合同管理办法.docx

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合同管理办法

移动通信有限责任公司合同管理办法

第一章总则

第一条为加强移动通信有限责任公司及其下属各分公司（以下分别简称“区公司”、“市公司”和“县（市）公司”，合称“公司”）合同管理，防范经营风险，保护企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《移动通信有限责任公司章程》、中国移动通信集团公司和中国移动（香港）有限公司的相关管理规定及有关法律法规，并结合公司实际情况，制定本管理办法。

第二条本管理办法适用于公司对外签订的各类合同及具有合同性质的意向书、备忘录、框架协议等规定具有法律效力的文件，包括但不限于采购合同、建设工程合同、广告宣传相关合同、聘用协议、服务协议、商标使用许可协议、租赁租用合同、房屋装修合同、保密协议、技术开发协议、委托合同、赠与合同等。

第三条公司签订合同所进行的资信调查、意向接触、商务谈判，以及合同签订、履行、变更、解除及争议解决等活动，按照本管理办法的规定执行。

第四条公司的各类合同属于商业秘密，任何人不得擅自披露。

自合同准备到签署、履行过程中必须遵守中国移动（香港）有限公司有关信息披露的规定和公司的保密规定，在合同中应附加保密条款或另行签订保密协议，有关条款或协议应遵循区公司合同范本的样式。

第五条公司签订合同应当遵循自愿合法、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则。

第六条区公司负责建立、健全各项合同管理制度，并对合同签订及履行情况进行管理和监督。

第七条本管理办法适用于移动通信有限责任公司本部及下属的所有市公司和县（市）公司。

第二章合同管理、承办部门及职责

第八条本管理办法涉及的职能部门分三类：

合同管理部门、合同协助管理部门和合同承办部门。

合同管理部门指区公司的发展策略部以及市公司的综合部；合同协助管理部门是区、市公司财务部、区公司综合部；合同承办部门是主办合同谈判、草拟、修改、送审、履行等事项的部门。

第九条合同管理部门在合同归口管理工作中承担以下职责：

（一）宣传、贯彻《中华人民共和国合同法》及与合同有关的法律、法规和规章；

（二）草拟公司的合同管理制度，归口管理公司对外签订的合同；

（三）参与公司重大合同项目的可行性研究、谈判和合同文本的修改工作；

（四）依据本管理办法对公司签订合同的合法性、有效性进行审查，并提出审查意见；

（五）办理公司法定代表人的授权委托；

（六）依照公司相关管理规定，市公司综合部负责本公司及下属县（市）公司承办合同的盖章、归档工作。

（七）提供与合同有关的法律咨询，跟踪合同的履行情况；

（八）协助处理合同纠纷，归口管理争议解决；

（九）外聘律师及其它法律服务部门的管理；

（十）其它相关的合同管理职责。

第十条合同协助管理部门应分别承担以下职责：

（一）区、市公司财务部

1、协助审查合同项目年度财务计划中的资金来源；

2、对合同约定的付款方式的合理性及经济风险进行分析、审查；

3、按照财务制度的要求审查合同相关条款；

4、就会签审查同意的合同预先进行资金筹措及安排；

5、其它合同协助管理职责。

（二）区公司综合部

1、依照公司相关管理规定，负责区公司各部门承办合同的盖章、归档工作。

2、其它合同协助管理职责。

第十一条合同承办部门的职责：

（一）负责合同项目建议及可行性研究，按照公司有关规定进行送审报批；

（二）调查对方当事人的法人资格、经营范围、资信情况、履约能力以及法定代表人或委托代理人的资格，拟定备选方案，并报公司领导批准；按照公司有关规定应当进行招投标的，应按照招投标的有关规定确定对方当事人；

