行022行政公文管理办法.docx
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行022行政公文管理办法
行政公文管理办法
HYWU.8150001.022.0-2012
华业钨钼管理制度
制度
要素
1.制订目的
为了提高山东华业钨钼股份有限公司的工作效率,实行公文科学化、制度化、规范化管理、特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于华业钨钼内的行政公文,主要涉及外部文件的接收、传递、内部文件的发放、文件的整理、归档及销毁等事项。
3.术语
公文是公司内在行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
4.职能职责
4.1行政部是公司内公文处理归口的管理部门,负责公司内的公文处理工作。
4.2进行公文处理时,应遵循“准确、及时、安全”的原则。
公文由文书统一收发、传递、用印、立卷、归档和销毁。
公文处理的各个程序都应按本办法办理,对不符合规定的可以制止和纠正
4.3公文处理过程中要严格执行《中华人民共和国国家保密法》和有关保密规定,确保文件安全。
制度
主要
内容
制度
主要
内容
制度
主要
内容
制度
主要
内容
制度
主要
内容
制度
主要
内容
5.内容及要求
5.内容及要求
5.内容及要求
5.内容及要求
5.内容及要求
5.内容及要求
5.公文的种类
5.1常用的文种有
5.1.1通知
适用于批转下级部门的公文;转发上级机关和不相隶属机关公文;发布本公司内部的规章制度;传达要求本公司所辖单位办理和需要周知或者共同执行的事项;本公司内部任免和聘用干部。
5.2通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。
5.3报告
适用于向上级单位和领导汇报工作、反映情况,提出意见或者建议以及答复上级机关的询问。
5.4请示
适用于向上级机关的请求指示、批准。
5.5批复
适用于批复下属部门请示事项。
5.6意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.7函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关部门请求批准等。
5.8会议纪要
使用于记载、传达会议情况和议定事项。
5.9华业钨钼内行政文件的种类
5.9.1华业钨钼文件。
凡公司内职责范围内的事项,涉及公司内工作执行范围之内的文件,以《华业钨钼文件》行文。
(以注册名称加“文件”两字规范红头文件版头)
5.9.2华业钨钼会议纪要。
凡公司会议需形成的纪要,以《华业钨钼会议纪要》行文。
(以注册名称加“会议纪要”四字规范红头文件版头)
5.10公文格式
5.10.1文件格式(见附件一)
5.10.2公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发时间和份数等部分组成。
单位应采用全称或规范化简称,联合行文时主办单位应排列在前。
5.10.3在行文过程中,如有涉及到公司内在经营决策、产品设计开发、生产经营或内部管理等方面的机密时,应当根据其重要程度的大小,分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
“绝密”、“机密”、“秘密”文件应当标明份数序号。
5.10.4紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”字样。
5.10.5公文标题由发文单位名称(如已有文件版头,此项可省略)、公文主要内容、文种三要素构成。
5.10.6公文除被批转、印发文件的标题加书名号外,一般不用标点符号。
5.10.7标题的位置在红色反线下空两行,用小2号黑体字加黑,可分一行或多行居中排布。
5.10.8发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
联合行文时,只标明主办单位发文字号。
在发文机关标识下空2行,用小4号宋体字,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称用“〔〕”括入。
序号不编虚号位(即1不编为001),不加“第”字。
(华业钨钼内各部门发文代字见附件二)
5.10.9公文的附件
公文如有附件,需先在正文之后加以说明,并应将标题全称写在发文稿纸(见附件三,此表格引自公司《行政公文管理制度》制度)的“附件”栏内。
5.10.10成文日期,以领导签发的日期为准,联合行文,以最后签发单位的负责人的签发日期为准。
5.10.11印发日期,一般为文件印刷的日期,位于抄送单位之下(无抄送单位在主题词之下),与印发单位同居一行位置,并右空一字。
5.10.12公文应当标注主题词。
主题词应在公文“抄送”栏上方打印
5.10.13公文除“会议纪要”外,应加盖公章,联合上报的文件及以华业钨钼下发的文件都加盖印章。
5.10.14华业钨钼对外上报的公文,需在首页注明签发人姓名
5.10.15公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)左侧装订。
5.10.16公文字体,外行文时,题目采用小2号黑体字加黑,正文采用宋体4号字;华业钨钼内部行文时,题目采用小2号黑体字加黑,正文采用宋体小4号字。
5.10.17正文结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(管理制度除外)
5.10.18文内使用非规范化的简称,应先引用全称并注明简称。
5.11行文规则
5.11.1行文应当确有必要,注重效用。
5.11.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告
5.11.3华业钨钼内党委与行政可以联合行文,联合行文应当明确主办部门
5.11.4请示应当一文一事,一般只写一个主送单位,需同时送其它单位的,应采用抄送形式,但不得抄送下级机关
5.11.5部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文
5.12收文办理
5.12.1收文办理一般包括:
签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、归档、立卷、销毁等程序
5.12.2凡需办理的外来文件,由文书填写“文件阅办单”(见附件四),行政部应提出拟办意见并由主管领导批示或交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应明确主办部门。
紧急公文应当明确规定办理时限
5.12.3已送领导批示办理的公文,文书要负责催办。
特别是紧急的公文,要跟踪催办.
