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应用文写作
应用文写作教程
一、概述
1.公文的概念及其特点
这里所说的公文是指狭义的公文而言的,这类公文又称法定公文或通用公文,是指通用于国家机关、社会团体、企事业单位的公务活动的体式完整、规范、固定的文件,是国家各级行政机关传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
公文的两大特征表现为:
一是从内容方面来看,公文的内容必须反映公务活动的内容;二是从形式方面来看,公文都有着固定的体式。
具体地说,公文主要具有以下特点:
(1)法定性
公文要由法定机关制发,代表法定机关或组织的意图,在法定机关或组织的权限范围内,具有法定的权威性和约束力。
(2)针对性
公文是为完成某项工作,或者说针对某个具体问题而制发的,它的实际作用的发挥同其内容的明确、具体有着密切的联系。
(3)政策性
公文的内容必须完全符合党和国家的各项方针、政策的精神,只有这样,才能借助于公文这一工具,把党和国家的方针、政策的精神切实贯彻落实到工作中去,也才能使公文应有的作用得以发挥。
(4)效用性
公文是为解决实际问题,推动工作的顺利进行而制发的,每一份公文都有其具体的制发目的和公务职能。
(5)时限性
公务问题的解决必须迅速、及时,所以,对公文的处理一般有着严格的时间要求,公文的效用也常常是有时间限制的。
(6)规范性
为维护公文的权威性和严肃性,国家有关部门对公文的文种名称、行文关系、制发程序及规格体式,都作过规定,在行文中要严格依循。
2.公文的作用
(1)颁布法规,传达指示
有些公文是专门为颁布法律、法令及规定而制发的,也有一些公文的内容本身就是对有关事项作出的带有约束性质的规定。
在国家行政系统中,上下级机关之间领导与被领导的关系及上级
机关对下级机关的指令、指导作用,通常也是凭借公文的制发、运转形成和实现的。
(2)反映情况,请示工作
情况的反映、工作的请示,通常要借助于公文。
“报告”、“请示”等公文文种,就是下级机关专门用来向上级机关反映情况、请示工作的公文文种。
(3)联系工作,商洽公务
平行机关或有关部门为协同处理某个问题,协作完成某项工作,经常需要通过公文的制发来相互协调和沟通。
“函”的主要作用就是联系工作、商洽公务。
(4)催办工作
上下级机关及平行机关之间,可用“函”等催办或催询工作。
(5)宣传教育
(6)交流信息
(7)依据凭证
以上所列为公文的主要功用。
有的公文只具备某一项功用,也就是说是单一功能的公文;也有的公文兼有几个方面的功用,是多功能公文。
3.公文的构成要素及格式
人们习惯于把一份公文划分为三大块,即文头部分、中间部分(又称行文部分)和文尾部分,每一个部分又由若干要素构成。
(1)文头部分
公文的文头部分通常包括:
①公文版头
也称文件名称,或发文机关名称。
格式是发文机关名称加“文件”二字。
正式文件一般都有这个要素。
②发文字号
简称文号,也称公文编号。
这是同一年度公文排列的顺序号,一般包括发文机关代字卉叁文年份碑文件顺序号三项内容。
发文数量较多的较大机关的支件,还可以在发女字号中加上一个反映文件的业务内容的类别或归属的标志。
发文字号是所有正式公文的必备要素。
③印制编号
有些文件,主要是有保密要求的文件,要按印制份数一一编上顺序号。
④秘密等级
在有保密要求的秘密公文的文头部分要注明其秘密等级。
密级标识分“绝密”、“机密”、“秘密”三种。
密级标识不是所有公文的必备项目,没有保密要求的公文,没有这个项目。
⑤紧急程度
“特急”、“急”这样的紧急程度标识,要在紧急公文的文头部分注明。
没有紧急处理要求的普通公文,没有紧急程度标识这个项目。
⑥签发人
在上行文中,通常要写明核准并签发文件的机关领导人姓名。
签发人一项是只有上行文才有的项目。
<2)中间部分
公文的中间部分,或称行文部分通常包括:
①标题
发—文机关名称、发文事由<或称公文内容)和公文种类(或称文种名称)是构成公文标题的三个基本要素。
按照这三个要素是否完全具备及其组合情况的不同,可把公文标题分作四种形式:
第一种形式是“发文机关名称十发文事由+文种名称”,三个要素
俱全;第二种形式是“事由斗文种名称”,在红头文件中,这种标题最为常见;第三种形式是“发文机关名称十文种名称”;第四种形式是只有文种名称的公文标题。
②主送机关
主送机关是负有公文处理责任的受文机关。
上行文及下行文中的专发性公文一般只能有一个主送机关,下行文中的普发性公文则可能有多今主送机关。
⑧正文