（三）负责合同谈判及其它相关事宜；

（四）负责拟订合同文本，公司编制有合同范本的，根据公司编制的合同范本草拟合同文本，在不具备范本的条件下根据有关情况拟定合同文本或修改对方当事人提供的合同草拟稿；

（五）负责将合同送审稿按照本管理办法的规定报审，并根据合同相关审查部门的意见，修改合同草拟稿；

（六）负责合同的具体履行，解决合同履行中出现的问题；遇有合同纠纷，应及时报告公司领导，并通知合同管理部门；

（七）负责合同的台帐管理、资料整理和文本送归档；

（八）其它相关的合同管理职责。

第三章合同管理

第一节合同准备

第十二条公司各种合同的订立必须按照公司的相关管理规定获得批准。

第十三条公司合同的订立，应采用书面的形式。

书面形式是指合同书、协议书、信件等可以有形的表现所载内容的形式。

第十四条合同准备阶段，合同承办人员必须审查对方当事人的法人资格、经营范围、资信情况、履约能力以及法定代表人或委托代理人的资格，发现疑点的不得签约。

第二节合同草拟

第十五条合同承办部门应就合同双方谈判达成的共识以书面形式草拟合同文本。

（注：

关键往来文书中，未明确内容应标明“有待在合同中确认”，以避免不必要的法律责任。

）

第十六条区公司编制有相应合同范本的，合同文本应尽可能遵循区公司编制的合同范本格式。

在不具备范本的情况下，合同的内容由签订各方约定并具体确定，但应当包含如下内容和条款：

（一）合同名称、合同各方的全称、法定住所地及联系人，订约的目的和依据；

（二）合同标的、数量、质量、范围或要求；

（三）合同的价款、报酬或使用费，其付款方式和要求；

（四）合同的履行计划、进展、期限、地点和方式；

（五）违约责任和争议解决条款；

（六）按照国家及公司有关规定应当保密的合同，在合同中应当明确保密责任和规定保密条款；

（七）合同适用的法律，以及依照国家法律、法规的规定必须具备的条款，以及合同双方当事人要求必须规定的条款；

（八）合同签署人姓名、职务及其签署日期。

第十七条与技术有关的合同，除以上第十七条的相关条款之外，还应具备：

（一）技术成果的归属和收益的分成办法；

（二）有关情报和资料的保密责任和义务；

（三）验收标准和方法；

（四）有关的名词和属于的解释或定义。

第十八条与境外国家和地区的法人、自然人及其它组织订立的合同，在我国境内签订或履行的，应当使用中文；其它不在我国境内签订或履行的合同，可中、外文并用或使用外文。

使用外文的，应当有中文译文。

前述规定以外的合同，必须使用中文文本。

第十九条合同承办部门不得在合同正式签订前，与对方当事人仅通过口头协议等形式提前履行合同。

第三节合同审查

第二十条合同初步拟定之后，合同承办部门负责填写《合同审批表》，由部门负责人签署意见后，连同合同文本及其它相关资料一并交由合同协助管理部门、合同管理部门及公司领导审查（审查流程按本文附件三、四进行）。

第二十一条审查通过的合同文本由合同管理部门进行页签。

经页签后的文本作为合同文本的正式样式。

第二十二条合同管理部门和合同协助管理部门对合同进行审查、会签时，视具体情况可要求合同承办部门提供下列文件资料，合同承办部门应予配合。

（一）有关法律文件：

对方当事人身份证明，包括法人营业执照、经营许可证等其它资质、资格证明；

（二）有关决策文件：

批准合同事项的签报、会议纪要、领导批示等；

（三）作为合同组成部分的其它文件，包括双方往来信函、电报、电传、图表等。

合同承办部门不能提供上述文件资料的，应就不能提供资料的原因、报送审批时的相关情况等作书面具体说明。

第四节合同授权

第二十三条根据合同的价款和种类，合同签订的分级授权范围如下：

（一）区公司各部门承办的合同，凡金额在人民币叁佰万元以下（含叁佰万元）的，由合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，由本部门的主管公司领导负责签订。

（二）区公司各部门承办的合同，凡金额在人民币叁佰万元以上，叁仟万元以下（含叁仟万元）的，由合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，由公司法定代表人负责签订。

（三）区公司各部门承办的合同，凡金额在人民币叁仟万元以上（不含叁仟万元）的，由合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，经公司董事会书面批准后，由公司法定代表人负责签订。