5.12.4对已经领导批转相关部门办理的公文,责任部门应及时地按要求办理并在文件阅办单“处理结果”一栏中注明办理情况后返回行政部存档
5.13发文办理
发文办理指以公司级名义制发公文的过程,包括:
拟稿、审核、会签、签发、登记、校对、印制、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序
5.13.1华业钨钼发文程序(见附件五)。
发文必须附“发文稿纸”,否则,不予编号和下发
5.13.2公文发放的范围
5.13.2.1要根据文件的内容和实际工作需要确定,严格按报、抄范围进行,时限性强的要及时分送,密级较高的文件,要尽量缩小知密范围
5.13.2.2公文采用电子邮件方式传递时,应采取相应的技术保护措施
5.14草拟公文注意的事项
5.14.1行文要注意效用,坚持少而精的原则。
对于公司内部少数单位执行的事项,原则上不以红头文件的形式下发
5.14.2公文的文种应当根据行文目的,发文部门的职权和与主送单位的行文关系确定
5.14.3拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度
5.14.4公文中的单位名称要采用国家法定计量单位
5.14.6拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的负责人应当出面协商,仍不能一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请公司长协调或裁定.
5.14.7行政部认真做好公文的审核把关工作,重点审核文种的使用、格式等是否符合本办法的有关规定
5.15文稿的会签
5.15.1文稿中凡涉及到其它单位的问题,主办单位应当主动与有关单位协商、会签。
5.15.2本公司内发文文稿,如需有关部门会签,必须主办部门领导核稿完毕后,才能会签,各会签单位要签署明确的意见
5.15.3本公司内的发文文稿,如需上报公司有关部门会签,必须在本公司内办理完审核手续后,才能报出会签。
5.16文稿的签批
领导审核、签发文件要认真负责,严格把关,主批人要明确签署意见,并写上姓名和审批时间;其他审批人圈阅,视为同意。
签批公文要用蓝、黑色钢笔,不得用圆珠笔。
对华业钨钼签发权限规定如下:
5.16.1华业钨钼文件
原则由公司董事长签发;涉及其他公司级领导分管的工作,应经相关公司级领导会签后再签发;属于本公司内重大问题的,由分管的公司级领导审核后送公司董事长签发.
5.16.2上报文件
由华业钨钼总经理签发。
如总经理外出时,由分管副总签发
5.17公文印刷要求格式规范、字迹清晰、版面整洁
5.18公文的校对
5.18.1已经定稿的公文由拟稿人亲自校对。
在进行印刷之前,一般的公文要校两遍,重要的公文要校对三遍。
以保证文字的准确性
5.18.2对文件的版头、标题、发文字号、秘级、签发人、正文、主送、抄报、抄送、发文单位、主题词、发文时间、页码等进行全面校对。
不得对已经领导审定的原稿做原则性或整句、整段的修改。
如确需修改,要经核稿人、签发人同意
5.19公文归档和销毁
5.19.1文件办理完毕后,应根据华业钨钼内有关档案管理规定及时将公文正稿、底稿和有关资料归档,个人不得保存应归档的公文
5.19.2电子文件的软盘与纸质文件应一并归档
5.19.3联合办理的公文,原件由主办单位存档,其他单位存留复印件
5.19.4公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,视同正式文件妥善保管
5.19.5成套的材料立好案卷,应按华业钨钼内档案管理办法的规定,向行政部档案室移交,并办理交接手续
5.19.6没有存档价值和没有存查必要的公文,经过鉴别和公司级有关领导批准后可定期销毁。
销毁公文要登记,有专人监督,确保不丢失,不漏销
5.19.7各部门领导在工作变动和办理离退休手续时,应主动把涉及华业钨钼内秘密的各种文件材料移交行政部档案室处理,否则,不予办理有关手续
附则与附件
6.附则
6.1本制度由行政部起草并负责解释
6.2本制度自下发之日起执行
7.附件
附件一:
文件格式
二:
华业钨钼内发文代字
附件三:
发文稿纸
附件四:
文件阅办单附件
附件五:
华业钨钼内部行文流程图
附加说明
本制度提出部门
行政部
本制度归口管理部门
行政部
本制度起草人
本制度审核人
本制度审定人
本制度批准人
批准时间:
下发时间:
附件一文件格式(内部文件)
山东华业钨钼股份××字[2012]第××号
××××××××××××(题目)(小2号黑体加黑)
×××××:
(小4号黑体加黑)
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(正文,小4号宋体)正文:
字体为宋体,字号为小四号,行距为22磅。
附件:
1.×××××××××
2.×××××××××
(公章)
二○一×年×月×日
主题词:
××××××(小4号黑体加黑)
抄送:
××××××、××××××、××××××。
(小4号宋体)
××××××(印发机关)201×年×月×日印发
附件一
(1):
红头文件(外报文件)
山东华业钨钼股份××字[2012]第××号 签发人:
××××××××××××(题目)(小2号黑体加黑)
×××××:
(4号黑体加黑)
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
(正文,小4号宋体,行距24磅)
附件:
1.×××××××××
2.×××××××××
(公章)
二○一×年×月×日
主题词:
××××××(4号黑体加黑)
××××××(印发机关)201×年×月×日印发
附件二
华业钨钼发文代字
序号
各部门
代字标准
备注
1
行政部
山东华业钨钼股份有限公司行字[2012]号
2
财务会计科
3
4
5
6
质量管理科
8
9
10
生产管理科
11
采购科
12
物资管理科
13
设备能源科
14
附件三:
发文稿纸
发文稿纸
表号:
JL1002-035B
生效日期:
编号:
华业钨钼行字2012〕号
缓急:
密级:
签发:
会签:
抄送:
拟稿单位:
拟稿:
核稿:
打(排)字:
校对:
份数:
附件:
主题词:
标 题:
(正文)
批准时间:
年×月×日发放时间:
年×月×日
附件四:
公文阅办单
公文阅办单
表号:
JL1002-036B
生效日期:
编号:
文件名称
文件编号
收文日期
年月日
来文机关
收到份数
行政部意见
签字:
年月日
领
导
批
示
签字:
年月日
阅
者
签
名
处
理
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果
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