这是一份公文的核心部分,一般包括开头、主体、结尾三个部分。
开头部分的惯用写法主要有目的式、根据式、缘由式等等。
开门见山,简明扼要,是对这一部分的基本要求。
主体部分是写明具体事项的部分,是核心中的核心。
内容充实,中心突出,表意明确,条理清楚,是对这一部分的基本要求。
结尾部分的惯用写法主要有归结式、说明式、申明式、祈请式、期望式等几种。
行文简洁,收束有力,是对这一部分的基本要求。
公文的正文包括开头、主体和结尾三个部分,是就比较复杂的公文而言,事项简单的公文常常是篇段合一,整个正文部分只有一个段落。
④附件标题
附件是附在主件之后,对文件内容起说明和补充作用的文字材料。
没有附件或者附件的名称和份数已在正文中提及,则不设这个项目。
附件是公文的有机组成部分,有的甚至是表达主要内容的部分。
⑤发文机关名称
在此要写明制发公文的法定机关的全称或通用的简称,以机关领导人名义制发的文件,要在签署的领导人姓名之前冠以职务名称。
⑥机关印章
在公文末尾的日期中间加盖印章,是公文最后生效的标志。
加盖印章要做到上不压正文,下压成文日期。
⑦发文时间
公文发出或生效的日期,原则上应以机关领导人签发的时间为准。
⑧附注
用以写明在公文的其它部分不便说明的各种事项。
(3)文尾部分
文尾部分通常包括:
①主题词
主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。
标注主题词应根据主题词本身的涵义由大到小、由内容到形式地将其依次排列出来,一份公文的主题词最多不得超过七个,一般以三至五个为宜。
②抄送(报)机关名称
抄送(报)机关是指同公文所写事项有关,需要了解公文内容或协助完成工作的机关。
公文送交有关同级或下级机关称抄送,呈交上级机关则称抄报。
③印制说明
是指对文件印制时间、印制部门、印制份数等的说明。
以上所列各要素,有的是公文的必备要素,有的则是可选择要素,即在有些公文中必须具备,在有些公文中可略去。
4.公文的种类
从不同的角度,按照不同的标准,可以将公文划分为不同的种类,以下是比较常见的分类方法。
按照行文关系和行文方向的不同,将公文分为:
(1)上行文
这是下级机关向所属上级机关呈送的公文,如报告、请示等。
(2)下行文
这是上级机关向下级机关送发的公文,如命令(令)、批复等等。
(3)平行文
这是向同级机关或不相隶属机关送交的公文,如函等等。
按照具体职能的不同,将公文分为:
(1)法规性公文
(2)指挥性公文
(3)报请性公文
(4)知照性公文
(5)联系性公文
(6)实录性公文
按照紧急程度的不同,将公文分为:
(1)紧急公文
这是指对发送和处理时间有特殊要求的公文,其中还可分为特急件和急件。
(2)普通公文
这是指对发送和处理时间没有特殊要求,因而没有紧急程度标识的公文。
按照有无保密要求,将公文分为:
(1)机密公文
机密公文是指有保密要求的公文。
按机密等级的不同,还可将其分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。
(2)普通公文
这里的普通公文是同机密公文相对而言的,是指没有保密要求,因而没有秘密等级标识的公文。
二、公务文书
1.命令(令)的主要功用和种类
命令的主要功用是发布行政法规和规章,采取重大强制性行政措施、任免、奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等。
按其具体用途的不同,可以把命令划分为:
(1)发布令
发布令也叫公布令,这是公布各种重要法规或规章的命令。
(2)行政令
行政令是发布重要的强制性行政措施的命令。
(3)任免令
任免令是用来发布人事任免事宜的命令。
(4)嘉奖令
嘉奖令是用来表彰有关人员,宣布嘉奖事宜的命令。
此外,还有惩戒令、特赦令等等。
2.指令的用途及与命令的主要区别
发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施或要求,要用指令。
指令兼有命令和指示的特点,它的作用和写法同行政令相近,但也有不同之处。
两者的主要区别在于:
(1)应用的范围有所不同
(2)反映的内容有所不同
(3)语言的运用有所不同
3.决定的用途及其种类
对重要事项或重大行动做出安排:
要用决定它的使用范围很广,各级党政机关、团体和单位都可以采用这个文种,安排重要事项或重大行动。
按其具体用途和内容的不同,可将决定划分为两大类:
(1)对重要事项做出安排的决定
(2)又重大行动做出安排的决定
4.决议的用途及其同决定的主要区别
发布经会议讨论通过并要求人们贯彻执行的事项,要用决议。