（四）南宁、柳州、玉林、北海、桂林市公司及其下属县（市）公司签订的合同，合同金额在人民币壹佰万元以下（含壹佰万元）的；梧州、河池、百色市公司及其下属县（市）公司签订的合同，合同金额在人民币伍拾万元以下（含伍拾万元）的，市公司合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签之后，由市公司总经理负责签订。

市公司每月月底将合同金额超过人民币贰拾万元（不含贰拾万元）以上的合同复印件汇总报区公司发展策略部备案。

（五）市公司及其下属县（市）公司签订的合同，凡合同金额超过本条第（四）项规定范围的，经市公司总经理核准后由市公司合同承办部门上报区公司主管部门，由区公司相关部门审查、会签完毕，并经区公司法定代表人专项授权后由市公司总经理负责签订。

（六）区公司逐年核定下发县（市）公司合同授权金额标准。

县（市）公司在正常的经营活动中可在授权金额范围内直接对外签订用户入网协议、用户服务协议、房屋租赁协议、营销代理协议和土地使用协议，除此之外，县（市）公司不得对外签订其他合同。

（七）不涉及金额的保密协议、与技术有关的开发、转让、委托合同等，由公司合同协助管理部门和合同管理部门审查、会签后，报公司主管领导书面批准后，方可签订；虽不涉及金额但会对公司的生产经营造成重大影响的合同，如合作协议、商标使用许可合同、特许经营合同等，必须按合同审查、会签流程由区公司进行签订。

第二十四条公司法定代表人可向区公司副总经理或市公司总经理按年度在本管理办法第二十三条规定的金额分级授权范围内一次性授权委托。

获得授权委托的市公司总经理如因出差、休假、培训、医疗等事由，离开其分公司所在地五个工作日以上（含五日），无法亲自签署合同的，可事先向公司法定代表人提交书面申请，进行转授权委托给该市公司的副总经理。

第五节合同签署及保存

第二十五条区公司对外签订合同必须以区公司名义进行，市、县（市）公司对外签订合同应以其名义进行，由法定代表人签订或授权委托的代理人在其授权范围内代为签订。

第二十六条经公司领导审批同意的合同，依据本管理办法的规定，经公司法定代表人或授权委托的代理人签字（章）并加盖公章后生效。

第二十七条法定代表人授权委托他人代为签订合同的，应签发《授权委托书》。

《授权委托书》应载明受委托人、授权范围、有效期限等基本内容。

任何人员严禁超越授权范围、授权期限或XX签订合同。

受委托人遇有不能履行授权委托或履行授权委托遇到障碍等情形时，应及时向合同管理部门提出更换被委托人并交回上述《授权委托书》。

第二十八条《授权委托书》须一式两份。

其中一份由合同管理部门留存，另一份由受委托人留存。

对方当事人需要《授权委托书》的，由受委托人负责提供，应为复印件。

第二十九条公司对外签订合同必须加盖公司印章（按第二十三条规定的分级授权委托范围分别加盖区公司合同专用章、市公司合同专用章和县（市）公司公章）。

第三十条一般签署的合同原件至少为一式二份，如多方签订合同，多一方就应多签署一份合同原件。

合同签署完毕后，合同承办部门应将合同原件、《合同审批表》、页签合同文本送公司综合部存档，合同承办部门、财务部门保存合同复印件。

第三十一条合同生效需要履行相关政府部门报批、备案手续或需要公证、鉴证的，应经公司领导批准并出具授权许可，由合同承办部门负责办理上述相关手续。

第三十二条公司实行合同编号管理制度，区公司各部和分公司应设立兼职合同管理员，负责合同的编号管理、统计报表等工作，合同承办部门对合同的保管宜作专人保管，并需作日常登记。

第三十三条为便于检索和管理，公司实行合同基本要素摘录制度，同时要求合同承办部门在合同正式签署完毕后的五个工作日内向合同管理部门提供最终合同的电子版本（含电子扫描版本）进行存档。

第三十四条合同的存档保管期限按国家有关档案保管的期限执行。

第六节合同履行

第三十五条合同承办部门应严格按照国家法律法规、公司有关规定及合同规定，全面实际履行合同，及时监督或实地调查对方的履行情况，并负责妥善保管合同实际履行过程所涉及的各种文件资料、单据。

