企业经营目标。
2.0适用范围:
凡本公司员工均适用。
3.0权责:
3.1行政人资部:
教育训练计划的制定和执行,并监督各部门按训练计划实施;
3.2各部门:
教育训练的执行,必要时进行相应的考核。
4.0定义:
无。
5.0作业内容:
5.1人员需求:
5.1.1当有人员需求时,经本部门主管,由总经理审批后,交行政人资部可招聘;
5.1.2人员应聘时,由行政人资部及用人部门考核合格后方可录用。
5.2新进人员训练管理:
5.2.1一般训练:
由行政人资部主办,视新进人员数量进行集体开班或个别指导,训练内容如下表:
序次
项目
主办单位
训练时数
1
公司概况
行政人资部
不定
2
员工手册
行政人资部
不定
3
消防安全劳动保护
行政人资部
不定
A、上述训练要求新进人员在“培训签到表”上签到;
B、新进人员训练完毕后,由行政人资部统一考核,可以口试、笔试进行考核并将考核成绩登记于“员工培训记录表”上,若考核不合格者,须再实施训练。
5.2.2专业训练:
A、凡从事检验与测试工作及品质验证人员及各制程中操作生产设备之技术人员,于正式投入工作前由用人单位实施职前之工作指导或专业训练(含委外训练),经考核合作后,方能独立工作;
B、各类专业人员培训要求见“专业人员资格表”(附件一)。
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文件编号
ZH/QP-01
版本号
B/0
页码
第1页
页数
共32页
标题:
培训控制程序
生效日期
2011年05月27日
5.3在职训练:
5.3.1行政人资部依训练年度计划而主导公司之在职训练;
5.3.2年度培训计划表经行政人资部部长审核并呈总经理核准,由行政人资部统一管制实施;
5.3.3临时性教育训练由需求部门自行办理,必要时可以由行政人资部协助进行签到,以利确认;
5.3.4每次教育训练时,受训人员在“培训签到表”上签到,并由授课人员在适当时对受训人进
行考核,并将考核成绩登记于“员工培训记录表”中(笔试或口试、实际操作);
5.3.5专业教育训练:
A、专业人员:
品质管理员、生产调色技术工、内部品质稽核员等;
B、上述特定专业人员经适当教育训练依据有经验,由授课讲师或委托适当机构认可上述专业人员之资格,并记录于“员工培训记录表”中;
C、上述特定专业资格之认可,可以笔试、口试或实际操作之测试方式实施,其测试成绩不合格者需再实施训练,直至合格为止。
5.4培训记录管理:
5.4.1行政人资部应将组长级以上人员训练状况列入调职,晋升或工作分配之参考;
5.4.2委外训练者应于一周以内提出“培训心得报告”,交行政人资部整体
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