决议和决定的区别主要体现为:
(1)内容有所不同
(2)制发方式有所不同
(3)产生作用的特点有所不同
5.指示的用途和特点
上级机关向下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,要用指示。
指示是上级机关直接指导下级机关作好某项工作的凭借,其特点主要体现在下述几个方面:
首先,从其使用范围的角度来看,需要对之作出指示的工作,一般是涉及重大问题的工作;其次,从制发机关的角度来看,能够发出指示的机关,一般是具有相当级别或职权范围的较大机关,日常工作安排或者基层单位的工作安排,一般不能用指示,而要用通知等;最后,从其具体内容的角度来看,发布指示既可以针对某个带有普遍性的问题,也可以只针对某个局部问题。
6.布告、公告、通告的区别
布告、公告、通告虽然同为发布规定、告知事项的公文,但它们在许多方面还是有区别的,比如:
(1)发文机关有所不同
(2)反映事项有所不同
(3)发布范围有所不同
(4)发布形式有所不同
7.布告的用途
公布人们应当普遍遵守或周知的事项,要用布告。
8.公告的用途
向国内外宣布重要事项,要用公告。
9.通告的用途和种类
在一定的范围内,公布人民应当遵守或周知的事项,要用通告。
按其用途和内容的不同,可以将通告划分为两大类:
(1)法规性通告
(2)事务性通告
10.通知的用途
发布行政法规和规章,转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,告知要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,都可以用通知。
通知的应用范围极为广泛。
由于对通知的制发机关没有级别的限制,也由于这一文种本身具有使用起来方便、灵活的特点,所以当前在各类公文中,通知的使用频率最高,在各级机关的日常往来公文中,通知甚至要占一半以上。
11.通知的主要种类
按其具体用途的不同,可以把常用的通知划分为以下几类:
(1)发布行政法规及各种规定的通知
这类通知有两种,一种是关于印发、实施已制订的规章制度的通知,一种是其内容本身便为具体的规定事项的通知。
(2)布署工作和安排活动的通知
这类通知是有关单位开展并完成某项活动的依据,通知的内容便是应该遵照办理的事项。
(3)批转或转发其他机关的公文的通知
批转是对印发下级机关呈送的公文而言的,转发则是对印发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文而言的。
前者的正文一般包括对所批转的下级机关公文的评述,对执行要求及工作意义、工作方法的说明等项内容,后者的正文大都比较简单,一般只包括情况介绍、原则要求等项内容,或只宣布转发决定。
“现将……批转(转发)给你们,请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。
(4)告知事项的通知
这是为使有关机关、部门和有关人员了解某一事项而制发的通知,这类通知是人们在日常工作中常用的知照类公文。
会议通知、设置或取消机构的通知、设立奖项的通知、人事任免通知等等,都应算作告知事项的通知。
这类通知标题和正文的写法比较灵活。
“特此通知”、“以上事项望周知”;是这类通知的正文所惯用的结尾语。
12.通报的主要用途和种类
表彰先进,批评错误,传达重要情况,要用通报。
它的主要作用就是传递信息、沟通情况、发布成果、推广经验,以及激励或教育人们。
按其内容和用途的不同,可把通报划分为三类:
(1)表彰性通报
(2)批评性通报
(3)情况通报
13.报告和请示的主要区别
报告和请示虽然均为人们在工作中常用的上行文,但两者在用法上还是有较大的区别的,其中比较明显的区别为:
(1)制发目的有所不同
写报告是为了使上级机关了解情况;写请示是为了请求上级机关对某一问题作出指示和答复,
(2)制发时限有所不同
报告既可以写在工作开展之前,也可以写在工作进行当中或完成之后;请示则必须写在工作尚未开始的时候。
(3)处理要求有所不同
报告一般不需要直接答复,而请示则必须答复。
总之,报告和请示是两类不同的公文文种,不可混用。
14.报告的用途和种类
向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,要用报告。
从不同的角度,可对报告进行不同的分类。
按照报告的内容所涉及的广度的不同,可将其划分为:
(1)综合报告
这是一种全面反映本机关或者本单位情况的报告。
(2)专题报告
这是一种专门反映某项或某一方面的工作情况的报告。