合同承办部门发现对方当事人有不履行合同的情形，应及时提出异议，并依据合同规定进行妥善解决。

合同承办部门发生变更时，原合同承办部门依照本管理办法应当履行的职责，由变更后的合同承办部门承担。

第三十六条合同的付款，需由合同承办部门填写公司内部请示表格，并附相关票据及合同相关内容复印件，由财务部会签后，依照本管理办法第二十三条规定的分级授权委托金额范围报相应的公司主管领导审批后，方可付款。

如最终付款价格与原签订之合同有异，合同承办部门必须书面向公司主管领导和财务部解释原因。

第三十七条合同承办部门在合同履行过程中发现法定或合同约定的变更、解除条件发生时，应按照原合同的审批程序和形式要求报公司主管领导批准同意，并与合同相对方协商变更或解除该合同。

合同的增补、转让和中止由合同承办部门参照上述规定办理。

第三十八条合同履行过程中发生争议，合同承办部门应及时向公司领导汇报，并通知合同管理部门。

合同管理部门可应合同承办部门的要求提供解决合同争议的法律服务。

遇有重大且需谈判解决的合同争议，合同承办部门应至少提前5个工作日通知合同管理部门，并同时提供以下相关资料：

1、合同编号；

2、有关票证、单据；

3、财务凭证及帐目；

4、产品质量标准、鉴定报告等；

5、有关违约的证据材料；

6、其它与合同纠纷有关的资料。

第三十九条合同争议以协商解决为原则。

合同双方就解决争议达成一致的，应订立书面协议。

不能协商解决的，可按照国家有关法律规定或合同规定的争议解决条款解决。

第四十条解决合同争议，需要申请仲裁或提起诉讼的，由合同承办部门提出申请事由，合同管理部门负责拟定仲裁或诉讼方案，报送公司主管领导批准。

根据公司领导批示意见，合同管理部门归口聘请律师参与合同争议的解决。

第四十一条合同管理部门、合同承办部门为处理合同争议进行的必要调查和证据收集，其它相关部门和人员应当积极协助配合。

第四十二条处理合同争议时，遇有证据可能丢失或以后难以取得的情况，合同承办部门及其它部门有义务采取相应保全措施；遇有对方当事人或利害关系人有隐匿、转移财产、销毁证据等情形的，合同承办部门及其它部门应及时通知合同管理部门，经公司主管领导批准，由合同管理部门向有关机关提出证据或财产保全措施的申请。

第四十三条合同承办部门负责跟踪已正式生效的，解决合同争议的相关法律文书的履行或执行情况，并通知合同管理部门。

该款所述法律文书包括解决合同纠纷协议书、调解书、仲裁裁决书和法院判决书等。

遇有对方当事人在上述生效的法律文书规定的履行期限内仍未履行或执行的，合同承办部门应及时将相关情况通知合同管理部门。

第四章廉政合同

第四十四条为了保护合同当事人的合法权益，维护社会经济秩序，促进企业党风廉政建设，保证企业资金的安全、有效使用以及投资效益，根据中共中央、国务院有关法律法规、廉政规定，凡合同金额超过一定金额的合同（简称“主合同”），在签订时应同时签订廉政合同（简称“从合同”）。

第四十五条廉政合同的归口管理部门为区公司党群工作部和市公司综合部，设置兼职廉政合同管理员，负责廉政合同的审查、页签、归档工作。

第四十六条应当同时签订廉政合同的主合同范围为：

（一）区公司的合同，合同金额超过人民币壹佰万元及以上的；

（二）市公司及其下属县（市）公司签订的合同，合同金额超过人民币伍拾万元及以上的；

（三）虽不涉及金额但会对公司的生产经营造成重大影响的合同，如合作协议、商标使用许可合同、特许经营合同。

属本管理办法第二十三条第（六）项规定的县（市）公司可直接签订的合同无须附加签订廉政合同。

第四十七条廉政合同的范本由区公司党群工作部拟定。

廉政合同由合同承办部门送廉政合同管理部门和区公司纪检组长审查（审查流程按本文附件三、四进行）确认后方可签署。

第四十八条廉政合同经廉政合同管理部门页签后由主合同签字人签署并加盖公司合同专用章。

第四十九条廉政合同的履行、争议解决及送归档等按本管理办法对主合同的规定执行。

第五章合同的责任

第五十条仲裁裁决或法院判决确定公司在合同争议中有过错的，应当查明原因，分清责任，分别按人事管理、纪检监察等有关规定进行处理。

第五十一条合同签订及履行过程中的相关人员有下列行为之一的，按其情节轻重，应承担公司内部的行政责任和/或经济责任，给予相应的行政处罚和/或经济处罚；涉嫌犯罪的，应移交国家司法机关依法追究刑事责任：

（一）合同承办人员和审查人员违反公司保密规定，泄漏公司重要机密，致使公司遭受损失的；

（二）合同承办人员在签订、履行合同过程中，因失职和/或故意签订合同、违约、和/或引起合同纠纷，致使公司遭受损失的；

（三）违反规定程序或超出权限签署合同的，即使没有造成直接经济损失或后果，为严肃内部控制制度的执行效果，也将给予必要的批评或处罚；

（四）合同审查人员因疏忽审查，对明显不当的合同条款没有提出法律意见，致使公司遭受损失的；

（五）合同相关人员因违反规定索要或收取不正当利益的；

（六）利用公司失去的生意机会，并从中获取私人利益的；

（七）丢失合同及函件、图表、电报、传真、单据等造成经济损失的；

（八）合同纠纷发生后，不及时向公司领导汇报、不追究对方责任，导致公司遭受损失的；

（九）其它违法、损害公司利益的行为。

第五十二条公司与“关联方”签订合同的，应遵守国家和中国移动（香港）有限公司关于关联交易的管理规定。

合同承办人员应在签订合同前向公司领导报告，并通知合同管理部门，公司领导批准同意后方可签订。

任何部门和人员不得擅自披露关联交易。

擅自与关联方签订合同、擅自披露关联交易或故意隐瞒关联交易的，公司将对责任单位及责任人员予以处罚。

第五十三条区公司逐年对各市、县（市）公司的合同管理情况进行评估，并对结果进行通报和酌情奖励。

第六章附则

第五十四条本管理办法由移动通信有限责任公司发展策略部负责解释。

第五十五条本管理办法自发布之日起执行，公司以前发布的规定与本管理办法相冲突的，以本管理办法规定为准。

本管理办法未予明确的事项，公司另有规定的，从其规定执行。

附件：

一、移动通信有限责任公司《合同审批表》

二、移动通信有限责任公司《授权委托书》

三、移动通信有限责任公司区公司合同管理流程图

四、移动通信有限责任公司市公司合同管理流程图

附件一

移动通信有限责任公司合同审批表

（年月日）

合同编号

合同名称

对方单位名称

合同标的

合同价款

（大写）人民币

主办单位

受委托人

联系人

联系电话

承办

部门

审核

意见

年月日

财务部门

审核意见

年月日

廉政合同

管理部门

审核意见

年月日

法律事务

管理部门

审核意见

年月日

公司主管

领导意见

年月日

附件二

授权委托书

委托单位：

移动通信有限责任公司

法定代表人：

陈德兴职务：

董事长兼总经理

地址：

南宁民族大道90号

受委托人姓名：

职务：

现授权委托作为我公司代理人与签订。

代理人的代理权限为：

代为签订以上合同（协议）。

委托期限：

日。

委托单位：

移动通信有限责任公司

法定代表人：

受委托人：

年月日年月日

附件三

移动通信有限责任公司区公司合同管理流程图

注：

合同承办部门谈判、草拟合同（含应签订的廉政合同）

注：

合同管理部门、合同协助管理部门、廉政合同管理部门分别在3个工作日内完成审查

注：

须同时提交《合同审批表》

附件四

移动通信有限责任公司市公司合同管理流程图

注：

合同管理部门、廉政合同管理部门负责页签

注：

参照区公司管理流程确定授权权限，分别呈公司管理层审查