按照行文的直接目的的不同划分,可将其分为:
(1)呈报性报告
这是一种单纯反映情况,汇报工作,而不要求转发的报告。
“以上报告有无不妥之处,请审批”、“特此报告,请审阅”之类的语句是这类报告惯用的结尾语。
(2)呈转性报告
呈转性报告又称“建议报告”,这是一种针对涉及其他平行机关或不相隶属机关的情况或问题,提出处理意见或建议,请上级机关审阅并批转有关机关的报告。
呈转性报告一经批转,便具有同批转机关的公文相同的效力。
写明情况,提出意见,请求批转,是常见于这类报告的几项内容。
“以上报告如无不妥,请批转各地执行”之类的语句,是呈转性报告惯用的结尾语。
15.请示的用途和种类
请求上级机关对某项工作给予指示或批准,要用请示。
请示的应用范围比较广泛,下级机关在工作中遇到各种无权处理或无法解决的问题,都可用向上级机关呈送请示的形式,请求上级机关给予指示或批准。
按照请示的内容和目的的不同,可将请示划分为两大类:
(1)请求请示的请示
这类请示是指下级机关针对工作中出现的具体问题,向上级机关申明情况,请求答复和下达处理意见的请示。
写这类请示,应把重点放在情况的陈述和问题的强调上,而不提出建议。
(2)请求批准的请示
这类请示是指就某一问题或事项,提出本机关的处理意见,请求上级机关给予批准或表明态度的请示。
写这类请示,要把重点放在意见、办法及其理由的说明上。
“以上意见当否,请审核指示”之类的语句是这类请示惯用的结尾语。
16.撰写请示所应注意的问题
(1)要严格遵循一文一事的原则
(2)要避免不符行文关系的行文
一要注意不搞多头请示,二要尽量避免越级请示。
(3)平行机关联合请示工作,要认真会签
17.批复的用途和特点。
答复请示事项,要用批复。
任何一个上级机关在答复下级机关的请示事项时,都可使用批复。
批复是同请示两相对应,配合使用的文种。
批复的特点主要体现为:
(1)针对性
(2)指导性
(3)明确性
18.函的用途
相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,要用函。
函的用途很多,而且它没有固定的行文方向。
平行机关或不相隶属机关之间商洽工作或通告事项,上级机关向下级机关,或平行机关及不相隶属机关之间询问情况、征求意见,上下级机关之间催办工作等,都可以使用函。
甚至可以说,各机关之间需要发生工作联系,而又不便于使用其他公文文种的,几乎都可以用函。
19.函的种类
按照制发缘由的不同,可将函划分为两类:
(1)去函
这是指发文机关主动制发的函。
它的用途很多,比如商洽工作,询问情况,知照事项,征询意见,布置和催办工作等等。
“为盼”、“专此函达”、“即请函复”、“当否,请予回复”等等
是去函的正文惯用的结尾语。
(2)复函
这是指发文机关被动制发的函。
它的基本用途就是发文机关应受文机关的要求,答复有关问题。
在复函标题的文种一项中,应标明其类别,即写明“……的复函”;正文的开头部分要引述对方来文的字号和标题;主体部分一般用以提出答复意见;结尾部分可略去,也可点明一些要求和办法,“特此函复”、“此复”等等是复函惯用的结尾语。
20.会议纪要的用途和种类
传达会议议定事项和主要精神,要求与会人员共同遵守、执行,要用会议纪要。
会议纪要是一种会议文件,要求写会议纪要的会议通常是大中型或比较重要的会议。
按照会议性质的不同,可以将会议纪要分为三类:
(1)专题工作会议纪要
(2)行政例会纪要
(3)座谈会议纪要
21.会议纪要的特点及其正文的写法
会议纪要具有两大特点:
(1)纪实性
会议纪要必须真实、全面地反映会议情况。
(2)提要性
写会议纪要要在全面了解会议情况、深刻领会会议精神的前提下,抓住要点,有所侧重地把会议的重要内容反映出来。
会议纪要的正文通常包括两个部分:
(1)开头部分
这一部分主要用以介绍会议概况,其中包括会议时间、会议期限、会址、与会人员、会议议程或进行情况的说明等,有的还要写明会议的主要收获。
(2)主体部分
这一部分的内容比较复杂,写法比较多样,常用的安排结构的方式有:
(1)归纳式
(2)综述式
(3)发言记录式
三、通用文书
1.事务文书的特点
(1)对象比较具体
(2)格式比较固定
(3)写法比较实际
(4)时限比较紧迫
2.事务文书的作用
(1)贯彻政策,指导工作
(2)沟通情况,联系工作
(3)积累和提供资料
(4)宣传教育
3.计划的概念和作用
这里所说的计划主要是指工作计划而言的,是一种对一定时期的工作作出打算和安排的文书。
计划的作用主要体现为:
(1)增强工作的自觉性,减少盲目性,保证工作顺利进行和完成
(2)有利于调动广大群众的工作积极性
(3)便于有关部门对照检查、督促工作
4.计划的主要种类
从不同的角度,按照不同的标准,可以把计划划分为不同的种类,以下几种分类方法是比较常见的分类方法。
按性质分类,有:
(1)综合性计划
综合性计划又称总体计划,这是一种对某一单位或部门在一定时期内的所有工作作出全面安排的计划。
(2)专题性计划
这是一种对某一方面的工作作出安排的计划。
按时间分类,有:
(1)长期计划
(2)中期计划
(3)短期计划
按形式分类,有:
(1)条文式计划
(2)表格式计划
(3)条文和表格配合使用的计划
(4)文件形式的计划
5.计划的一般写法
一份比较规范的计划大都是由标题、正文和落款等三个部分构成的。
(1)标题
通常包括单位名称、适用时限、内容要点和文种名称等几个要素。
有的计划各要素俱全,有的则有所省略。
(2)正文
计划的正文通常包括以下几个部分:
①前言部分
介绍基本情况,说明制订计划的依据。
②任务和目标部分
这个部分同下面的步骤和措施部分是计划的主体部分。
③步骤和措施部分
要写明在完成任务的各个阶段或每个方面的工作的进行中,应该采取哪些作法。
④结语部分
总结全文,提出希望,也可略去不写。
(3)落款
通常包括两项内容:
①计划的制订单位名称
②计划的制订日期
6.制订计划的要求
(1)要符合政策
(2)要从实际出发
(3)要走群众路线
(4)要有灵活性
7.规划的涵义及其同计划的主要区别
就其实质而言,规划应该算作计划的一个特殊的种类,是一种范围广、时间长,并着力展示发展前景的计划,或者说是对工作作出全面的长远安排的计划。
规划同一般计划的区别主要体现在:
(1)涉及范围有所不同
(2)适用时限有所不同
(3)约束程度有所不同
(4)写作重点有所不同
8.总结的概念和作用
这里的总结主要是指工作总结而言的。
所谓的工作总结,是一种事后对一定时期的工作情况加以回顾和分析,并找出经验和教训,以为今后的工作提供帮助和借鉴的文书。
工作总结的作用主要就在于便于人们了解情况,发现问题,掌握工作规律,明确改进工作的途径。
9.总结的主要种类
从不同的角度可以把总结划分为不同的类别,比较常用的分类方法是按其性质和内容的不同,将总结划分为:
(1)综合性总结
这是一种全面反映总结对象在一定时期内的所有情况的总结。
(2)专题性总结
这是一种专门反映某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况的总结。
10.总结的一般写法
总结常见的写法是由标题、正文和落款三个部分组成。
(1)标题
总结的标题主要有两种类型:
①完全式标题
同计划标题的写法大致相同。
②新闻式标题
如新闻标题一样,概括中心内容,点明全文要点。
(2)正文
总结的正文通常包括以下几个部分:
①前言部分
说明目的,概述情况。
②主体部分
这个部分还可以再分作两个小的部分:
一是成绩和经验部分。
介绍成绩要注意使用翔实的材料,介绍经验要善于找出规律;二是问题和教训部分。
写失误和不足要实事求是,对问题产生的原因的分析要深刻。
③结语部分
通常用以进一步明确有待解决的问题和今后工作的努力方向。
为使篇幅较长的正文部分的层次分明,在此常常使用序码和小标题。
(3)落款
同计划落款的写法完全相同。
11.总结写作的要求
(1)要充分地占有资料
(2)要实事求是地反映情况
(3)要正确地选用实例
(4)要找出规律性的东西
12.简报的概念和作用
简报即情况的简要报道,具体地说,这是国家机关、社会团体、企事业单位内部用来沟通情况、交流信息的一种简短的文字材料。
简报的作用主要在于沟通情况、交流信息。
13.简报的主要种类’
从不同的角度,可以把简报划分为不同的类别。
比较常见的分类方法是按其内容的不同,将简报分为:
(1)工作简报
(2)会议简报
(3)动态简报
14.简报的构成格式
简报一般由报头、正文和报尾三个部分组成。
(1)报头部分
这个部分主要包括以下项目:
①简报名称
②简报编号
③编发单位和日期
④密级和保存要求
(2)正文部分
这个部分主要包括:
①标题
同新闻标题相似,要能概括简报的中心意思。
②主体
这是表述简报的具体内容的部分。
(3)报尾部分
这个部分主要包括两个项目:
①简报的发送单位
②简报的印发份数
15.简报的编写要求
为使简报符合“准”、“新”、“快”、“简”的要求,在编写中必须做到:
(1)要能及时地发现问题
(2)要能准确地反映情况
(3)要能
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